Documentum电子档案管理解决方案
档案电子化管理方案
档案电子化管理方案1. 简介档案电子化管理方案是指将传统纸质档案数字化，通过电子化技术和系统平台实现档案的数字化存储、管理和检索。
电子化管理方案在提高档案管理效率、减少存储空间、加强信息安全等方面具有重要意义。
本文档将介绍档案电子化管理方案的主要内容和步骤。
2. 方案内容档案电子化管理方案主要包括以下内容：2.1 档案数字化处理档案数字化处理是将纸质档案转化为电子文件的过程。
首先，需要对纸质档案进行扫描，获取档案的数字化副本。
然后，通过图像处理和文字识别技术，将扫描得到的图像转化为可编辑的电子文件。
最后，对电子文件进行分类、整理和命名，以便于后续的管理和检索。
2.2 档案管理系统档案管理系统是实现档案电子化管理的核心工具。
通过档案管理系统，可以对电子档案进行存储、检索、编辑和共享。
系统应具备以下功能：•档案存储：将电子档案存储在统一的数据库中，以便于统一管理和备份。
•档案检索：提供便捷的检索功能，使用户可以通过关键词、日期、文件类型等进行精确检索。
•档案编辑：允许用户对电子档案进行编辑、注释和标记，以满足不同用户的需求。
•档案共享：支持多用户同时访问和共享档案，实现信息的流动和共享。
2.3 安全保密措施档案电子化管理方案需要采取一系列安全保密措施，保障档案的安全性和完整性。
主要包括以下方面：•访问权限控制：对档案管理系统进行用户权限的分级管理，设置不同用户的访问权限，确保只有授权人员可以访问和操作档案。
•数据备份和恢复：进行定期的数据备份，并制定恢复计划，以保证档案数据的安全性和可靠性。
•防病毒和防篡改：使用有效的防病毒软件，确保电子档案不受病毒和恶意攻击；使用数字签名和加密技术，防止档案被篡改和非法复制。
3. 方案步骤3.1 规划阶段在规划阶段，需要确定档案电子化管理方案的目标和需求，制定详细的计划和时间表，并评估方案的可行性和成本效益。
3.2 扫描阶段在扫描阶段，需要对纸质档案进行扫描，获取档案的数字化副本。
基于Documentum的档案管理系统设计系统的开发
基于Documentum的档案管理系统设计系统的开发0引言文档的电子化存储和使用随着计算机技术的普及已越发常态化，但如何有效地管理电子文档成为众多企业的头号难题。
电子档案管理系统可以帮助用户安全、规范、高效地管理企业文档，优化档案存储结构，确保档案的访问安全。
Documentum是EMC公司开发的企业级文档管理平台，可建立企业远程和实时共享的协同工作与文档管理平台，其企业文档管理解决方案已经成为世界众多公司和组织的文档管理标准［1］。
Documentum可根据企业或项目的实际运作模式进行二次开发，能够对档案文件进行有效控制，并实现异地文档资源实时共享，使企业的文档管理达到一个新的水平。
1系统功能分析国内某大型化工企业希望建立历史项目的档案管理系统，以存储标准化的设计图纸，并利用自动化手段借阅文档。
具体需求如下：①文档存储安全。
设计人员将个人电脑中的设计文档统一存储于系统内。
初步上传的文档仅限本部门人员查看，不允许跨部门查看；②文档入库审批。
每个设计专业由专人审核系统中的设计文档，符合要求方可批准转为档案，之后才能被全体系统用户访问；③档案自动编码。
设计文档转为档案后，系统可以根据归档的文件夹自动生成档案编码；④档案借阅。
系统用户希望查看档案内容时，需要先提交申请，待档案管理员审批通过后，才能阅读此档案。
基于上述功能分析，我们在Documentum平台上进行了二次开发，建立起满足客户需求的档案管理系统。
2系统总体设计2.1系统框架由于客户严格要求文档存储的安全性，最终设计方案将初步上传的文档和审批归档的档案存放于两台服务器上，系统工作原理如图1所示。
（1）工作平台服务器。
用于未入库审批文档的临时存储。
业务人员按照部门专业划分，将个人电脑中的设计文档上传至该平台，等待档案审批人员的审核。
（2）发布平台服务器。
用于入库审批通过的文档的存储及借阅。
档案审批人员审核通过的文档将由工作平台移至该平台。
该平台面向系统内所有用户开放，但仅限于查看档案名称，如需查看档案内容，应当提交借阅申请，待借阅审批人员批准后方可读取档案具体信息。
电子档案管理实施方案
电子档案管理实施方案一、背景介绍。
随着信息化时代的到来，电子档案管理已经成为各个行业的重要组成部分。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化管理的需求，电子档案管理成为了必然选择。
因此，制定一套科学合理的电子档案管理实施方案显得尤为重要。
二、目标和意义。
1. 目标，建立一套完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，提高档案管理效率和安全性。
2. 意义，电子档案管理实施方案的制定和实施对于提高档案管理水平、保障档案安全、提高工作效率具有重要意义，对于企业的长远发展也具有重要意义。
三、实施方案。
1. 建立电子档案管理制度，制定电子档案管理相关规章制度，明确档案管理的责任部门和责任人，规范档案管理流程，明确档案的保管期限和处理程序。
