江苏省归档文件整理规则实施办法
《归档文件整理规则》实施办法
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
江苏归档文件整理细则解读42页PPT
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51、 天 下 之 事 常成 于困约 ，而败 于奢靡 。——陆 游 52、 生 命 不 等 于是呼 吸，生 命是活 动。——卢 梭
53、 伟 大 的 事 业，需 要决心 ，能力 ，组织 和责任 感。 ——易 卜 生 54、 唯 书 籍 不 朽。——乔 特
文 家 。汉 族 ，东 晋 浔阳 柴桑 人 （今 江西 九江 ） 。曾 做过 几 年小 官， 后辞 官 回家 ，从 此 隐居 ，田 园生 活 是陶 渊明 诗 的主 要题 材， 相 关作 品有 《饮 酒 》 、 《 归 园 田 居 》 、 《 桃花 源 记 》 、 《 五 柳先 生 传 》 、 《 归 去来 兮 辞 》 等 。
55、 为 中 华 之 崛起而 读书。 ——周 恩来
江苏归档文件整理细则解读
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7、翩翩新 来燕，双双入我庐 ，先巢故尚在，相 将还旧居。
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9、 陶渊 明（ 约 365年 —427年 ），字 元亮， （又 一说名 潜，字 渊明 ）号五 柳先生 ，私 谥“靖 节”， 东晋 末期南 朝宋初 期诗 人、文 学家、 辞赋 家、散
江苏电子文件归档管理办法-27页文档资料
江苏省电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《江苏省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
第三条本办法适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织以及各类经济组织。
第四条县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。
第五条县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。
第二章电子文件归档与管理体系第六条各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
第七条已开展电子政务的单位，应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理第 1 页子系统，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。
第八条办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录A—D）。
江苏省档案管理条例（2021年）
江苏省档案管理条例（2021年）文章属性•【制定机关】江苏省人大及其常委会•【公布日期】2021.09.29•【字号】江苏省人大常委会公告第70号•【施行日期】2021.09.29•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文江苏省档案管理条例（1998年8月28日江苏省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过根据2003年4月21日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议《关于修改〈江苏省档案管理条例〉的决定》第一次修正根据2017年6月3日江苏省第十二届人民代表大会常务委员会第三十次会议《关于修改〈江苏省固体废物污染环境防治条例〉等二十六件地方性法规的决定》第二次修正根据2021年9月29日江苏省第十三届人民代表大会常务委员会第二十五次会议第三次修正）目录第一章总则第二章档案机构及其职责第三章档案的管理第四章档案的公布和利用第五章法律责任第六章附则第一章总则第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条本省行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本条例。
本条例所称的档案，是指反映本省行政区域内过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面的利用。
第四条坚持中国共产党对档案工作的领导。
县级以上地方各级人民政府应当加强档案工作，将档案事业列入本地区国民经济和社会发展规划；建立健全档案机构，确定必要的人员编制；加强档案基础设施建设，档案事业发展所需经费列入财政预算，保障档案事业与经济和社会事业发展相协调。
江苏归档文件整理细则解读
归档章的格式
（全宗号）
（门类年度）
（件号）
*（机构或问题）
（保管期限）
（页数）
归档章示例：
331
WS2016
8
党群类
永久
5
注： •盒号是否标注在文件中？不用。案盒仅仅是档案 装具，不是整理单位，与盒内文件没有必然联系。 在电子文件管理中，盒号会增加检索层次和管理 难度。
五、编目 •归档文件应依据分类方案和档号顺序，编制归档文件目录。 •目录体现为纸质目录和电子目录两种形式。推荐由系统生成 或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横 向设置。 •在归档文件目录中，一份文件只体现为一条条目。
二、装订
1、永久保管的；定期保管的、需向综合档案馆移交的归 档文件。 • 线装法（三孔一线或缝纫机轧边装订） • 不锈钢订书钉装订的，装订材料应满足归档文件长期保存 的需要，不使用不锈钢夹或封套装订。 2、 定期保管的、不需向综合档案馆移交的归档文件。 •线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订，也可以使用不锈钢 夹或封套装订。
1.序号。 即归档文件顺序号，每册归档文件目录 的序号应从“1”开始逐条编制。 2.档号 3.发文的字号。是由发文机关按发文次序编制的 顺序号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组 成，如档办〔2010〕8号。文号中的年度用六角 括号“〔 〕”括入。
4.责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的 发文机关或署名者。 •填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用 “本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。 •联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多 时可适当省略，但一是立档单位是责任者的必须著录； 二是文号所代表的机关必须著录。 •个人作为责任者的文件材料，应著录个人责任者。 5.题名。•文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正 题名），填写目录中题名项时应照实抄录。自拟标题的， 外加"[ ]"。
归档整理规范(新)
苏州市建设工程文件归档整理规范为加强城市建设档案管理，提高建设工程档案案卷质量。
依照中华人民共和国国家标准GB ／T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》、《江苏省建设工程档案归档、报送内容目录（试行）》结合我市实际，制定本规范。
一、建设工程文件的归档范围1、对与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2、建设工程文件的具体归档范围（见附表）。
二、归档文件的质量要求 1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm ）。
不同幅面的文字材料应统一裱贴成A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色给图墨水。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章。
⑴竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
⑵竣工图章示例如下：8015 5077 7 7 7 20202020⑶竣工图章尺寸为：50mm ×80mm 。
⑷竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
⑸利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改数据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
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江苏省《归档文件整理规则》实施办法（2003年2月9日江苏省档案局印发）1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/22 —2000) ，结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整。
保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用妁书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文中档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32 ／505 —2002) 要求。
4 整娌方法4 ．1 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文( 指请示与批复、报告与批示、函与复函) 可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册( 本) 为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
