浅谈发文字号中发文机关代字的拟制
公文版头部分格式要素浅析
公文版头部分格式要素浅析作者：隋立扬沈颖来源：《公务员文萃》2018年第03期《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。
其中，公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六个格式要素。
版头部分的格式要素排布在公文首页，堪称公文的“门面”。
版头部分的格式要素标注得准确、规范、美观，能够显示公文的严肃性和权威性；反之，如果标注得错误、无序、散乱，就会使读者对公文的第一印象大打折扣，甚至导致处理上的偏差。
本文结合公文处理工作实践，对公文版头部分的格式要素进行分析解读，供读者参考。
一、份号涉密公文应当标注份号。
收文单位根据份号批抄分发公文，可以准确定位公文的受文对象，掌握每一份公文的流向。
标注份号，对于公文的分发、查询、借阅、统计、清退、销毁等工作很有帮助，有利于加强公文的管理和利用。
份号一般用六位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
份号的常见错情有：1. 涉密公文未标注份号。
2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。
3. 份号不足六位或超出六位，如“0003”。
4. 随意手写份号。
二、密级和保密期限涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，并按照相应涉密等级严格管理。
保密期限应当根据公文的内容，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内。
正确标注密级和保密期限，既是对公文涉密内容的保护，也是对接触公文人员的提醒。
密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
密级和保密期限的常见错情有：1. 涉密公文未标注密级，如某单位学习贯彻某个涉密公文情况的报告未标注密级。
2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。
3. 保密期限中的数字用汉字标注，如“秘密★十年”。
三、紧急程度紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
公文写作格式和范文字体设置
公文写作格式和范文字体设置一、公文写作格式要求公文是指政府机关、企事业单位等机构所发布的一种正式的文件，具有规范的格式要求。
正确的公文写作格式能够提高文件的专业性和规范性，也方便读者阅读和理解。
以下是公文写作格式的基本要求：1.标题：公文的标题要简明扼要地概括内容，使用黑体、居中对齐。
2.发文单位：写明发文单位的全称和机关代字，使用楷体、居中对齐。
3.发文日期：写明发文的日期，一般在标题下方，使用楷体、居右对齐。
4.文章正文：使用宋体，每段首行缩进2个字符，行距为1.5倍，段间空行1行。
5.文章页边距：上、下、左、右页边距均为2.54厘米。
6.页眉页脚：页眉中写明发文单位的简称和页码，页脚中写明文件的密级和保密期限。
7.编号：写明公文的编号，一般在文末，使用楷体、居右对齐。
二、公文范文字体设置公文范文使用的字体要规范统一，以确保文件的美观和可读性。
一般来说，公文范文的字体设置如下：1.标题：使用黑体，字号一般为小三，加粗，居中对齐。
2.发文单位：使用楷体，字号一般为小四，居中对齐。
3.发文日期：使用楷体，字号一般为小四，居右对齐。
4.文章正文：使用宋体，字号一般为小四，每段首行缩进2个字符。
5.页眉页脚：使用楷体，字号一般为小五，居中对齐。
6.编号：使用楷体，字号一般为小四，居左对齐。
在公文范文字体设置中，选用常见的宋体、黑体、楷体等字体能够保证文件在不同电脑上的显示效果一致，并且使文章具有一定的正式感。
三、其他注意事项除了公文写作格式和范文字体设置外，还有一些其他的注意事项需要注意：1.语言简练明了：公文要求语言简练明了，避免使用太多的修饰词和冗长的句子。
要注意使用规范的词汇和专业术语。
2.逻辑严密：公文要求逻辑严密，行文清晰，要做到一目了然，避免含糊不清和表达不准确的问题。
3.正确使用标点符号：公文要求正确使用标点符号，注意标点符号的大小写和位置，以及不同标点符号之间的使用规则。
4.注意格式的规范性：除了上述的格式要求外，还需要注意文档的整体规范性，包括段落的对齐、标题的居中等。
公文中字与发的区别
竭诚为您提供优质文档/双击可除公文中字与发的区别篇一：发文号中“字”与“发”的区别发文号中“字”与“发”的区别发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。
这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。
所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。
但目前无论国家行政机关公文处理办法还是国家行政机关公文格式，对这种代字的使用规则均无明确规定。
本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。
