文件管理规定
文件管理规定
文件管理规定一、文件管理基本原则1、紧要文件应当分类存放，并在文件中标明存放地址、责任人和查阅情况，要保证文件的存放安全和保密；2、文件的保密级别应与资料内容相适应，紧要的机密文件应当加密或归档保存；3、文件应依照时间、序列或主题等方式编号或分类编号，便于查阅和管理；4、对于涉及机密的文件，需要进行备份和保护，对于高度机密的文件，需要实行多种方式进行存储和保护；5、要建立定期备份机制，确保文件数据的安全性，并备份至不同的储存介质；6、要建立严格的文档使用和归档制度，保证每份文档使用期间的完整性。
二、文件管理流程1、文件分类：文件管理应首先对全部文件分类，并依据保密性、时效性等因素进行不同的存储。
可依照各部门、职能、类型等因素进行分类存放，便利管理和查找。
实在分类方法由各部门自行订立。
2、文件评估：对于每个文件都要进行评估，确定其保密级别、保存期限及是否需要备份等。
对于机密文件，应当加密存储；对于紧要的文件，要实现备份和保护，以确保数据安全性；对于不需要保存的文件，要适时销毁。
3、权限管理：针对不同的文件管理权限，应设定不同的操作权限，确保每个人都能够进行文件管理操作。
对于紧要数据，应设置数据权限以限制部分工作人员进行查看和操作。
4、查阅管理：任何人要查阅文件必需经过审核，并依照规定的流程进行查询，确保文件的保密性和数据的安全性。
5、安全管理：要确保整个文件管理系统的安全性。
应加强数据备份、数据恢复和数据保护，并尽可能多地实行措施防止数据泄露和文件损毁。
三、模板1、文件编号：自编号，可采纳阿拉伯数字、序列号等方式进行编号。
2、文件名称：依照文件的类型和内容命名，确保文件名称简洁明确。
3、文件说明：说明文件的内容、用途、作者等相关信息。
4、文件保存地址：记录文件保存的地址和储存介质信息。
5、文件保存期限：记录文件的保存期限和修改历史，对于过期文件适时进行归档或销毁。
6、查阅记录：记录查阅此文件的人员、时间等信息。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定公司内部文件管理规定1. 文件管理目的- 确保公司内部文件的安全性和保密性。
- 提高文件的可访问性和可管理性。
- 促进团队合作和信息共享。
2. 文件分类- 根据文件的性质和用途进行分类，例如人事文件、财务文件、行政文件等。
- 每个分类下再进行细分，以便更好地组织和检索文件。
3. 文件命名规则- 统一采用有意义的文件名，避免使用无意义的编号或日期。
- 文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。
- 避免使用特殊字符或空格，可以使用下划线或连字符进行分隔。
4. 文件存储位置- 建立统一的文件存储系统，确保所有文件都有明确的存储位置。
- 根据文件的分类，将文件存储在相应的文件夹或目录中。
- 对于重要文件，可以进行备份，以防数据丢失或损坏。
5. 文件权限管理- 对于敏感信息或机密文件，设置访问权限，只允许授权人员查看或编辑。
- 对于普通文件，可以设置适当的权限，确保只有相关人员可以访问。
- 定期检查和更新权限设置，避免权限泄露或滥用。
6. 文件保密措施- 对于涉及个人隐私或商业机密的文件，采取必要的保密措施。
- 确保文件在传输、存储和处理过程中的安全性。
- 建立保密协议和相关培训，提高员工的保密意识。
7. 文件归档和销毁- 对于不再需要的文件，及时进行归档或销毁。
- 归档文件要进行标记和记录，方便后续查找。
- 对于涉及个人隐私或敏感信息的文件，采取安全的销毁方法，如碎纸机或磁盘擦除。
8. 文件管理培训- 对新员工进行文件管理培训，介绍公司的文件管理规定和流程。
- 定期组织文件管理培训，提醒员工注意文件的分类、命名和存储。
- 建立文件管理的监督和反馈机制，及时纠正不当行为。
9. 文件管理监督- 设立专门的文件管理人员或部门，负责文件管理的监督和执行。
- 定期进行文件管理的检查和评估，发现问题及时解决。
