公司文件发文管理办法
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公司文件发文管理办法
目 录
第一章 总则 ...................................... 2
第二章 发文审批流程 .............................. 2
第三章 公司发文的操作流程 ........................ 3
第四章 发文格式 .................................. 4
第五章 发文的替换、修订及作废 .................... 7
第六章 发文损毁、丢失的处理办法 .................. 8
第七章 外来文件接收 .............................. 8
第八章 附则 ...................................... 9
红头文件管理办法
红头文件管理规定
一、总则
1、公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
2、公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
3、各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
4、文件机密等级分为：公示、非公示。可公示文件除在各部门负责人处存档外也在员工公告栏中公示；非公示文件仅在各部门负责人处存档，文件内容由各部门负责人口头传达；
5、文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
二、文件的起草、签批
1、公司的文件由人事行政部起草，总经办审核，董事长签批；
2、公司各部门的文件由各部门负责人起草，总经办审核，董事长签批。
三、发文的发放流程
1、公司文件：人事行政部拟搞、人事行政副总审核、总经办审核、董事长签批、打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。
2、各部门文件：各部门负责人拟稿、总经办审核。文件审核后，电子版送人事行政部统一由其排版、编号、打印，打印后送回拟稿部门校对，校对无误董事长签批，打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。
四、公司发文内容：
1、公布公司规章制度。
2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
3、公司组织架构的变动。
4、人事任免事项；
5、重大技术、经营管理、会议纪要、薪酬福利等工作的决定。
6、发布有关奖惩决定和通报。
7、其他有关公司的重大事项。
五、发文编号：
1、统一由人事行政部负责编号。
2、以公司名义对外发文，一律为：润维机电【20XX第X号】；
3、公司总经办文件，用润维机电【20XX总字第X号】；
4、人事行政部发文，用润维机电【20XX人、行字第X号】
5、财务部发文，用润维机电【20XX财字第X号】；
6、销售部发文，用润维机电【20XX销字第X号】；
公文管理制度
-1- 公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为加强公司的公文处理工作， 实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本办法。
第二条 本办法适用于下属各单位。
第三条 公司的公文，是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制度，传达贯彻国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第四条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由综合部负责公文处理工作。
第七条 公司综合部是公文处理的管理部门，主管本单位的公文处理工作， 并对下级单位的公文处理工作进行指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 公司通用公文主要有：
(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，增设、变更或者撤销下级单位的决定事项。
(二)通知。适用于发布规章制度，任免和调配干部，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(三)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(四)批复。适用于答复下级单位的请示事项。
(五)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(六)报告。适用于下级向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。
(七)请示。适用于下级向上级单位请求指示和批准。
(八)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函。适用于不相隶属的单位之间，相互商洽工作、询问和答复问
公文管理办法
公文管理办法（试行）
1 范围
1.1 本办法规定了xxxx有限公司公文管理工作的内容与要求、管理流程、检查与考核。
1.2 本办法适用于xxxx有限公司公文管理工作。
2 管理内容与要求
2.1 原则
2.1.1 公文管理是指收文、文件制作与发文。公文（包括电报、电传、邮件）处理应做到准确、及时、安全。
2.1.2 综合部负责公司所有公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
2.1.3 公文处理工作贯彻党政分开原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定。机密文电应按规定范围传阅、使用，确保党和国家秘密安全。
2.1.4 办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精，注重效用。
2.2 发文管理
2.2.1 公司发文程序为：拟稿→核稿→审稿→会签→签发→登记→缮印→校对→用印→发文→文稿及印件归档。
2.2.1.1 文件由主办部门承办人拟稿，部门负责人核稿，综合部审稿，部门主管领导会签，总经理签发。
2.2.1.2 拟文要求语言精炼、表达准确、条理清晰、层次分明、格式正确。综合部有权根据公司规定及有关政策对文稿进行修改。内容不实、格式不符的文稿可以退回拟稿部门。
2.2.1.3 拟搞人应按发文稿纸规定的格式要求逐项认真填写，文稿拟写在“正文”下方。 2.2.1.4 草拟公文应符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司有关规定与实际。文件中人名、地名、数字、引文应准确，应使用国家法定计量单位，行文规则应符合国家颁布标准。
2.2.1.5 公文内容涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商、会签。会签稿以主办部门负责人签字为准。
2.2.1.6 文件涉及的有关资料和附件应齐全。
2.2.1.7 以公司名义制发文件，拟稿人先将文稿递交部门负责人核稿后再递交秘书，由秘书呈相关领导会签及签发。
