加快企业信息化建设步伐

加快企业信息化建设步伐 提升企业经营管理水平 中基实业股份有限公司

党的十六大把大力推进信息化作为我国在新世纪头20年经济建设和改革的一项主要任务,要求“坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化”。2006年兵团经济工作会议也提出了信息化促进新型工业化发展的战略部署。特别是我国加入了WTO以来，许多企业都不可避免的要加入到国际化企业的竞争行列中来 , 而实现企业信息化管理是参与国际竞争的必要条件。中基公司作为一家外向型国有企业，早在2003年就开始实施了企业的信息化建设计划。一方面，由于中基公司的下属企业点多面广，分布在疆内外和国外，给企业的管理工作带来了不便；另一方面，公司因规模的扩大和战略布局的调整迫切需要通过现代化的管理手段对公司经济运行、资金流动、资源配置等进行有效地管理。通过三年多的努力，中基公司的信息化建设已取得了显著成果，对企业管理水平的提升和控制管理起到了积极的促进作用。 一、实施企业信息化的背景情况 中基公司番茄制品的总生产能力已跃居世界同行业第二位、亚洲第一位，而且具备进一步扩张的潜力。随着新疆中基番茄产业链的扩张、销售规模的扩大，管理难度越来越大、企业在扩张的同时风险也在增大，必须有一套对物流、资金流、信息流及时有效管理的手段与技术。传统的管理已无法适应公司管理的需求，必须运用信息化管理系统，实现产品进销存、财务核算、计划费用、调运物流，以及出口等全面管理。同时对各工厂原料收购、产品生产、储运环节、分布于世界各地的办事处及客户实现有效沟通和管理，以达到提高效率、减员增效、资源共享、减少费用，提升管理水平和实现经济效益的目的。 二、中基公司目前信息化建设的基本情况 三年多来，中基公司通过信息化建设，对各工厂原料收购、产品生产、储运环节，分布于世界各地的办事处及客户实现了有效沟通和管理，基本达到了提高效率、减员增效、资源共享、减少费用，提升管理水平和实现经济效益的目的。目前中基公司信息化建设及实施应用情况如下： （一）软硬件基础设施情况： 1、硬件设备情况：共拥有台式计算机300台，笔记本电脑20台，服务器30台。保证每个部门至少3台可用设备，所有电脑均可联入企业内部网络，也可以通过专线接入互联网。 2、网络设备及机房设施：总部建有专用网络机房2间，电源、空调、通讯设施齐备，并配有服务器5台、路由器1台、核心交换1台、交换机25台； 3、管理软件系统：番茄产业工厂管理系统、SCM成品物流管理软件、生产指挥管理系统、OA办公自动化系统、进销存管理系统、商业智能BI管理系统、财务管理软件； （二）番茄产业工厂管理信息系统： 随着新疆中基番茄产业链的扩张、工厂数量的增加，管理难度越来越大，必须有一套对工厂各环节信息流即时有效管理的手段与技术。形成有中基特色的番茄产业规范化与标准化的工厂管理信息系统。 新中基番茄产业工厂管理系统于1999年开始建设，并逐步完善，系统包括农户管理、收料管理、产品管理、质量管理、物流管理、财务管理等。目前我公司所属的所有工厂均统一使用了此系统，系统的使用可实现各工厂全过程控制：包含中基番茄产业链从原料种植、采摘、运输、交料、生产，到成品生产下线、质检全过程控制。系统的使用加强企业与农户的联系与沟通，企业可以准确制定生产计划，指导农民按计划采摘，并依照采摘计划调动运输车辆，配置企业资源，理顺原料与生产能力之间的矛盾，提高农户的收入，提高了企业的核心竞争力。同时提高了管理效率及管理的标准化、规范化程度，达到提高效率、减员增效、资源共享、减少费用，提高管理水平和实现经济效益的目的。 （三）SCM成品物流管理系统： 番茄产业的成品物流管理存在着点多面广的特点，成品的调运过程经历工厂、站台、铁路、港口等多个环节，使用公路、铁路、海运等多种运输方式，且货物运输量庞大（约40万件/年），企业对于运输、存放、装运、仓储、配送等作业无有效监控系统，无法动态控制体系。受各环节数据统计传递滞后影响，销售部门往往无法有效安排销售计划，有时客户急需的产品无法及时交付，而非急需产品却有可能未滞留在仓库，影响了企业销售定单的准确执行和企业资金周转速度的提高。 “新中基SCM成品物流跟踪系统”于2003年正式开始实施，系统包含总部物流管理、工厂物流管理、公路物流管理、铁路物流管理、港口物流管理等5个功能模块，物流过程采用了先进的条码扫描技术，对番茄制品在调运过程中的每一个环节进行追踪。项目于2005年正式投入使用，并取得良好的效果，实现公司生产下线、质量检测、仓储、调运、铁路运输、报关全过程的监测。