档案管理工作的现状及对策

技师学院档案管理工作的现状及对策档案管理是学校常规管理的重要组成部分，是提高教育质量，办好特色学校的基础。学校作为社会的一个重要窗口，几乎每天都会有新的事件发生，而每件大也会有新的亮点，把这些事件的过程和亮点记载下来形成档案，可以为学校的发展提供参考和借鉴，使学校管理更加科学化。以下是广州白云技师学院档案管理工作的现状及对策。一、学校档案管理工作的重要性（一）档案是学校办学历史的重要见证学校的档案是师生员工在从事教育教学、教改科研、管理和开展各项活动中直接形成的，经过档案管理人员的收集、整理，形成对学校和社会有利用保存价值的各种不同形式的记录材料。它们是有价值的材料，具有凭证和参考的作用，是反映学校办学历史的重要见证。1、档案具有重要的凭证作用。这是由档案所形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信、当事人的声音和形象等，这些原始的真迹，显示了它的权威性，反映了档案是确凿的真凭实据。2、档案具有重要的参考作用。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人类在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。革命先辈董必武同志的《咏档案》诗中云“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。,,察往知来，视兹故帙”，对档案的宝贵和参考借鉴的重要作用作了高度的概括。（二）档案是学校通过评估的重要依据学校要上规模上档次，档案工作是重要的基础，科学规范的管理档案，是衡量一个学校办学业绩和管理水平的重要尺度。学校档案记载着学校发展史上的优秀成果，学校在办学过程中形成的办学理念、办学特色、办学质量在档案管理中得到提炼；学校的教育教学改革、教学管理、教学成果、师资队伍资料等各类信息在档案管理中得到汇总。这些档案材料反映了学校办学的成果，是评估专家组进行考察评判的重要依据。例如，我校通过省一类技校、省重点技校、国家级重点技校、技师学院的评估和复评，都是借助档案资料的查考，最终得到评估专家的充分肯定。二、学校档案管理工作的现状（一）对档案管理的认识不足，重视程度不够长期以来，有相当一部分人包括部分管理干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行。没有认识到档案管理对规范学校管理，提升办学水平的重要作用。（二）档案历史遗留问题多，整理归档任务重我校是民办学校，学校在办学初期，主要精力大多集中在招生、教学和学生的就业工作上，忽视了对档案的管理。由于收集不及时，出现了丢失现象，给学校造成了损失。目前仍有办学初期和中期的档案待整理、归档和立卷，由于欠债多，人员紧，工作任务十分繁重。（三）管理力量薄弱，管理水平不高管理力量薄弱主要有两方面的原因，一方面学校虽然成立了档案室，配备了专职的档案管理员，但人员编制少，各职能部门的兼职档案员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，而且所有兼职档案人员都是以其他工作为主，档案工作为辅，对档案工作精力投入不足，对档案收集意识淡薄，应收集的没有收集，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档。另一方面年度移交档案不能按时上交，移交的材料质量不高，具体表现为：用纸不一，用复印件、废纸等打印材料存档；排版页面顶天立地，不留装订余地；用铅笔、红笔填写或划改；必须填写的栏目没填写；材料内容描述不全或表达不准确。这些都增加了档案管理工作的难度，严重影响了档案管理的水平。（四）档案室硬件设施落后学校对档案管理必备的设备设施配置不够，已有设备也较为落后。档案室面积较小，整理室与档案室合在一起，库房放置的防虫剂，会给人的身体带来影响。随着档案资料的日益增多，目前档案室硬件设施完全不能满足档案规范化管理的需要。三、加强学校档案管理工作的对策（一）提高对档案管理的认识，努力实现全员参与档案是学校从事各种社会实践活动的原始记录和历史见证。在学校档案管理工作中，各层级管理干部在思想上要提高对档案管理工作的认识，认真抓好在日常工作中自然形成的档案资料，通过部门会议等方式向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，每学期检查本部门在工作过程中形成的档案资料，对不符合归档要求和出现错漏的要及时纠正，逐步形成全校范围内人人关心档案工作、人人参与档案工作的良好氛围。（二）加强档案队伍建设，努力提高档案管理水平做好档案管理工作，人才队伍是基础。档案管理是一项既非常枯燥又十分繁琐的工作，如果没有强烈的责任感、使命感和甘于寂寞、默默无闻的奉献精神是做不好档案工作的。因此，各部门要认真遴选和重点培养档案管理人员，组建一支热爱档案管理工作的档案员队伍。学校档案室要适当增加专职档案员编制，学校行政部门要设多名兼职档案员，各系室设兼职文管员或教学秘书，配合学校开展好档案管理工作。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，加强对档案人才培养，采取内部专题培训和外出参观学习等措施，让全体档案管理员树立起“业务精通，爱档如珍，维护历史，服务现实”的理念，不断提高档案人员政治思想素质和业务水平。在实际工作中要求档案人员学会运用现代化管理知识和先进技术设备，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务，促进档案管理水平不断提高。（三)完善档案管理工作体系，规范档案内容学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各部门负责人共同参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等档案管理制度，实行档案工作责任制，将档案工作纳入各部门的年度工作目标，并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依，增强工作的缜密性，防止随意性，形成有效地档案管理体系机制，推进学校档案管理工作发展。学校还要结合自身的实际，与ISO质量管理体系有机结合起来，汲取ISO质量管理PDCA循环精髓，使档案管理工作更加科学与完善。根据档案管理的分类要求，结合学校档案的特点，将上级和本校在教育教学活动中形成的具有参考利用价值的全部文件材料进行系统的分类，制定详细的分3

