国际货代电子单证系统实训指导书

1 国际货代电子单证系统实训指导书 实验导读 一、引言 国际货运代理是服务性行业中的一种类型，1926年5月31日在维也那成立的国际货运代理协会联合会(FIATA)作为联合国的常设顾问机构和一个在世界范围内最大的非政府和非赢利机构，其对国际货运代理的定义是：“根据客户的指示，并为客户的利益而揽取货物运输的人，其本人并不是承运人，货运代理也可以依这些条件，从事与运输合同有关的活动，如集货、报关、报验、收款。” 我国1995年颁布的《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》对其定义为“国际货物运输代理企业可以作为进出口货物收货人、发货人的代理人，也可作为独立经营人从事国际货代业务。” 在现代物流迅速发展的今天，国际货运代理行业也如同其他行业一样，遇到前所未有的冲击。面对中国进入WTO、经济全球化的趋势，我国国际货运行业要想冲破阻碍，寻求发展，就必须从自身需求解决方法。因此，行业操作规范化、准确化、简单化、低成本化成为货代企业增强自身竞争力的一个尖端问题。 要想解决这个问题，就必须从企业自身的管理上下工夫。而网络系统的引入可以实现对整个物流过程的实时监控和实时决策，当国际货代业的任何一个神经末端收到一个需求信息的时候，该系统都可以在极短的时间内做出反应，并可以拟定详细的工作计划，通知各环节相互配合开始工作。因此，建设货运代理国际电子单证系统的重要性便显现出来。

二、系统简介 （一）系统结构 本系统就是着眼目前国际货运代理的行业需求，结合了物流ERP管理思想，针对行业缺陷，建立在企业资源管理平台基础上的（客户关系管理、人力资源管理、信息资源管理等），以客户服务为目标、以商务管理为中心，集海运、空运、内贸、运输为一体的反映流程化管理思想的货代企业管理信息系统。 该系统采用三层管理体系：系统的最高层为集团化管理决策层，支持集团化的跨地域、跨企业的物流运营体系的管理，支持有一定规模的国际物流企业对各项业务运营体系的管理和决策分析；管理层则以客服中心和商务管理为核心，统一接受客户的指令和反馈信息，提高客户服务质量，并由商务中心对各项业务严格控制和审核；操作层支持实现完全标准化的流程作业方式。 2

（二）系统功能定位 该系统借助现代互联网，将国际物流内部业务管理、远程分支机构管理、数据共享、网上单据传递、网上客户服务集合为一体，充分解决了现代国际物流代理企业跨地域经营的信息管理问题，同时覆盖以国际货运为主的国际物流公司的主要业务环节（空运、海运、储运），形成支持国际物流公司的跨地域经营、集中式管理，全程多式联运的管理体系。 同时，该系统考虑到大型物流企业内部分工明确、部门职责清晰，管理流程控制严格的特点，设置了方便的委托任务分配体系、严格的业务、费用、客户管理、合约管理、报价等的审批流程。该信息系统的功能如下图所示： 3

三、实验分组及角色分工 本系统共分为海运、空运、内贸三项工作任务，同时每项工作任务又可分为进口和出口两项工作流程。由于六项工作在流程方面存在一定的相似性，此指导书中我们以海运工作流程为例，来讲解整个工作流程。 （一）实验分组说明 在整体实验过程中，学生将以分组形式进行实验，以分角色扮演的方式完成整体实验过程，达到实验目的。 每个小组由6名学生组成，在每个实验中分别扮演不同角色，共同完成实验，每个学生仅完成自己角色的功能操作。实验时，实验者应该清楚自己所扮角色在流程中的位置和作用。在进行实验前，要按6个同学为一组事先分组，每组分配6台连网的计算机，即每台机器由一个角色操作。 每组在每个实验前分配好角色，实验过程中每个成员承担不同的角色并按照实验要求来完成实验，每次实验或下次实验组内人员要互换实验角色。这样，就要求实验者应该清楚自己所扮角色在流程中的位置和作用。实验者不仅要清晰整个业务流程，还要具有协同商务管理的能力。 （二）角色分配与扮演 根据国际货运代理企业营运管理的组织架构和业务模式，模拟实验系统中有如下角色需要分配，即在实验中每组成员可以扮演如下角色： 总经理、财务总监、分公司经理、分公司财务、操作员、业务员。 （三）模拟环境及角色权限介绍 为了能让学生了解掌握国际货运代理行业的实际运作，我们设计了一个跨地域的、业务类型全面的、国际性的集团化管理的大型公司模型。 公司整体分为总部及三个分公司，各个分公司分别设置有管理部、财务部、销售部、操作部等部门。企业结构是按“决策层”“管理层”“操作层”三层架构来划分，具体角色所赋予的权限是依据集团组织结构及部门的工作性质来分配相关的操作权限。 首先，在总部设置了总经理、财务总监等角色，以管理为基本依据给予各方面的查询及处理的权利。 总经理: 集团的最终决策人，他的权限比较集中在决策及整体组织设计方面，其中有商务中心、决策支持、系统设置的全部权限以及部分费用权限，这样可以在第一时间内使其了解集团整体的、部分的运做情况并做出合理的判断处理出现的问题。总经理的职务在系统中主要是负责在“系统设置”的模块中各个分公司的管理者的权限设置，通过“商务中心”查看各个分公司的合约管理、各种审批等，以及通过费用结算模块和决策支持模块查看集团整体的运营状态。 财务总监：监管集团整体财务，对资金流进行掌控分析，并将相关信息上传 4