2. 选用合适的电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性，保障档案的完整性和可靠性。
3. 构建电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，方便档案的检索和利用。
4. 完善档案管理流程，建立科学合理的档案管理流程，包括档案的采集、整理、存储、检索、利用和销毁等环节，确保档案管理工作的规范和高效。
5. 加强档案安全管理，建立完善的档案安全管理制度，包括档案的备份、加密、权限控制等措施，确保档案的安全性和可靠性。
6. 加强档案管理人员培训，对档案管理人员进行相关的培训和教育，提高他们的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的顺利进行。
四、实施步骤。
1. 制定电子档案管理实施计划，明确实施目标、任务和时间表，制定详细的实施计划，明确责任部门和责任人。
2. 选用电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，并进行系统的部署和测试。
3. 建立电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，包括档案管理系统的搭建和数据的迁移等工作。
4. 完善档案管理流程，根据电子档案管理的特点，完善档案管理流程，包括档案的数字化、整理、存储、检索和利用等环节。
电子档案管理系统技术解决方案
电子档案管理系统建设方案目录1.建设目标 (1)1.1.建设目标 (1)1.2.建设标准及规范 (1)2.建设方案 (3)2.1.总体架构设计 (3)2.2.建设内容 (4)2.3.硬件需求 (8)2.4.扫描/查档网点适配 (9)3.系统特点 (9)3.1.系统模块独立性与协同性的统一 (9)3.2.电子档案管理系统强大的检索功能 (9)3.3.档案自动归档，有效提升归档效率 (10)3.4.信息精准采集，信息录入更为准确 (10)3.5.痕迹日志管理，操作记录有迹可寻 (10)3.6.界面美观，简洁统一操作简便 (10)4.项目预算..................................................................................... 错误!未定义书签。
1.建设目标1.1.建设目标按照业务部门及档案管理部门归档的业务要求，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T 18894-2016）、国家市场监管总局颁布的《企业档案电子化管理标准》（GS/T 3302-2002）以及《申请文书规范》等文件为基础，建设电子档案管理系统，按照档案管理要求，采用有效技术手段，保证电子档案内容自归档之时起不可更改，不随技术的更新变化而不可阅读。
在业务办理中涉及纸质档案的，可实现对纸质档案电子化图像化加工、存储和管理利用；对于业务办理中无纸质档案的，实现对企业登记电子文件、档案元数据进行在线采集、加工、存储和管理，确保电子档案的真实、可信、可靠、完整、可用。
中研电子档案管理系统可以改变以往繁琐的档案查询程序，应用智能化、信息化手段提高注册登记过程中纸质档案电子化效率，降低工作人员工作强度，整合全程电子化、半程电子化、现场办理三种方式电子档案管理模式，达到电子档案统一管理的目的。
1.2.建设标准及规范总体架构标准是从电子政务建设总体设计的高度来制订的，同时按照 2002 年国家工商行政管理总局制定的《企业档案电子化管理标准》 (GS/T3302-2002)作为架构标准，主要包括:2.建设方案2.1.总体架构设计根据业务需求和功能需求，按照标准化、结构化、层次化、平台化、模块化的设计思路，本系统的总体架构如下所示：档案影像系统运行在政务云平台之上，使用云服务器(ECS)、关系型数据库服务(RDS)和开放存储服务(OSS)等云计算技术来支撑各业务功能的运行。
电子档案解决方案
电子档案解决方案摘要：随着信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代社会对信息管理的需求。
电子档案解决方案成为了一种越来越受欢迎的选择。
本文将介绍电子档案解决方案的基本概念、优势以及实施步骤，并对其中的一些具体技术进行讨论。
一、引言电子档案解决方案是利用计算机技术和信息管理方法来管理和存储各种类型的电子文件的一种综合解决方案。
它可以帮助机构和企业实现电子文件的高效管理、快速检索和安全保存。
相比传统的纸质档案管理方式，电子档案解决方案具有许多优势，例如节省空间、提高工作效率、降低成本等。
二、电子档案解决方案的基本概念1. 电子档案管理系统（EDMS）电子档案管理系统是电子档案解决方案的核心组成部分。
它是一个基于计算机技术的档案管理系统，可以用于存储、管理和检索各类电子文件。
EDMS可以提供权限管理、版本控制以及文件元数据的管理等功能，以帮助用户更好地管理和利用电子档案。
2. 电子文档管理系统（DMS）电子文档管理系统是电子档案解决方案中的一个重要组成部分。
它提供各种功能，如文档的创建、编辑、共享、审批等，以帮助用户更好地协作和管理电子文档。
