行政部档案标准目录库

短期 短期 短期 2、4 短期
实时 实时 实时
行政部 行政部 行政部
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实时
行政部
分年度
2、4
06 车辆 管理 07 办公 固定资 产实物 管理 08 物品 订购 09 办公 物业管 理 10 办公 现场管 理 11 通讯 业务管 12 理 电子 设备管 理 13 前台 管理 14 销售 后勤配 合
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普通
长期
办理完 毕五个 档案室/ 工作日 行政部 内
次年三 月份
库房管理（含清仓查库）材料 修旧利废、物资回收有关材料 捐赠台帐 业务单位参考资料 其他参考文件 上报资料备份 中心工作台帐 部门工作台账 个人工作台帐 归档文件登记表；归档电子文件迁移登记表 温湿度登记表；档案室资产登记表；档案存 放地索引 文件借阅审批表；档案利用情况登记表；档 案查阅登记表；借阅台账 档案移交清单；文件移交清单；档案移交审 批表 档案销毁清册、档案销毁审批表 档案管理监控资料 规划方案 采购计划、采购申请、资产档案 采购立项、招标文件、投标文件、合同文本 、操作说明 资讯收集、整理、上报、发布；内部资讯： OA 公告、公司简介、大事记、重大事件、 常用短信库等；外部资讯：时事资讯、专业 资讯等；行政短信平台、外网信息发布 图书购置、图书整理、图书保管、图书借阅 、图书移交、图书销毁 公关接待、危机管理、差旅管理 消防管理、门禁管理、办公锁匙管理 会务管理：会议通知、会议议程、会议资料 、会议纪要、会议方案策划、会场布置、会 议物资、会议设备、会议接待（吃住行安 排）、会后清理结算 集团、各公司 的分年度立 卷；项目的不 分年度 普通 秘密
不分年，随时 普通 补充卷内文件
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1
实时
Байду номын сангаас
档案室/ 行政部
次年三 月份
集团
按公司立卷
秘密
3、9
实时
行政部
实时
01公文
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普通
办理完 毕五个 档案室/ 工作日 行政部 内
第一经 立卷部 办责任 门 岗位
所属档 案室 （集团 和各公 归入 司同时 （地 存在档 区）档 案类型 案室时 按档案 限 产生地 归入相 应档案 室）
标准库(BZ)
01 行政 制度类
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001 管理制度
注册公司证照 类（zz）
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001注册公司证照 （范围：关于注册 公司的专业管理文 件，比如：证照、 法定代表人证明文 件、注册公司变更 002注册公司文件 等 003注册变更台账 001外部收文 002内部收文 003通知 004报告、请示 005函 006批复
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001 车辆管理
车辆购置、车辆租赁、车辆保管、车辆调度 、车辆保养、车辆维修、车辆盘点、车辆年 检、车辆报废、车辆转让、变卖、交通事故 处理 年度预算内办公资产购置、办公固定资产费 用报销、办公固定资产保管、办公固定资产 借用、办公固定资产维修、办公固定资产赔 偿、办公固定资产调配、办公固定资产盘点 、办公固定资产报废、办公固定资产转让、 变卖及报废资产遗弃 名片订制、报刊订阅、礼品订购、印刷品、 办公用品、铭牌、工卡、座位牌、饮用水等 订制及订购 办公场地租赁、搬迁、办公场地装修、员工 宿舍/饭堂自建、租赁、装修、员工宿舍管 理、员工饭堂管理 会议室管理、办公座位、办公室管理、维修 、装饰、零星修缮、零星搬迁、卫生清洁、 绿化租摆、节日装饰、员工着装检查 办公电话业务、移动电话业务、无线上网业 务 办公电子设备安装维护、计算机软、硬件安 装维护、视频会议调度及设备管理、电话会 议调度及话费充值、电话会议设备管理 前台来访接待、电话接听、信息传达、报刊 邮件收发 售楼部日常后勤配合、营销活动后勤配合、 重大销售活动后勤配合 专题会议、会谈类 领导讲话，领导人接见类 签订重要的协议类 开工、竣工等仪式类 重大事件现场、重要的技术、业务活动 培训照片档案 企业宣传活动照片 年度总结大会 荣誉奖项 捐赠纪念品 名人字画 证书 其他 普通
短期
实时
行政部
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短期
实时
行政部
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实时 实时 实时 实时 实时
行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 档案室 (各部门 档案管 理员整 理好， 将重要 的声像 档案于 五个工 作日内 向所属 档案室 归档一 次，由 档案室 统一立 档案室 (各部门 档案员 整理 好，将 重要的
声像档案(年 度〃SX)
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实时
五个工 作日内
实物档案 (SW)