- 建立文件管理的绩效考核机制，激励员工遵守文件管理规定。
以上是公司内部文件管理规定的主要内容，希望所有员工遵守并执行这些规定，以确保公司文件的安全和有效管理。
规范性文件管理规定(5篇)
规范性文件管理规定第一章总则第一条为加强深圳市人民政府(以下简称市政府)及其工作部门、各区人民政府(以下简称区政府)规范性文件的管理，规范行政机关规范性文件的制定、审查和发布，促进依法行政，根据国家有关法律规定，结合深圳市实际，制定本规定。
第二条本规定所称规范性文件是指市政府及其工作部门、各区政府根据法律、法规、规章和上级行政机关的命令、决定，在其法定权限内制定，规范行政管理事务，具有普遍约束力，且生效时间超过六个月的文件。
市政府工作部门和区政府制定的内部事务管理制度、向上级行政机关____请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力，或者虽具有普遍约束力但生效时间不超过六个月的文件，不适用本规定。
第三条本规定所称“市政府工作部门”包括下列机构：(一)市政府组成部门;(二)市政府办事机构和直属机构;(三)法律、法规或者规章授权制定规范性文件的其他市政府工作机构。
市政府为完成某个专项任务而设立的临时机构、归口市政府职能部门管理的办事机构、前款各单位内设机构，不得以本机构的名义对外发布规范性文件。
第四条规范性文件的名称可以使用“规定”、“决定”、“办法”、“通知”、“公告”和“通告”。
第五条市政府工作部门制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之前报市政府审查。
区政府制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之后报市政府备案。
市政府法制部门(以下简称市法制部门)具体负责规范性文件的法律和文字技术审查工作。
第六条市政府工作部门和区政府的规范性文件必须符合下列要求：(一)为执行法律、法规、规章和国家政策，履行法定职责所必需;(二)有法律、法规、规章或者上级行政机关的明确授权;(三)内容符合法律、法规、规章和国家政策;(四)不简单重复法律、法规、规章、国家政策的规定和上级行政机关的命令、决定;(五)与其他行政主管机关的管理职能不相冲突;(六)语言准确、简明和通俗，符合国家行政机关公文行文格式。
文件管理规定
文件管理规定文件管理是组织和管理文件以支持组织运营和记录保持的活动。
它涵盖了文件的创建、采集、分类、存储、检索、维护和处置等方面。
有效的文件管理可以帮助组织保持良好的文化，规范业务流程，确保信息的可靠性和完整性，满足外部法律法规的要求，以及减少组织风险。
以下是文件管理的规定。
一、文件管理的目的1. 确保文件的存在、使用和维护符合国家法律法规、企业管理制度以及上级主管部门的要求；2. 维护文件的有效性、机密性、完整性、可检索性和可追溯性等方面的质量标准；3. 确保文件的分类、存储、检索和处置的规范化和标准化；4. 保护组织机构的信息资源和知识产权。
二、文件管理的范围1. 适用于所有在职和离职员工以及外来人员在管理范围内的文件记录；2. 适用于所有记录、原始记录、文档、数据存储介质、收藏品、照片、图书、志书等形式的文件；3. 适用于所有与组织机构相关的文书、资料、图表、印章、密封物品等。
三、文件管理的基本要求1. 文件的采集：组织机构应当对文件的创建、采集、编制流程、编码规则、格式规范等制定相应的管理规范；2. 文件的分类：组织机构应当对不同类型的文件进行分类，按照业务和管理的需要，分为主题分类和时间分类；3. 文件的存储：组织机构应当对文件的存储方式、存储时间、存储环境、存储介质、存储安全等方面进行规范；4. 文件的检索：组织机构应当建立便捷快速、准确可靠的文件检索系统，保证文件查询的准确度和效率；5. 文件的维护：组织机构应当采取措施保证文件的准确性、真实性、完整性、机密性和可追溯性；6. 文件的处置：组织机构应当对文件的处置方式、时间、程序、责任等方面进行规范，以保证合法合规。