2.2.1.8 经领导签发的文稿，不应再擅自修改或变更其内容。若确需改动时，应征得原签发人同意或重新审定签发。
公司红头文件格式规范及流程管理办法
公司红头文件格式规范及流程管理办法
第一节 总则
第一条 公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条 公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范
、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项
，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文
件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印
一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善
保管，详见《保密管理制度》。 第三条 文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条 公司发文的程序
为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、
立卷、归档、销毁等。 第五条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立
卷、归档、销毁。 第六条 草拟文件应注意以下事项
1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观，实事求是。
3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条 各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注
明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿
（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，
还应附批复件。 第九条 收文由综合部统一负责。综合部收文后，应先做好归
类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行综合部收回归档。
第十条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条 公司发文，一定要由综合部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司综合部发文，用综字
公文管理办法 2
公文管理办法
第一章 总则
第一条 为使项目公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，全面提高公文质量和办文效率，结合项目公司实际，制定本办法。
第二条 项目公司办公室是公文处理的管理部门，负责管理项目公司公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作，各部门要指定专职或者兼职人员负责公文处理工作。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全，严格执行国家保密法律、法规和省有关保密规定。
第二章 常用公文种类及其适用范围
第五条 项目公司常用公文种类及其适用范围：
（一）决定
适用于项目公司对重要事项或重大行动做出的安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销公司各部门不适当的决定事项。包括表彰决定和关于重大行动或重要事项的决定。
（二）通告
适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项。
（三）通知
适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求各部门办理和有关部门需要周知或要共同执行的事项；任免和聘用干部。通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。 （四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
（五）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。报告可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。
（六）请示
适用于向上级单位请求批示、批准。可分为请求指示的，请求批示、解决问题的和请求批转的三种。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法，对重要事项提出贯彻执行的具体要求，以及回复公司股东、相关合作单位征求对办法、问题的看法。
（八）函
适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准或答复一般审批事项。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。公司会议纪要主要分三种：
公司行文流程及管理办法
公司⾏⽂流程及管理办法
鸿业地产公司
⾏⽂流程及管理办法
为规范公司各种⽂件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令⾏禁⽌，正确指导公司的各项⼯作，特制定本规定。
⼀、⾏⽂管理主要内容：外部函、电、来⽂，本公司内部下发的
各种⽂件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。1、内部发⽂管理
公司内部发⽂分为⼀般事务性⽂件、公司各项规章制度和公务⽂书。⼀般事务性⽂件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务⽂书包括：请⽰、报告、指⽰、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公⽂由总经办统筹管理，各部门、下属⼀律不得⾃⾏向上、向下发送公⽂。公⽂字号由总经办统⼀编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的⽂字材料，由总经办以公司名义发⽂。2、外部⽂件的管理
外部⽂件为公司以外来⽂，包括信函、公⽂、传真等。3、公司⽂件的种类及范围
（1）、公司的⽂件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
（2）、各类公司⽂件使⽤范围：
（3）、 公告：主要运⽤于公司的各类⼈事变动，如：任命、岗位变动等。
（4）、通知：适⽤于发布临时事件和措施；传达公司⾼层有关指⽰；
要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。（5）、通报：适⽤于公司采取重⼤或强制性措施、或⼈事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员⼯的奖励或对于严重违反公司规章制度员⼯的处罚等。
（6）、制度：主要运⽤于公司各项政策的实施细则及各项⼯作流程的解
释、补充和完善。4、公司⽂件处理的定义及原则