例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。
如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。
===================================================行政公文发文机关标识、发文字号及标题的常见问题与对策钟钦内容摘要：行政公文是具有法定效力和规范体式的文书，但在实际运用中，许多行政公文在发文机关标识、发文字号和标题上存在许多错误。
本文通过大量的实例，从“发文字号”与“公文编号”、多用虚字、乱设虚号、错用括号、文种格式错误、标题啰嗦、滥用标点符号、语句不合语法规范等方面对此进行了深入的探讨。
关键词：行政公文规范；发文字号错误；文种格式错误；转发性通知标题行政公文是随文字的出现和行政管理的需要而产生并发展起来的。
中国最早没有“行政公文”的名称，统称“公文”。
“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。
”曹丕典论〃论文里所说的“文章”，是指当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋这“四科八体”。
他又云：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。
”将公文奏、议列居“文章”首位，可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文，而且认为应以符合规范的的“雅”为宜。
来文发文编号
规范：1、发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。
发文字号使用与正文相同的字体。
2、发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。
发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。
如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。
3、发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。
不能把“2006”简化为“06，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。
公司内部文档:视公司内部部门的多少编号, 一般做法为:1.2 字<3> 第4 号1.代表本单位的名称可以用一个字或两个字代替, 不要太多2.代表单位内部部门: 如财(财务);计(计划);劳(劳动人事);技(技术);党(党委或党办);办(办公室)等等.3. 代表年号, 今年就写20054. 的位置是顺序号,一般根据文档资料的多少定,如一年不超过一千件,就可从001开始排.如上所述, 比如北京顺天复合材料公司财务科今年的第18个文档资料就可以编号为:北顺财字<2005>第018号外部来文:办法与内部基本相同:1. 代表是国家或省或市(如国劳(国家劳动部);省财(省财政厅);市党(市党委)等等.2. 代表是哪个部门来文(如上一括号内的说明)3与4和内部编号内容一样同时要单独留出位置标明原文编号,每份文档附一张空白表格, 除填写以上内容外, 注明归档日期, 下面留出大量位置抄录各级领导和有关部门对文件的批注意见.这是个细活.。
简述发文字号的作用及其标识形式
简述发文字号的作用及其标识形式发文字号是指在政府文件或公文中，用于标识文件的编号，以便于管理和归档。
发文字号的作用是非常重要的，它不仅能够方便文件的管理和查阅，还能够保证文件的合法性和权威性。
本文将从发文字号的作用和标识形式两个方面进行详细阐述。
一、发文字号的作用1. 方便管理和归档发文字号是政府文件或公文的编号，每个文件都有独立的编号，可以方便地进行管理和归档。
在处理大量的文件时，发文字号可以快速地区分文件，减少管理和查阅的难度。
2. 保证文件的合法性和权威性发文字号是政府文件或公文的重要标识，它包含了文件的发文机关、发文日期和编号等信息，可以保证文件的合法性和权威性。
发文字号的存在可以证明文件的来源和真实性，使得文件具有法律效力。
3. 便于传阅和审查发文字号可以使文件的传阅和审查更加方便，可以快速地找到需要查阅的文件，提高工作效率。
对于政府机关和企事业单位来说，发文字号是非常重要的管理工具，可以加强对文件的监管和控制。
二、发文字号的标识形式1. 发文字号的构成发文字号一般由发文机关、发文日期和编号三部分组成。
其中，发文机关是指发出文件的政府机关或企事业单位，发文日期是指文件发出的日期，编号是指发出文件的顺序号。
2. 发文字号的标识形式发文字号的标识形式可以根据不同的国家和地区而有所不同。
在中国，发文字号一般采用“机关代字+年份+序号”的形式，如“京发〔2019〕123号”，其中，“京”代表发文机关，“发”代表发文性质，“2019”代表发文日期，“123”代表发文顺序号。
除了上述形式外，还有一些特殊的发文字号标识形式，如“国函〔2019〕123号”、“省信〔2019〕123号”等。
3. 发文字号的用途发文字号的用途非常广泛，它不仅用于政府文件和公文，还用于各种合同、协议、通知等文书。
在这些文书中，发文字号也起到了标识和管理的作用。