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普通
2、4
实时
五个工 作日内
备注： 密级： 普通级：是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成。 秘密级：是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害。
机密级：是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。 绝密级：是公司的绝对秘密，泄露会使公司遭到重大的损害。
1、公文标准管理细则 2、公文办理管理细则 3、档案管理细则 4、保密管理细则 5、会议管理细则 6、办公场所管理细则 7、行政检查管理细则 8、行政资产管理细则 9、接待工作管理细则 10、办公用品管理细则 11、通讯网络管理细则 12、集团网站信息管理 13、业务费管理细则 14、车辆管理细则 15、信息化制度 营业执照 组织机构代码证、IC卡 外商投资企业批准证书 房地产开发企业资质证书 法定代表人证明 授权书 注册公司报告（注册资本金等）、批复、董 事会决议、股东会决议、章程 通知、报告、函、批复 通知、报告、函、批复 通知 报告、请示 函 批复
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在档案保管过程中开 放程度(例如：1、向 全集团公开；2、向集 团总部本部门所有员工 公开；3、向集团总部 本部门经理及以上岗位 公开；4、向各公司本 部门所有员工公开；5 、向各公司本部门经理 归入部 以上岗位公开；6、向 门时限 本公司某几个部门公 开；7、各项目本部门 公开；8、各项目员工 间共享；9、本部门指 定岗位。以上可多选， 或增加，如需向其它部 门/指定岗位公开的， 需列明指定的部门/岗 位名称）
短期
实时
行政部
行政事务 （HQ）
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001 办公固定资 产实物管理
普通
短期
实时
行政部
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001 物品订购 001 办公物业管 理 001 办公现场管 理 001 通讯业务管 理 001 电子设备管 理 001 前台管理 001 销售后勤配 合 001专题会议、会 谈类 002领导讲话，领 导人接见类 003签订重要的协 议类 004开工、竣工等 仪式类 005重大事件现场 、重要的技术、业 务活动 006培训照片档案 007企业宣传活动 照片 008年度总结大会 001荣誉奖项 002捐赠纪念品 003名人字画 04证书 05其他
一级分类
二级分 类
三级分 类
四级分类（案 卷）
五级明细、清单
档号示例（结构：全宗号—目录号(项目. 部门)—类别号（年度.类别）—件号“ 1~N”）
组卷原则： 按项目/分年 度/分公司
保管期限（档 案保管期限指 档案保存的时 间期限，按长 短应分为永久 、长期和短期 密级 三种。永久就 是无限期地尽 可能长远地保 存下去，长期 为16年—50 年，短期为15 年及以下。）
长期 长期 永久 长期 长期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 普通 短期 短期 短期 短期 实时 档案室 实时 实时 行政部 3、9 实时 档案室 次年三 月份 次年三 月份 次年三 月份
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普通
实时
行政部
06 档案 管理
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001 资讯管理
短期
实时
行政部 集团/公 司
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001 图书管理 001 公共事务 001 安全保卫
次年三 月份
2、4
01公文
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普通
办理完 毕五个 档案室/ 工作日 行政部 内 长期 长期 2、4
次年三 月份
007收发文登记薄 收发文登记薄、文件清退移交单 、文件清退移交单 001资产分配、供 应计划、采购计划 资产分配、供应计划、采购计划、指标 、指标 02资产 管理类 文件 行政文档 （年度〃 WD) 03捐赠 台帐 04各类 参考资 料 05工作 台账 / 002资产档案（包 括资产档案卡、使 用说明书、保修卡 、办公设备的驱动 程序等） 003库房管理（含 清仓查库）材料 004修旧利废、物 资回收有关材料 001捐赠台帐 001业务单位参考 资料 002其他参考文件 003上报资料备份 001中心工作台帐 002部门工作台账 003个人工作台帐 001 档案收集归 档 002 档案保管 003 档案借阅 004 档案移交 005 档案销毁 006 档案管理监 控 001 信息规划 07信息 化工程 / 002 IT资产管理 003 IT系统管理 01 资讯 管理 02 图书 管理 03 公共 事务 04 安全 保卫 05 会议 管理 资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、 保修卡、办公设备的驱动程序等）