3. 数字化转换数字化转换是将纸质档案转换为电子文件的过程，是实施电子档案解决方案的重要步骤之一。
通过数字化转换，可以将纸质档案转化为电子文件，并存储到电子档案管理系统中，实现电子化管理和存储。
三、电子档案解决方案的优势1. 空间节省电子档案解决方案可以将大量的纸质档案转换为电子文件，并存储在电子档案管理系统中，从而极大地节省了实体存储空间。
2. 高效管理电子档案解决方案可以通过电子文档管理系统提供的各种功能，如快速检索、文档共享、权限管理等，实现对电子档案的高效管理和利用。
用户可以通过关键字搜索、分类整理等方式快速找到所需的电子档案，提高工作效率。
3. 信息安全电子档案解决方案可以通过对用户权限的管理以及档案的加密和备份等措施，保障电子档案的安全性和完整性，避免因纸质档案的丢失或损坏带来的信息泄露和数据丢失等问题。
电子档案管理系统解决方案
电子档案管理系统解决方案
《电子档案管理系统解决方案》
随着信息化程度的不断提高，企业和机构对文件管理和存档需求也越来越高，传统的纸质档案管理已经无法满足现代化的要求。
因此，电子档案管理系统成为了一种解决方案。
电子档案管理系统是一种集成了电子文档管理、工作流管理、知识管理、客户关系管理等功能的系统，它可以对文档进行分类存储、检索和共享，提高了档案管理的效率和准确性。
同时，电子档案管理系统还可以通过权限和审批流程，保障了档案的安全性和可追溯性。
在企业管理中，电子档案管理系统可以帮助员工快速查阅和共享文件，减少了因为文件丢失、误操作等问题导致的工作效率低下。
在政府机构中，电子档案管理系统还可以帮助机构节省大量的文件存储空间和人力成本，提升了档案管理的整体水平。
电子档案管理系统解决方案也面临一些挑战，比如安全性问题、系统稳定性和兼容性等方面的考量。
但随着技术的不断发展和软件的不断更新，这些问题也在逐渐得到解决。
综上所述，电子档案管理系统解决方案在现代企业和机构中发挥着越来越重要的作用，它不仅提高了档案管理的效率和精准度，还为企业和机构带来了更多的管理便利性和竞争力。
电子档案加强管理措施方案
电子档案加强管理措施方案引言随着信息化时代的快速发展，电子档案在各个领域得到广泛应用。
然而，由于电子档案的虚拟性、易被篡改的特点，其管理变得异常重要。
为了加强电子档案的管理，避免信息泄漏、篡改以及丢失等问题的发生，本文提出一套电子档案加强管理措施方案。
一、技术措施1. 数据备份定期进行数据备份是保障电子档案安全的重要措施。
建议采用定时自动备份系统，将电子档案数据保存在不同地点的多个存储设备上，以防止因自然灾害或硬件故障导致的数据丢失。
2. 数据加密对于涉及敏感信息的电子档案，应采用强化的加密机制保障数据安全性。
通过对电子档案进行加密操作，可以防止未经授权的用户获取数据内容，同时保护数据完整性。
3. 权限管理建立合理的权限管理制度，对电子档案的访问、修改、删除等操作进行明确的权限划分。
对于不同的用户，应设定不同的权限级别，确保只有获得授权的人员才可以对电子档案进行操作。
4. 定期安全检查定期进行电子档案安全检查是预防数据泄露和篡改的有效手段。
通过对系统进行安全漏洞扫描、系统日志监控等技术手段，发现潜在的安全隐患，及时修复漏洞，确保电子档案的安全性。
二、管理措施1. 完善档案管理制度建立健全的电子档案管理制度是加强档案管理的基础。
制定明确的档案管理规定，包括档案的管理责任、管理流程、操作规范等内容，确保电子档案的合规管理。
2. 人员培训与意识教育提升员工的信息安全意识是保障电子档案安全的重要方面。
定期组织信息安全培训，向员工传授相关的安全知识和技能，并制定相应的安全操作标准，加强员工对电子档案安全的重视程度。
3. 记录审计日志建立完善的审计日志机制，对电子档案的访问、修改、删除等操作进行记录，以便日后追溯。
审计日志的建立有助于发现潜在的风险行为，并提供证据来追究责任，避免数据被篡改或泄露。
4. 加强安全意识监督建立安全意识监督制度，定期对电子档案管理情况进行检查和评估。
通过对员工的行为进行监督和评估，发现存在的问题并及时进行纠正，保障电子档案的安全管理。
电子档案管理系统解决方案
电子档案管理系统解决方案随着信息技术的飞速发展，电子档案管理系统已经成为许多组织和企业日常运营中不可或缺的一部分。
在传统的纸质档案管理方式面临诸多挑战的同时，电子档案管理系统为信息的安全性、可访问性和效率提供了全新的解决方案。
本文将针对电子档案管理系统的解决方案进行介绍和分析。
一、电子档案管理系统的概述1.1 电子档案管理系统的定义电子档案管理系统是一种利用信息技术手段对档案进行数字化、存储、检索、管理和保护的系统。
通过电子档案管理系统，用户可以实现档案文件的电子化存储、智能化检索和便捷化分享。
1.2 电子档案管理系统的特点（1）电子化存储：将纸质档案转化为电子文件，进行数字化存储，节省物理空间和资源。
（2）智能化检索：通过全文检索、标签、关键词等方式，快速定位和检索档案信息。
（3）权限管理：对档案进行权限管理，确保档案信息的安全性和机密性。
（4）备份与恢复：通过数据备份和灾备机制，确保档案信息的安全性和可靠性。
（5）云端存储：实现档案的在线存储，随时随地获取档案信息。
二、电子档案管理系统的应用2.1 政府机关和事业单位政府机关和事业单位通常拥有大量的纸质档案，传统的档案管理方式效率低下且占用大量空间。