给总经理，由其汇总决策。财务总监在系统中的主要负责在“商务中心”监察放单管理，在费用结算中检查资金流转状态，在决策支持模块对资金流进行分析统计。 总部的角色所具有的权限是以查询统计为主，属于“决策层”。 其次，各个分公司我们依据角色所属的部门的工作性质来给予权限设置。 管理: 这个角色是为了各个分公司的管理者所设置，其依据与总部的总经理权限类似，在各个分公司设置权限时我们就是以他的身份来设置的。这里他所设置的权限与总部的总经理角色设置的权限有一定的区别，总经理角色和分公司管理角色给操作者所设置的权限都有打印及扩展查询功能，但是总经理角色可以设置总部的扩展查询，而分公司经理可以设置编辑权限。经理（管理）的职务在系统中主要负责分公司内部具体设置，其职权与总经理可视的模块范围是相同的，但是，与总经理不同的是他对各个模块的权限不仅仅是查看，是可以进行操作的，进行各种审批、管理等。在商务中心进行各种审批操作，费用结算有查看的权利，通过决策支持了解分公司的运营情况，在系统设置里对分公司公司人员的权限进行设置；定期使用数据传输模块的功能与总部进行数据同步。 财务: 在分公司的财务角色所拥有的操作权限仅仅是本公司的财务，并没有给其总部的查询权限，它是具体业务上的资金流操作及管理（例如：收/付款处理之类），有一定财务审批权限，来规范资金流通。它具有查询每一笔业务其财务状态的权利，并有查询公司整体财务情况的权限，同时具有针对财务数据转移到财务软件的操作权限。财务的职务在系统中主要负责的顾名思义是分公司的财务操作，这个角色涉及了5个模块，对于“客户服务”、“操作中心”具有查询权限，方便其了解每笔资金的流动趋向及核对，通过“费用结算”模块做各种财会方面的操作及处理，并且如果有严格的财务需求可以通过“财务接口”的模块功能把财会核算的各种信息导入到专业的财务管理系统中（如：用友、金碟等）。 销售: 这是一个很特殊的角色，它并不参与真正的业务操作，只是负责录入自己客户的委托信息，及相关的计划等的录入。销售只在“客户服务”模块上有操作权限，负责委托的受理及客户信息的整理录入。 分公司的“管理”、“财务”、“销售”角色是查询及管理为主，属于“管理层”。 操作: 根据不同的工作情况，所负责的不同的业务，给予相应的编辑权限，来完成整个任务。操作可以在可视模块上进行销售的操作权限，并可以通过操作中心把没每一笔委托进行处理并在费用结算模块做付款申请。 分公司的 “操作”角色所具有的权限是以操作为主，属于“操作层”。

四、模拟数据初始化 实验前每个实验小组都被分到一个数据模板，此数据模板中有一个以建立好 5

的模拟企业信息，每个实验小组都可通过该总部的账号“admin”和密码“1”进入总部管理系统。进入总部管理系统之后，每个实验小组可根据自己的实验需要创建自己的账户、对系统进行设置管理，进行基础数据维护。

以下是需要设置的部分： （一）基础数据设置： 港口信息 船名信息 航线信息 费用信息 集装箱信息 仓储类型 派车类型 投诉类型 业务类型 资金类型 洽谈方式 计划类别 口岸维护 账户类型 结算方式 货物状态 催款单状态 包装类型 客户类型 费用类型 随附单据种类 运输方式 征免性质 港口类型 成交方式 国家 币种 操作类型 （二）审批设置： 合约审批 报价审批 客户审批 市场计划审批 付款申请审批 付款审批 收款审批 投诉处理 （三）系统编号： 报价编号 仓储业务编号 催款单号 发票流水号 付款流水号 付款申请号 跟踪编号 海运委托号 空运委托号 内贸委托号 合约编号 结算单号 客户编号 派车单号 市场计划编号 收款流水号 投诉编号 （四）客户等级设置： 信用额度 币种 期限 注：同学可参考以上资料在实训前收集相关资料编制自己的实验数据资料。

五、工作流程总体说明 我们以大连分公司的工作为例，进行工作流的讲解。 销售：（业务人员——YWA/YWB） 在系统里负责提供业务流转过程的起始工作。他从客户那里接受委托，然后在客户服务模块把客户委托信息（委托人、发货人、货物信息等）、以及相关应收费用进行录入，选择相关任务（订舱、报关、单证等），确认后提交到操作中心，由相关的操作人员来进行操作。 操作：（CZA/CZB）