广东省电子文件归档管理办法
广东省电子文件归档与管理实施办法
1、前言
为配合国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案局 6 号令《电子公文管理暂行办法》的实施，加强对电子文件的管理，保障电子文件安全有效利用，使电子文件的管理易于操作，结合广东省实际情况，特制定本实施办法。
1 适用范围
本实施办法适用于有应归档电子文件的各级机关、团体、企事业单位，国家另有特殊规定的除外。
2 引用标准和文件
下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条文。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 19 档案主题标引规则
DA/T 22 归档文件管理规则
3 术语和定义
3.1 本实施办法使用《电子文件归档与管理规范》的术语和定义。
3.2 检索词
反映电子文件某特定的语法、语义的检索用词。
3.3 信息固化
指电子文件的内容，结构，背景信息和元数据等存在的动态因素，可能造成信息缺损时，将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。
3.4 文件稿本
指同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿。
3.4.1 文件草稿
文件生成的原始稿件，供修改、讨论、审批用的稿本。
3.4.2 文件定稿
文件草稿经审阅签发后成为文件定稿。文件定稿载有签发印记。
3.4.3 文件正本
依据文件定稿，按照文件标准格式制成并载有制发机关的标志、印章，盖章或签署生效标志的文件，文件正本不能修改。
4 总则
4.1 电子文件归档原则
根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。
4.1.1 电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
4.1.1.1 电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
4.1.1.2 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等
拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
4.1.2 只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。
4.2 电子文件归档管理责任
4.2.1 各立档单位要加强对归档电子文件管理的领导，档案管理部门负责电子文件的收集、归档、管理和监督、指导工作。
4.2.2 各立档单位要将电子文件归档工作纳入文件管理工作程序，形成电子文件的各部门要确定电子文件归档的责任岗位，责任到人。
4.2.3 档案管理部门应与各相关部门密切合作，做好电子文件的归档管理工作，实施从电子文件产生到永久保存或销毁的全过程进行管理，保证形成的各类电子文件信息完整、安全地保存在档案室（馆）。
4.3 管理制度与技术措施
4.3.1 各立档单位须根据本单位的计算机应用情况，制定科学、严格的电子文件归档管理制度，结合规范、严谨的技术措施，切实保证管理制度和技术措施有效、可行，保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。
4.3.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。
4.3.3 以管理制度和技术措施，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
5. 电子文件真实性、完整性、有效性和安全性保证
应根据本单位计算机应用的实际状况，制定切实可行的保证电子文件真实性、完整性、有效性和安全性的制度、规范和技术措施。
5.1 真实性保证
5.1.1 从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.2 捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。
5.1.3 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2 完整性保证：
5.2.1 须保证所产生的应归档的电子文件全部归档。
5.2.2 须保证每一份电子文件内容信息的完整性，如电子文件存在链接内容信息时，其链接内容信息须一并归档。
5.2.3 须保证电子文件著录、背景和原数据等管理控制信息归档保存。
5.3 有效性保证：
5.3.1 应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电子文件的有效性。
5.3.1.1 保证归档保管的电子文件长期有效、可读。
5.3.1.2 保证存储归档电子文件的载体长期有效、可读。
5.3.2 归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和元数据信息。
5.3.3 为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。
5.3.4 档案工作者要及时掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态，应用可靠、安全的技术，确保电子文件长期有效。
5.4 电子文件的安全性
5.4.1 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
5.4.2 存储在网络系统中的电子文件须实施有效地安全技术措施和保护管理制度，确保电子文件的安全。
5.4.2.1 归档电子文件管理建立可靠的身份认证与权限控制。必要时，重要身份和权限采用硬件识别控制。
5.4.2.2 对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，系统应形成相应的流程，建立审批、授权、操作等多人相互制约的机制，并建立安全日志。
5.4.2.3 存储电子文件的网络系统须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并具备数据恢复功能。