采用电子档案管理系统可以实现档案的电子化存储和智能化检索，提升工作效率和便捷性。
2.2 企业和组织对于企业和组织而言，档案是非常重要的资产。
采用电子档案管理系统可以更好地管理和保护档案信息，提升工作效率和信息安全性。
2.3 教育机构和科研单位教育机构和科研单位通常拥有大量的教学和科研资料，传统的纸质档案管理方式难以满足信息的快速检索和共享需求。
采用电子档案管理系统可以实现档案信息的数字化存储和便捷化分享，提升教学和科研工作效率。
三、电子档案管理系统的实施步骤3.1 需求分析和规划根据组织或企业的实际需求，进行电子档案管理系统的需求分析，明确系统的功能模块和技术指标，并制定合理的实施计划。
3.2 系统设计和开发根据需求分析的结果，进行系统的详细设计和开发，包括系统架构设计、数据库设计、界面设计等环节，确保系统的稳定性和安全性。
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ERMS的核心功能 － 分类表管理
基于目录的分类管理方式
根据电子文件类型进行自动分类
可以自动生成标准的分类目录 允许用户灵活创建分类目录
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ERMS的核心功能 － 保管期限
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采用内容管理的优势
在多个国际、国内的标准和文献中，都建议在内容管理平台的基础上建设 EDMS, ERMS 和 TDR系统 成熟的内容管理平台已经包含了元数据管理、XML管理、格式转换、安全 权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从等一系列模块 优秀的内容管理平台已经符合了ISO 15489, DoD 5015.2, MoReq2等一系 列国际标准 采用内容管理平台，可以非常顺利的实现私有云的架构和SOA的架构
Document
Record
Archive
文件
归档文件 文件
档案 档案
国标:
记录
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管理部门的对应
文件管理部门 Document
综合档案馆 Archive
Record
文件管理部门 文件
档案室 归档文件
《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002） 《文书类电子文件元数据方案》（ DA/T46-2009 ） 《版式电子文件长期保存格式需求》（ DA/T 47-2009 ） 《基于XML的电子文件封装规范》（ DA/T 48-2009 ） 《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005） ……
模板 最佳实践 流程发现
建模 模拟 分析 和优化
流程服务
表单设计
流程执行 系统集成
活动监控 队列管理
内容库服务 生命周期
电子签名 CS For SharePoint
分类 内容发布
内容服务
链接管理
访问控制 加密 审计追踪
格式转换 格式副本 XML 管理
工作流
变更控制
信息 权限管理 安全 记录管理
内容库服务
ISO 15489 － Document, Record, Archive
Document
最宽泛的文件定义
Record
不可变更的法律凭证
Archiቤተ መጻሕፍቲ ባይዱe
长期或永久保存价值
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国外与国内文件、档案的对应
根据电子文件的类型定义不同的保管期限
保管期限表具有独立的管理界面，保持安全性和稳定性
保管期限到期后，可自动触发流程和生命周期
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完整的内容生命周期
Object Becomes A Record
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国际电子文件管理标准
DoD certifications – 北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准 – 强调信息法律的遵从性 – 文件管理需求类型的多样化趋势 – 军事领域的专业性 MoReq2 – 通用性 – 灵活性 – 一致性 – 可操作性 – 欧盟文件管理的重要指导性文件 Vers – – – –
XML 数据库 XML Database
基本内容 服务
记录管理
纸质档案 采集
信息权限 管理
邮件归档
打印控制
访问控制
业务流程
时效性 保护
自动信息 分类
多媒体 管理
生命周期 管理
统一搜索
数字签名
XML支持
SAP 归档
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review
Pending Review Reviewed/ Draft Issued Issued Effective
