公司管理制度之合同管理规定

1.目的

为了加强合同管理，确保公司签订的合同合法、有效，避免因合同风险带来的经济损失，维护公司的合法权益。

2.适用范围

适用于公司各部门，公司所属全资和控股子公司参照执行。

3.术语和定义

本规定所称的合同是指公司所属各部门或其代理人以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织进行的各类经济活动所签订的各种合同、协议等。本规定不包括劳动合同。

4.职责

4.1办公室

1）负责组织和审核合同标准文本的制定。

2）负责合同金额大于10万元并且是非格式条款合同的法律风险审查。

3）负责对发生合同纠纷的部门提供法律支持。

4）负责公司合同的存档管理。

4.2财务部

1）负责权限范围内合同的财务审核。

2）负责合同的核算及结算。

4.3合同主办部门

1）负责主办范围内合同标准文本制定和完善。

2）根据授权依法组织主办范围内合同的签订、变更、解除等事宜。

3）管理和督促主办范围内合同的履行，处理履行中发生的重大问题。

4）组织对主办范围内合同纠纷的协商、调解，配合法律顾问的仲裁、诉讼处理。

5）负责建立主办范围内的合同台账，收集、整理和向档案室移交合同相关资料。

4.4合同执行部门

1）依法履行合同，及时向合同主办部门通报履行中发生的重大问题。

2）记录和监督对方合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料。

3）参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

4.5合同管理人员（专、兼职）

1）贯彻实施合同管理规定。

2）协助合同的草拟、签订或变更。

3）检查合同履行情况，协助解决合同履行中出现的问题。

4）负责本部门合同台账的建立及合同文本（包括协议书、有关文件、信函、图表）的管理。

5.管理规定

5.1合同管理原则和订立要求

5.1.1办公室组织合同主办部门制定各类别合同标准文本，合同主办部门给予配合。合同

管理实行合同主办部门负责制。

5.1.2合同签订应遵循的原则：

1）优先采用合同标准文本原则：

a)公司已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本，在使用过程中原则

上不能对实质性条款进行修改，若根据实际情况需对合同内容细化，只能

通过补充条款形式进行增加。

b)政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本。

c)公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，由合同主办部门草拟合同

文本并提交相关专业部门审查，合同金额大于10万元需经公司法务审查

后方可使用。

2）必须签订合同的原则：

合同标的金额超过5000元的，应当订立正式的商务合同书。通过签署合同的

方式明确双方的权利、义务和经济责任。

5.1.3合同行为应本着公平诚信原则订立，遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰

乱社会经济秩序，损害社会公共利益。

5.1.4合同文本内容应语言严谨、简练、准确、条款齐全，权利义务清楚。

5.1.5为了利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应尽可能在合同条款中约定合同履

行地为我方所在地，合同由我方所在区人民法院管辖。

5.1.6与供应商首次签订生产物料采购合同必须含有试制、试用条款，规定首次供货具体

时间、数量，并约定只有样品验收合格且供应商经考核准入后，方可执行批量供货合同。

5.2合同审查

5.2.1合同首先由合同主办部门对所提报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查；自查

完毕后填报《合同审批表》，并按【职权规范管理手册】相关权限报批。

5.2.2合同审查人需重点审查的内容包括：

1）对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符。对非公司性质的个体签约方，审查其身份证明及上

岗资格。

2）经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书。

3）代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。

4）履约能力：具有支付、生产、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件，需提供担保的合同，应查明担