5.4.3 存储在独立的计算机中的归档电子文件须制定安全保护制度和技术措施，确保电子文件的安全。
5.4.3.1 对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，应制定相应的管理制度，采取批准、操作、复核等多人、多环节相互制约工作方式，形成操作前申请、登记、复核、批准，操作后检验、确认、登记的工作流程规范。
5.4.3.2 须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并制定
数据恢复方案。
5.4.4 建立定期备份、脱机备份和检查制度，并严格执行。可能的条件下实施异地备份。
6 电子文件的收集与积累
6.1 电子文件收集范围
6.1.1 电子文件的归档范围参照纸质文件的有关规定执行，可根据电子文件的利用价值适当放宽归档范围，或作为资料保存，以供利用。
6.1.2 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。
多个修改稿本归档时，其电子文件名前缀可按照：
“自命名＋ M ＋序号”的方式命名。（ M 为草稿性电子文件代码，见
6.3.1.2 ）
6.1.3 记录电子文件形成、处理、承办过程信息的文件拟稿、处理、督办单等，与电子文件定稿，或文件正本一并归档。
6.1.4 归档电子文件，应将电子文件的全信息归档，包括：
——电子文件原文。
——电子文件草稿、定稿，可根据本单位工作性质决定保存电子文件草稿、定稿的修改痕迹、修改日志，及多个修改稿本。
——电子文件著录信息、背景信息、元数据等管理、控制、利用信息。
6.2 电子文件基本著录信息。
电子文件基本著录信息包括著录、背景和元数据信息。
6.2.1 著录信息按《档案著录规则》（ DA/T 18 － 1999 ）著录。
6.2.1.1 电子文件稿本代码： M －草稿性电子文件； U －非正式电子文件； F －正式电子文件。
6.2.1.2 密级，数字与汉语拼音代码： 0 － GK －公开级； 1 － GN －国内级； 2 － NB －内部级； 3 － MM －秘密级； 4 － JM －机密级； 5 －UM －绝密级。
6.2.1.3 保管期限，保管期限代码： 1 － Y －永久； 2 － C －长期； 3 － D －短期。
6.2.1.4 时间格式，××××－××－××。年、月、日之间用短横线分隔。
6.2.1.5 检索词：当主题词不能满足检索需求时，可补充标引检索词。一个标引对象主题词＋检索词的标引深度 2 ～ 10 个，词间以空格分隔。
6.2.1.6 电子文件存储类别，代码： T －文本文件； I －图像文件； G －图形文件； V －影像文件； A 声音文件； O 超媒体链接文件； P －程序文件；
D －数据文件。
6.2.2 电子文件基本的背景信息和元数据信息。
6.2.2.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
6.2.2.2 登记处理过程中的各类操作者（如发文者、收文者、存储管理者、
文件正本打印者、电子文件归档操作者、归档电子文件的接受者等）。
6.2.2.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
6.2.2.4 生成电子文件的软件环境，包括应用软件、操作系统、数据库系统等名称及版本号。
6.2.2.5 正本电子文件存储的字节数和存储时间。
.2.3 电子文件利用控制信息。
6.2.3.1 开放时间，规定格式为：年＋密级汉语拼音代码（年为可以开放的年度，密级汉语拼音代码为可以开放到的密级）。
例：原密级为 NB ，开放时间为 2004GN ，即到 2004 年开放到国内级，该电子文件即可上政务外网。
公开级电子文件开放时间格式： 0000 ＋公开密级代码。
暂不能确定开放时间的，输入格式为： 9999 ＋原密级代码。
6.2.3.2 开放审定部门，电子文件生成单位须规定电子文件开放审定责任与工作程序，确定开放审定的部门。
6.2.3.3 开放审定责任者。
6.2.4 电子文件著录、背景、元数据信息，可根据需要增加管理控制信息。
6.2.5 电子文件著录信息质量控制。
6.2.5.1 电子文件各著录项目应严格按照本办法及相关标准、规范的要求
著录，必须保证所著录的数据准确、完整、可靠。
6.2.5.2 电子文件著录项目应严格按照规定的著录格式输入数据。
6.2.5.3 必须严格控制电子文件著录信息质量，制定数据著录质量控制制度和措施，制定数据著录质量检验标准。
6.2.5.4 电子文件基本著录信息可通过计算机技术自动获取的方法，在电子文件中直接捕获部分著录信息。
6.3 电子文件收集积累要求
6.3.1 电子文件在形成和处理过程中，应采取严密的措施，保证电子文件不被非正常改动。归档的电子文件应采取安全可靠的措施，保证电子文件不可修改，同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.3.2 电子文件在收集积累过程中，须注意在保证电子文件真实性、完整性、有效性的同时，收集电子文件真实性、完整性、有效性等管理控制信息。
6.3.3 电子文件逻辑归档的真实性。
6.3.3.1 电子文件形成文件正本时，须同步采取可靠的控制和识别技术措施，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。
6.3.3.2 电子文件形成文件正本时，须同步制成纸质归档文件（缩微品），保证电子文件正本与纸质文件完全一致。不可制成纸质文件的电子文件正本须同步制作脱机备份。
6.3.2.3 捕获电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。
6.3.4 电子文件物理归档的真实性。
6.3.4.1 制定电子文件物理归档管理制度，明确归档实施的责任岗位，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。具有永久和长期保存价值文本或图形形式的电子文件必须制成纸质文件同时保存，保证电子文件正本和归档纸质文件完全一致。
6.3.4.2 以物理归档方式时，一般应及时把电子文件送档案部门归档。
6.3.4.3 记录电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。
6.3.5 电子文件的完整性。
6.3.5.1 收集积累所有应归档的电子文件。