Obsolete
START (create)
Draft
edit
Approved/ Rejected/ Draft
issue
training decision
Issued
make effective
联邦式记录管理
Certified
通知
存储管理
Web Services for Records
物理记录管理
Documentum Retention Policy Services
WEB-BASED CLIENT CONTENT SECURITY UNIFIED ARCHITECTURE
Documentum Platform
完整性
– 指档案的正文、附件、结构和背景信息是完整的、未被非法改动。
有效性
– 指档案在经过格式转换、系统迁移等操作之后，依旧能够可被查找、检索、显现和理解 。
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国际标准
ISO 15489 信息与文献——文件管理
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采用内容管理的优势 － 性能
10亿个电子文件
保存超过200万份劳 动就业资料
每年新增数电子档 案1200万份
保存5500万份记录
每天新增2000万份 电子档案，全国 10,000人使用
供比利时1000万公民 使用
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建设所参照的国内标准与规范
《档案法》（1987，1996）
《电子签名法》（2004）
《电子文件管理暂行办法》（2009） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》
《信息与文献 文件管理》 （ISO 15489－1：2001）
可信数字仓库 （TDR）
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ERMS系统的建设内容
制度标准 规范建设
管理组织和体系
宣传和推广
制定管理标准和技术规范
规范各单位业务系统建设
系统 建设
ERMS系统建设
基础平台 建设
软/硬件平台初步规划
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ERMS系统建设
形成与 办理
捕获登 记
存储与 保管
检索
利用
处置
数据和业务基础 数字化 分类表 案卷管理 保管期限表
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全流程需求 元数据 安全管理 审计追踪 工作流
系统管理 法规遵从 性能要求 协同管理 易用性
审计和报告 归档
时效性策略 智能存储
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档案管理的核心问题
真实性
– 指档案由当事人或当值设备在第一时间形成，符合形成者的意图，文件的内容真实可信 ，文件所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际。
Static
Structure & Process
传统的档案管理
Low
时效性
规划
冻结保持
审计追踪
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Documentum在电子档案管理的应用
法规遵从
协作空间 记录管理员 Regulatory Publishing 企业搜索 Portal 编辑工具集成 企业应用
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完整的内容管理平台
Information Centric
协作 库服务和工作流 格式副本
Policy Centric
虚拟文档
传统的内容管理
High
CM and RM solve different but overlapping problems The real requirement is to manage the complete lifecycle of content Integration provides a complete solution and is a required aspect of ECM
Documentum ECM
Documentum Records Manager
Time
Expunge
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文件和时效性管理
Core Records Manager Components
安全和访问控制 记录规划 报表
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基于DoD 5015.2的实现
FW: SEC Filing Update
FW: SEC Filing Update
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