总部合理即时掌握物流的流向、流量，并依据此数据制定出科学合理的销售计划。系统的使用有效降低企业物流成本，缩短仓储、调运周期，提高企业快速响应能力，提高了企业资金周转速度。 （四）番茄产业生产指挥管理系统： 为解决各工厂信息系统集中管理问题，汇集各工厂数据及授权管理，公司于2004年开始建设“番茄产业生产指挥系统”，并于2005年投入使用，系统包含合同管理、原料管理、资金结算管理、成品管理、敷料管理、质量管理等6个模块，投入使用后总部可以动态掌握各工厂的生产数据，摆脱了过去靠手工日报形式的管理方式，实现了工厂与总部信息的快速交流。系统可实现对各工厂的统一管理，动态发布各类生产数据，实现“数据信息化、管理信息化、决策信息化”的信息化建设发展目标，为企业的经营方针及时提供真实、准确的辅助决策数据。 （五）OA办公自动化系统 长期以来，公司中的公文处理和各类审批签核工作都是手工办理。由于企业规模不断扩大，管理越来越严密，工作流程也越来越复杂，这种手动办理的方式费时费力，严重影响了工作效率。一项工作要经过多个部门审批时，常要办理人在各部门之间跑来跑去很长时间，如果遇上某个环节的负责人员不在，还会使整个工作流程陷入等待之中。领导无法监控工作进展情况，当事人也无法跟踪了解工作的后续办理情况；公司中大量的文件和知识，如公文、规章制度、报表、ISO文件、技术文档等，都存放在各种文件柜中，查找和共享都很困难；公司办公地点分散，又常有人员出差在外，信息沟通不及时，内部交流受到限制。公司领导意识到必须尽快改变这种状况，建立一个OA平台，实现协同办公与知识管理。 “新中基OA项目”于2005年11月正式启动，项目采用与管理咨询项目配套实施的方式，目前项目已完成规范化管理项目和OA系统在总部的实施、推广和应用工作，即将进入对全体员工全面培训和使用的推行阶段。通过项目的实施对企业管理流程进行了重新梳理与规范，实现流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 （六）进销存管理系统 番茄制品的生产过程涉及到较多的敷料物件的使用，由于敷料仓库数量多，分布广，采购业务、敷料库存、生产之间没有实现系统集成，导致在编制采购计划时不能全面考虑生产和采购的执行情况，材、敷料需求被人为扩大，加之材敷料有许多属于专用件，造成计划的改变难以及时反映采购和库存。这种信息不能及时根据计划执行和调整都会造成材敷料库存积压，从而使敷料库存成本加大。 为了减低企业成本，提高敷料库存周转率，公司于2006年初开始实施“进销存管理系统”项目，系统包括供应商管理、采购管理、合同管理、库存管理、计划管理等模块，目前系统已在几个工厂试运行，系统实现了提货单、出库单、收货单等即时打印，减少了手工工作；采购、仓库对帐时间缩短；能及时准确反应业务数据的统计，并实现共享，满足了各部门对基本业务数据的即时统计查询需求。 可满足从供应商、采购员、物品等不同角度对采购业务（采购订单、收货等）进行统计的需求。此项目计划10月起在在所属子分公司全面推广应用。 （七）商业智能BI管理系统 近年来新中基工厂管理系统、物流管理系统、进销存系统、OA办公自动化系统等逐步上线启用，但各自独立应用，独立输出各类报表。各子公司各类数据通过不同系统或途径每月定期向总公司上报各类报表，总公司按各大版块汇总，再形成总公司汇总报表。虽然各企业均应用了信息系统，但各系统间的应用相对割裂，总公司所要求的报表形式并不能在各子公司的系统中直接产生，需要进行二次加工完成，增加了子公司编辑、整理上报报表的工作量。同时也需要解决数据的深化挖掘与跟踪分析。 2005年2月新中基BI商业智能项目正式启动，目前已完成一期项目生产管理数据挖掘建设，项目实施后原来各系统间数据共享不畅通的现象大为改善，相同数据在不同部门、不同统计口径方面的不一致现象得于杜绝，信息共享度提高。数据加工速度加快，对各子公司上报的数据处理的时间缩短为原来的四分之一，并且准确性更强。财务监控力度加强并细化，根据系统提供的数据追朔线索，使得财务监控由粗放趋于更为精细。数据分析效率大为提高，对数据的分析更加及时、准确，分析操作加工更为便捷，数据分析的内容更为丰富。对企业管理层决策提供了强有力的数据支持，管理层只需要进入“管理驾驶舱”，即可全面了解企业各环节运行状况，由于对数据的深度提炼，企业在经营决策时有了充分的数据支持，为企业提升自身竞争力提供了动力。 三、中基公司信息化建设过程中的体会和存在的困难和问题 中基公司与国内大多数企业一样，在信息化建设方面存在着人才缺乏、资金短缺、技术落后、信息滞后、管理水平低和协同能力差等一系列问题，严重影响着企