高效会议管理技巧(培训)
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
2020/3/31
13
二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
16
二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理培训会学习体会
高效会议管理培训会学习体会
参与高效会议管理培训会是一次宝贵的学习经历，它让我对如何组织和管理高效会议有了更深入的理解。
在培训中，我学习到了有效会议管理的关键要素和实用技巧，这些都将对我未来的工作产生积极影响。
培训会上，我了解到会议前的准备工作至关重要。
明确会议目标、制定详细的议程、选择合适的参与者以及提前通知与会人员，这些步骤能够确保会议的高效进行。
通过这些准备，与会者可以提前了解会议内容，从而在会议中更加专注和高效。
在会议进行中，我认识到作为会议组织者或主持人，需要具备良好的时间管理和引导讨论的能力。
培训中介绍的时间控制技巧，如设定发言时间限制、避免偏题等，对于保持会议进度和效率非常有帮助。
同时，引导讨论的技巧，如提问、总结、转交发言权等，能够让会议讨论更加有序和有成效。
此外，培训还强调了会议中的沟通和协作。
有效的沟通能够确保信息的准确传递和理解，而良好的协作则能够让团队成员共同推动会议目标的实现。
我学习到了如何在会议中建立开放和包容的沟通环境，以及如何鼓励团队成员积极参与和贡献自己的想法。
会议结束后的跟进工作同样重要。
培训让我意识到，及时总结会议内容、明确责任分配和跟进执行情况对于落实会议决策至关重要。
通过这些后续工作，可以确保会议成果得到有效实施，从而达到会议的预期目标。
通过这次高效会议管理培训会的学习，我更加清晰地认识到了高效会议管理的各个方面。
在未来的工作中，我将积极运用所学的知识和技巧，努力提高会议的效率和效果，为团队和组织的发展做出更大的贡献。
会议技巧：高效会议管理
会议技巧：高效会议管理在现代商业环境中，会议是团队协作中不可或缺的一部分。
然而，很多时候会议被人诟病为浪费时间、效率低下。
要想达到高效的会议管理，需要一定的技巧和方法。
本文将就会议技巧以及高效会议管理策略展开论述，帮助您提升会议效率、减少时间浪费。
1. 制定明确议程一场成功的会议离不开一个清晰而明确的议程。
在会议开始之前，组织者应当制定出详细的议程，包括会议主题、讨论内容、时间安排等。
参与者可以提前了解会议主题，准备相关资料，从而更好地参与讨论。
明确的议程可以帮助会议保持重点，避免偏题和无效讨论，提升会议效率。
2. 限定会议时长时间是宝贵的资源，对于会议也是如此。
过长的会议往往会使人疲惫不堪，效率也会大打折扣。
因此，限定会议时长是高效会议管理的重要手段之一。
设定明确的开始和结束时间，并在规定时间内严格执行，避免拖延和超时。
合理控制会议时长，让每个议题都能得到充分讨论而不至于花费过多时间。
3. 确定参与者角色每位参与者在会议中应当明确自己的角色和职责。
主持人需要引导会议进行，发言者需要提供相关信息和见解，参与者需要积极参与讨论并给予反馈。
明确参与者的角色可以使会议更有序、高效。
避免出现冗余的言论和重复的意见，确保每个人在会议中都能发挥自己的作用。
4. 有效沟通与倾听会议不仅是信息传递的场所，更是沟通与交流的平台。
在会议中，有效的沟通和倾听是至关重要的。
主持人需要引导讨论，确保每个人都能表达观点；参与者需要倾听他人的意见，避免打断和争论。
建立良好的沟通氛围，促进信息交流和共识达成，是高效会议的基础。
5. 记录会议内容及时而准确地记录会议内容对于后续工作的开展至关重要。
会议记录可以包括会议要点、讨论结果、行动计划等内容。
记录可以帮助参与者回顾会议内容，避免遗漏重要信息；也可以为后续工作提供参考和依据。
建议指定一位记录员负责记录会议内容，确保记录的完整性和准确性。
结语通过制定明确议程、限定会议时长、确定参与者角色、有效沟通与倾听以及记录会议内容等措施，我们可以提升会议的效率，实现高效会议管理。
高效会议管理培训会学习体会
高效会议管理培训会学习体会在过去的几年里，我一直在组织和参加各种形式的会议。
我很幸运地得到了参加一场高效会议管理培训会的机会，并且在这次培训中学到了很多有关会议管理的知识和技巧。
下面是我对这次培训的一些学习体会。
首先，高效会议的关键是明确的目标和议程。
在开始一个会议之前，我们需要明确会议的目的是什么，我们希望在会议期间达到什么样的结果。
然后，我们需要制定一个详细的议程，包括每个讨论主题所需的时间以及讨论的顺序。
这样做可以确保在会议中有条不紊地进行，并且不会偏离主题。
其次，会议的参与者需要提前准备。
我们在培训中学到了一个重要的观点，即会议的质量取决于会议的参与者的准备程度。
如果每个人都提前了解会议的议题并做好准备，会议的效率和成果将会大大提高。
因此，我们在这次培训中学习到了一些帮助参与者准备的方法和工具，比如提前分发会议材料和阅读列表等。
第三，会议的时间管理非常重要。
在培训中，我们学到了一些有关时间管理的技巧，比如提前设定会议的开始和结束时间，并且在会议进行中尽量遵守这个时间表。
同时，我们也学到了如何设置一个合理的讨论时间，包括给每个参与者适当的发言时间，这样可以避免某些人占用过多的时间而影响会议的进行。