类方案、归档范围和保管期限。根据学校实际情况，档案归案的内容共分为党群、行政、教学等八大类，按业务归属进行归类和上交。见下表：序号类别归档时间备注1 党群次年3月底前专题会议、大型活动所形成档案材料在活动结束一个月内归档2 行政次年3月底前

3 教学管理文件次年3月底前，其它材料完成一个培养周期（入学到毕业）的寒假前4 基建在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内

5 仪器设备在设备验收投入使用后两个月内引进设备为索赔期满后两个月内6 声像完成制作后一个月内7 实物活动结束后一个月内8 财务次年3月底前（四）注重资料收集，及时整理归档学校档案材料是领导决策、研究工作、处理重大问题的依据。要及时收集资料信息，适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂，头绪多，尤其是学校行政工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，学术交流和各种讲座的偶然性等，都要求兼职档案员平时注意收集，部门领导做好督查工作。每学期初各部门要制定目标责任书，将需要收集的档案资料全部细化到个人，如：计划方案、总结汇报、规章制度、会议记录、各种教育记录、合同契约、各种责任书、学生名册、照片图纸、录音录像等，确保档案归档材料齐全、完整，收集渠道畅通，收集完成后，定期向档案室移交。专职档案管理员平时做好检查、指导、督促各兼职档案员做好文件材料的收集、整理与移交工作。各部门兼职档案员平时要做有心人，养成归档积累的习惯，只有做到在日常工作中规范整理档案材料，才能实现上交的材料高质量，避免重复劳动。档案收集应注意做好以下几个方面：1、保持档案文件材料之前的联系，便于平时查找利用，如试卷与答卷、计划与总结、请示与批复等。2、保护档案文件的完整与安全，防止散失。3、案卷材料符合公文要求。用纸规范，排版边距和字号符合规范要求；领导签批意见笔记工整、不越过装订线。4、卷内文件材料齐全完整，符合归档要求。文件材料的正文、附件、批复齐全完整，排放顺序正确。5、归档的文件材料质地优良，书绘工整，蓝黑碳素墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。不使用红墨水、圆珠笔等不规范笔墨；粘贴的附件须使用白乳胶。6、移交的材料尽可能是原件，复印件不能长期保存。（五）加快管理硬件建设，保证档案管理工作质量硬件建设是提高档案管理水平的保障，要适当增加档案室面积，综合考虑，预留十年库容的空间，做到档案存放室与整理室分离，实物陈列室、整理室和存放室三者毗邻，方便档案工作的开展。要添购档案管理设施设备，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。（六）实现管理现代化，拓宽服务领域随着学校办学规模的不断壮大，档案门类的不断增加，传统的手工管理档案的办法已经不能适应成倍膨胀的档案数量，也无法满足广大师生和社会对档案的利用需求，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化高科技手段提高档案管理工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各行政职能和系室部门，提高其利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。