高校行政秘书应具备的职业素质要求
高校行政秘书应具备的职业素质要求
作者：黄鹤
来源：《青年文学家》2012年第15期
摘要：高校行政秘书作为领导的参谋和助手，每天工作量非常庞大，内容也很杂，因此，这项工作对行政秘书的要求也很高，尤其是素质要求，本文就高校行政秘书工作的岗位职责及素质要求方面的内容进行归述。
关键词:高校行政秘书；素质要求
[中图分类号]：D669.2 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139(2012)-15-0321-01
随着高等教育的迅猛发展，高校内的行政秘书工作日趋复杂，很多高校实行校院二级管理模式，在此新形势下，在校院之间起着承上启下的枢纽作用的院（系）行政秘书的工作量就变得更加繁重，位置也显得更加重要，因此，对他们的业务素养也提出了更高的要求。
众所周知，高校行政秘书所承担的工作比较繁杂，内容也非常广泛，有时甚至连行政秘书本人也觉得每天没有非常固定的工作内容，因为很多工作内容都是根据每天实际工作的改变而临时加上去的，行政秘书每天的工作量非常庞大，内容也很杂，经常需要跟各个部门进行多方面联系、沟通，因此这些庞杂的工作对于行政秘书的要求也就更高，尤其是素质要求，在这里就高校行政秘书工作的岗位职责及素质要求方面的内容进行简单归述。
一、高校行政秘书的岗位职责
1、在院长领导下，具体处理全院日常行政事务，为教学、科研和学生工作提供良好的服务。
2、承担学院教职工日常考勤考核工作，建立健全教师行政档案，协助院领导做好有关人事管理工作。
3、承担有关文件的签收、登记、呈送、保管和立卷工作。
4、承担学院党政印章和介绍信的管理和使用工作。
5、承担办公用品的采购、管理和发放工作，负责单位固定资产管理。
6、承担收集、整理日常行政管理工作资料，做好学院大事记工作，做好各类资料的归档工作。
7、承担学院工作计划、总结等文字材料的打印校对工作。
8、负责学院日常接待和对外联络工作。
9、负责学院会议的通知和会务工作。
10、承担本学院统计和校园网管理工作。
11、完成领导交办的其它工作。
二、行政秘书的职业素质要求
1、思想政治素质
众所周知，高校是培养高等知识人才的摇篮，系秘书自然也是这
个摇篮中的一员，也担负着教育人与培养人的责任。
正因为这样的外在因素，所以系秘书本人要具备与其相适应的政治水平、文化知识、专业知识和管理水平。
在思想上要忠于教育事业，不折不扣地执行党的教育路线、方针、政策，还要具有坚定正确的政治思想觉悟，良好的马克思主义理论修养，坚定的政治立场，同时也要具备教师应有的师德和风范。
要具有良好的精神风貌和思想境界, 要有全心全意为人民服务的精神，尤其是为师生服务的精神和意识，要有高度的使命感、责任心和事业心，要有无怨无悔、甘受清苦、爱岗敬业的奉献精神。
要有刻苦钻研业务，具有较强的现代化办公应用能力，具有一定的管理知识、经验和组织协调能力，熟悉行政管理工作。
只有这样，才能正确地认清形势，把握事物的本质和发展方向，抓住问题的根本，通过正确的途径和方法解决问题，这是行政秘书最重要的素质和必备的品质。
2、工作能力素质
高校行政秘书是连接学校领导层、各职能部门和广大师生员工之间的纽带, 维护和支持着学校各行政部门之间的正常运转。
行政秘书在日常工作中要掌握高校的规律，注意积累，要熟悉本职工作流程以及相应的管理技能，熟知工作性质和要求，要做到忙而不乱，杂而不烦，疏而不漏，有条不紊的开展工作。
行政秘书除了每天按部就班地处理正常的行政管理事务，还要处理临时性、突发性的事务，工作门类众多、千头万绪、任务繁重，这就要求行政秘书要按照事情的轻重缓急来恰当处理，要做到遇事冷静，能客观的分析问题，正确处理好各项工作。
此外，行政秘书还要具备一定的表达能力、沟通能力、人际交往能力和组织管理能力。
在具体的工作中，行政秘书还需具备速记、打印和档案管理能力，对于常规的打印机、复印机、传真机和打扫仪的使用也必须熟练掌握。
行政秘书对待工作的态度不能是墨守成规，要有与时俱进的创新意识，具备创新的能力。
最重要的是，要有强烈的服务意识，为人谦虚，待人热情，做事兢兢业业，勤勤恳恳，一心为公，乐于奉献。
3、信息化素质
随着信息化浪潮的兴起以及信息社会的到来,高校行政管理信息化建设日益受到重视。