此外，高效会议还需要一个良好的沟通和协作环境。
在培训中，我们学到了一些协作工具和技巧，比如使用在线共享文档来记录会议内容和任务分配，使用翻转会议的方法来提高参与者的积极性和主动性等。
这些工具和技巧可以帮助会议参与者更好地沟通和协作，从而提高会议的效率和成果。
另外，会议的主持人在会议的成功和效率方面发挥着重要的作用。
在培训中，我们学到了一些关于主持会议的技巧和方法，比如如何引导讨论、如何激发参与者的积极性和主动性以及如何处理冲突等。
这些技巧和方法可以帮助主持人更好地控制会议的进程，并达到会议的目标。
最后，会议的评估和反馈也是非常重要的。
在培训中，我们学到了如何提供有效的反馈和评估，以便改进未来的会议。
高效会议管理培训
无心开会。
03
地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无
法正常进行。
NO.2 会议为什么低效
从会议过程的角度来分析：
会议前缺乏准备
开会前没有提前通知 与会者相关事宜及会 议材料学习;
没有提前准备好会议议 题、议程、会议材料、 参与人、主持人、记录 人等
没有提前准备好会场、开 会设施（比如电脑、投影 仪、麦克风)、会议讨论 材料、会议签到表等。
高效会议管理
Efficient Meeting Management
你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率; 任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。
谈一谈你对开会的感想
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有: 跑题：83% 准备不足：77% 低效率：74% 缺乏倾听：68% 会议长度：60% 缺乏参与：51%
一次会议,最好只有一个主题。 可以集中时间和精力,集中有关 人员,高效解决问题。综合性会 议,最多也不要超过三个议题为 好。议题越多,参加人员越多,陪 绑的也越多，晰
要有明确的议程及时间分配规 则，方好有效控制会议的进程 和时间使用。确保会议高效。 注意：议程安排上,不要领导先 讲话，先表态，避免有的人 “话里听音”拍马屁，从而失 去民主按领导意见办,或不能集 思广益，积极发掘更多创意。
THANKS
下午3-5点之间 员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议会事倍功半。
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。
地 点
桌椅摆放要符合会议讨论的要求。比如采用U型、圆形的会 议桌摆放方式。
会议室大小要适当。会议室过大，人相对较少，气氛容易变僵， 会议难以活跃。相反，如果会议室过于狭小，就会令人烦闷、 不舒服，无法营造良好的气氛。
高效会议的管理技巧
高效会议的管理技巧高效会议的管理技巧在现代社会中，会议已成为组织活动的重要组成部分。
然而，许多人都对会议感到厌烦，认为会议浪费时间且效率低下。
为了提高会议的效率，需要合理的会议管理技巧。
本文将介绍一些高效的会议管理技巧，帮助组织达到更好的会务的目标。
一、确定会议目标开会前确定会议目标非常重要。
无论是开展新产品发布会，还是团队建设，都应在开会前明确目标。
会议目标应当明确、具体且可衡量，以便所有与会人员都能够理解并朝着相同的目标努力。
明确的会议目标可以帮助参会人员准备相应的材料和提前准备问题，从而在会议中更好地交流和互动。
二、选择合适的时间和地点选择合适的时间和地点也是高效会议的关键。
会议宜选择在工作日的上午或下午，避免在员工精力容易下降的时间段召开。
此外，会议宜选择在宽敞、明亮、舒适的会议室中，以保证参会人员的舒适度和高效的协作。
如果会议需要同时跨越多个地点，可以选择视频会议等远程协作方式。
三、制定会议议程制定会议议程是高效会议中不可或缺的一步。
会议议程应当包括会议的具体内容、时间安排和每个议程项目的重要性。
通过制定会议议程，能够帮助参会人员提前准备并掌握会议的重点。
会议议程应当在会议开始前的一定时间内发送给参会人员，以便他们有充足的时间准备和研究。
四、控制会议时间控制会议时间是实现高效会议的关键因素之一。
会议宜保持在一个合理的时间范围内，防止会议时间过长，导致参会人员疲劳和失去兴趣。
在制定会议议程时，可以为每个议程项目设置时间限制，并在会议中严格控制时间。
如果某个议程项目需要更多时间讨论，可以在会议结束后进行深入讨论，避免延长整个会议的时间。
五、提前准备资料和信息参会人员在会议中的发言需要依赖准备充分的资料和信息。
因此，在会议前应及时准备和分发相应的资料，以便参会人员熟悉会议内容和做好准备。
另外，提前准备好会议所需的设备和技术，确保会议顺利进行。
六、引导并鼓励互动互动是高效会议的重要环节。
组织者应该促使参会人员积极参与讨论，鼓励各方发表观点和建议。
高效会议管理培训
高效会议管理培训高效会议管理培训第一部分：会议的意义和目标1. 会议的意义- 会议是组织内部沟通和协调工作的重要方式之一。
通过会议可以促进成员之间的信息交流和分享，提高合作效率。
- 会议是决策和解决问题的重要场所。
通过会议可以集思广益、集中意见、制定计划，进而推动工作的顺利进行。