6.3.5.2 当一个电子文件的内容信息由多个电子文件或数据链接组合而成时，链接的电子文件或数据须一并归档，并保证电子文件可准确还原。
6.3.5.3 当电子文件中链接的文字、表格、图形、图像等信息，难以保证归档电子文件的完整性时，可采取信息固化方式，将链接信息等固化在归档电子文件中。
6.3.6 电子文件的有效性。
6.3.6.1 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以TXT 、 RTF 、 XML 为通用格式。（应用 WPS 字处理软件形成的电子文件，可直接保存 WPS 格式，但须同时保存同名 RTF 格式电子文件）；
文字型电子公文排版格式，应按照《国家行政机关公文格式》（ GB/T9704 － 1999 ）规定的要求定制。
6.3.6.2 非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 TIFF 、 JPEC 为通
用格式。多页图像型文件可制成多页 TIFF 格式。
6.3.6.3 以扫描方式获得的电子文件，应控制图像质量，输出时与原件基本一致。
6.3.6.4 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.3.6.5 归档电子文件应与一同归档的纸质文件相互对应，纸质文件应标注电子文件名。
6.3.6.6 文字或图像类的非通用存储格式的电子文件，无法或难以转换为通用存储格式的电子文件时，可采用信息固化方式转换为通用格式。
6.3.6.7 对电子文件中的文字、表格、图形、图像、链接信息等，难以保证归档电子文件的有效性时，可采取信息固化方式，将信息固化在归档电子文件中。
6.3.6.8 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG 、 AVI 为通用格式。
6.3.6.9 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV 、 MP3 为通用格式。
6.3.6.10 通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件应尽可能转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6.3.6.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件真实性、完整性、有效性、安全性相关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.3.6.12 定期制作电子文件的备份。
6.4 电子文件的登记
6.4.1 每份归档的电子文件均应进行登记。
6.4.1.1 逻辑归档的网络系统按《电子文件登记表 A 》（见附录 A 的表
A.1 ）登记，并与电子文件一同保存。完成逻辑归档后，进行物理归档应登记《归档电子文件移交、接收登记表》（见附录 A 的表 A.3 ）。
6.4.1.1 不能进行逻辑归档，由人工方式直接完成物理归档，按《电子文件登记表 B 》（见附录 A 的表 A.2 ）进行登记。
6.4.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.4.3 永久保存的电子文件登记表应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.4.4 提倡应用计算机技术管理电子文件，捕获电子文件的著录信息、背景信息、元数据。
7. 电子文件的归档
7.1 归档要求
7.1.1 经过鉴定符合归档条件的电子文件形成后应及时或定期向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.1.2 各立档单位应制定电子文件归档管理的方法，妥善保存产生的电子文件信息资源。
7.2 鉴定
7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限等。
7.2.2 应尽量采用技术手段对电子文件的真实性、完整性、有效性进行自动检验，辅以人工抽检，保证检验的可靠性。
7.2.3 在输入著录数据项时，应通过软件技术同步对输入的数据项进行检验，保证数据按规定的项目、格式输入数据。未按规定要求输入的数据不能通过。
例：主题词（检索词）著录项，输入词数小于 2 不能通过检验，且不能进入下一步工作。
7.2.4 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。
7.2.5 不能通过鉴定的电子文件档案部门不予接收，直到通过鉴定后方可归档。
7.3 归档时间
7.3.1 逻辑归档应实时进行，逻辑归档的电子文件须及时做好脱机备份，定期完成物理归档。
7.3.2 物理归档时间，可根据不同情况而定。
7.3.2.1 已经完成逻辑归档，物理归档时间可定期归档，定期时间可根据电子文件生成的数量确定。
7.3.2.2 不能实现逻辑归档，由人工方式直接完成物理归档。归档时间可采用即时或定期方式。推荐采用即时方式，即时归档，即时鉴定检验，可避免批量归档，工作量大时降低鉴定检验工作质量。定期归档可按照纸质文件的规定定期完成。
7.4 归档电子文件检测
在进行电子文件归档工作时 , 应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.4.1 首先进行计算机病毒检测，任何带毒的电子文件不能归档。经过杀毒后的电子文件，应防止计算机病毒损坏电子文件，须经电子文件产生部门核对无误后方可归档，或重新归档无病毒的电子文件。
7.4.2 检测电子文件在硬件、软件环境中有效可读。
7.4.2.1 每个脱机存储载体须进行可读性检测。
7.4.2.2 存储在通用软件环境的电子文件进行可读性抽检，存储在非通用软件环境的电子文件应逐项进行可读性检测。
7.4.3 电子文件检测方法应尽量通过技术手段实现自动检测。
7.4.4 通过计算机检测的归档电子文件，应进行人工抽检，验证计算机检测的可靠性，人工抽检率 2 ％～ 5 ％，不能实现自动检测，应将人工抽检率提高到 10 ％～ 15 ％。抽检记录归档保存。
7.5 归档方式
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。归档时 , 应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。应保证归档电子文件不被修改、删除、替换。加密的电子文件应解密后归档保存。
