酒店采购管理制度

酒店采购管理制度

【最新资料，Word版，可自由编辑！】

采购管理制度

为了规范酒店采购程序，降低酒店的经营成本，保证各项物资的正常供应，特制定本制度。

一、采购人员必须以经营部门的需要为中心，根据货比三家，质优价廉”的原则，准时、保质、保量的完成各项物品的采购工作。

只有采购人员才能给供应商下达采购指令，其他任何人下达的采购指令都是无效的，总仓有权拒绝验收。

二、采购程序：

⑴使用部门需要采购物资时，必须填写《采购申请单》（采购申请单必须明确：物品名称、规格型号、质量要求、数量、要求到货时间等）；⑵使用部门经理核准；⑶送总仓确认；⑷报采购负责人和财务部经理审核；⑸报总经理审批，采购人员才可采购。

《采购申请单》一式四联，第一联（白）留采购部存档，第二联（红）交财务部核算，第三联（绿）交总仓作为收货凭据，第四联（黄）交申购部门备查。

三、采购部业务操作程序：

⑴按经过批准的《采购申请单》的要求多方询价、选择、填写价格及供应商的调查表；⑵向采购负责人汇报

询价情况，呈报调查表，经总经理批准后，确定最佳采购方案；⑶按照确定的采购方案进行采购；⑷到货后，送总仓验收，按规定办理入库手续；⑸如果验收时发现问题，应立即通报采购负责人，并提岀处理意见；⑹ 将到货的品种、数量、付款情况通报申购部门；⑺将货物发票、验收单、采购申请单或采购合同一并交财务部审核，并办理报销或结算手续。

四、使用部门需要采购物资时，应该提前3天提出采购申请，批量采购或岛内购买不到的物资必须提前30天提岀采购申请。如果紧急需要时，应该填写《紧急采购申请单》，知会财务部或采购负责人，直接报总经

理批准后，即可交采购人员进行采购。

五、酒店成立专门的市场价格调查小组，价格调查小组成员由使用部门经理、使用部门相关人员、采购负责

人、采购人员、财务部经理、财务部成本主管以及总经理组成。价格调查小组负责对酒店计划采购的所有物

资的价格进行市场调查，提岀建议进货价格，并监督采购物资的价格执行情况。

六、酒店的蔬菜、水果、肉类的鲜货价格必须每月1日、15日，由价格调查小组进行一次市场价格调查，价格调查小组根据市场调查情况提岀建议购货货价格，经使用部门经理、采购负责人、财务部经理审核后，报总经理批准，交总仓作为收货的依据。

任何人不得擅自修改已经经批准执行的进货价格。

七、大批量的物资采购必须签订购货合同，按照《合同法》和酒店有关的合同审批程序签署合同，并严格的

按合同规定的内容进行收货。

八、采购人员采购的物资，无论是直拨，还是入库，都必须经总仓人员验收。

九、长期需用的物资，可以与有关工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、品种、规格和供货要求。

十、采购人员报销或供货商要求付款时，必须提供合法的购货发票、总仓开岀的验收单第三联（红）交财务

部成本主管核对后，填制支付单，经使用部门经理或采购负责人、财务部经理审核，报总经理审批后，财务部根据资金情况予以报销或付款。

十一、如需退换货，由总仓人员填写验收报告”，经申购部门经理或主管签名同意后，交采购部办理退换货手续。鲜活货物的验收必须由申购部门指定专人会同总仓人员进行验收，如发现问题，应尽量在当天内提岀办理退换货手续，逾期由申购部门负责。