- 会议是激发团队活力和凝聚力的有效途径。
通过会议可以增进团队合作和共同目标意识，增强成员的归属感和荣誉感。
2. 会议的目标- 确定会议目标：明确会议的目的和要达到的效果，保证会议的有效性。
- 提高参会者参与度：通过采取有效的会议形式和激发参会者积极性的方法，使每个与会人员都有参与、表达和贡献的机会。
- 有效讨论和决策：通过合理的议程安排和良好的主持能力，确保会议的讨论高效、决策明确、行动可行。
- 提高会议效率：通过减少无效讨论和浪费时间的行为，提供会议规范和流程指导，使会议达到高效率。
第二部分：高效会议管理的原则和技巧1. 原则- 精确明确的议程：制定详细的议程，确保会议内容和流程清晰明确，同时根据实际情况设定合理的时间限制。
- 适当的参与人数：合理控制参会人数，确保每个与会人员的参与度和互动性。
- 有效的会议主持：选择一位熟悉会议主持流程和技巧的人员，确保会议的主题和目标得到充分讨论和决策。
- 及时的会议记录和跟进：会议记录的准确和及时反馈，以及后续跟进的及时性和有效性，可以保证会议的结果的固化和落地。
2. 技巧- 会前准备：组织者和与会人员要提前做好会议的相关准备工作，如准备材料、确认议题，确保会议开始时能够有序进行。
- 激发讨论：采用开放性的问题、小组讨论等方法，鼓励参会者积极参与讨论和提出意见，促使会议达到充分的讨论和充分发挥智慧。
- 主动引导：主持人要掌握好会议进程和节奏，根据讨论的需要做出及时的引导和调整，以确保会议的高效性。
- 沟通协调：与会人员之间的沟通和协调关系是高效会议的关键，通过良好的沟通和协调可以减少冲突和阻力，提高共识和合作。
高效会议组织与管理技巧：10个建议
高效会议组织与管理技巧：10个建议在现代商业环境中，会议是团队之间信息交流、决策制定和目标达成的重要工具。
然而，由于会议过多和未能有效安排，许多人对会议感到厌烦，并认为它们是浪费时间和资源的。
为了改善会议效率并使其更加有意义，请遵循以下10个高效会议组织与管理技巧：1. 明确会议目标在召开任何一次会议之前，请明确确定该次会议的目标。
这样可以帮助参与者理解他们需要做什么，并在讨论中保持专注。
2. 精简出席名单确保只邀请真正需要参加的人员，避免不必要的人数拥挤和冗余。
仔细选择出席名单，并只将相关人员列入邀请。
3. 准备充分的议程提前准备好详细而清晰的议程，并在会前共享给参与者。
这样可以使每个人都知道将要讨论的话题，并做好适当的准备。
4. 控制会议时间设定一个合理的时间范围来限制整个会议进行的时间。
不要让会议拖延，确保每个议题都在规定的时间内得到充分的讨论和决策。
5. 鼓励参与和互动为了增加会议的参与度并确保所有人都有机会发表意见，请鼓励参与者积极互动、提出问题和分享观点。
采用一些互动型活动或工具来帮助促进讨论。
6. 简洁明了的表达鼓励参与者在发言时使用简洁明了的语言，避免冗长和啰嗦。
这样可以提高沟通效率，并使每个人都更容易理解和记住关键信息。
7. 制定行动计划会议结束后，确保制定一个清晰明确的行动计划，并将责任分配给相应的人员。
跟踪并记录每个阶段完成情况，并在下次会议上进行跟进。
8. 使用技术工具利用现代技术工具来支持会议组织与管理，例如在线协作平台、投票系统和共享文档等。
这些工具可以提供更好的合作、共享信息和实时交流。
9. 定期回顾改进定期回顾过去几次会议的效果，并寻找改进的方法和机会。
通过不断优化和调整会议流程，可以提高下一次会议的效率和成果。
10. 培养良好的会议文化最后但同样重要的是，培养一个积极、尊重和值得信赖的会议文化。
鼓励参与者保持开放的态度，并尊重每个人的观点和贡献。
以上是关于高效会议组织与管理技巧的10个建议。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
a
28
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执 进行SWOT分析
a
29
SWOT分析
Strength
自身
优势
Opportunity
环境
机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
a
30
第四讲 成功会议的五种策略
如何做开场白 如何分配发言时间
如何掌握议事进度 如何达成决议—决策方式
a
12
处理突发事件的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则 会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境 地。
a
13
一对一会议
建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发 生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
a
14
会议成本的计算
• 会议的时间成本 • 直接的会议成本 • 效率损失成本
如何圆满结束会议
a
31
如何做开场白
• 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确
宗旨。
• 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律
