电子邮件礼仪PPT
★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
精选课件
30
主动控制邮 件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
精选课件
31
邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
14
精选课件
15
邮件主题
精选课件
16
？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
精选课件
17
--简明、扼要
○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
精选课件
32
你的邮箱是这个样子的吗？
初始状态
若干日月年后。 。
(1836)
精选课件
33
邮件文件夹分类
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框
--以163邮箱为例
2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九鼎
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34
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
精选课件
1
精选课件
2
如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
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3
精选课件
4
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
精选课件
5
职场故事：女秘书PK老板事件
精选课件
6
职场故事：女秘书PK老板事件
精选课件
7
职场PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
精选课件
29
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发 件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
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23
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24
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25
？这样处理邮客件？户恰这邮当样件吗处恰理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
精选课件
26
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作 会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没 有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。
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9
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10
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11
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12
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
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13
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10个字
“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
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28
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
及
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；
时
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先
回
级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；
复
邮
(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复
件
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
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27
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
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18
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19
某某
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20
？这样的？邮这件样恰的当邮吗件恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
精选课件
21
精选课件
22
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
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35
1、单击“通讯 录”
通讯录的管理
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料，单击“保存 ”
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36
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通讯簿的管理
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30
主动控制邮 件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
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邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
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15
邮件主题
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16
？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
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17
--简明、扼要
○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
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九鼎
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34
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
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5
职场故事：女秘书PK老板事件
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6
职场故事：女秘书PK老板事件
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7
职场PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
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4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发 件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
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25
？这样处理邮客件？户恰这邮当样件吗处恰理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
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26
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作 会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没 有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。
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12
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
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10个字
“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
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28
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
及
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；
时
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先
回
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复
邮
(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复
件
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
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27
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
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某某
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• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
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22
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
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及
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；
时
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先
回
级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；
复
(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复
邮
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文 名)
EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过 火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EM C(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。
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为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
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PART 03
电子邮件礼仪
你到底懂不懂邮件礼仪？
你到底懂不懂邮件礼仪？
某某
这样的邮件恰当吗？
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
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– 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手 机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可 以加上公司地址。
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、 手机、电子邮件地址、公司地址。
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
二. 要注意标点符号要正确。
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 —使用正确的标点符号
• 英文邮件中的标点符号
Punctuation – Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
以下的标点符号哪些是不正确的： 以下修改后正确的标点符号：
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (1) 会议时间：9:00~10:00
(2)、日期：2011、7、12
(2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.1
2.3.2.
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送。
2 电子邮件的收件人和主题
2.4 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook
– 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、 手机、电子邮件地址、公司地址。
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
二. 要注意标点符号要正确。
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 —使用正确的标点符号
• 英文邮件中的标点符号
Punctuation – Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
以下的标点符号哪些是不正确的： 以下修改后正确的标点符号：
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (1) 会议时间：9:00~10:00
(2)、日期：2011、7、12
(2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.1
2.3.2.
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送。
2 电子邮件的收件人和主题
2.4 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook
– 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软
邮件礼仪PPT课件
隐私保护与数据安全
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
《电子邮件礼仪》PPT课件
3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除.