高校行政秘书作为高等学校建设发展的一支重要力量，其能否准确的收集信息，提供给有关领导，是很重要的。
更确切的说这些信息能让相关领导了解学校教学、科研情况、老师与学生的活动情况,以利他们将各项工作安排得更加合理,各项决策更加科学。
高校行政秘书信息素质的高低,直接对高校行政管理质量产生影响。
高校行政秘书工作看似繁琐而又微不足道,但其工作的效率与质量既事关学校形象,又能对领导决策产生很大影响。
盲目的提供信息,不仅不容易引起领导的重视,不被领导采纳,而且增加了领导者的负担,转移了领导者的注意力,帮倒忙。
因此,行政秘书为提高工作效率必须强化信息素质教育,加强信息素质修养。
总之在当今社会，加强对高校行政秘书综合素质的培养，必须以坚持行政秘书的岗位职责需求为目标，行政秘书要不断改善知识结构，提高自身素质，努力掌握管理知识，注意沟通技巧，做到勤奋、敬业、高效、务实，做好各个方面的综合和协调，振奋精神，开拓进取，不断增强创新意识，努力探索高效优质的服务新途径，使高校适应时代发展的新需求，保障学校管理工作的稳步进行。
参考文献：
[1]、田炯高校行政秘书应具备的职业素养《科技资讯》2010（35）
[2]、周玉芳浅议高校行政秘书应具备的职业素质《科技风》2011年12月
[3]、叶华浅谈高等院校系部办公室工作中行政秘书的素质要求《才智》2009.35。
行政秘书应具备的素质
持续跟进
对于已经安排或承诺的事 情，行政秘书需要持续跟 进，确保事情得到妥善处 理。
敬业精神
勤奋努力
行政秘书需要勤奋努力， 不怕辛苦，尽心尽力地完 成工作任务。
积极主动
除了完成日常的工作任务 外，行政秘书还需要积极 主动地寻找和发现问题， 提出改进意见和建议。
追求卓越
行政秘书应追求卓越的工 作表现，不断学习和提高 自己的专业水平，以更好 地服务于组织和领导。
。
简洁明了
在撰写日常文件时，应尽量做到 简洁明了，避免冗长和复杂的表
达。
倾听能力
专注耐心
行政秘书应具备倾听能力，在交流中保持专注和 耐心，不轻易打断对方。
理解反馈
在倾听过程中，应积极理解对方意图，给予反馈 和建议，促进有效沟通。
情绪管理
在面对情绪化的交流时，行政秘书应具备情绪管 理能力，保持冷静客观的态度。
情绪稳定
行政秘书需要具备稳定的情绪，能够在压力和挑战面前保持冷静， 避免情绪波动对工作造成影响。
积极乐观
保持积极乐观的心态，能够应对工作中的挫折和困难，传递正能量 ，带动团队氛围。
情感智慧
理解并感知自身和他人的情绪，运用情感智慧处理人际关系和工作中 的问题。
自我调节能力
时间管理
合理安排工作时间，处理多项任务时能够迅速切换思维，高效工 作。
分解任务
将复杂任务分解为若干个小任务，便于分步骤完成，提高工作效 率。
协调资源
协调内部和外部资源，确保任务顺利完成，提高工作质量。
危机处理能力
快速反应
01
在遇到突发事件或危机时，行政秘书需要迅速作出反应，采取
有效措施解决问题。
冷静应对
02
论高校行政秘书的素质要求
论高校行政秘书的素质要求引言高校行政秘书是高校行政管理工作中不可或缺的重要角色。
他们负责协助高校行政领导履行职责，承担行政管理、协调与沟通等职责，对高校的运行和发展起着至关重要的作用。
因此，高校行政秘书的素质要求也日益受到关注。
本文将就高校行政秘书的素质要求进行探讨。
1. 专业知识和能力高校行政秘书是高校行政管理工作的重要组成部分，对于高校行政运作的各个方面都要有深入的理解和认识。
因此，高校行政秘书需要具备以下的专业知识和能力：•熟悉高校行政的基本知识：对高校的组织结构、法规政策、各项工作流程等有全面的了解，以便能够协助行政领导解决各种问题。
•熟练运用办公软件和信息化工具：能够熟练操作各种办公软件和信息化工具，具备高效的信息处理和文件管理能力，能够快速准确地找到并提取所需的信息。
•良好的口头和书面表达能力：能够清晰准确地表达自己的意思，具备较好的写作和口头沟通能力，能够撰写各类文稿并进行有效地沟通。
•良好的组织协调能力：能够高效地组织和协调工作，合理安排时间和资源，协调各方利益，使工作能够顺利进行。
•较强的问题解决能力：能够快速准确地分析和解决问题，具备良好的应变能力。
