时间管理矩阵图-及-8020原则课件
时间管理矩阵 ppt
04
办公室的5S行动
01
在办公桌上摆放目前手头需要处理 的文件
02
每天都整理，不要把事务留到 明天，定制标签标色
03
及时处理文件，建立相应的文 档系统
04
整理工作时间，保持办公室整 洁，经常整理文档
05
避免被打断，筛选电话，拿起 话筒，不坐着说话
提高效率的三问法
问题一
第一个问题是“能不能取消，可不可以不做，为 什么一定要做？”
时间管理存在的误区
宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法 宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程 和方法 宁愿去做事情，而不是去做正确的事 宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新 和求得最佳的结果 宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润
传统的时间管理观念
一致的
紧要与重要
重要且紧要的问题立即处理，重要 但不紧要的问题优先处理，紧要但
不重要的问题最后处理
反应与预应
问题发生后，及时做出反应，采取 必要措施；未发生的问题，防范于
未然
03
时间损失分析
制定计划方面的时 间损失
在工作组织方面的 时间损失
每日安排上的时间 损失
01
02
03
04
05
06
07
设定目标方面的时 间损失
做出决定方面的时 间损失
工作开始时的时间 损失
在信息和沟通方面 的时间损失`
耗时因素分析（一）
外在因素耗时类型
电话干扰 不速之客 沟通不良 资料不全 文件复杂 工作搁置等
内在因素耗时类型
计划欠妥 事必躬亲 条理不清 欠缺自律 无理拒绝 做事拖延等
耗时因素分析（二）
时间管理矩阵图及8020原则课件
◇ 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑 战和最有创意的工作。
时间管理的关键是事件管理。
人力资源总部培训组
寻找自己的日生产率周期
在生产率最高的时间处理最重要 的事情；而把例行的和不重要的事 情挪到效率低的时候处理。
课后练习：寻找自己的日生产率周期 手册：第15- 17页
紧急
不紧急
重
要
25-30%
15%
不
重
50-60%
2-3%
要
人力资源总部培训组
成功人士的时间安排
紧急
不紧急
重
要
20-25%
65-80%
不
重
15%
<1%
要
人力资源总部培训组
80/20原则
来自
80%最佳效 果的工作
花去
20%较为 次要的工作
20%的时间 80%的时间
人力资源总部培训组
80/20原则
◆ 去寻找用20%的努力就可得到80%的效 果的领域。
时间管理矩阵图
第一象限
重要
第二象限
紧 急
不 紧 急
第三象限
不重要
人力资源总部培训组
第四象限
时间管理矩阵图
重要性：
与目标有关的活动，凡是有价值 的有利于组织和个人目标实现的 就是重要的事。
紧急性：
是指必须立即处理的事，急迫之 事通常都显而易见，拖延不得； 也可能较讨好、有趣却不一定很 重要。
人力资源总部培训组
12 34
人力资源总部培训组
偏重于第四类事务
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不重要不紧急: 全无责任感 工作无保 依பைடு நூலகம்他人或社会机构为生
第七讲——时间管理的80-20法则
第七讲时间管理的80/20法则【本讲要点】决策的必要性帕雷托(PARETO)时间原则运用ABC分析法来设定优先顺序决策的必要性优先顺序优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。
决策的必要性——设定优先顺序的好处1．只做重要而且是必要的任务在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。
●作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。
●作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。
●作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。
所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。
2．每一次只集中在一件事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。
帕雷托(PARETO)时间原则19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。
从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。
一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。
在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。
假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。
