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【最新资料,Word版，可自由编辑！】第二章采购管理组织与采购人员第一节采购管理组织概述二、采购部门在组织中地位（一）影响采购在组织中最终地位的因素1.货物和服务的总价值在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。

采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。

2.公司采购的原料，当下市场供应情况。

如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。

3.公司的财务状况。

在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。

相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。

毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。

4.管理层自身的知识和认识水平。

如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。

幻灯片8●（二）采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型：● 1.独立部门●在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。

● 2.单纯采购●只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。

● 3.附属于生产部门●适用于物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。

● 4.附属销售部门●适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。

..8 幻灯片9三、采购部门的组织架构●（一）采购部门的基本职能●采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。

但不论采购部门规模的大小，其职能上的分类如下：● 1.采购业务管理●专门经办采购业务。

在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。

可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。

三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。

● 2.跟单管理●此项职能是为避免事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。

在一些小公司是由采购员自己负责。

..9 幻灯片10● 3.票据处理●在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。

在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。

但一般情况都是由会计部门负责。

● 4.档案管理●在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。

在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。

幻灯片11● 5.废料处理●采购业务中，会由于多种原因产生废料，比如说供应商的产品质量不合格，也可能供应商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，从而导致了废料的产生。

废料的处理与销售在企业中，一般由采购部门负责。

● 6.运输管理●采购业务过程中，当完成了采购合同后，就要涉及到运输环节。

在国内目前大部分采购业务流程中，运输都是由供应商负责的。

随着供应链思想的广泛运用，越来越多的采购方开始承担这项业务，在大企业中如需物料多而其职能重要，则需单独设立此部门，比如沃尔玛、海尔等跨国企业。

..11 幻灯片12（二）企业采购部门组织设置●根据采购部门的职能，无论大型企业采购部门组织架构，还是中型企业采购部门组织架构，其采购部门一般都按照以下结构进行设置。

● 1.采购科。

可再分设原料组及物料工具组，其职责是选择供应商，洽谈合同、采购。

在大、中企业中需要较多的采购员，而每一个采购员负责一种物品，可培养专门的学识与经验。

● 2.行政科。

下设文书组、订货组、价格发票组、跟单组。

● 3.运输科。

下设运输事务组、包装运输组、运输督察组。

..12 幻灯片13四 . 采购部门岗位设置（一）需求分析员（二）市场分析与供应链管理员（三）采购计划员（四）进货管理员（五）质量管理员（六）库存管理员（七）采购统计员（八）财务与成本核算员（九）采购员（十）秘书（十一）采购管理主管采购部门的职责五（一）整体职责幻灯片15采购部门的职责（二）具体职责（业务职责）幻灯片16六.采购管理部门的设置方法（教材15页）（一）按采购地区设计（二）按物品类别设计（三）按采购流程设计（四）混合式设置（五）按照采购物料价值或重要性设置七、采购组织类型(教材第17页)（一）集中式的采购组织（二）分散式的采购组织（三）二者相结合的采购组织（一）集中式的采购组织——由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。

优点缺点规模效应标准化，有利于采购战略的实施有利于财务管理有利于评估，有利于监督有利于采用信息技术与系统有利于换工轮换上下级之间的抱怨对系统的反抗丧失机会过高的管理费用对市场的反应较慢分散型组织——各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。

优点缺点自主性、灵活性、多样性在本地采购，受当地欢迎交叉交易有利于部门间竞争有利于员工互换造成供应商分散和混乱技术人员短缺，成本上升重复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制过量地方采购混合型采购组织一、采购人员管理（一）采购人员素质要求商品采购是企业业务开展的第一环节，采购工作的好坏直接影响到企业整个业务活动的进程和质量。

对商业企业来讲，采购商品的品种、质量、数量等直接影响到商业企业商品的销售工作与服务质量。

对工业企业而言，采购的原材料的质量、数量，不仅影响到产成品的质量，也影响到企业经营的连续性。

所以，要做好采购工作，企业必须有一支高素质、有战斗力的采购队伍。

采购人员素质是指采购人员的天资、思想、品德、知识、能力的总称，即采购员应具备的基本条件。

幻灯片301、思想品德素质●有人说，采购工作是“良心工作”。

因为在实际工作中，有许多采购员拿回扣，要好处费，或借采购之机游山玩水，造成企业采购费用开支过大，或采购商品质量低劣，给企业造成巨大损失。

●因此，觉悟高、品行端正是一个采购员应有的基本思想素质，只有思想品德高尚，才能大公无私、克己奉公，不弄虚作假，不见利忘义。

●在复杂纷纭的商海中，采购人员经常与人、财、物打交道，在工作中经常会受到来自企业内外的“责难”，甚至被误解，一位称职的采购人员必须：●胸怀坦荡，大公无私。

●有很强的工作责任心和敬业精神。

●严格执行国家方针政策和法律法规，具有正确的人生价值观和良好的职业道德。

2、知识素质在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道；另一方面，采购的商品品种繁多，规格不一，且市场上商品的供求变化快。