5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人把柄。
電子郵件禮儀
課 程 大 綱
一、電子郵件 • 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 • 回覆電子郵件的禮儀與規範
一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範
（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃 圾」。
5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見 在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆 內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重 複大家已覺厭煩的意見。
6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者 若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
电子邮件礼仪PPT课件
清晰简洁的标题
使用简洁、明确的标题，反映 邮件的主题或目的。
正式的问候语
使用适当的、正式的问候语， 以示尊重。
直接、有礼貌的语言
使用直接、有礼貌的语言，避 免使用过于随意的措辞。
避免使用缩写和俚语
在商务邮件中使用缩写和俚语 可能会显得不专业，因此应避
免使用。
商务邮件的回复技巧
及时回复
尽量在收到邮件后立即回复，以示对对方的 尊重和关注。
案例三：拒绝请求的邮件处理
3. 有说服力
提供拒绝请求的理由和解释，以说服请求方理解并接受 拒绝决定。
4. 提供替代方案
在邮件结尾提供替代方案或建议，以帮助请求方解决问 题或寻找其他途径。
案例三：拒绝请求的邮件处理
01
示例
02
```
03
亲爱的[收件人姓名]，
案例三：拒绝请求的邮件处理
很抱歉，我不能满足您的请求[ 具体拒绝原因]。虽然我理解您 的需求和想法，但我无法提供 您所要求的帮助。
05
电子邮件礼仪的常见问题 与对策
如何处理邮件骚扰问题
总结词：避免成为骚扰者，尽早采取行 动。
3. 如果收到骚扰邮件，尽早采取行动， 如举报、拉黑等。
2. 避免发送不必要的邮件，如广告、垃 圾邮件等。
详细描述
1. 遵守适当的礼仪和行为准则，尊重他 人的时间和隐私。
如何应对情绪化的邮件
详细描述
2. 保持客观和理性 ，就事论事，解决 问题。
电子邮件礼仪的基本原则
01
02
03
04
清晰明了
在撰写电子邮件时，应使用简 洁、明确的语言，避免使用过
于复杂或模糊的词汇。
尊重他人
在电子邮件中，应尊重他人的 时间和隐私，避免过于频繁或
使用简洁、明确的标题，反映 邮件的主题或目的。
正式的问候语
使用适当的、正式的问候语， 以示尊重。
直接、有礼貌的语言
使用直接、有礼貌的语言，避 免使用过于随意的措辞。
避免使用缩写和俚语
在商务邮件中使用缩写和俚语 可能会显得不专业，因此应避
免使用。
商务邮件的回复技巧
及时回复
尽量在收到邮件后立即回复，以示对对方的 尊重和关注。
案例三：拒绝请求的邮件处理
3. 有说服力
提供拒绝请求的理由和解释，以说服请求方理解并接受 拒绝决定。
4. 提供替代方案
在邮件结尾提供替代方案或建议，以帮助请求方解决问 题或寻找其他途径。
案例三：拒绝请求的邮件处理
01
示例
02
```
03
亲爱的[收件人姓名]，
案例三：拒绝请求的邮件处理
很抱歉，我不能满足您的请求[ 具体拒绝原因]。虽然我理解您 的需求和想法，但我无法提供 您所要求的帮助。
05
电子邮件礼仪的常见问题 与对策
如何处理邮件骚扰问题
总结词：避免成为骚扰者，尽早采取行 动。
3. 如果收到骚扰邮件，尽早采取行动， 如举报、拉黑等。
2. 避免发送不必要的邮件，如广告、垃 圾邮件等。
详细描述
1. 遵守适当的礼仪和行为准则，尊重他 人的时间和隐私。
如何应对情绪化的邮件
详细描述
2. 保持客观和理性 ，就事论事，解决 问题。
电子邮件礼仪的基本原则
01
02
03
04
清晰明了
在撰写电子邮件时，应使用简 洁、明确的语言，避免使用过
于复杂或模糊的词汇。
尊重他人
在电子邮件中，应尊重他人的 时间和隐私，避免过于频繁或
电子邮件礼仪PPT(1)
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
电子邮件礼仪PPT(1)
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电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
2020/11/28
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
本来回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
电子邮件礼仪PPT(1)
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
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2020/11/28
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如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
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请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
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职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
本来回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
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4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
邮件礼仪.pptx
收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。 可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件 内容进行学习以及其他需知晓的情况等。
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
电子邮件礼仪 PPT
新强公司邮件签名
大家一起来找茬
图一
图二
图三Biblioteka 四让我们更有效的沟通行政人事部
内容提纲
一、主题
二、称呼语与问候 三、正文及附件 四、结尾签名
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不 同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容， 便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的； 2、标题要简短、不宜冗长，以便对方一目了然又便于留存，标 题要能真实反映文章的内容和重要性； 3、一封信只针对一个主题，特别不要随便使用紧急标示符。 4、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题； 5、主题千万不可出现错别字和通顺的地方，主题是给别人的第 一印象、一定要慎之又慎。
回复技巧
1、及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是 必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时 内，特别是对一些紧急重要的邮件。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回 复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复“。 不要让对方等待，哪怕只是确认一下收到了。 2、进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然 后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要 的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
2、Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写”你好“或”您好“，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个”祝您顺利“之类的也就可以了，若是尊长应使用”此致敬礼“。 注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，”祝“和”此致“为紧接上 一行结尾或换行开头空两格，而”顺利“和”敬礼“为再换行顶格写。
邮件礼仪ppt课件
5
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往