2. 人际交往能力高校行政秘书需要与各类人士进行广泛的沟通和联系，包括高校领导、教师、学生、家长等。
因此，他们需要具备良好的人际交往能力：•善于倾听和理解：能够耐心倾听别人的意见和建议，理解对方的需求和心理，从而更好地与他人进行沟通和协作。
•善于与人合作：能够与不同性格和背景的人进行有效地合作，建立良好的工作关系，推动工作的顺利进行。
•善于处理冲突：能够理性地处理各种冲突和矛盾，保持冷静和客观，寻求最佳解决方案，维护工作的和谐稳定。
•具备较强的人际感知能力：能够敏锐地感知他人的情感和需求，遵循社交礼仪，与他人保持良好的互动与交流。
3. 职业道德和责任心高校行政秘书承担着重要的行政管理职责，具备较高的职业道德和责任心对于他们的工作至关重要：•保守机密与保密意识：高校行政秘书需要处理大量的机密信息，他们需要具备较强的保密意识，严守机密，妥善保管机密文件。
【推荐下载】略谈高校行政秘书的素质要
略谈高校行政秘书的素质要 略谈高校行政秘书的素质要 摘要：高校行政管理人员是高等院校不可或缺的一支队伍，是学校各项工作得以正常运转的保证，而高校行政秘书岗位是最能体现高校行政管理体系性质的岗位，它不仅存在于高校的校级机关层面，更多的分布在各级院系当中，是高校院系行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。
关键词：高校;行政秘书;素质要求 高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。
高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，多而广，杂而琐。
作为高校行政工作者，结合自己的心得体会，下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。
一、行政秘书的岗位职责 1.会务工作。
做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
内务管理工作。
协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤，加班统计工作。
文书工作。
协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。
财、物管理工作。
负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。
简论新建高校行政秘书现况 【摘要】随着新建本科院校的行政机构完善健全,分工明确细致,在推行校系两级管理的同时,二级机构人员配置相应得到完善。
行政秘书作为二级机构办公室的窗口,已成为新建本科院校不可或缺的岗位,只有不断加强行政秘书建设,才能适应学校改革和发展的需要。
论高校行政秘书的工作性质与素质要求
论高校行政秘书的工作性质与素质要求【摘要】高校行政秘书在高校管理中扮演着重要的角色，他们需要具备多项工作性质和素质要求。
他们必须具备扎实的专业知识和技能，如熟练运用办公软件、具备组织协调能力等。
良好的沟通能力也是不可或缺的，能够有效地与各个部门和个人进行沟通和协调合作。
高校行政秘书需要有强烈的责任心，能够认真对待工作并保护学校的利益。
应变能力也是必备的素质，面对各种突发情况能够冷静处理和及时调整。
高校行政秘书在高校管理中发挥着重要的作用，他们的工作性质和素质要求是保证高效运转和良好发展的关键。
【关键词】高校行政秘书、工作性质、素质要求、重要性、知识技能、沟通能力、责任心、应变能力、高校管理、作用。
1. 引言1.1 高校行政秘书的重要性高校行政秘书在高校管理中扮演着至关重要的角色。
他们是高校领导和其他部门之间的桥梁，承担着大量繁重的行政工作。
作为高校行政秘书，他们需要具备高度的责任感和专业素养，能够有效地协调各方利益，保证高校管理工作的顺利进行。
高校行政秘书的工作涉及到各个方面，包括文件管理、会议组织、信息沟通等等。
他们需要能够有效地处理各种行政事务，保证高校管理工作的高效运转。
作为高校行政秘书还需要具备丰富的专业知识和技能，能够处理各类复杂问题。
高校行政秘书的重要性不言而喻。
他们的工作直接影响到高校管理的效率和质量，是高校管理团队中不可或缺的一员。