（1）、公司⽂件处理指公司⽂件的编号、下发、宣贯、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联、衔接有序的⼯作。
（2）、公司⽂件处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司⽂件由总经办统⼀收发、传递、⽴卷、归档和销毁。
（3）、公司各类发⽂在有效期内均实⾏受控管理。所谓受控⽂件就是指有效⽂件。有效⽂件是指正在执⾏的指导和安排公司⼯作的⽂件。明确⽂件的有效性并通过受控的⽅式管理公司⽂件，是防⽌各部门出现执⾏⽆效⽂件的主要措施。
收发文管理制度
收发文管理制度
收发文管理制度
收发文管理制度为了保证机关行文工作的条理性、保密性、有效性,特制定收发文管理制度。下面给大家分享收发文管理制度，欢迎借鉴！
收发文管理制度篇1
1、目的
为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。
2、适用范围
公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。
3、职责
公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;
4、发文管理规定及流程
4.1发文规定
4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;
4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;
4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;
4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。
4.2发文字号编排
4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式： 公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);
公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;
4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
4.3文件分类
4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;
4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;
4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;
公司公文处理办法及公文处理实施细则
公文处理办法
第一章总则
第一条为使本公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据国家有关规定，结合本公司具体情况，制定本办法。
第二条公司的公文是传达上级指示精神、发布公司规章制度、实施内部管理措施、请求和答复问题报告和交流情况的重要工具。
第三条公司综合管理部是公司处理公文的管理部门。
第四条公文处理应做到及时、准确。
第五条在公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定。公文由综合管理部统一收发、分类、递送、用印、立卷、归档和销毁。
第二章公文主要种类
第六条公司公文主要包括：
（一）决定
对公司重要事项或重大行动做出安排用“决定二
（二）通知
转发公文；发布规章制度；传达要求有关部门办理和有关部门需要通知或共同执行的事项，用“通知二
（三）请示
向上级领导部门请求指示、批准，用“请示”。
（四）报告
向上级领导部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级领导的询问,用“报告”。 （五）通报
表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，用“通报二
（六）批复
答复属下请求事项，用“批复”。
（七）函
与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准等,用“函，
（八）会议纪要
记载和传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。
（九）简报
向上级领导、股东定期报告公司经营活动或其他重要活动，用“简报二
（十）综合管理部、财务部发的管理文件。
第三章公文格式
第七条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、主发单位、和时间等部分组成。
（一）发文单位。应当写全称或者规范化简称联合行文时，主办单位应当排列在前。
（二）秘密公文。必须标明密级。
（三）紧急文件。应当分别标明“特急”、“急件”。
（四）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
重要文件管理办法
重要文件管理办法
1 目的与适用范围
为保证公司重要文件的规范、正确，特制定本办法。
本文件适用于公司重要文件的管理。
2 职责
2.1公司企管部为公司层面文件的管理部门、各下属公司综合管理部门为各下属公司级层面公文管理部门。
2.2 公司企管部负责公司级公文的归口管理， 各下属公司综合管理部门为各下属公司公文的归口管理。
3 管理流程
3.1文件格式及类别
3.1.1文件格式一般包括：标题、正文、附件、单位印章、发文时间、主送单位、抄送单位、公文编号、主题词等。
3.1.2 文件按类分为：请示、报告、指示、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函、会议纪要。
3.1.3 当公司重大决定事项要求、组织机构调整、人事任命等文件采用红头，其它一般性文件、通知用黑头。公司文件和通知的版式、字体、格式详见附表。
3.1.4 下属公司级发布的文件、通知可按附表格式执行，固定版式，内容通用。落款写明发文部门。
3.2 来文处理
3.2.1 收文程序：登记、交办、拟办、批办、催办、归档等。
3.2.2 公司层面公文由公司企管部负责对公司领导在重要文件上批示的传达、检查、有效性验证并记录。 各下属公司层面及部门层面公文由下属公司综合管理部门及部门综合管理人员负责在重要文件上批示的传达、检查、有效性验证并记录。
3.3 重要文件的编号（格式模版见附件）
3.3.1 公司层面文件的编号“XX司[201X] 00＊号”，“00＊”为流水号，各部门层面文件的编号“XX司XX公司[201X] 00＊号”，“00＊”为流水号或“XX司XX部[201X] 00＊号”。“XX”用中文表示。
3.4 发文程序
拟稿、校对（起草部门主管）-审核（各单位公文管理部门）、审稿（起草部门领导或公司分管领导）、签发（按审批权限）、各单位公文管理部门编号、用印、分发、立卷、归档等。
3.4.1 重要文件的审核
文件收发管理制度（通用10篇）
文件收发管理制度
文件收发管理制度（通用10篇）
在不断进步的社会中，各种制度频频出现，制度是指一定的规格或法令礼俗。一般制度是怎么制定的呢？下面是小编整理的文件收发管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
文件收发管理制度 篇1
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。