2012届本科毕业生档案整理须知【模板】
大学毕业生档案管理规定
大学毕业生档案管理规定为进一步规范我校毕业生工作，加强毕业生档案管理的科学化和规范化，根据上级有关规定，结合我校实际情况，特制定本规定。
一、毕业生档案的材料内容（一）学生高考档案（二）高等学校毕业生登记表（三）泰州学院毕业生学习成绩单（四）泰州学院学生体格检查表（五）学生处分文件及评议材料（六）学生奖励材料（复印件）（七）泰州学院学生综合测评登记表（八）党、团材料（九）泰州学院优秀毕业生登记表（十）《报到证》下联（十一）其他二、毕业生档案的保管与接转（一）档案保管学生档案平时由各院系学生工作部门保管。
学生毕业时，其档案由各院系负责按学校有关要求整理封装，并于毕业生离校后一周内交学工处就业指导中心，统一寄送。
（二）档案整理要求1．档案材料必须真实、齐备，不得随意涂改、抽出或弄虚作假。
2．档案主要材料必须为原件，获奖情况、资格证书可提供复印件。
3．书写内容一律用钢笔或毛笔，并使用碳素或蓝黑墨水。
4．档案材料必须统一使用学工处就业指导中心印发的档案袋整理，并在封面上按规定填写档案编号、派遣就业单位的具体地址及档案接收部门。
（三）所有档案的转进、转出必须履行登记手续。
各院系不得扣留或暂存毕业生档案，不允许毕业生本人自带。
（四）各院系不得通过邮局邮寄档案，毕业生档案应在毕业生派遣后，按规定通过机要局寄送有关单位。
（五）考取本科的专科生由所在院系提供调档通知函和学生档案，由学工处就业指导中心通过机要局寄送。
（六）申请户口和档案留校的未就业毕业生的档案管理申请档案和户口留校的未就业的毕业生档案统一由各院系负责保管（保管期限为两年），档案保管期间，不收取管理费用。
两年内，毕业生与用人单位签订就业协议书落实就业单位的或办理好人事代理手续的，学校为其办理《报到证》和档案转寄等手续。
两年逾期不办理户口档案转迁手续的毕业生，学校将其户口和档案关系派回生源所在地。
三、毕业生档案的查阅（一）用人单位查阅毕业生档案，必须出具单位介绍信，并在指定的时间、地点进行查阅，同时做好查阅登记工作。
学生人事档案整理的方法步骤
学生人事档案整理的方法步骤随着时代的进步和管理的规范化，学校对于学生档案的管理越来越严格。
学生人事档案是学校对学生管理的重要依据，对于保证学生信息的准确性和完整性以及学校人事管理的公开透明起到了重要作用。
为了整理出高质量的学生人事档案，以下是一些常用的整理方法步骤：1. 收集与筛选首先，根据学生档案的种类及学校的规定，清楚列出需要整理的档案种类。
之后，从学校各部门和班级进行收集。
在收集过程中，要对档案进行分类，堆放在不同的位置，方便后续工作。
在收集完成后，需要对每个学生档案的内容进行筛选，分类和统计。
2. 文件整理将分好的档案进行具体分类，分类后按正确的顺序放入档案袋内。
对于不同种类的档案，可以采取不同的方式整理，便于查找和使用。
需要注意的是，要用垫片填满每个档案袋，避免档案的过度弯曲和外部物品污损。
同时，对于特殊档案(如举报投诉)，要额外加印特殊标记。
3. 档案归档完成整理后，档案归档工作即可开始。
先将已整理好的档案按照学年度进行归档，然后放入专用的档案柜内。
对于档案柜，要定期进行清洁并加锁。
指定人员进行存贮和管理，并进行档案发放，保证档案的安全性和完整性。
4. 常规维护为了保证学生人事档案的长久保存和完整性，除了日常档案工作外，还需要进行档案维护和更新。
在进行档案维护时，需要按照规定制度进行，对档案进行一定的审查和更新。
以上是学生人事档案整理的一些方法步骤。
按照以上流程进行整理工作，可以使档案管理更加科学、规范。
同时，也可以保证学生档案的准确完整，可以为后续的学生管理提供较为全面的信息，有助于维护学校人事管理的公开透明。
毕业生档案管理制度全文
第一章总则第一条为加强毕业生档案管理，保障毕业生档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有毕业生档案的管理工作。