7.5.1 逻辑归档
7.5.1.1 采取逻辑归档方式实时归档的网络系统，应制定确保归档电子文件安全存储的措施，数据量大或存储重要的电子文件时，应配置专门的电子文件存储管理服务器。
7.5.1.2 归档的电子文件管理权限在档案部门，任何人员包括计算机系统的管理人员对归档电子文件的任何操作需经过档案部门的批准和授权。
7.5.1.3 逻辑归档方式，文件形成部门与档案部门应办理必要的确认或交接手续。
7.5.2 物理归档
7.5.2.1 凡完成逻辑归档的电子文件须及时制作脱机备份，并定期完成物理归档。
7.5.2.2 凡不经逻辑归档，而采取直接物理归档方式归档电子文件，推荐采用在电子文件形成文件正本后即归档的方式，即时归档有困难时可采取定期归档方式。
7.5.2.3 凡采取直接物理归档方式，须注意准确、完整地采集电子文件的元数据和背景信息。可以采用技术方式捕获元数据和背景信息。
7.5.2.4 采取直接物理归档方式，文件形成部门与档案部门应办理交接手续。
7.5.3 所有物理归档的电子文件须定期制作备份，并存储到耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。备份制作和存储载体应按照规定执行。
7.5.3.1 推荐采用的载体 , 按优先顺序依次为 : 只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7.5.3.2 归档电子文件刻录到一次写光盘方式备份时，应注意光盘质量，禁止在劣质一次写光盘上刻录归档电子文件。刻录好的光盘须进行读取检测，保证可正常读取。
7.5.3.3 归档后的电子文件的载体应设置成禁止操作的状态。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 , 标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。
7.5.3.4 应将应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期、软件环境等内容（见附录 B ），存入名为“ biaoshi.txt ”文件中，并存储在同一载体上。也可将同一载体的电子文件目录存入名为“ mulu.rtf ”文件中，存储在同一载体上。
7.5.3.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时有相应的运行软件或查看软件。
8 归档电子文件的整理
8.1 归档电子文件整理可应用计算机档案管理软件，以件为单位进行整理，按照 AD/T 22 规定和《文件材料归档改革方案》的要求进行。
8.2 同一全宗内的电子文件按照保管期限—年度—机构（问题）或年度—保管期限—机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。
8.3 按电子文件的保管期限—年度—机构（问题）顺序，相对集中组织存储归档电子文件。
8.4 电子文件著录项目参照 DA/T 18 和本办法 6.2 电子文件基本著录信息规定的项目进行著录。可以根据本单位电子文件的特点进行增减，但必须满足保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本要求。
8.5 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
9 归档电子文件的移交、接收与保管
9.1 移交、接收与保管要求
9.1.1 移交到档案保管部门的归档电子文件存储载体应是经检验 100 ％合格，所有需归档移交的电子文件须在归档前检验完毕。规定的检验项目、标准须严格按照规定执行，不允许随意减少或降低检验项目或标准。
9.1.2 逻辑归档的电子文件其存储载体移交，需根据归档电子文件存储方式，及存储设备管理情况决定。
9.1.2.1 归档电子文件存储设备由其它管理部门管理的，由档案部门与相关管理部门协商，制作电子文件脱机备份、移交和检验方式，制定相关制度。电子文件脱机备份载体交由档案部门保管。
9.1.2.2 归档电子文件存储设备由档案部门管理，档案管理部门可请相关管理部门协助制作电子文件脱机备份，并保存。
9.1.3 涉密电子文件的存储设备与政务外网、互联网物理隔离。其备份应独立制作，另行保管。
9.1.4 移交到档案保管部门的电子文件应办理移交手续。
9.2 归档电子文件载体检验
9.2.1 档案保管部门须对归档的电子文件存储载体进行检验，保证载体没有物理损伤，影响存储信息的读取。
9.2.2 检验项目如下：
检验存储归档电子文件的载体质量，特别是一次写光盘，绝对不能把劣质载体（光盘）接收归档。
——对存储归档电子文件的载体进行计算机病毒检查，确保无病毒。
——检查载体有无划伤，是否清洁。
——对特殊格式的电子文件应检查其相应当运行软件是否一并归档，可否
运行。
——所有的管理手续是否齐全。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收登记表》（见附录 A 的表 A.3 ）的相应栏目。
9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
9.3 移交手续
归档电子文件移交、接收，应完成移交接收登记手续，并归档保存。
9.4 归档电子文件保管
9.4.1 归档电子文件的保管除应具备纸质档案的一般要求外，电子文件存储载体保管还应注意以下问题。
——归档载体应作防写处理。
——光盘、磁带须保持清洁，不得擦、划、触摸记录涂层。
——硬盘须注意防震，轻拿轻放。
——光盘载体应入袋，存放在专用的光盘盒内，竖立存放，避免积压。
——存放时应注意远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
——环境温度选定范围： 17 ℃～ 20 ℃；相对湿度选定范围： 35% ～45% 。
9.5 有效性保证
档案部门须采取必要的措施保证归档电子文件长期有效。
9.5.1 档案保管部门要掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态，每年均应对电子文件的读取、处理的软件环境更新情况进行检查，若出现可能不兼
容或电子文件格式将要淘汰的情况时，须及时进行迁移。
9.5.2 定期检查电子文件存储载体，对存储在可能失效载体上的电子文件及时备份。