他们的努力和付出为高校的持续发展提供了坚实的保障。
高校行政秘书在高校管理中的作用不可忽视，其重要性正日益凸显。
2. 正文2.1 工作性质要求高校行政秘书的工作性质要求包括以下几个方面：高校行政秘书需要具备严谨的工作态度和高度的责任感。
作为高校行政管理的重要一环，秘书需要保证办公室工作的顺利进行，要能够细致入微地处理各类日常事务，确保各项工作按时完成。
秘书还需具备保密意识，保护学校和领导的机密信息，确保行政工作的安全进行。
高校行政秘书需要具备较强的组织协调能力和时间管理能力。
浅议高校行政秘书应具备的职业素质
浅议高校行政秘书应具备的职业素质作者：赵淼来源：《大东方》2017年第04期摘要：高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点，要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等，需要他们在各方面不断提升自我，才能更好地胜任并完善工作。
关键词：行政秘书；高校管理；角色定位；素质要求一、高校行政秘书的工作性质政治性与参谋性。
高校作为教书育人之地，是对学生进行思想政治教育的阵地，立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。
作为高校的行政秘书，首先要严格要求自我，拥有坚定的政治信念和立场，坚持正确鲜明的政治导向；其次更要关心国家时事政治，了解国家教育改革发展的动向，熟悉高等教育的政策法规，自觉遵守学校的各项规章制度。
用一个先进党员模范的标准要求自己，不做损害国家利益的事情，不做所有损害学校形象和利益的事情。
事务性与专业性。
高校行政秘书事务性工作非常多，表现在：第一，服务于学校的文字工作，包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。
第二，各种会议的保障性工作，如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。
第三，领导的辅助性工作，如为领导出谋划策，落实任务，需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。
服务性与管理性。
相对于高校教学一线的专任老师，行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质，服务的对象既包括学校领导，也包括二级院系以及普通老师和学生。
繁杂的服务性工作和广泛的服务群体，决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。
他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作，同时更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不断优化办事流程，完善工作制度，规范内部管理，提高工作效率和服务水平。
二、高校行政秘书应具备的职业素质高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。
校办公室行政秘书岗位条件及岗位职责
校办公室行政秘书岗位条件及岗位职责
1.岗位条件
（1）有较强的组织能力、协调能力、沟通能力，熟练使用常用计算机办公软件；
（2）熟悉办公室工作和管理工作；
（3）学历要求本科及以上，专业不限。
2.岗位职责
（1）负责办公室外来电话咨询及转接工作。
接待来客来访，做好接待服务;
（2）负责办公室所属会议室的管理，协助有关单位做好学校相关会务工作;
（3）负责办公室人员的考勤、津贴及奖金的制表、拟送、领取、发放。
做好学校节假日安排和校领导、处级干部值班安排及办公室值班安排；
（4）负责学校印章（钢印）、校长名章（手章）、校办公室印章的管理和使用；负责学校各级行政印章的登记、刻制和启用；
（5）负责办公室仓库管理工作，如烟酒、办公用品的采购、进出登记及发放；
（6）负责办公室的日常报销工作。
负责学校办公电话的
报修工作；
（7）认真做好领导交办的其他临时性工作。
【推荐下载】浅谈高校行政秘书的素质要求