保人的担保资格和担保能力。

5）履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。

6）合同内容：

a)合同内容是否符合国家法律、政策和本规定中相关规定。

b)合同应具备的条款是否齐全、合理、严密。

c)双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、义务是否明确、平

等。

d)合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款。

e)是否存在无效条款。

7）合同文字

a)合同用语是否规范。

b)文字表达是否确切无误。

8）合同经济效益与风险

a)预计取得的经济效益和可能承担的风险。

b)合同非正常履行时可能受到的经济损失。

5.2.3审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供相应担保并

要求在合同中注明。

5.2.4合同审查完毕后，合同审查人应出具审核意见，发现重大错误、遗漏或不妥时，应

与合同经办人取得联系，直到修改意见达到一致为止。

5.3合同授权与签订

5.3.1对外签订合同，除公司法定代表人和具有审批权限的人员外，其他任何人必须取得

法定代表人或审批人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

5.3.2授权委托事宜需法人委托人填写《授权委托书》，并注明具体代理权限，经公司法

定代表人签字后授权生效。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。

5.3.3公司对外签订合同所加盖的印章，原则上要求优先使用合同专用章，属于合同要求

使用公章的情况下可使用公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

5.3.4合同专用章由办公室专人保管，保管人应严格按照公司《印章管理规定》使用和保

管合同专用章。若有遗失，应立即登报声明作废，并采取有效措施，避免经济损失。

5.3.5任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不

允许在签订合同时谋取私利，违者按公司规定处理，情节严重者将提请诉讼。

5.4合同履行

5.4.1合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重

合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

5.4.2合同主办部门负责组织重要合同交底，将合同内部的重要部分及风险点对合同执行

部门作出解释说明，交底对象应为合同执行部门负责人及该项合同具体执行人，形成书面合同交底记录。

5.4.3合同执行部门应监督对方合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字原

始资料。

5.4.4合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降、履约困难或违约等情

况时，应及时向公司领导汇报并通知法律顾问。否则造成不能按合同条款履行的，要追究有关人员的责任。

5.4.5公司办公室为公司合同法律风险审核部门，内审部为公司合同审计部门，共同实施

公司合同风险控制工作。

5.5合同变更与解除

5.5.1合同签订后，发现其内容中存在约定错误、约定不明或发生争议的情况，由原合同

主办部门与对方当事人就增补、变更有关事项协商。经双方协商一致，按公司原合同订立的审批权限和程序报批通过后可以签订原协议的《补充协议》，也可以重新

签订合同。如重新签订合同，应就原合同签订合同解除协议。

5.5.2变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。

5.5.3当发现对方有以下情况，且能够证明的，可以中止合同并于3日内通知对方，同时

要求对方在一定合理期限内提供相应担保或恢复履行能力。若对方未能在此期间提供担保或恢复履行能力，可在此合理期限届满后书面通知对方终止合同并同时追究其相应责任。

1）经营情况严重恶化；

2）转移财产抽逃资金，以逃避债务；

3）丧失商业信誉；

4）可能丧失履行债务能力的其他行为。

5.5.4合同的变更、解除应注意以下事项：

1）主体变更应征得合同各方同意；

2）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；

3）经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。

5.5.5变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），

口头形式无效。因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。5.6合同纠纷处理

5.6.1合同执行部门应严格按照合同的约定及相关法律法规的规定，执行合同条款，尽量

避免合同纠纷的产生。在合同履行中注意收集、保管好相关证据以备在纠纷解决时之用。

5.6.2如因客观原因造成合同各方当事人的意见分歧，应本着客观、公正、合理的原则，

由合同主办部门妥善解决合同出现纠纷条款。

5.6.3如纠纷处理中遇到困难，合同主办部门可要求办公室协助解决。需向办公室提供完

整的合同相关资料、往来文书、有关方违约的证据等材料。

5.6.4对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加

盖双方法人公章或合同专用章。

5.6.5如双方协商无果，需通过法律途径解决，由合同主办部门提交申请，按公司《法律

事务管理规定》执行，在法律规定的期限内提交人民法院依法处理，并自觉执行人民法院已生效的法律文书。

5.6.6凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，

并责成其提出补救措施。

5.7合同保管与存档

5.7.1合同主办部门在合同签订后7个工作日内将合同原件交办公室档案室，由档案管理

员按《档案管理规定》进行登记归档。涉及资金支付的合同，由合同主办部门负责跟踪并将合同提交财务部备案。合同文本复印件可分发合同主办部门和执行部门使用和保存。

5.7.2各部门合同管理员负责本部门合同签订、履行期间的跟踪、编号及上交归档工作。

5.7.3合同编号规则：

1）合同编号方式：公司名称（GB）－主办部门（或项目类别名称）编号—签订年份－序号。如：2019年公司广场的第一份合同编号应为GB－HLGC—2019

－001（即：单位编号－项目名称编号－签订年份－合同顺序号）2）主办部门（或项目类别名称）编号根据部门名称（或项目类别名称）分类，编号代码由二至四个大写字母表示，大写字母是部门（或项目类别名称）汉字拼

音的第一个声母。

3）签订年份－序号采取格式：2019－001，序号：各部门按照顺序，自行编号。

4）《补充协议》是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议。在与合同共用一个编号的前提下，根据《补充协议》的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿

拉伯数字标识。如：流水号为088合同的第一份《补充协议》的编号为“ (088)

（1）”。

5.7.4各合同主办部门应建立各自工作范围内的《合同管理台帐》，并定期更新合同订立

和履行情况。

5.7.5各合同主办部门应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括相关的文书、

图表等）交由档案室存档，不得随意处置、销毁、遗失。

6.相关表格

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