4. 发文字号的维护发文字号的维护是非常重要的，它需要政府机关和企事业单位认真对待。
党委文件的字体和字号的要求
党委文件的字体和字号的要求<<国家行政机关公文处理办法>>（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式）（GB／T9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。
一、搭配虚字。
如：“X政字（20023 第2号”、“x发字…2002] 第35号”，这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字，应删去。
规范化的用法是：“皖政…2002‟2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发…2002‟35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。
二、要素颠倒。
<<国家行政机关公文处理办法>>第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。
但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。
如：“（76）榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。
规范化的用法应是“榕银农…1976‟85号”。
三、年号不全。
如“x政发…97‟8号”、“x政秘(86）6号”，这里的“(97)”“…86]”是指1997年度。
1986年度。
虽然，在甘、甘一世纪里，“（97）”、“ [86]”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“…97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。
所以，年份号应该写全称…1997]…1986]，这也是（国家行政机关公文格式）之规定：“年份应标全称”。
四、错用括号。
如“X政办（2002）8号”、“x政办（2002）8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“（）”均是错误的。
党政机关公文格式
附件说明页的版式
带附件公文末页版式
公文要素—主体部分
发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。
成文时间：成文日期编排在正文之下，右空四字，用阿拉伯数字将年月 日标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。
位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居 中排布；
4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略； 标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形； 标题一般不超过50个字，不超过三行； 回行时，要做到词义完整。
公文要素—主体部分主送机关 Nhomakorabea公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或 者同类型机关统称。
编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。 最后一个主送机关名称后标全角冒号。
注：1.公文首页不能显示正文（联合行文单位多，主送机关多，签发人 多，而使公文首页不能显示正文），应当将主送机关名称移至版记。
2.有些特定文种需要将主送机关移至版记部分，如意见、决定等。
公文要素—主体部分
发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。
发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。
公文要素—版头部分
签发人：上行文（包括请示、报告、意见）应当标注签发人姓名。 签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名，签发人必须是 本机关正职或主持工作的领导。
签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人 姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号， 冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。
国家机关政府部门公文写作格式标准(2023年最新版,建议收藏!)