第三条毕业生档案是反映毕业生在校期间学习、生活、工作等情况的重要记录，是学校教育教学、学生管理、就业服务等工作的重要依据。
第二章档案管理职责第四条学校档案管理部门负责毕业生档案的收集、整理、归档、保管、利用和移交等工作。
第五条学校教务处、学生处、就业指导中心等相关职能部门应按照职责分工，配合档案管理部门做好毕业生档案的管理工作。
第六条毕业生本人应积极配合档案管理部门，按照规定提供相关材料。
第三章档案收集与整理第七条毕业生档案的收集应遵循全面性、真实性、规范性的原则。
第八条毕业生档案主要包括以下内容：（一）学生入学登记表、学籍登记表、成绩单、毕业证书、学位证书等证明材料；（二）学生政治思想表现、品德作风、奖惩情况等材料；（三）学生社团活动、志愿者服务、实习实训、就业等情况的材料；（四）其他有关材料。
第九条毕业生档案的整理应按照档案管理规范要求，实行分类、编目、装订等操作。
第四章档案保管与利用第十条毕业生档案的保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。
第十一条档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第十二条毕业生档案的利用应遵循合法、合理、有序的原则。
第十三条毕业生本人、用人单位、教育行政部门及其他有关单位，在符合国家法律法规和政策规定的前提下，可以查阅、复制或利用毕业生档案。
第五章档案转递与移交第十四条毕业生档案的转递应按照规定程序进行。
第十五条毕业生离校时，档案管理部门应将档案及时转递至接收单位或毕业生指定的接收地点。
第十六条毕业生档案的移交应遵循以下程序：（一）档案管理部门与接收单位或毕业生本人签订移交协议；（二）档案管理部门对档案进行整理、清点，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门与接收单位或毕业生本人办理移交手续，并做好交接记录。
毕业生档案管理制度全(三篇)
毕业生档案管理制度全第一章总则为规范毕业生档案的管理，保护毕业生个人信息，提升毕业生就业竞争力，制定本制度。
第二章毕业生档案的建立和管理第一节毕业生档案的建立1. 毕业生档案建立的依据是毕业生的个人信息和学籍档案。
2. 毕业生个人信息包括姓名、性别、身份证号码等基本信息，以及学习成绩、获奖情况等相关信息。
3. 学籍档案包括毕业生在校期间的学习、生活、思想等方面的各类档案。
第二节毕业生档案的管理1. 毕业生档案由学校负责管理，建立毕业生档案管理系统，确保档案的安全和完整。
2. 毕业生档案管理系统应具备保密性和备份功能，确保毕业生个人信息的安全。
3. 学校应定期对毕业生档案进行审查和整理，确保档案的及时更新和完善。
4. 毕业生可以根据需要查阅自己的档案，但必须遵守档案管理规定。
第三章毕业生档案的利用第一节个人利用1. 毕业生可以根据需要申请出具毕业证书、学位证书等相关证明文件。
2. 毕业生可以向学校申请查阅个人档案，但必须提供合法的证明文件。
第二节学校利用1. 学校可以根据需要利用毕业生档案进行就业推荐和人才培养工作。
2. 学校可以向用人单位提供毕业生档案，但必须经过毕业生本人同意并遵守相关法律法规。
第四章档案的归档和保管1. 毕业生档案归档的原则是按照学年、专业、个人进行分类。
2. 档案保管单位应建立健全的档案保管制度，确保档案的安全和完整。
3. 档案保管单位应定期对档案进行检查和整理，确保档案的有序和方便查阅。
4. 毕业生档案的保管期限为毕业后50年。
第五章法律责任和监督管理1. 违反本制度的行为将受到相应的法律责任和纪律处分。
2. 学校应设立相应的部门负责毕业生档案的监督管理工作，并接受社会的监督。
第六章附则本制度自颁布之日起实施，如有需要修改的，经学校高层批准后进行修订。
毕业生档案管理制度全（二）毕业生档案管理制度是高校管理体系中的重要组成部分，对于毕业生的信息记录、档案归档及管理工作具有关键性意义。