浅谈高校行政秘书的素质要求 高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，请看下文浅谈高校行政秘书的素质要求。
作为高校行政工作者，结合自己的心得体会，下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。
一、行政秘书的岗位职责 会务工作。
做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
内务管理工作。
协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤，加班统计工作。
文书工作。
协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。
财、物管理工作。
负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。
二、行政秘书应具备的基本素质 思想作风及政治理论素质。
行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。
系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，因此要求办公室人员爱岗敬业，继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。
具有强烈的事业心和责任感，主动研究系办公室工作中的新情况、新问题，提高工作的效率和质量，为师生员工服务。
高校二级学院行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量，承担了二级学院中的大量日常工作，包括各方面事务的执行、联络、沟通、协调等，以下就是试论高校二级学院行政秘书。
行政秘书应该理清思路，充分认清自身工作职责，本着为教学科研工作服务，在岗位职责范围内尽最大努力为学院师生创造和谐的氛围、提供优质的服务，做到沟通内外、联系左右、协调四方，更要发挥参谋、助手的作用，做好二级学院办公室的工作。
高校行政秘书的角色定位及素质要求
经济管理107高校行政秘书的角色定位及素质要求张又月 重庆财经职业学院摘要：高校中的行政秘书是其行政管理中的重要角色，既是行政工作的主要参与者，也是办公室的协调人员，同时还是高校领导的参谋助手。
其工作性质具有主动性和被动性并存的特点，所以要将高校行政秘书的工作做到位，就需要对其自身的角色做好定位，还有不断提高自身的业务素质。
关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求中图分类号：G645.18 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2019)022-0107-01高校行政秘书是一个综合性的岗位，既有高校内各院系之间的桥梁作用，还有校方领导和广大师生之间的纽带作用。
随着社会的发展，对于高校内部的管理水平提出了更高的要求，特别对于落实高校的一些实施政策，和帮助学校有效运转等方面，高校行政秘书都起着重要的作用，所以高校秘书要充分了解自己的工作内容和角色定位，才能保证高校的行政工作的正常运作，提高自身的能力和素质，才能帮助高校提升工作效能[1]。
一、高校行政秘书的角色定位（一）高校行政秘书的服务性高校行政秘书，从字面上我们也能看出它是行政秘书的一个分支，既然是秘书，那么服务性就是必不可少的功能之一，保证自身的服务质量才能让人们对这个职业更加尊重。
作为高校的行政秘书就需要将自己的角色定位中的服务性尽量发挥出来，面对从高校领导到广大师生都要有服务精神，让高校中的广大教职员工和高校学生都能感受到高校行政秘书的服务效能和服务精神。
（二）高校行政秘书的创造性创造性并不完全是秘书特有的角色定位性质，而是我们所处的时代中每一个岗位工作都应该有的特性，在我们所处的时代创新新兴和创造性是保证竞争力的根本，只有具有创造性的角色定位才能让你的岗位工作不断向前推进和创新。
在我们刻板印象当中秘书的角色定位应该是传递领导的精神，并对领导的指示进行有效实施，这一点虽然无可厚非，但是还不够全面。