时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。
因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。
表7-1 Pareto时间原则(80：20原则)你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。
8020法则精品PPT课件
如何能办 不可能办 到 到
受失败 人的影 响
受成功 人的影 响
状态很好 状态不好
相信以后 受以前失 会成功 败的影响
与成功
背后议论 成功人
人为伍
改变自己 改变别人
鼓励和赞 批评和谩 美 骂
爱放弃
会坚持
8020法则的启示
• 80/20法则宗旨是要告诉我们，若运用了80/20 法则，我们的日常生活能得到大幅改善：
“这太难了！！没有谁能爬上顶的！”
越来越多的青蛙累坏了，退出了比赛。但，有一 只却还在越爬越高，一点没有放弃的意思。
最后，其他所有的青蛙都退出了比赛，除了一只， 它费了很大的劲，终于成为唯一一只到达塔顶的 胜利者。
很自然， 其他所有的青蛙都想知道它是怎么成功的 有一只青蛙跑上前去问那只胜利者它哪来那么大 的力气跑完全程？
孩子20年，学费、生活费每年也要花1.5万呀！ •父母： 43.2万（四位老人每人每月300元，聊表寸心而已）
唉，300元，就是都用来吃饭，每天也只有10元呀。 •家用：108万（三口之家每月开销3000元）
很省了！这里可没有任何旅游休闲呀。 •养老： 36万（退休后再活15年，每月与老伴开销2000元）
比赛的终点是： 一个非常高的铁塔的塔顶
一大群青蛙围着铁塔看比赛， 给它们加油
比赛开始了
老 实 说：
群蛙中没有谁相信这些小小的青蛙会到达塔顶， 他们都在议论 ：
“这太难了！！它们肯定到不了塔顶！” “他们绝不可能成功的，塔太高了！”
听到这些，一只接一只的青蛙开始泄气了,除了 那些情绪高涨的几只还在往上爬。 群蛙继续喊着：
8020法则的演进
• 80/20法则的另一位先驱是伟大的质量导 师，罗马尼亚裔的美国工程师朱伦，
时间管理-四象矩阵图
预防性措施
迫切问题
建立关系
在限定时间内必须完
明确新的发展机会
成任务
制定计划和休闲
C不重要
D不重要
紧急 接待访客、某些电话 不紧急 琐碎忙碌的工作
某些信件、某些报告
某些信件
某些会议
某些电话
迫切需要解决的事务
消磨时间的活动
公共活动
令人愉快的活动
结果： 愿景，远见 平衡 自律 自制 很少发生危机
待会做或制定 后续做的时间
象限矩阵图-第二象限
◎第二象限代表“重要但不紧迫”的事情。这是质量象 限。
在这个象限，我们进行长期规划，预测和预防问题， 赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识， 提高技能，设想如何帮助正在奋斗的儿女；为重要的 会议和发言做准备；或通过深入坦诚的聆听采进行感 情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能 力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造成 压力，筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面，对这 一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预 防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼 迫我们；我们必须去做；这是个人领导象限。
时间时间-重点关注
◎有一件事情，你知道如果干得特别出色而且 坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大 影响，那是什么？ ◎有一件事情，你知道如果干得特别出色而且 坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积 极的重大影响，那是什么？
时间管理-时间安排比对
普通人员的时间安排
紧急
不紧急
重 要
25%~30%
象限矩阵图-重点关注
◎ 长期呆在第一象限会让人筋疲力尽。 ◎ 第二象限决定了我们工作与生活的质量，要长期坚持
做。 ◎ 第三象限会蒙住我们的眼睛，感觉自己非常充实，其
最新帕累托8020效率法则理查德科克PPT课件
顧客80%的認知，得自於公司平日20%的作為，我 的20%為何？是何原因無法做好這20%？
有80%的投入最多只產生20%的利潤給客戶，這 80%為何？為何無法去除？
80%的公司利潤來自20%的客戶，你有沒有這比例 不均的現象？如果沒有，你需要做什麼才能得到它？
什麼是80/20法則
大部份的產出、結果、或酬勞，常是出自一 小部份的投入、原因、或努力。
你所完成的工作裡80%的成果，來自於你所 花的20%時間。換句話說 我們五分之四的努力，也就是大部份的努力 ，是與成果無關！
所以在原因與結果、投入與產出、以及 努力與報酬之間，本來就是不平衡。
December 18, 2001
目標，不必汲汲追求所有機會。 當我們處於創造力顛峰、幸運女神眷顧的時候，
務必擅用這少有的『幸運時刻』。
December 18, 2001
21
結論 - II
關鍵少數給你的好處。 某些東西就是比較重要。 把低價值物變成高價值運用才叫進步。 少數的人，增加大多數的價值。 高獲利的活動，總是只佔企業全部活動的