填写毕业生档案转递信息注意事项【模板】
填写毕业生档案转递信息注意事项按照国家规定，从2015年6月开始，学生档案一律通过EMS方式转递，因而除了单位名称、地址、邮编之外，还需学生填写单位接收人/接档科室名称、接收人/单位电话，以方便寄送。
1、有派遣单位的毕业生有派遣单位的毕业生请根据《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即三方协议）中“档案转递单位名称及档案转递地址”栏填写，此外还需填写单位接收人/接档科室名称、接收人/单位电话。
要特别注意派遣单位（报到证抬头单位）和档案接收单位之间的关系，两者有可能不是一致的，如有必要，请与单位人事加以确认。
2、档案转回原籍的毕业生凡回省二分的同学，其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、当地人力资源和社会保障局、人才交流中心等。
上述地址由**市教委协商各省市毕业生就业主管部门后提供给学校就业指导中心。
请同学们除了单位名称及地址、邮编外，还需学生填写单位接收人/接档科室、接收人/单位电话，以方便寄送。
3、继续读研的毕业生（1）已经考取校外研究生的同学，请按录取学校的要求填写转档信息，一般具体到所录取学校的院（系、所、中心）的党委或人事部门。
必填信息为：转寄单位名称、详细地址、单位接收人/接档科室名称、接收人/单位电话、邮编。
请同学们将录取学校的调档函或录取通知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存。
（2）已经保送或考取本校研究生的同学，请填写具体录取院（系、所、中心）的名称。
4、非本校博士后入站的毕业生非本校博士后入站的毕业生请按接收单位要求填写转档信息。
必填信息为：转寄单位名称、详细地址、单位接收人/接档科室名称、接收人/单位电话、邮编。
另外，请将接收单位的调档函或录取通知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存。
5、申请出国的毕业生确定出国的学生要把档案转回生源地各省市的毕业生就业工作部门、人事劳动部门、人才交流中心等。
参照回省二分方式。
6、在职、委培的毕业生在职、委培及档案在原单位的毕业生，转档单位应填写原单位，如要更改转档单位，需在原单位开具同意更改证明，并把由所在院系及研究生院（或教务部）盖章备案后的证明，连同在新单位开具的调档函一并交到人事档案管理办公室。
毕业生档案材料整理归档流程
毕业生档案材料整理归档流程
嘿，毕业生们！今天咱就来讲讲毕业生档案材料整理归档流程那些事儿。
想想看啊，毕业生档案就像是你大学生涯的一个大宝藏，里面装满了你
的各种重要“宝贝”，比如成绩单、奖惩材料啥的呀！（就像你收集的各类宝贝卡片一样。
）
首先呢，咱得把那些散落在各处的档案材料都搜罗起来，这可不能马虎，要仔仔细细的哟！（就像你找你最心爱的玩具一样，得认真呀！）你可别小瞧这一步，要是落下点什么，那不就不完美啦？
然后呀，就是要分类整理啦！把成绩单放一块儿，奖状证书放一块儿，
有序得很呢！（这不就好像把你书架上的书按照类别放整齐一样嘛！）这时候就得有点耐心，可别急急忙忙的。
接着呢，要给这些整理好的材料编个号，这样以后找起来就方便多啦，
多清晰明了呀！（就像给你的小伙伴们编个号，一下子就能找到想找的那个啦。
）
之后，就是小心地把它们装进档案袋里。
哎呀，这可不能粗鲁，得轻拿轻放。
（就像对待你最喜欢的易碎品一样，小心翼翼的呢！）
你说，要是这档案整理不好，以后要用的时候找不到咋办呀？那多闹心呀！所以呀，大家都要认真对待这个过程哟！
我的观点就是：毕业生档案材料整理归档流程真的超级重要！它关系到你未来的很多事情，一定不能掉以轻心，得好好完成每一个步骤，给自己的大学生涯留下一个完美的“档案纪念”！。
档案整理说明范文
档案整理说明范文朋友们！今天来给大家唠唠咱们这个档案整理的事儿。