为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识。

随着时代的发展，供应人员的文化素养、知识结构和专业水平将不断提高。

作为一名采购人员，除应具备供应管理的专业知识，如供应流程、供应管理规章制度、谈判技巧、合同管理、竞标实务等知识之外，还应具备政策、法律知识、市场学知识、业务基础知识以及语言、心理学、人文地理等多方面知识。

（1）政策、法律知识。

政策、法律知识包括国家出台的各种相关法律、价格政策、专营方向，维护国家与企业利益。

（2）市场学知识。

了解消费者需要，掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面知识，才能合理地选择采购商品的品种，从而保证采购的商品适销对路。

幻灯片34（3）业务基础知识。

业务知识包括谈判技巧、商品知识（商品功能、用途、成本、品质）、签约的基本知识等，这是做好本职工作的关键，将有助于与供应商的沟通，能主动进行价值分析，开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。

（4）社会心理。

了解客户的心理活动，把握市场消费者的心理需求，从而提高采购工作的针对性。

（5）自然科学知识。

自然科学知识包括自然条件、地理、气候、环境变化以及数理知识和计算机知识。

将现代科技知识用于采购过程，把握市场变化规律，从而提高采购工作的效率和准确性。

（6）文化基础知识。

这是其他知识的基础。

幻灯片353、能力知识不等于能力。

掌握了某种知识并不意味着具备了某种能力，供应人员的工作绩效在更大程度上取决于他们运用各种知识的技能。

国外心理学家研究表明，要办好一件事，知识起的作用只有1/4，而能力起的作用占3/4，可见能力更为重要。

对供应人员的能力要求主要体现在分析技巧、逻辑思维、决策能力、事业心与恒心、个人魅力、灵活性、合作精神、沟通与交流技巧、商业头脑、市场意识、战略思维、供应商关系处理、识货能力等方面。

要干好采购工作，采购人员应具备的能力为：幻灯片36（1）分析能力。

分析市场状况及发展趋势，分析消费者购买心理，分析供货商的销售心理，从而在采购工作中做到心中有数，知己知彼，百战百胜。

（2）协作能力。

采购过程是一个与人协作的过程，一方面采购人员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道，了解库存现状及变化等。

另一方面采购人员要与供应商打交道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。

（3）表达能力。

采购人员是用语言文字与供应商沟通的，因此，必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等。

如果口齿不清，说话没有重点，只会浪费时间，导致交易失败。

因此采购人员的表达能力尤为重要，是采购人员必须锻炼的表达技巧。

幻灯片37语言表达能力语言表达包括口语表达能力、文字表达能力、数字表达能力以及图示表达能力。

（4）成本分析和价值分析能力。

采购人员必须具有成本分析能力，会精打细算。

买品质太好的商品，物虽美，但价更高，加大成本；若盲目追求“价廉”，则必须支付品质低劣的代价或伤害其与供应商的关系。

因此，对于供应商的报价，要结合其提供商品的品质、功能、服务等因素综合分析，以便买到适宜的商品。

（5）预测能力。

在市场经济条件下，商品的价格和供求在不断变化，采购人员应根据各种产销资料及供应商打交道中供应商的态度等方面来预测未来市场上该种商品供给情况，如商品的价格、数量等。

幻灯片404、身体素质面对竞争日益激烈的市场环境，供应人员的吃苦耐劳精神既要靠高尚的道德情操支撑，更需要良好的身体条件作基础。

特别是采购人员，长期出差在外，体力消耗与精神压力都很大，没有强壮的身体和良好的心理素质是难以胜任的。

幻灯片41（二）提高采购人员的素质二.采购团队的建设●(一)采购团队的主要目标●共同开发公司的采购战略●加速新产品开发，降低开发成本●强化对供应商评估、选择与管理●提高采购效率●降低公司总成本●…二）采购团队的类型● 1.跨职能采购团队●至少由来自三个不同职能部门的人员组成●主要目的：●–缩短采购时间●–有利于解决采购问题●–推动产品革新和协作●–推进组织目标的实现●–利于团队成员的职业发展● 2.有供应商参加的团队●–有利于同供应商之间的信息交流●–有利于对供应商进行管理●–能得到供应商更多的帮助●–推动新产品开发。