December 18, 2001
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企業的80/20成功法則 - 行銷篇I
50年代各處的大企業，全是產品導向。
60年代重新發現市場的重要性，市場調查 與行銷興起，大眾市場已死，取而代之的
是市場區隔與顧客區隔。
80/90年代顧客滿意、以客為先，成為成功 企業目標。
然而追求太多顧客與擴大產品範圍，會急 速增加管銷與銷售成本，造成後勤支援的 開支。
────────────這才叫幸福！
时间管理矩阵模型图解
时间管理矩阵模型图解时间管理是每个人都需要面对的一个挑战。
面对繁忙的工作和生活，我们常常感到时间不够用，任务无法完成。
为了更好地管理时间和提高工作效率，我们可以借助时间管理矩阵模型。
时间管理矩阵模型概述时间管理矩阵模型是由斯蒂芬·柯维提出的一种时间管理方法。
该方法将我们的任务和活动分为四个象限，每个象限代表一种不同的重要性和紧急性。
通过对任务进行分类，我们可以更清晰地了解如何分配时间，以及应该优先处理哪些任务。
矩阵图解下面是时间管理矩阵模型的图解：重要且紧急重要但不紧急--------------------------| | || 第一 | 第二 || 象限 | 象限 || | |--------------------------| | || 第三 | 第四 || 象限 | 象限 || | |--------------------------矩阵被分为四个象限，分别代表不同的任务类型。
我们可以根据任务的重要性和紧急性来判断它们属于哪个象限。
现在让我们来看看每个象限的定义和相应的处理方式。
第一象限：重要且紧急第一象限表示那些既重要又紧急的任务。
这些任务通常是紧迫的，并且对我们的个人和职业发展具有重要意义。
在这个象限中，我们需要立即应对和解决这些任务。
如何处理第一象限的任务： - 优先处理这些任务，确保它们按时完成。
- 集中精力和资源解决这些任务，以避免紧急情况的进一步升级。
- 尽量避免在这个象限花费过多的时间，因为它们可能会影响其他更重要的任务。
第二象限：重要但不紧急第二象限表示那些重要但不紧急的任务。
这些任务对个人和职业发展同样具有重要意义，但它们不紧急，因此我们有更多的时间来处理它们。
如何处理第二象限的任务： - 制定明确的计划和时间表，为这些任务提供足够的时间。
- 尽量提前开始处理这些任务，以确保有充足的时间来完成它们。
- 不要将这些任务放置在太远的未来，以免忘记它们的重要性。
8020法则
富人窮人掌握世上20％的財富掌握世上80％的財富用脖子以下賺錢用脖子以上賺錢負面思考者正面思考者買時間賣時間找一份好工作找一個好員工支配別人受人支配做事業做事情重視學歷重視經驗知識就是力量行動才有結果我要是有錢我就怎麼樣怎麼樣做我要是怎麼樣怎麼樣做我就有錢愛投資愛購物有目標愛瞎想答案中找問題問題中找答案放眼長遠在乎眼前把握機會錯失機會早上才想今天幹嗎計劃未來按自己的意願行事按成功的經驗行事不願做簡單的事重復做簡單的事今天的事明天做明天的事今天作不可能辦到如何能辦到受失敗人的影響受成功人的影響狀態很好狀態不好受以前失敗的影響相信以後會成功不願改變環境與成功人為伍改變自己改變別人批平和漫駡鼓勵和讚美會堅持愛放棄青蛙的故事-生活啟迪從前，有一群青蛙組織了一場攀爬比賽比賽的終點是：一個非常高的鐵塔的塔頂一大群青蛙圍著鐵塔看比賽，給它們加油比賽開始了老實說：群蛙中沒有誰相信這些小小的青蛙會到達塔頂，他們都在議論：“這太難了！！它們肯定到不了塔頂！”“他們絕不可能成功的，塔太高了！”聽到這些，一隻接一隻的青蛙開始泄氣了,除了那些情緒高漲的幾隻還在往上爬。
群蛙繼續喊著：“這太難了！！沒有誰能爬上頂的！”越來越多的青蛙累壞了，退出了比賽。
但，有一隻卻還在越爬越高，一點沒有放棄的意思。
最後，其他所有的青蛙都退出了比賽，除了一隻，它費了很大的勁，終於成為唯一一隻到達塔頂的勝利者。
很自然，其他所有的青蛙都想知道它是怎麼成功的有一隻青蛙跑上前去問那只勝利者它哪來那麼大的力氣跑完全程？它發現這只青蛙是個聾子！這個故事的寓意：永遠不要聽信那些習慣消極悲觀看問題的人因為他們只會粉碎你內心最美好的夢想與希望！總是記住你聽到的充滿力量的話語，因為所有你聽到的或讀到的話語都會影響你的行為。
所以，總是要保持積極、樂觀！而且，最重要的是：當有人告訴你你的夢想不可能成真時，你要變成“聾子”，對此充耳不聞！要總是想著：我一定能做到！將這個故事告訴5個你關心的“小青蛙”，以此激勵他們！！！。
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时间管理矩阵图
重要性：
与目标有关的活动，凡是有价值的 有利于组织和个人目标实现的就是 重要的事。
紧急性：
是指必须立即处理的事，急迫之事 通常都显而易见，拖延不得；也可 能较讨好、有趣却不一定很重要。
时间管理矩阵图
重要
紧急 Ⅰ. ● 危机 ● 急迫的问题
不重要
Ⅲ. ● 不速之客 ● 某些电话 ● 某些信件与报告 ● 某些会议 ● 必要而不重要的问题
立即行动，现在就做，做时间的主人！
时间管理矩阵图-及-8020原则
谢谢大家！
时间管理矩阵图-及-8020原则
认识时间
（二）时间管理是什么 “时间管理”所探索的是 ——减少时间浪费 时间管理的对象不是“时间”，它
是指面对时间而进行的 ——自管理者的管理
时间管理矩阵图-及-8020原则
