会议组织管理标准办法

1.1 适用范围

本标准适用于矿业有限公司各单位所有干部员工。

1.2 会议原则

1.2.1 树立简明、高效之会风；

1.2.2 布置工作讲标准（工作事项\责任人\完成时间\进度检查）；

1.2.3 检查工作问过程(完成过程汇报\总结与检讨)；

1.2.4 汇报工作讲结果(总结与结论\评价与调整)；

1.2.5 请示工作讲方案(存在问题点与建议)；

1.2.6 回忆工作讲感受(成绩与借鉴\检讨)。

1.3 参会原则

1.3.1 专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会；1.3.2 对公司重要政策的调整、重大政策的出台等会议，必须有副总级以上人员参会；

1.3.3 对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与；

1.3.4 会议采取签到制。

1.4 职责

1.4.1 主持人

会前资料准备与会议召集；会中对会议效果的推进与会议进程控制；会后资料发放范围确定与共享，并对落实事务予以跟踪，直至关闭；对会务负领导责任。

1.4.2 组织与会务

受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等。

1.4.3 参会人员

会前准备；会中积极参与；会后就会议精神向下作宣导，对落实事项向下作布署。

1.4.4 稽核与跟进

检查各项会议执行情况；对会议决议与精神的贯彻予以稽核；对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核；并对稽核结果及时予以通报。

1.5 分类

会议按层级与范围分公司、部门两级，两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。

1.6 例会

1.6.1 定义

有固定的召开频率，内容涉及公司经营、管理、服务领域。

1.6.2 信息点

包括会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务等。

1.6.3 参会人员

固定公司领导、部门（负责人）、有关人员参会。临时增加人员，根据会议需要，需经董事长、党委书记（总经理）许可。

1.6.4 例会会议纪要或决议必须报送至董事长、党委书记（总经理）审核，同意下发后，按照确定人员下发，党政办存档。

1.7 专题会

凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及二个以上部门间（不含的二个）沟通与协调，可由提案人向董事长、党委书记（总经理）申请，由指定牵头单位（党政办）统一安排与组织。

1.8 会议运行程序

科室（发起人）申报——确定会议时间、地点、参会人员——分

管领导（董事长、党委书记，总经理）批准——发起科室（党政办）下发书面通知（电话告知）——会议签到——召开会议，研究有关议题——会议形成文件（纪要）——董事长、党委书记（总经理）签发（批准）——下发文件（纪要）——科室（责任人）负责落实——发起科室（党政办）督促落实——发起科室（党政办）督促将会议落实情况反馈到分管领导（董事长、党委书记，总经理）——结束。

1.9 会议具体要求

1.9.1 前期准备

1.9.1.1 除紧急会议外，其它会议至少提前二个工作日由会务将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集。

1.9.1.2 通知内容：应将会议名称、主持人、具体时间(开起与结束)、地点、与会人员、会议主题与议程(例会名录中已作记录的不再要求，专题会议此信息必不可少)详细告知与会人员。1.9.1.3 会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料；各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。

1.9.2 会议纪律要求

1.9.

2.1 严格会议请假制度。会议相关单位、部门必须严格按照有关会议通知要求，安排指定的人员参加会议。参加会议人员原则上不准请假，更不准缺席或擅自让他人代会。确因特殊情况不能参加的，属上级部门（矿业有限公司公司以上）会议的，应提前向上级有关领导请假，并在上级部门办公室备案，经批准同意后，委派分管相关业务的其他人员参加；属公司召开的会议，应提前向公司有关领导请假，报办公室备案（属专业

会议的，报会议承办部门备案），经批准同意后，委派其他人员参会。未履行请假手续，本人又未参加会议的均视为旷会。1.9.2.2 严格会议签到制度。召开各类会议必须严格执行签到制度，会议的组织及承办部门负责安排人员，做好会议的签到组织工作。参加会议人员，必须提前10分钟到达会场，不准迟到、早退，要服从安排，不准随意就座。参会人员必须亲自签到，严禁代签或替签。

1.9.

2.3 严格规范会场纪律。会议期间，要认真听会，做好会议记录，不得交头接耳，不得左顾右盼，不得在会场来回走动、打瞌睡或长时间滞留会场外，不得携带、阅读与会议主题无关的报刊杂志等。进入会场后，一律关闭手机或将其调为震动状态，严禁在会场内接打电话。未经同意，任何人不得进入会场办理与会议无关的事项。

1.9.

2.4 严格组织承办程序。会议的组织承办部门，要认真做好会议组织协调工作，切实提高会议的质量和效果。会议召开前，组织承办部门要根据会议的规模和范围，提前按序摆放好座签，并负责引导参加会议人员按指定位置就坐。会议室管理部门，要认真做好会前、会后场景布置、会场卫生、电路线路、资料发放的监督落实工作，确保会议顺利召开。

1.9.

2.5 严格会议监督检查。会议组织部门要做好会议签到、出(缺)席情况统计工作。公司将对不遵守会议制度的单位和个人，进行严格处理；对影响工作、造成重大损失或影响的，依照有关程序规定，追究单位负责人和当事人责任。

1.9.3 会议组织要求

1.9.3.1 会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制,与会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

1.9.3.2 会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员。例会不得取消，如延期，需经有关领导（董事长、党委书记，总经理）批准。

1.9.3.3 会议讲究高效

1.9.3.3.1 避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

1.9.3.3.2 避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务人员（记录员）于会议结束后２个工作日内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意（同时知会稽核、跟进人）、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

1.9.3.3.3 承前启后、循序见进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度汇报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况汇报”环节。