4 ．2 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。
一个单位的装订方式应相对统一。
短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。
4 ．3 分类归档文件可以采用“年度——机构( 问题) ——保管期限”、“保管期限——年度——机构( 问题) ”、“年度－－保管期限”、“保管期限――年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。
原执行或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。
分类层次最多三层，即年度、期限、机构( 问题) ，最少两层，即年度、期限。
一个单位应保持分类方案的稳定。
4 ．3 ．1 按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度时，一般应以文件签发日期( 即落款日期) 为准。
对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。
几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
4 ．3 ．2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
4 ．3 ．3 按机构( 问题) 分类将文件按其内容涉及到机构( 问题) 分类。
机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。
本项可视归档文件量的大小予以取舍。
按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中( 一般适用于机构相对稳定的机关) 。
按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。
原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。
4 ．4 排列归档文件应在分类方案的。
最低一级类目内，按事由结合时间排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4 ．2 中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。
一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。
一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构( 问题) 的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合 4 ．1 条件) 。
上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
4 ．5 编制归档号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。
归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构( 问题) 、页数等编号项目。
归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al 其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构( 问题) 等。
归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。
文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。
填写编号项目的字迹材料应耐久。
4 ．5 ．1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
4 ．5 ．2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002 。
4 ．5 ．3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称( 永、长、短) 。
4 ．5 ．4 件号：填写文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1 ”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
4 ．5 ．5 机构( 问题) ：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”( 档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示) 。
4 ．5 ．6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
4 ．6 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
4 ．6 ．1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( ) 注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。
同一事由形成多份文件的，应分别编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目( 见图A2) 。
4 ．6 ．1 ．1 件号：填写室编件号。
4 ．6 ．1 ．2 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
．4 ．6 ．1 ．3 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，，须填写完整。
4 ．6 ．1 ．4 题名：文件标题。
文件只有一个题名且能反映文件内容的( 正题名) ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。
文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。
外加“( ) ”标注。
在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。
如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。
4 ．6 ．1 ．5 日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如20020909 。
4 ．6 ．1 ．6 页数：见4 ．5 ．64 ．6 ．1 ．7 备注：注释文件需说明的情况。
4 ．6 ．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型。
4 ．6 ．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构( 问题) 装订成若于本。
封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构( 问题)( 见图A3) ，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构( 问题) 。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4 ．6 ．4 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。
载体推荐为一次写光盘。
4 ．7 装盒将归档文件按室编件号顺序装人档案盒；并填写档案盒封面；盘脊及备考表项目。
不同保管期限的不得装在同一盒内，采用机构( 问题) 分类的；不同机构( 问题) 不得装在同一盒内。
4 ．7 ．1 档案盒4 ．7 ．1 ．1 档案盒封面应标明全宗名称。
盒脊厚度可以根据需要设置为10mm 、20mm 、40mm 等。
4 ．7 ．1 ．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构( 问题) 等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案室可根据需要用铅笔编制。
为确保档案得以安全保管，归档文件所用装具，须为由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒。
4 ．7 ．2 备考表备考表置于盒内文件之后，不宜印制在盒上。
项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
4 ．7 ．2 ．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4 ．7 ．2 ．2 整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。
4 ．7 ．2 ．3 检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。
4 ．7 ．2 ．4 日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。
5 排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——机构( 问题) ——保管期限”、“保管期限一年度——机构( 问题) ”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“问题——年度——保管期限”的，亦按相应的分类次序上架排列。