随着时代的发展和进步，高校秘书的办公手法越来越趋于半自动化，在本质工作的基础上，更多的需要行政秘书领会领导的精神，在行政管理上、行政服务上、政策事实上都不断探索新的路径，研究如何能让工作更加高校，尽量要和现代化的办公设备进行有效磨合，用新的办法和手段处理新的事务[2]。
学院高校秘书工作总结：对于工作人员职业素质的要求
学院高校秘书工作总结：对于工作人员职业素质的要求。
作为学院高校秘书，我们需要具备以下几个方面的职业素质：
一、基础技能
基础技能是秘书工作的基础，我们需要熟练掌握各种文件的格式，具有一定的文书写作能力，掌握办公软件的使用技能，例如Word、Excel、PPT等，能够熟练运用数字技术，解决各种统计分析问题。
此外，我们还需要具备良好的时间管理技能，能够在紧张的工作中有效地规划和利用时间，提高工作效率。
二、人际交往和沟通
作为学院高校秘书的一员，我们常常需要和各个层面的人进行沟通，包括学生、教师、学院高层领导、消息媒体等等。
因此，我们需要具备良好的人际交往和沟通能力，能够与各种人群有效地沟通，化解矛盾、解决问题，增强和他人的互动和理解。
我们还需要熟悉各种沟通方式，包括面对面交谈、电子邮件、电话等等，在保护机密和隐私信息的前提下，不断进行交流和联系，促进秘书工作的有效性。
三、协作和领导力
作为学院高校秘书，我们还需要具备良好的团队协作和领导能力，能够成为团队的重要一员，在团队中发挥所长，协助团队其他成员完成各项任务。
我们需要具备分析能力、决策能力和应变能力，在面对不同的情境和挑战时，能够积极思考和采取行动，寻找解决问题的方法和途径，同时能够通过领导团队，在团队中建立信任、协作和共同发展的合作关系。
作为学院高校秘书，我们需要具备基本技能、人际交往和沟通、协作和领导力等多方面的职业素质。
2023年，面对新的挑战和机遇，秘书工作人员更需要不断深化和提升自己的素质，增强专业能力和竞争力，以更好地服务学生、教师和学院，推动学院高校事业的发展。
论职业院校行政文字秘书的基本素养
论职业院校行政文字秘书的基本素养本文职业院校行政文字秘书（以下简称文字秘书）是指职业院校中在校级办公室从事文字工作为主的秘书人员，是学校领导者、主事者身边的办文、办会、办事重要辅助人员，主要肩负着办文事务，其素养对职业院校的发展有着重要的推动作用，应具备以下四个方面为主的综合能力培养。
一、高水平的职业道德素养高水平的职业道德素养是做好文字秘书的前提，主要包括一下两个层面的内容。
首先要求文字秘书要热爱事业、忠于职守。
文字秘书是一份综合能力要求十分高的工作，工作量大，却又枯燥苦寒。
整天与文字打交道，做拟稿、校稿等工作，时常会因各种临时会议、突发事件等加班加点赶写材料，规模小一些的职业院校，因人员编制较少，文字秘书还需做大量的日常的事务性工作。
另外，职业教育在整个教育体系中，目前来看还处于弱势群体，无论是中职教育还是高职教育，总体处境都比较艰难，职业院校的地位又很难为文字秘书职业发展提供一个用世俗眼光来看较好的平台；同时，职业院校也和其他教育机构一样是一个以教育教学为主要任务的社会单位，包括文字秘书在内的行政人员工作认可度不高，发展渠道并不通泰。
基于上述各种原因，在文字秘书招聘的过程中，许多人望而却步。
要做好职业院校文字秘书工作，需要有对职业教育的热爱和忠诚的基本道德素养，静下心来，甚至需要有淡泊名利的人生境界，扎扎实实的做好本职工作，历练提高。
其次要求文字秘书要执行力强、严守机密。
文字秘书的工作具有很强的实效性，在特定时间要高质量的完成相应工作，文字工作与协调工作均需较强的执行能力。
文字工作方面，比如会议纪要、交办事项、总结、计划、通知等各类文字材料都需要在特定时间内完成；协调工作方面，文字秘书主要为学校领导层服务，领导层的重大决策往往都会通过文字的形式上行下达，文字秘书在上行下达的过程中，起着重要的协调作用，要将上级的要求及时传达，下级的完成情况及时反馈等。
保密工作相当重要，文字秘书往往是重大决策的见证者，比如文字秘书往往是党委会、办公会的记录人员，有相当多内容都涉及到学校秘密，甚至有部分内容涉及国家秘密，有些事件会对校园稳定、社会稳定带来一些负面影响，要求文字秘书必须要严守机密，否则会带来不可估量的损失。