规则等。
• 程序： • 概观会议进行程序； • 提供与会议有关的资讯； • 规范议程； • 指定会议记录者； • 征求对议程设计的意见。
a
32
如何分配发言时间
❖主持人发言最多的原因
高效会议管理技巧
主讲：
a
1
课程目标
• 了解会议的目的、种类和体系 • 了解会议效率不高的原因及对策 • 掌握有效为会议做准备的要领 • 掌握会议中的沟通和反馈技巧 • 掌握会议主持人的会议管理技巧 • 学会提高会议效率和质量的技巧
a
2
会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
a
3
整个世界在某种程度上
a
15
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
• 会议效率不高的原因及预防性管理 • 高效会议的八大特征 • （二）
5.参会者要有听的技能 6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的
a
17
高效会议的八大特征
• 只有必要时才召集 • 好好筹划过 • 拟订和分发了议程表 • 遵守时间 • 一切按部就班 • 请了最有经验的和有才能的人出席 • 作出了评论和归纳 • 记录所有决定、建议和负责人
When What Why
How
Who Where
a
27
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
1. 对会议的议题特别熟 2. 地位最高而且声音较大 3. 负担较多的行政责任
❖主持人的发言时间应掌握在20%
要尽量保证每个人发言机会均等； 尽量开成一种互动的会议氛围。
a
33
如何掌握议事进度
• 语言方式 • 非语言方式
a
34
如何达成决议—决策方式
a
20
会议本身要遵守的规则（一）
1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任
a
21
会议本身要遵守的规则（二）
6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量
a
22
第三讲 开会前的准备工作
• 是否要开会 • 准备工作的作用 • 1H5W • 准备工作核对单 • 主持人的准备工作
a
23
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题
弄糟）
a
24
5.集思广益的会议
a
10
会议的频率
固定的部门会议： 建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
a
11
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则回给 公司造成沉重的负担。
• 会议是一个集思广益的渠道 • 会议显示一个组织或一个部门的存在 • 会议是一种群体沟通的方式
a
7
会议的目的
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督员工、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固主管地位
a
8
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
a
18
会议规范种类
• 时间安排方面的规范 • 固定的会议流程规范 • 会议本身要遵守的规则
a
19
固定的会议流程规范
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 •安排 •规章制度
3 2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 •总结 •安排下次会议
跟踪 •备忘录 •跟踪计划
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
a
9
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类
按开会目的分类
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政2. 策的会议
2.当众表扬或批评别人的4. 会议
3.临时处理突发事件的会议
4.固定的团队会议
必须开会的五个如果
必须把信息同 时传达给很多人
如果
有些事情需要当 众表扬或批评
要让别人参与决 策以集思广益
听取部门汇报工作
给小组委派任务
a
25
准备工作的作用
• 选择最恰当的选择方式 • 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 • 清楚的告知参会者应有何种行为表现 • 节省时间与减少冲突
a
26
会议准备的5W1H法
说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
a
4
第一讲 当今会议面面观
• 会议的意义 • 会议的目的 • 会议的种类 • 会议的频繁 • 会议成本的计算
a
5
集思广益图
甲
乙
会议
丙
想法 想法 想法
好创意 好点子
a
6
会议的意义