四、文件管理的具体措施1. 建立完整的文件管理制度和规范，进行相关人员的培训和宣传；2. 建立文件管理模板和标准，规范文件的创建和使用流程；3. 建立完善的文件存储系统和保管制度，要求标签和存储箱必须清楚、统一；4. 及时对文件进行分类、整理、归档和备份；5. 实行分级管理制度、密级制度和归档年限制度等保密管理制度；6. 建立现代化的电子文件管理平台，提高文件处理效率和管理水平；7. 实行定期清点、审查和销毁废旧文件的制度；8. 建立文件保密审计制度，确保文件的机密性和安全性。
文件管理规定
文件管理规定一、目的和适用范围本文件管理规定旨在规范和落实文件管理的原则和制度，并适用于本单位（以下简称“单位”）所有部门和人员。
二、文件的定义本规定所称“文件”，是指以文字、图像、声音、数据等形式记录并可作为本单位各项工作依据的载体，包括纸质文件和电子文件两种形式。
三、文件的分类根据文件的性质和用途，文件可分为以下几类：1. 公文类文件：主要包括公文、函件、通知等与单位对外联络和沟通相关的文件。
2. 内部文件：主要包括部门会议纪要、工作计划、报告材料等内部工作流转和协同沟通的文件。
3. 档案类文件：主要包括单位重要决策、事项的文件、合同、协议、合作备忘录等需要长期保存的文件。
4. 报告类文件：主要包括工作报告、项目报告、调研报告等与单位工作内容相关的文件。
四、文件的编制和归档1. 文件的编制要求：（1）文件应当明确标注标题、日期、编号等基本信息，确保档案管理的准确性和便捷性。
（2）文件的正文应当简明扼要，逻辑清晰，语句通顺，注意使用文明规范的语言。
（3）文件应当注重保密，对涉及机密和重要事项的文件要进行密级标识，并按照相关规定进行保密管理。
2. 文件的归档要求：（1）归档前，文件应当进行整理和装订，保持文件的完整性和统一性。
（2）文件应当按照归档分类标准进行归档，建立相应的档案目录和索引，方便查询和检索。
（3）对于涉及机密和重要事项的文件，应当采取安全措施，确保档案的安全性和可靠性。
五、文件的流转和传递1. 文件流转：（1）文件的流转应当按照正常的工作程序进行，并在流转过程中及时记录相关信息，确保流转的可追溯性。
（2）文件的流转应当在规定的时间内完成，对于重要事项，流转时间应当提前安排，确保工作的高效性和及时性。
2. 文件传递：（1）文件的传递方式可以采用面对面交接、公文传输系统、电子邮件等方式，根据具体情况选择合适的方式。
（2）对于涉及机密和重要事项的文件，传递时应当采取加密或其他安全措施，防止信息泄露。
内部文件资料管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司内部文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有内部文件资料，包括但不限于：公司规章制度、业务文件、项目资料、合同、会议纪要、内部通讯、工作总结、技术文档等。
第三条公司内部文件资料的管理应遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件资料不被非法获取、泄露、篡改或损毁。
2. 分类管理原则：根据文件资料的性质、用途和保密等级进行分类管理。
3. 便捷利用原则：确保文件资料能够方便、快捷地被相关人员查阅和使用。
4. 完善监督原则：建立健全文件资料管理的监督机制，确保管理规定得到有效执行。
第二章文件资料分类第四条公司内部文件资料分为以下类别：1. 公开文件：公开文件是指不需要保密的文件资料，如公司简介、年度报告等。
2. 限制性文件：限制性文件是指需要控制访问范围的文件资料，如内部规章制度、业务流程等。
3. 保密文件：保密文件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等内容的文件资料，如合同、技术文档等。
4. 极密文件：极密文件是指涉及国家安全、公司核心机密等极其重要的文件资料。