9.5.3 存储在磁性载体上的电子文件，定期进行数据读取检验，检验时间间隔 1 ～ 2 年，抽样率不低于 10 ％～ 20 % ，检验中发现问题应及时措施。
9.5.4 磁性载体上的归档电子文件，每 4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4 年。
9.5.5 存储在光盘载体上的电子文件，定期进行数据读取检验，检验时间间隔 2 ～ 4 年，抽样率不低于 10 ％～ 20 % ，检验中发现问题应及时措施，制作新的光盘。
9.5.6 光盘载体上的归档电子文件，根据光盘检验的情况而定，初期可每2 ～ 4 年转存一次，待对光盘的寿命有明确验证技术资料后，依据技术资料确定转存时间间隔，或是否需要转存。原载体同时保留时间不少于转存间隔时间。
9.5.7 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录 A 的表 A.4 ）。
9.6 迁移
归档电子文件迁移须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将电子文件迁移到新的环境或格式中，保证归档电子文件在新环境中完全兼容。
9.6.1 硬件环境更新时，应确认电子文件存储载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于 3 年。
9.6.2 软件环境更新时，应确认存储电子文件格式与新软件环境的兼容性，如不兼容或电子文件格式即将淘汰，应进行归档电子文件迁移转换工作，保证电子文件存储格式在新的软件环境有效，原格式电子文件同时保留时间不少于 3 年。
9.6.3 电子文件进行迁移时，须注意数据校验工作，保证电子文件迁移前后完全一致。
9.6.4 归档电子文件进行迁移操作后 , 应填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录 A 的 A.5 ）。
9.7 利用
9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
9.7.2 利用时应使用拷贝件。
9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
9.7.4.1 公开级的电子文件档案管理部门可提供互联网利用服务。
9.7.4.2 国内级的电子文件档案管理部门可提供政务外网利用服务。
9.7.4.3 内部级的电子文件档案管理部门可提供内部网利用服务。
9.7.5 归档电子文件利用范围的确定，须有严密的审核批准制度，并严格按照批准的范围提供利用。
9.7.6 严禁涉密电子文件上政务外网和互联网，其利用须按照保密管理部门的规定的方式，并取得档案管理部门的许可方可利用。
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
投资项目管理规章制度
投资项目管理规章制度 第一章总则 第一条为规范政府投资项目的管理，优化投资结构，提高投资效益，建立决策科学、运作规范、监管严格的政府投资管理体制，根据国务院《关于投资体制改革的决定》（国发[]20号）和有关法律法规，结合本市实际，制定本制度。 第二条本制度适用于本市固定资产投资50万元以上（含50万元）的政府投资项目的管理。国务院、省政府及其有关部门对使用中央和省财政性资金的政府投资项目管理另有规定的，从其规定。 本制度所称政府投资项目是指全额或部分使用下列政府及政府性资金进行的固定资产投资项目： （一）本级财政安排的建设资金； （二）使用国家和省投资补助及上级部门专项补助的建设资金； （三）国际金融组织和外国政府的贷款、赠款； （四）政府融资用于建设的资金； （五）其他政府性资金。 第三条政府投资资金主要用于以下领域的建设： （一）城市公共设施；
（二）保护和改善生态环境设施； （三）本级政权基础设施； （四）教育、科技、文化、体育、卫生等社会事业和农业、水利、林业、交通等基础设施； （五）重大产业结构调整优化项目。 第四条政府投资项目管理遵循以下原则： （一）坚持科学决策、民主决策，重大项目要征求公众意见和专家意见； （二）坚持量入为出，保证市财政资金正常运转和平衡； （三）坚持以基础性和公益性项目为主，除重大产业结构调整优化项目外，一般不参与竞争性项目的投入； （四）坚持项目建设管理程序，严格项目审批手续； （五）坚持项目法人责任制、招标投标制、合同管理制、项目监理制，确保工程质量和施工安全。 第五条市发展改革委是政府投资项目的综合管理部门（以下简称市投资主管部门），负责政府投资项目的项目库建设、规划和计划编制、项目审批、招投标方案核准、投资计划下达和实施监督、项目稽察等综合管理。建设、规划、国土、环保、文化、教育、体育、卫生、农业、林业、水利、交通、科技以及综合招投标、国有资产、财政、审计、监察等有关职能部门，按各自职
电子文件归档与电子档案管理
电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配
套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。
广东省国家税务局电子(网络)发票应用系统用户指南资料
电子(网络)发票应用系统用户指南 软件版本：V1.0 发行日期：2016年5月1日
目录 电子(网络)发票应用系统用户指南1 软件版本：V1.0 (1) 发行日期：2016年5月1日 (1) 目录 (2) 1. 系统安装 (4) 1.1 运行环境 (4) 1.2 系统安装 (4) 2. 系统初始化 (9) 2.1登录 (9) 2.2首页 (10) 3．发票开具 (10) 3.1发票开具 (10) 3.2红字发票开具 (14) 3.3发票作废 (16) 3.4调整打印参数 (19) 4、委托代开 (20) 4.1委托代开 (20) 4.2代开发票作废 (22) 4.3代开发票查询 (24)
5. 发票查询 (27) 5.1发票开具情况查询 (27) 6. 数据应用 (31) 6.1记账清单生成 (31) 6.2记账清单查询作废 (34) 7. 基础信息 (35) 7.1领购信息 (35) 7.2付款方信息 (36) 7.3开票项目说明 (39) 7.4用户设置 (41) 8. 网点管理 (43) 8.1网点设置 (43) 8.2发票分配 (44) 8.3发票接收 (46) 8.4发票退回 (47) 8.5发票收回 (49)