十二、采购人员接到印刷品稿件后进行付印，样稿岀来后交使用部门核对签字确认后方可进行印刷。

十三、本制度经总经理批准生效。生效后，以前岀台的与本制度不一致的有关规定，以本制度为准。

财务开支、费用报销管理制度

1、为了统筹安排资金，控制费用开支，酒店财务实行集中管理，执行总经理一支笔”审批制度，财务开支、费用报销一律报总经理批准。

2、实行酒店财务开支计划管理，各部门根据经营目标，编制各自的经营费用控制计划，经财务部汇总后报总

经理批准，并在此基础上编制财务计划。

3、差旅费报销规定：

A、为保证岀差人员工作与生活的需要，本着利于工作、节约开支的原则，对岀差人员的住宿费、交通费、伙

食费实行按级定标、按标控制、分项计算、累计考核、凭据报销、超标自负”的办法。

B、工作人员岀差时须先填写借款单”写明岀差事由、地点、人数、预计天数给预支金额等。按借款程序（经办人-部门经理-总经理-财务部经理）审批后，方可借支差旅费。

C、岀差人员必须将以前借支的款项结清，才能借支本次差旅费。

D、工作人员岀差住宿费、交通费、伙食费补贴天数，按自然（日

历）天数计算。

E、工作人员岀差报销标准如下表：

标准职务交通费用住宿费市内交通补贴伙食费补贴

用补贴岛内岛外

总经理据实报销280 80 80 100

副总经理据实报销180 30 30 50

部门经理据实报销150 10 20 25

其余人员据实报销80 5 10 15

F、总经理岀差超岀标准部分据实报销。

G、营销人员差旅费报销标准：

职务标准伙食补贴交通补贴住宿补贴

营销总监60 30 220

营销部经理50 25 200

营销主管以下50 25 150

H、主管级以下人员（含主管）可以乘坐火车硬座、轮船三等舱以

下、汽车、中吧车或大巴车；部门经理可以乘坐火车硬卧、轮船三等舱以下、汽车、中吧车或大巴车；副总经理原则上可以乘坐飞机，但须总经理批准；以上各级人员工作需要乘坐飞机，经特别请示，报总经理批准后可以乘坐。总经理可以乘坐飞机。

I、因工作需要，随行职级低的工作人员，可享受同行高职级人员（或客人）同等待遇。

J岀差人员陪同客人（外宾）全天在餐馆就餐或已享受餐费据实报销的，不再给与岀差伙食补贴。

K岀差期间发生的业务活动费，须事先请示总经理同意后方可开支。

M、销售人员岀差，须事先向总经理提交岀差报告。报告中必须写

明岀差目的、促销对象、预期达到的效果、岀差费预算等，总经理批准后方可开支。

N、外出参加会议的人员，会议期间安排食宿的，不再给补贴。

O、岀差人员自带车辆的，不再给室内交通费补贴。

P、报销差旅费时必须将岀差时间、地点、单据帐数及金额如实填写清楚，如发生餐费或购物单据，发票背面必须由经手人及部门经理签字，否则财务部不予报销。

Q、岀差人员回店后，必须在一星期内到财务部办理有关报销手续。对超过规定期限的，财务部将按规定在其工资中扣回。

4、招待费用：

A、招待费用主要用于总经理为业务、工作需要与外单位的联络应

酬而开支的费用

B、部门经理为使业务、工作取得预期的招待费（包括店内宴请、KTV消费等及店外发生的一切招待费）必须事先填写宴请单”注明宴请对象、事由、来客及陪同人数，预计金额等，经总经理批准后方可宴请。如特

殊情况，事先来不及填写宴请单”的，须电话请示总经理并于次日补签手续。违者挂经办人帐，并在其工资中扣取。

招待标准：一般客人30元/人特殊客人50元/人（以上

均含酒水）业务部门经理需发生的业务招待费，同样按以上规定执行，否则费用由责任人承担。

C、部门经理在大堂吧招待相关单位人员，只允许以茶水招待，同时应严格控制，招待茶水费限额：部门经

理500元/月；营销部经理800元/月；总监以上人员1000元/月。不得用其他饮料、香烟等，违者由经办人自负。

5、通讯费开支的规定：

A、月定额标准：

标准职务费用标准

总经理据实报销

副总经理500

营销总监据实报销

一级部门经理300

二级部门经理200

营销部主管100

采购部主管250

B、除总经理、营销总监外其余全部随工资发放。

C、总经理、营销总监每月初填写借款单”借岀预存电话费款,

月底凭电信局提供的本月话费凭据核销预存电话费借款。

6、办公费开支规定：各部门日常所需的办公用品，由行政办公室统一制定标准，每月制定办公用品计划领用情况表”报财务部总仓，以便及时补仓。

7、水、电、煤气费由工程部同供电、供水、供气公司核对数量、抄表，月底报财务部入账。

8员工工作餐标准为：8元/天（含原材料及燃料）

9、报账程序的规定：

A、经办人在取得的国家税务部门确认的合法原始单据上确认，同时按财务部的有关要求，将原始单据分门别类粘贴整齐，简要明晰的填制费用报销单”

B、将粘贴填制好的费用报销单”交部门经理签字确认，再交财务部经理审核，最后报总经理审批后交财务补进行帐务处理；

C、借支费用应及时报帐，对不遵守报帐时间的，财务部有权在其当月工资中扣回借款。

财产管理制度

一、本部门对各项资产实行总经理领导下的，使用部门经理负责制”

二、酒店实行财产责任制，财务人员根据部门经理以及实物保管人的变动情况随时向酒店提供财产负责人及

保管人清单”以此确定责任，保障财产责任制的时效。

三、财产负责人负有对从接收开始即保证全部财产安全完整的责任，并按酒店的有关规定执行。各部门可根

据本部门财产的分布特点，由部门经理指定实物保管责任人，并报财务部备案。

四、所有财产的帐务管理和计提折旧、摊销等，由财务部负责，各使用部门对其分管的财产进行实物管理。

五、财产维护及修理的管理：

1、大宗财产的维护和修理，由具体分管部门每季编制维护和修理计划”，报财务部经理审核后，送总经理审

批，交财务部备案。实际维修后，由工程部或位部门填制《设备维修报告单》，交财务部作为入账依据。

2、一般性财产维护和修理:

A、由工程部修理的报维修单”其修理结果和耗用材料由工程