第五条文件资料的保密等级分为以下四个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成严重损害。
2. 二级保密：涉及公司核心机密，泄露后可能对公司利益造成重大损害。
3. 三级保密：涉及公司一般机密，泄露后可能对公司利益造成一定损害。
4. 四级保密：涉及公司内部信息，泄露后可能对公司利益造成轻微损害。
第三章文件资料管理职责第六条公司内部文件资料管理实行分级负责制，具体职责如下：1. 公司办公室负责公司内部文件资料的总体管理，包括制定文件资料管理规定、组织培训、监督检查等。
2. 各部门负责人负责本部门文件资料的管理，包括制定部门文件资料管理制度、组织归档、保密等工作。
3. 文件资料管理人员负责文件资料的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
文件管理规定(详细版)
文件管理规定(详细版)
1. 文件分类
为保证文件管理的规范化、有序化，现将文件分类如下：
- 行政文件
- 业务文件
- 合同文件
- 财务文件
- 人事档案
2. 负责人
- 行政文件：行政经理
- 业务文件：业务经理
- 合同文件：法务经理
- 财务文件：财务经理
- 人事档案：人事经理
3. 文件归档
- 文件归档应根据文件的分类和编号进行。
- 文件应归入相应部门或个人的文件柜中，保证便于查找。
- 文件归档应具有可追溯性，每份文件都应有相应的归档记录表，记录文件的流转和归档情况。
4. 文件借阅
- 文件借阅应填写借阅申请表，注明借阅的文件名称、编号、
借阅人等信息。
- 文秘在核对借阅申请表无误后，方可将文件交给借阅人。
- 借阅人应在规定时间内办理归还手续。
逾期未还者，将承担
相应的违约责任。
5. 文件销毁
- 文件销毁应经过文件管理负责人的批准，并填写销毁申请表。
- 已归档的文件应当先进行审批手续，然后交由文件管理员进
行销毁。
- 销毁文件应有明确的证明手续，以确保销毁的文件不会再次被使用。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
文件管理规定
文件管理规定文件管理规定是一项重要的管理制度，其目的是规范企业内部文档的存储、使用及保护，确保信息安全、便于查阅，提高工作效率。
本文将详细介绍文件管理规定的主要内容及应用。
一、文件管理规定的主要内容1.文件分类：根据文件的种类和属性，对文档进行不同的分类，例如分为技术文件、行政文件、客户资料等，以便于查找和管理。
2.文件归档与存放：对于已处理完成的文件，应立即打上归档标识，并按照规定的时间和方式存放好，避免遗失或损坏。
同时，根据文件的机密等级分类存储，确保敏感信息的安全。
3.文件查阅与借阅：工作人员有查阅文件的权利，但必须遵循规定的程序和权限。
对于需要借出的文件，必须填写借阅申请表，并经过上级审批后方可外借。
借出的文件必须按期归还，并经指定人员确认。
4.文件销毁：对于已经过期或无需保留的文件，应及时进行销毁。
销毁方式如烧毁、粉碎等，必须经过确认、记录并得到主管领导的批准。
5.文件保密：对于公司机密及其他保密文件，必须加以妥善保管，并设置相应的保密级别和权限管理。
二、文件管理规定的应用1.提高工作效率：文件管理规定的实施，可以减少因文档管理不规范而浪费的时间和精力，工作人员可以更加专注于工作本身，提高工作效率，提升工作质量。
2.促进信息共享：文件管理规定的制定和实施，有助于促进企业内部信息的共享，减少信息孤岛，促进行业部门之间的协作和沟通。
3.防止信息泄露：文件管理规定的执行，能够确保公司机密和敏感信息的安全性，防止信息外泄，避免公司遭受损失和不必要的麻烦。
4.管理优化：文件管理规定不仅是一种管理制度，更是对公司管理思路的升级和升级。
通过对文件管理的标准化和科学化，能够推动管理优化，提高公司整体水平和竞争力。
5.加强法律意识：文件管理规定不仅是企业内部管理，更是对法律法规的贯彻和落实。
这些规定的执行，能够加强员工对法律意识的培养，避免公司违法违规行为，为公司发展提供良好的法律保障。