1.系统安装 1.1运行环境 安装之前，必须准备好软件与硬件环境，请仔细阅读。 软件配置: 操作系统：Win2000/XP/Vista/Win7/Win8/Win10 系统日期：必须设置成当天日期 日期格式：YYYY-MM-DD(本项在“开始菜单>>设置>>控制面板>>区域选项>>日期标签页”中设置。) 硬件配置 CPU：Pentium3 742 及以上 内存：最小256 MB 内存 硬盘：200 MB 的可用空间 网络配置 直接连接互联网（拨号、DDN、宽带等） 通过局域网连接互联网 1.2系统安装 1.2.1.启动计算机 1.2.2.从网站下载安装包。 1.2.3.运行安装文件,详细如下：
电子档案管理制度
电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
广东省电子税务局用户与实名办税常见问题及解答
广东省电子税务局用户与实名办税 常见问题及解答 一、税收实名制管理的办税人员指哪些？ 答：办税人员包括法定代表人（负责人、业主）、财务负责人、办税员、税务代理人和经法定代表人（负责人、业主）授权的其他人员。对涉及办理发票种类核定与调整、发票领用、发票代开等发票业务的纳税人，法定代表人（负责人、业主）需实名登记。例如A企业需购买发票，法定代表人无论是否到分局领用发票，该法定代表人均应实名登记。 二、办税人员实名登记主要包括什么步骤？ 答：办税人员实名登记包括办税人员实名认证与申请企业授权。基本步骤为个人用户注册->个人实名认证->绑定企业。 三、用户注册时，为什么会提示“该手机号码已注册”？ 答：用户注册时，系统会对手机号码的唯一性进行校验。该提示表明该手机号码已经被使用注册了电子税务局的用户。工作平台的“电子税务局用户管理”、“用户注册信息查询”提供了通过手机号码或用户名等条件查询用户注册相关信息的功能。税务人员可通过该功能协助办税人员找回已注册的电子税务局用户。 四、忘记了电子税务局的登录密码，怎么办？ 答：可通过登录界面的“找回密码”，用户输入用户名、手机号码后，重新设置
电子税务局的登录密码。 五、登录广东省电子税务局时提示“用户不存在”，但办税人员表示已经是通过手机成功注册用户，怎么办？ 答：由于办税人员在注册用户时，录入的用户名可能会存在某些肉眼无法清晰分辨的字符，例如大写的“i”显示为“I”，小写的“L”显示为“l”，还有一些繁体字和简体字难以区分的情形存在，造成在重新登录的时候找不到用户。这时税务人员可通过工作平台的“用户注册信息查询”功能以手机号码为条件帮办税人员找回注册时录入的用户名，把查询结果复制出来放大显示。 六、办税人员可通过什么方式进行实名认证？ 答：办税人员可通过以下三种途径办理身份信息采集: （一）登录广东省电子税务局官方网站(https://www.360docs.net/doc/438289026.html,)办理； （二）通过广东国税APP办理； （三）前往主管国税机关办理。 七、为什么只有使用居民身份证实名认证的办税人员才能在广东省电子税务局上自助认证？ 答：由于实名认证时需调用全国公民身份证号码查询服务中心数据进行比对，该中心未能提供除居民身份证以外的身份信息，其他证件类型的办税人员，请本人携带身份证明原件到主管税务机关办税服务厅前台实名认证。完成前台实名认证后，需实名制绑定已注册的用户名。用户名登陆后，进入【用户信息管理】—【账
2020水库移民后期扶持人口和项目管理办法
2020水库移民后期扶持人口和项目管理办法 第一章职责分工 第一条县扶贫和移民开发局是大中型水库移民后期扶持（以下简称后扶）人口和项目主管部门，主要负责移民人口管理和项目规划、项目计划的编报和下达，项目的实施管理、检查验收、报账支出审核和监测评估，配合财政部门做好资金管理。 第二条县财政局是后扶资金主管部门，主要负责直补资金和项目资金的预决算管理、移民直补资金打卡发放、项目报账资金核拨、会计核算、监督检查和绩效评价，配合县扶贫和移民开发局做好后扶项目管理。 第三条乡镇人民政府是本辖区移民后扶政策落实的工作主体和责任主体，负责后扶人口管理、项目实施的组织、领导、协调、服务和监督管理工作。 第四条村委会是移民直补人口核对和后扶项目实施责任主体，负责组织本村直补移民人口更新，后扶项目建设的组织、协调。负责组织召开村民代表大会，民主确定项目和建设方式，选举项目理事会，协调施工环境和自建项目评议等，参与项目招标，监督项目实施，落实项目管护。 第五条村项目理事会是村民自建后扶项目建设主体和招投标项目监督主体，在村委会的直接领导下，对村民自建项目按照“四自、两会、一公开”的要求，负责施工组织、建筑材料采购、派工、设备租赁、记录施工日志、理财和报账等。实行招投标的项目，理事会是项目招标人之一，参与招标过程、聘请项目监理、与中标人签订合同等。 第二章后扶人口管理 第六条按照全省统一部署和“一个尽量”的原则，对水库农村移民统一实行全额直补、项目扶持的扶持方式。对2006年6月30日以前已搬迁的农村移民现状人口，已核定登记到个人的，从2006年7月1日起，发放后扶直补资金每人每年600元，期限为20年；对2006年7月1日以后搬迁的纳入扶持范围的移民，从其完成搬迁之日起发放后扶直补资金20年。 第七条直补移民人口的自然变化实行“增人不增，减人要减”，在扶持期内对自然减员人口予以核减，每年核定一次。自然减员人口的直补资金从次年1月起停止发放。
广东省电子税务局涉税专业服务操作手册 -V2
广东省电子税务局涉税专业服务操作手册（纳税人端） 2018年09月
目录 前言 (3) 1.业务概述 (3) 2.涉税专业服务人员办理事项 (4) 2.1用户登陆 (4) 2.2涉税专业服务人员信息采集 (4) 2.3涉税专业服务人员从业管理 (7) 3.涉税专业服务机构办理事项 (10) 3.1用户登陆 (10) 3.2税务师事务所办理事项 (11) 3.2.1税务师事务所行政登记和信息采集（首次） (11) 3.2.2税务师事务所综合信息日常管理 (17) 3.2.2.1机构基本信息和人员信息管理 (17) 3.2.2.2协议信息采集和管理 (22) 3.2.2.3专项业务报告信息采集 (29) 3.2.2.4年度报告信息采集 (31) 3.3其它涉税专业服务机构办理事项 (33) 3.3.1机构信息采集（首次） (33) 3.3.2其它涉税机构综合信息日常管理 (36) 3.3.2.1机构基本信息和人员信息管理 (37) 3.3.2.2协议信息采集和管理 (41) 3.3.2.3专项业务报告信息采集 (42) 3.3.2.4年度报告信息采集 (44)