一、档案整理的背景和目的。
咱们这为啥要整理档案呢？你想啊，就像家里东西乱放，找个东西得翻个底朝天。
咱们这档案要是不整理，到时候要用的时候，那可就抓瞎了。
所以啊，整理档案就是为了让咱们以后能快速、准确地找到需要的东西，就像给每一份档案都安个家，让它们乖乖待在自己的位置上。
二、档案的来源。
咱这档案来源可杂了。
有从各个部门收集来的工作文件，像是销售部门的业绩报告啦，就跟他们打仗缴获的战利品一样，记录着他们一路打拼的成果；还有人事部门的员工资料，那可是咱们这个大家庭里每个成员的小档案，从什么时候进的公司，到有啥特长、受过啥表彰，都在里面呢；另外，还有从外面合作单位发来的一些文件，就好比是远方亲戚寄来的信件，也是很重要的一部分呢。
三、整理的原则和方法。
# （一）分类原则。
我们分类的时候就跟给小动物分类似的，按照它们的“品种”也就是档案的类型来分。
比如说，把行政类的文件都放在一起，就像把一群小兔子都赶到一个笼子里；业务类的呢，再单独放在另一堆，那是另一群小猫咪。
这样找起来就方便多啦。
具体来说，我们分成了人事档案、财务档案、业务档案、行政档案这几个大类。
# （二）编号方法。
编号就像是给每个档案家庭编个门牌号。
我们采用了[具体编号方式]，比如说人事档案，第一个人的档案编号就是RS 001，RS就是人事的缩写，001就表示是第一个。
这样按照顺序编下去，每个档案都有了自己独一无二的身份证号，不管它在哪个柜子里，我们都能一下子把它揪出来。
# （三）装订和存放。
装订档案就像给档案穿衣服，我们把一些零散的纸张整理好，用订书机或者文件夹装订起来，让它们整整齐齐的。
存放的时候呢，也是按照类别，在档案柜里分好区域。
就像住在公寓里，不同楼层住不同的人一样。
人事档案在一层，财务档案在二层，清清楚楚的。
四、整理过程中遇到的问题及解决方法。
# （一）文件缺失。
整理的时候发现有些文件好像丢了，就像玩拼图少了几块似的。
一、学生档案须归档内容
一、学生档案须归档内容：1、毕业研究生登记表2、报到证（白联）3、专业学位硕士研究生学位申请书及研究生归档成绩单4、学位授予决定5、在读期间的奖、惩材料6、入党材料7、档案投递通知单第二联二、学院工作流程：1、档案馆领取学生档案、资料袋、转递通知单。
2、各院系必须和学生仔细核对工作单位是否具有档案人事权以及能否投递机要文件，没有档案接收人事权的单位，档案寄单位主管部门或受委托代理人事关系的当地人才交流服务中心。
档案（机要）寄递范围只到县级。
（注：此项工作由学生根据三方协议上签约单位提供的档案投递地址统一登记）。
3、档案封面必须用毛笔、钢笔、签字笔书写清楚、规范，不得随便涂改和补贴，不得使用非正式简化字。
4、收件单位名称必须书写清楚，不得用邮政信箱或街道门牌、楼号代替寄件单位名称。
（注意：a)某市某路某号写第一行，单位名称写第二行b)需要填写单位全称，如打印需要用大号字）5、将旧的档案袋放入新袋，硕士期间资料放在新袋中。
6、封袋前填写转递通知单，第二联放入档案袋。
7、各院系移交毕业生档案时，应按学号顺序排列，并在寄发档案的信封上注明学号和姓名，以便核对查询。
8、档案转递单上请写清学号和姓名，凡是档案内装有入党材料的学生，请在回执单入党材料一栏打“√”，以防止和接收单位因材料不全而发生纠纷。
将回执单放在档案与信封口袋之间，以便单位收到档案后，回执能及时返回我校。
9、每人一只档案封面信封。
凡不需转寄档案的同学（录取本校研究生、留校工作或延长学制），不要装信封口袋，分类交学生档案室。
三、学生档案出档流程（档案馆相关通知）：详见下一页东南大学毕业生办理档案转递流程图注意：1、毕业生毕业时，必须等所在院系将有关材料收集齐全归档后，档案馆学生档案室才会通过南京市机要局寄往接收单位。
档案馆收到各院系送来的毕业生档案后，会及时将档案转递。
毕业生不必自己到档案馆学生档案室交任何材料，如有疑问请与本人所在院系学办联系；2、档案馆一般每周四上午去南京市机要局寄档（寒暑假和法定节假日除外），请各院系在周二下班前，将本周四需寄档案送档案馆。