总之，文件管理规定是企业正确的管理思路和行为方式，其实施可以将企业内部信息管理由混乱化向规范化转变，让管理更有章可循，工作更加高效。
规范性文件管理规定
规范性文件管理规定是指为了统一组织和管理企业或组织的规范性文件而制定的一系列规定、流程和要求。
以下是一些常见的规范性文件管理规定：1. 文件命名规范：规定文件的命名方式，以确保文件易于辨识和检索。
例如，可以规定文件名由文件类型、日期和文件描述等元素组成。
2. 文件归档规范：规定文件的归档方式和位置，以便于长期保存和检索。
可以根据文件的重要性和机密性设置不同的归档级别和权限控制。
3. 文件传递规范：规定文件的传递方式和流程，以确保文件在不同部门或人员之间的协同工作顺利进行。
可以规定必须使用电子邮件、云端存储或专用的文件传递系统进行传递。
4. 文件备份规范：规定文件的备份策略和频率，以确保文件的安全性和可恢复性。
可以规定定期进行全面备份，并定期测试备份文件的完整性和可用性。
5. 文件权限管理规范：规定文件的访问权限和操作权限，以确保文件的机密性和安全性。
可以设置不同的用户角色和权限级别，限制非授权人员的访问和修改权限。
6. 文件修订和版本控制规范：规定文件的修订和版本控制方式，以确保文件的变更历史可追溯和审计。
可以使用版本控制系统来管理文件的不同版本和修订记录。
7. 文件销毁规范：规定文件的销毁方式和流程，以确保敏感信息不被泄露。
可以规定定期进行文件清理和销毁，并记录销毁过程和结果。
8. 文件审计规范：规定对文件管理过程进行审计的方式和频率，以确保文件管理规定的执行和合规性。
可以进行定期的内部或外部审计，并记录审计结果和改进措施。
以上是常见的规范性文件管理规定，实际的规定内容和要求可能因企业或组织的具体情况而有所不同。
请根据实际需求对文件管理规范进行进一步细化和补充。
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股份有限公司
文件管理规定
一、目的
规定文件控制的要求，规范公司文件管理，以使文件管理有效及便于查阅。
二、适用范围
此规定仅适用于公司除ISO9001系统以外的各种内部文件及公司外来文件等的管理。
公司级内部文件：指在公司内部各部门通用的规章制度、管理规定等；
公司外来文件：指各政府机构、各相关单位发送的各项制度、来函、来电等；
三、责任
（一）公司级内部文件拟定人
确保文件内容的准确性及适用性并指定文件的发放范围。
（二）公司级内部文件审核人
审核部属所写文件的准确性、适用性、足够性及分发范围的适当性。
（三）总经理或副总经理
批准相关文件。
（四）技术部资料室
负责文件的发放、保存、旧版文件回收、标识等相关文件控制活动。
（五）接收人及其部门负责人
确保收到的文件，在适当的场所能完好的保存、归档，以确保清楚易读，
便于辨别和查阅。
（六）主要文件归口管理
1. 资产经营部归档、管理的文件：
需长期保存的文件有：公司工商登记及变更批准文件和资料，公司请示批复文件，上级单位发来与公司有关的决定、决议、指示等文件材料，公司章程，三会文件（股东会、董事会、监事会），上市文件（资料）及合同书，大事记，对外呈报文件（资料），审计报告，评估报告，公司房改资料，公司高级管理人员任免文件等；
公司年度计划需保存3年。
2. 计划调度室归档、管理的文件：
月生产计划、生产经营会、协调会纪要保存2年；
海关资料需长期保存。
3. 人力资源部归档、管理的文件：
公司各部门承包计划、人事劳动工资档案、社会保险等相关资料需保存3年。
4. 财务部归档、管理的文件：
财务报表、会计账册、财务税收类统计报表等相关财务资料和固定资产档案等；
以上资料保存期限分别参照国家财务管理制度中的统一规定。
5. 商务部归档、管理的文件：
客户、供应商档案、客户收货单（签收单）、合同、订单、采购计划、销售计划、工程更改、产品试作文件、产品认定报告、销售统计、市场分析报告等；
以上资料待解密后至少再多保存一年。