认识时间
时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯 以令自
己更富绩效, 更富效能
➢ 把事情很快地做完, 叫做效率 ➢ 把事情很快又很对地做完, 叫做效
偏重于第二类事务
重要不紧急: 有远见, 有理想 平衡 纪律 自制 少有危机
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时间管理矩阵图-及-8020原则
偏重于第三类事务
不重要但紧急: 短视近利 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂
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时间管理矩阵图-及-8020原则
偏重于第四类事务
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时间管理矩阵图-及-8020原则
小结
时间是免费的，人人一样多！
时间管理的问题本身不在于时 间, 而是在于自己如何善用及分配 你自己的时间。
时间管理矩阵图-及-8020原则
时间管理矩阵图
时间管理矩阵图-及-8020原则
时间管理矩阵图
第一象限
重要
第二象限
紧 急
第三象限 不重要
时间管理矩阵图-及-8020原则
储干培训
时间管理矩阵图-及-8020原则
时间管理的优先矩阵
——做时间的主人
时间管理矩阵图-及-8020原则
引子
时间管理的故事
时间管理矩阵图-及-8020原则
认识时间
（一）时间的特性
1 供给毫无弹性（不可缺性） 2 无法蓄积（不可储存） 3 无法取代（不可替代） 4 无法失而复得（不可倒转）
时间管理矩阵图-及-8020原则
不紧迫的事
11,12,13,14,16 3,6,8,15
时间管理矩阵图-及-8020原则
时间管理矩阵图
• 第一象限的事情应该首先做 • 把大多数时间放在第二象限的事情上 • 第三象限的事尽量少做 • 第四象限的事最好别做
时间管理矩阵图-及-8020原则
普通人士的时间安排
紧急
重
要
25-30%
不紧急
80/20原则
去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域。 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题。 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。
“幸福的出现需要计划。” 时间管理的关键是事件管理。
时间管理矩阵图-及-8020原则
寻找自己的日生产率周期
在生产率最高的时间处理最重要的 事情；而把例行的和不重要的事情挪 到效率低的时候处理。
不重要不紧急: 全无责任感 工作无保障 依赖他人或社会机构为生
时间管理矩阵图-及-8020原则
正确的行事优先顺序
紧迫的事 不紧迫的事
重要的事
1 st 急
2 nd 重
不重要的事
3 rd 轻
4 th 缓
事关重大者不可受制于细枝末节
时间管理矩阵图-及-8020原则
---哥德
小游戏，将下列事项进行分类
1.设备故障,不能打电话
时间管理矩阵图-及-8020原则
ABC法则
• A-Must do
必须做的事（紧急、重要）
• B-Should do
应该做的事（次要）
• C-Nice to do 可以去做的事（一般）
时间管理矩阵图-及-8020原则
结束语
最成功和最不成功的人一样，一天都 只有24小时，但区别就在于他们如何利 用这所拥有的24小时。
15%
不
重 要
50-60%
2-3%
时间管理矩阵图-及-8020原则
成功人士的时间安排
紧急
重
要
20-25%
不紧急
65-80%
不
重 要
15%
<1%
时间管理矩阵图-及-8020原则
80/20原则
来自
80%最佳效 果的工作
花去
20%较为 次要的工作
20%的时间 80%的时间
时间管理矩阵图-及-8020原则
能
时间管理就是事前的规划或长 期的计划
时间管理矩阵图-及-8020原则
认识时间
(三）案例
有人曾粗略地统计过一个活到72 岁的美国人对时间是怎么花的：
睡觉： 21年
工作：14年
个人卫生：7 年
吃饭：6年
旅行： 6 年
排队：6年
学习： 4 年
开会：3年
打电话： 2 年
找东西：1年
其它： 2 年
你是如何利用自己时间的？你有何感受？
不紧急 Ⅱ. ● 防患未然 ● 改进产能 ● 建立人际关系 ● 发掘新机会 ● 规划、休闲 Ⅳ. ● 繁琐的工作 ● 某些信件 ● 某些电话 ● 浪费时间之事 ● 有趣的活动
时间管理矩阵图-及-8020原则
偏重于第一类事务
重要且紧急: 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局
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时间管理矩阵图-及-8020原则
2.小波临时要我代课,
3.处理下属的工作
4.员工产生肢体冲突
5.顾客投诉
6.去买件衣服
7.朋友过来看望
8.维修游戏机 9.有些会议之出列席
重要的事
10.同事要求帮忙做个文件
11.搞大扫除
12.考驾照
13.考药剂师证 14.健康检查
不重要的事
15.玩电子游戏
16.做下个月的工作计划
紧迫的事
1,2,4,5 7,9,10