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2012届本科毕业生档案整理须知
一、应归入档案的材料
1、高中档案；
2、毕业生登记表；
3、成绩单；
4、学历证明；
5、报到证；
6、党员材料；
7、团员材料；
8、奖惩材料；
9、体检表；
10、辅修成绩单。
二、材料归档的注意事项
1、所有学生档案请负责今年毕业生的专职辅导员进行审核。
2、所有材料必须对号入座，准确装入学生本人的档案袋，并在档案清单上打“√”和签名。
3、将学生的类别、特殊情况用铅笔标注在档案袋的右上角。
学生类别情况有：就业
暂缓就业
读研
不就业（退学、留级、结业、4+1）
特殊情况：暂不发送及原因（如：改派、缺何材料）。
4、按照学生类别情况，必备材料齐全的方可封口,禁止使用双面胶封口，必须使用浆糊并且贴上封条：
1）就业学生档案必备：成绩单、学历证明、报到证、毕业生登记表
2）暂缓就业学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表
（请不要将预备党员材料放进暂缓就业学生档案袋）
3）读研学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表
4）若没有高中档案的，请告知学生本人（高中档案已提前寄送的除外），但不影响档案的封口寄送。
5）除必备材料外，其它相关材料也须放进档案袋。
6）不就业（退学、结业、留级、4+1）、特殊情况（改派、缺材料）学生的档案不封口。
5、结业、留级的学生档案中不要放入成绩单和学历证明；
6、凡是能够正常毕业的学生，成绩单中不要有不及格的成绩。
7、如遇高中档案未开封的，请打开检查后再装入大学档案袋。
8、档案室负责寄送已封口档案，请各学院在封口前认真检查档案是否齐全，是否可以寄
送，务必做到认真负责。
三、信封填写的注意事项
1、将学生的学号用签字笔或者钢笔写在档案袋的相应位置:学号写在档案袋左上角“编
号”栏；
2、暂缓条形码贴在信封左上角编号栏旁，朝同一方向竖着贴；
3、读研学生请按照调档函的要求书写信封；
4、就业学生寄送条形码请贴在档案袋中间；
5、学生寄送地址如和实际应寄送地址不符的可用签字笔或者钢笔直接在信封上更改；
6、档案信封必须按规范格式认真填写，以免造成档案投递的延误。
四、档案清单、汇总表交寄单的填写须知
1、认真核对，填写档案清单的第一、二联，将第二、三联放进学生档案袋，第一联学院留
存。
2、档案整理完毕后，请认真填写“2012届本科毕业生档案整理情况汇总表”，在每份学生档
案相应资料位置打“√”，并在表格上由负责装档的专职辅导员签字，由学院党委副书记签字，并加盖学院章，交回档案室，留作备案。
3、交寄单按照档案去向分类填写，并按照学号顺序排好。
暂缓的按照暂缓条码后四位从小
到大填写在编号一栏，其余的不用填写编号一栏，并将电子版交回档案室。
五、档案交寄
1、各学院请于7月3日——5日将整理好的档案分类送回档案室，具体时间请提前预约
2、整理好可以寄送的档案请按要求填写表格，按照学号顺序由小到大排好（暂缓除外），
并按去向分类以20件为一捆送回，（去向不足20件的以实际去向件数为一捆）每沓档案上附对应的交寄单一式两份。
3、档案去向分类：暂缓（按条码号后四位数由小到大的顺序将档案排序）；
**市人力资源和社会保障局
广东省人才服务局
省外就业
省内按照地级市分
本省外校读研
本校读研（按照硕士学号排序）
省外读研
有具体单位名称
暂不发送（不发送的原因填写在交寄单编号一栏）
4、需要提前寄送或者特殊处理的请提前与档案室联系。
六、寄送工作
档案寄送地址与报到证是一致的，除寄送至**市人力资源和社会保障局、广东省人才服务局外所有档案均通过机要局进行寄送。
注意：如遇到条形码档案去向为：北京市人力资源和社会保障局，请问清楚学生是具体到哪个区，如：海淀区。