前言 为便于加强涉税专业服务的监管，总局在金税三期中增加了“涉税服务”域，为更好地落实总局13号公告，衔接好金税三期，建议在电子税务局增加“涉税服务”域，并开发相关应用功能。目前在广东省电子税务局网上办税服务厅中，针对涉税专业服务机构管理业务，已相继提供了线上备案登记的功能。在使用和推广过程中不断的优化和改进系统功能，同时涉税专业服务机构管理相关功能有部分功能尚未上线，因此，广东省电子税务局对涉税专业服务机构管理相关功能进行了一次大的升级改造，为了让纳税人有更优质的体验。纳税人登录广东省电子税务局（https://www.360docs.net/doc/438289026.html,）完成个人用户注册及个人实名认证的涉税服务人员，并完成涉税专业服务基本信息和业务信息采集和税务师事务所行政登记，便可管理机构基本信息和人员信息、涉税专业服务协议采集、专项业务报告要素信息采集、年度服务报告信息等涉税专业服务机构管理。 1.业务概述 纳税人在广东省电子税务局事项办理中，进行涉税专业服务相关事项办理，针对涉税专业服务的相关业务办理对象类型不同，操作也有所区别，涉税专业服务企业办理对象大致分两类:税务师事务所以及普通机构（即非税务师事务所），除此之外，广东省电子税务局也对企业管理员身份进行了强制监控校验，企业管理员身份包含：法定代表人、财务负责人、管理员三类；办税人人员属于非管理员身份，此身份进入没有操作涉税专业服务机构信息采集一下的权限。企业使用管理员身份登陆到广东省电子税务局后，首先进入用户管理，进行涉税服务人员信息登记采集以及涉税服务人员从业管理，再进到事项办理-涉税专业服务，进行税务师事务所行政登记和涉税专业服务机构信息采集。管理员进行涉税专业服务机构信息采集后，便可进入到涉税专业服务机构管理，管理项目有：机构基本信息和人员信息、涉税专业服务协议采集、专项业务报告要素信息采集、年度服务报告信息等。
电子文件归档管理规定
电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套
电子档案管理办法
ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行） 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。 第三条 基本术语解释 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存
放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。 第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。 第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文
西藏天路交通股份有限公司-项目库管理办法
西藏天路交通股份有限公司项目库管理办法（经年月日审议通过） 一、总则 第一条项目库的定义。项目库由西藏天路交通股份有限公司投资发展部建立并具体负责管理，业务人员通过各种渠道搜集、跟踪具有投资价值的项目，将其整理入库，为公司提供投资项目选择的平台。 第二条项目库设立的宗旨。项目库的宗旨是寻找和发掘优秀的项目资源，确保公司对项目库中的项目投资具有良好的收益。 第三条项目库的功能。对经过投资发展业务人员筛选的项目进行整理、汇总和管理，使公司在需要项目时可以从项目库中找到符合要求的项目进行投资。通过业务人员的工作将项目的进展和其他相关情况及时整理入库，为公司的投资决策提供充分依据。 二、项目库的建立 第四条项目的分类。根据公司战略和业务的需要，将项目库中的项目按投资及引资需求分类，将其
分为道路施工业、建筑业、旅游业、新材料、投资银行业及其它六大主领域，下边可对应分设若干子领域。根据项目投资可行性在项目库中建立A、B、C三类子库：A类库，市场前景好，技术可行，投资收益高，公司已正式立项的项目；B类库，经初步筛选，项目市场潜力大，技术成熟，投资收益好，为拟立项项目；C类库，广泛收集的具有投资价值或潜在投资价值的项目。 第五条项目的来源。项目可来源于企业、事业单位、科研院所、高校等。公司获取项目的方式有两种：第一，与行业内的顶级机构合作，由顶级机构推荐的项目经过业务人员的整理直接进入项目库，是点对面的方式；第二，业务人员通过直接与项目持有人接触获取项目，经过调研确实符合要求的可进入项目库，是点对点的方式。 三、项目库的管理 第六条项目库管理方式。建立计算机数据库，业务人员将项目进展情况及时录入项目库，对项目库进行静态管理。 第七条项目库的使用权限。项目库仅限公司总
电子档案管理系统解决方案设计
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
广东电子税务局
广东省电子税务局 财务报表报送简要操作手册 中山国税 2017年07月 1
1.网页申报 (3) 2.查询财务报表 (14) 3.常见问题 (14) 2
1.网页申报 1.1操作准备 广东省电子税务局必须使用IE8以上，推荐使用IE浏览器9或以上版本，首次登录前请在网站登录界面下载“IE检测下载”安装后执行一次“系统检测”及“一键配置”。若IE不符合要求的，请联系电脑技术人员升级处理。需安装使用Ad obe Read er11或以上版本。 1.2、登录：实名登录广东省电子税务局网站（网址为） 1.3、点击【申报缴税】-【申报清册】-【按期应申报】-【国地税联合财务报送】。其中季度财务报表申报应选择【申报月份】为季度结束后次月，即1月、4月、7月、10月，年度财务报表为1-5月其中一个月份。 注：纳税人在报送财务报表之前，应首先通过电子税务局进行财务会计制度（准则）及核算软件备案，确定其3
财务报表的报送范围和报送属期。 以下为演示2016年年度财务报表报送 ,季度申报操作基本一致。选择申报月份201705，点击【填写财务报表】 4
5 1.4、核对引导页面资料，点击【下一步】。 1.5、系统出现财务报表录入界面，按系统提示录入数据或点击【下载模板】通过模板方式导入数据。采用直接 录入数据的方式应逐份表格录入完毕后方可点击【下一步】。为避免误操作导致重复录入，建议点击【下载模板】通过模板方式导入数据。 以下为通过模板导入申报方式。
6 . 1.6、点击申报界面上方的【下载模板】，将模板保存到本机。 1.7、将下载模板cwbbbsmb.rar解压，解压后选择并打开对应的财务报表（与申报界面的财务报表类型应一致） Excel模板。