国家机关政府部门公文写作格式标准（2023年最新版，建议收藏！）简要版和详细版（简要版）1公文格式要求及字体大小、页边距（国家标准）标题:小标宋体二号字正文:仿宋三号字行间距:一般设置“固定值”28磅字间距：一般不做要求（军用文书有每行多少字，每页多少行的要求）公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体:一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体:一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体:常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体:小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体［公文写作］公文格式排版中的字体要求［公文写作］抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。
且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
1、密级用三号黑体字2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字3、文号用四号仿宋体字加黑4、签发人用三号楷体字5、标题用二号宋体字加黑6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字10、印发传达范围用三号仿宋体字11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字12、抄送机关名称用四号仿宋体字13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字公文各要素和标识简单介绍。
公文写作发文字号格式
公文写作发文字号格式公文写作发文字号格式篇一政府公文格式及公文字体字号标准及写作标准政府公文格式及公文字体字号标准公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。
且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
1、密级用三号黑体字2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字3、文号用四号仿宋体字加黑4、签发人用三号楷体字5、标题用二号宋体字加黑6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字10、印发传达范围用三号仿宋体字11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字12、抄送机关名称用四号仿宋体字13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字公文各要素和标识简单介绍。
党的机关公文格式应注意的几个问题(0)
党的机关公文格式应注意的几个问题一、公文版头“中共××文件” 这一版头，只适用于下行文，不用于上行文和平行文。
“ 中国共产党××委员会（××）” 这一版头，既适用于上行文，也适用于下行文和平行文。
党的机关与其它同级机关联合行文时，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
版头与发文机关署名要相匹配。
如版头用“ 中共××省委文件” ，落款就得用“ 中共××省委”；版头用“中国共产党××委员会（××）” ，落款就得用“中国共产党××委员会”。
党的机关的公文版头与主体部分用一条红色横线相隔，红线中间有一颗红五星，以示与政府、军队等机关公文的区别。
二、发文字号上行文因必须在红色横线的右上方标注签发人姓名，所以发文字号标注在红色横线的左上方。
在实际工作中，当行文使用的是便函纸且又必须标注发文字号时，发文字号一般标注在红色横线的右下方。
用什么形式的发文字号，要根据公文内容来确定。
如中共福建省委办公厅的发文字号主要有：1.闽委办发〔××××〕×号，2.闽委办〔××××〕×号，3.闽委办函〔××××〕×号。
第一种主要用于传达省委的指示，与之相对应的公文版头的机关名称是“中共福建省委办公厅文件”；第二种主要用于根据省委授权，代省委发布有关事项，或向中共中央办公厅报告、请示有关事项，与之相对应的公文版头的机关名称是“中共福建省委办公厅（××）”；第三种主要用于省委办公厅与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，与之相对应的公文版头的机关名称是“ 中共福建省委办公厅（函）” 。
发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。
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浅谈发文字号中发文机关代字的拟制
作者：尹晓叶高国华张长春
来源：《公务员文萃》2016年第05期
发文字号是公文的有机组成部分，是公文的“身份标识”，在文件登记、文件查询引用、文件归档管理等环节都有重要作用，正确编制发文字号很重要。
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
《党政机关公文格式》（国标GB/T9704-2012）对发文字号中的年份、发文顺序号格式、编排均有明确规定，但对于发文机关代字的拟制，则由于各单位实际情况存在差异，难以统一规定，在实际工作中经常出现发文机关代字拟制不规范的现象。