6. 技术部资料室需保存的文件：
公司技术工艺、设备等的技术档案及相关资料,公司物业、消防档案资料，需每年进行清理，对不适用的文件资料申请作废；
公司级规章制度，需保存5年，劳动人事制度至少保存10年。
四、公司级内部文件的控制
（一）拟定、审核、批准、发放
1. 文件拟定人根据工作需要编写相关文件，编写前要充分调查公司生产、工作实际情况，文件内容充实简练，具有可操作性。
拟定文件前，拟定人要到资料室检查有无相同或类似的文件，如有相同或类似文件的，可在原版基础上进行改动，文件的改动参照四/（二）节。
2. 文件拟定人将编写好的文件送交其部门负责人或有关部门人员审核，再呈公司总经理或由分管的副总批准。
3. 文件获批准后，将之送交技术部资料室编号及发放，文件拟定人或其部门负责人指定发放范围。
4. 文件编号方法：
公司内部文件采用以下编号规则：
AA — BB — CCC
公司名的缩写“LB”
公司文件类别序号，从01到99
公司文件类别下的顺序号，从001到999
公司文件名缩写：深圳高科技股份有限公司简称
公司文件类别分为：
01公司公文管理
02人力资源管理
03财务管理
04资产管理
05 商务管理
06 物料、备件管理
07 技术工作管理
08 生产管理
09设施、设备管理
10行政、党工团、办公、后勤管理
11库房管理
12消防、安全、治安管理
13研发管理
（二）换版、更改、保存、作废及销毁
1. 如文件需要换版或更改，拟定人需对原文件进行认真阅读，并对不适宜之条款进行相应更改或删除，增加相关需要之内容。
换版或更改后，在签字表的“更改内容”一栏填写更改的条款并简述，之后再按照第四/（一）节的程序进行。
2. 技术部资料室应建立文件控制主目录，内容应包括文件编号、文件名、派发范围、保存期限、销毁方式等内容，做好文件的收发与保管工作。
3. 技术部资料室接到要发放的改版文件后，要确定其版次，并按要求发放至相关部门，收回作废文件。
4. 作废文件原稿长期保存于资料室，如需销毁需报请公司领导批准；作废文件复制本由资料室收回后按LB-01-003《公司保密管理制度》执行。
5. 主要文件销毁需由总经理批准，并由两个人以上共同销毁。
6. 各部门所保存的文件必须是最新版次和有效的。
五、文件资料的使用
（一）文件资料的借阅、借用
1. 文件资料的借阅、借用实行登记制。
借阅人(借用人)需登记借阅（或借用）文件资料的名称、用途、借阅（或借用）时间、预计归还时间、借阅人（或借用人）等事项，对于重要文件须就地阅看。
2. 公司保密性文件资料，须经总经理批准后方可按批准的用途借阅（或借用）并办理登记手续。
3. 借阅人（或借用人）承担借阅（或借用）期间文件资料的保管责任，严禁转借、
严防丢失或破损。
（二）文件资料的复印
1. 因工作需要复印有关文件资料的，必须办理登记手续。
复印人员需登记复印文件的名称、用途、时间等事项。
2. 公司保密性文件资料，须经总经理批准后方可按批准的用途复印并办理登记手续。
六、文件资料的对外呈报、提供
（一）因工作需要对外呈报、提供有关文件资料的，必须办理登记手续。
经办人需登记呈报文件资料的名称、用途、时间等事项。
（二）公司保密性文件资料，须经总经理批准后方可按批准的用途提供并办理登记手续。
（三）公司文件的对外呈报、提供实行归口管理：
1. 商务部负责提供客户、供应商需求的与产品、技术、规格、质量等相关内容的文件与资料等；
2. 资产经营部负责提供公司财务信息、上市资料、公司总体规划、经营证明类（营业执照、法人代码证书等）、审计报告、评估报告、财务报表、外商投资批准证书、政府批文等；
3. 人力资源部负责提供员工相关资料；
七、普通外来文电的管理
（一）传真、信函、快递、外来文件（外商投资企业协会来文）等由行政部负责收发、登记编号及归档管理。
（二）重要来文由总经理批示处理意见后，再分发至有关部门办理，一般文件由行政部分送有关部门传阅或承办。
（三）文电处理要迅速快捷，各经办人员应严格保守国家及公司机密，不得泄密，不得私自复印文件。