电子文件归档管理办法
电子文件归档管理办法 第一章总则 第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。 第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （四）完整性 指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 第二章电子文件归档的管理体制和职责 第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。
第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。 第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。 第三章电子文件的收集 第八条收集围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第九条收集要求： (一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。 （二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则
GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
财办金[2017]92号关于规范政府和社会资本合作(PPP)综合信息平台项目库管理的通知
关于规范政府和社会资本合作（PPP）综合信息平台项目库管理的通知(财办金〔2017〕92号) 各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局），新疆生产建设兵团财务局： 为深入贯彻落实全国金融工作会议精神，进一步规范政府和社会资本合作（PPP）项目运作，防止PPP异化为新的融资平台，坚决遏制隐性债务风险增量，现将规范全国PPP综合信息平台项目库（以下简称“项目库”）管理有关事项通知如下： 一、总体要求 （一）统一认识。各级财政部门要深刻认识当前规范项目库管理的重要意义，及时纠正PPP泛化滥用现象，进一步推进PPP规范发展，着力推动PPP回归公共服务创新供给机制的本源，促进实现公共服务提质增效目标，夯实PPP可持续发展的基础。 （二）分类施策。各级财政部门应按项目所处阶段将项目库分为项目储备清单和项目管理库，将处于识别阶段的项目，纳入项目储备清单，重点进行项目孵化和推介；将处于准备、采购、执行、移交阶段的项目，纳入项目管理库，按照PPP相关法律法规和制度要求，实施全生命周期管理，确保规范运作。 （三）严格管理。各级财政部门应严格项目管理库入库标准和管理要求，建立健全专人负责、持续跟踪、动态调整的常态化管理机制，及时将条件不符合、操作不规范、信息不完善的项目清理出库，不断提高项目管理库信息质量和管理水平。
二、严格新项目入库标准 各级财政部门应认真落实相关法律法规及政策要求，对新申请纳入项目管理库的项目进行严格把关，优先支持存量项目，审慎开展政府付费类项目，确保入库项目质量。存在下列情形之一的项目，不得入库： （一）不适宜采用PPP模式实施。包括不属于公共服务领域，政府不负有提供义务的，如商业地产开发、招商引资项目等；因涉及国家安全或重大公共利益等，不适宜由社会资本承担的；仅涉及工程建设，无运营内容的；其他不适宜采用PPP模式实施的情形。 （二）前期准备工作不到位。包括新建、改扩建项目未按规定履行相关立项审批手续的；涉及国有资产权益转移的存量项目未按规定履行相关国有资产审批、评估手续的；未通过物有所值评价和财政承受能力论证的。 （三）未建立按效付费机制。包括通过政府付费或可行性缺口补助方式获得回报，但未建立与项目产出绩效相挂钩的付费机制的；政府付费或可行性缺口补助在项目合作期内未连续、平滑支付，导致某一时期内财政支出压力激增的；项目建设成本不参与绩效考核，或实际与绩效考核结果挂钩部分占比不足30%，固化政府支出责任的。 三、集中清理已入库项目 各级财政部门应组织开展项目管理库入库项目集中清理工作，全面核实项目信息及实施方案、物有所值评价报告、财政承受能力论证报告、采购文件、PPP项目合同等重要文件资料。属于上述第（一）、
电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
政务服务中心电子文件归档管理制度
政务服务中心电子文件归档管理制度 为加强对电子文件的归档与管理，根据《档案法》，结合实际情况，制定本制度。 一、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序，纳入工作人员岗位职责。 二、业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收集和整理，并接受档案管理部门指导、监督、检查。 三、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。 四、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。 五、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交，由档案部门进行真实、完整、有效性检测。 六、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。 七、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织存储载体（分别封存、提供利用、异
地保存）。存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面和有关登记表。 八、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度（14℃-24℃）、相对湿度（45%--60%）、竖放保管等要求和标准。 九、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2--4年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。 十、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。