本文以中国科学院系统内各单位的发文字号为切入点，探讨发文机关代字拟制的规范性问题。
一、发文机关代字存在的问题
目前发文机关代字拟制中存在的问题集中表现在三个方面：
（一）发文机关代字拟制不准确、不完整
发文机关代字拟制不准确、不完整，导致代字脱离了发文机关。
发文机关代字是发文机关全称的高度缩略，因此代字拟制的基本原则是与发文机关保持一致。
而二者不一致的情况却随处可见：例如中国科学院离退休干部工作局的《关于在全院实施完善共享机制增加离退休经费方案的通知》（离退字〔2014〕1号），中国科学院重大科技任务局的《关于核查及补充填报A类先导专项管理文件的通知》（重字〔2014〕6号），显然，以“离退”作为中国科学院离退休干部工作局的代字、以“重”作为中国科学院重大科技任务局的代字，都太过简化，不能准确、完整代表发文机关。
（二）同一单位的发文机关代字拟制标准模糊
按照公文“统收统发”的要求，机关单位的文件应当由文秘部门或者专人统一管理，发文字号的拟制和编写应当按照一定的原则统一规范，不能出现由同一单位印发的同一种类的相同承办部门的公文，使用不一样的发文机关代字，否则必然会造成混乱，给阅文、收文、办文带来某种程度上的困惑。
如中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院所属单位经济活动内部控制规范〉的通知》，文号为“科发条财字〔2013〕206号”，而同是中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院野外科学考察等特殊科研活动经费支出管理办法（试行）〉的通知》，文号却是“条财字〔2014〕33号”。
凡此种种，不胜枚举。
（三）发文机关代字中嵌字杂乱
“嵌字”指的是发文机关代字中，非发文机关全称关涉的、由发文机关根据一定规定或使用原则“镶嵌”在发文机关代字中的某些特定字，常见的有“发”“字”“函”“复”，以及承办/主办部门或公文内容代字等。
由于没有明确的规定可参考，对嵌字的理解存在较大的差异，因此使用也比较混乱。
二、对发文机关代字拟制的探讨——嵌字的规范使用
（一）嵌字的使用现状
根据目前常见的嵌字和对其主流认识，可分为三类：一是代表行文方向的
“发”“复”“呈”“报”等。
一般以“发”“复”为下行文嵌字代表，“发”意义宽泛，适用于各种下行文，“复”则一般常见于上级对下级的批复。
“呈”“报”均为上行文嵌字代表。
二是承办/主办部门代字或公文内容代字，根据公文承办/主办部门不同，科研院所常用“办”（办公室）、“人”（人事部门）、“财”（财务部门）、“资”（资产部门）、“基”（基建部门）、“科”（科研部门）、“研”（研究生管理部门）等字。
根据公文内容不同，常用“任”（人事任免）、“教”（教育教学）、“学位”（学位授予）等字。
当然这两者并不能完全区分开来，一般承办/主办部门代字也可理解为公文内容代字。
三是“函”“字”“明电”等专用词，“函”表示此公文的文种为函件或者是以信函格式流转的一般事务的专发性通知、批复等。
“字”一般认为多用于具体事务、职能型发文，或与“发”配合使用，跟在公文内容代字之后。
“明电”主要用于明传电报。
（二）规范使用嵌字的探讨
要在坚持发文机关代字拟制基本原则的前提下，探讨嵌字的规范使用，确保发文机关标志、发文机关代字、发文机关署名三者的一致性。
明确以上原则后我们再来逐一探讨以上几类嵌字的使用。
关于行文方向代字：公文的行文方向可以从公文的文种或标题一目了然地获取。
根据概括性的原则，为简洁明了起见，一般不建议在发文机关代字中加行文方向代字。
但如果发文机关代字只有一个字，建议使用“发”（下行文且普发性或阅知范围较大的文件）或“字”（具体事务性或职能型发文）字，而且如果使用，应坚持继承性和发展性的原则，同类文件统一使用。
其他行文方向嵌字均不建议使用。
关于公文内容代字（包括承办/主办部门代字），用或不用各有利弊。
用的话可以提高文件的针对性，使收文人或者检索人一望即知其内容类别，便于管理和检索利用，弊端则在于会造成发文机关代字较长，不够简洁明了。
不用则利弊反之。
在发文机关代字中加上公文内容代字需要注意的是，必须坚持发文机关标志、发文机关代字与发文机关署名三者的一致性，不能简单将内容代字直接加在机关代字后面，否则容易造成内容代字与部门代字混淆，给阅文人造成发文机关为某单位某部门的误解，例如，中国科学院兰州分院人事人才工作类文件，发文机关代字为“科兰发人字”，用“发”将发文机关与内容代字隔开，保持了三者的吻合性，反之如直
接用“科兰人”，从发文机关代字来看发文机关似乎为兰州分院人事工作管理部门，给阅文人造成了不必要的误解，也影响了三要素的一致性。
关于专用词：如发文机关代字中加上内容代字，需要用“发”将机关名称与内容代字隔开时，应在内容代字后面加上“字”。
在其他情况下，为简洁概括起见，一般不建议加“字”。
如：“函”“明电”使用情况较为明确，不存在太多的争议。
需要说明的是一般“函”直接加在机关名称后，无需与“发”“字”配合使用，而“明电”则常与“发”一起使用，例如国务院和国务院办公厅对没有直接隶属关系单位的批复常用“国函”和“国办函”，国务院和国务院办公厅的明传电报分别为“国发明电”和“国办发明电”。
总之，公文处理的规范化在于每一个细小的环节，以上探讨和建议是建立在感性认识和理性思索的基础上的，管窥蠡测，一家之言，旨在为公文处理的科学化和规范性提供更多的思考和参考。
（摘自《应用写作》）。