常用行政公文写作

四、常用行政公文写作常用行政公文包括通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。

1．通知通知批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

它是最常用的行政公文。

（1）通知的种类根据内容和功用。

一般将通知分为四种：第一发布性通知，是用来颁布、发布有关条例、规定、办法等规章制度时使用的公文。

第二批示性通知，是印发本机关、批转下级机关、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时使用的一种通知。

第三告知性通知，用于告知各方面的事项时使用的一种通知。

如召开会议、任免干部等等。

第四指示性通知，是上级机关对下级机关就某项工作指示和安排、提出要求时使用的一种通知。

（2）通知的格式通知通常由标题、主送机关、正文和落款构成。

通知的标题有三种基本形式：其一由发文机关、事由和文种组成；其二由事由和文种组成；其三也可只写“通知”、“会议通知”等。

主送机关，是指公文的主要受理、承办的机关，顶格写在标题之下，正文之前，字体同正文。

主送机关要使用全称或者规范化简称。

通知的正文一般先写发布通知的缘由，写明制发通知的依据、目的、原因等内容。

其次发布通知的具体事项，一般包括通知的事项、措施、态度、要求等内。

通知的结尾部分常用“特此通知”等作结尾。

2．通报通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的一种公文。

通报属于下行文。

（1）通报的种类按照通报的性质可以分为表彰性通报、批评性通报、情况通报。

表彰性通报，主要用来表彰先进，介绍成功的经验、做法。

批评性通报，主要用来批评犯错误的单位或个人，纠正错误、提出处理意见。

情况通报，用于传达上级的重要精神或重要情况。

（2）通报的格式通报的内容由标题、正文、结尾和日期组成。

标题。

通报的标题常采用发文机关、事由、文种的形式（3）正文。

表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：第一陈述事实。

表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

这部分要重点写清先进或错误的主要人员、主要事实经过、情节、结果及有关数据。

第二分析指出事例，作出评价。

表彰性通报，要从先进事迹中提取经验、意义和值得学习与发扬的精神。

批评性通报要分析错误的危害，错误产生的根源，同时指出应吸取的教训、需要引以为戒的内容等。

第三决定、要求。

表彰性和批评性的通报，应该明确组织予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象要求。

事项性通报首先写明所通报的情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。

其次要写明发文机关有针对性地提出应采取的措施、安排、要求。

正文之后在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期等。

写作通告时应该注意行文要及时，事例要真实、典型，要突出教育性。

3．报告上级机关向上级机关汇报工作，反映情况，或是上级机关答复上级机关的询问的公文。

属于上行文。

根据内容，报告可以分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告。

（1）报告的格式报告一般由标题、主送机关、正文和结束语组成。

报告的标题常见的形式有两种，一是由发文机关、事由和文种构成，如《××部关于××抗灾救灾工作情况的报告》；一是由事由和文种构成，如《政府工作报告》等。

报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。

顶格写于文首、其后用冒号。

报告正文。

首先在开头交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义，然后用“现将……情况报告如下”一语转入下文。

下文用来说明报告事项。

一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。

报告正文的具体内容有报告的类型所决定。

工作报告应该主要说明工作任务完成情况，可介绍工作的任务，以及完成任务采用的方法、措施，总结成绩，找出不足。

情况报告就是要写清楚下级机关出现的情况的具体内容，应该的出现情况作详细叙述，报告产生的后果，并且要分析原因。

建议报告，要具体阐述工作的意见和建议。

答复报告，要根据上级机关的提问、查询，有针对性的回答，不涉及以外的其他问题。

报告的结语，根据报告种类的不同，有不同的程式化用语，应另起段来写。

工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”等。

（2）撰写报告应注意的问题撰写报告应注意报告中的材料要真实，向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度。

报告的内容主旨鲜明，语词朴实，切忌浮华。

4.请示请示是党政机关都广泛应用的一种上行公文。

用于向下级机关上级机关请求指示、批准的公文。

（1）请示的特点请示的特点，第一期复性。

在公文体系中，请示是双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。

下级机关请示报上去，上级机关就需要有批复发下来。

不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。

第二单一性。

请示更要强调遵循“一事一报”的原则。

就是说在一份请示中，下级机关只能就一项工作、一个问题作出请示。

第三时效性。

请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时发出。

相应地，上级机关应对对请示作出及时的批复。

（2）请示的格式请示主要包括标题、主送机关、正文、结尾四部分。

请示的标题由发文机关、事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》；也可以由事由和文种构成，如《关于财务部购买打印机的请示》。

请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。

请示在确定主送机关时，要注意主送机关只能有一个，只能主送上级机关，不得越级。

请示的正文请示的正文由缘由、请示事项、结语三部分构成。

一般而言，缘由要写得充分、恰当、具体，以便上级机关准确决断，予以批复。

请示的主体部分是表明请示事项，它是向上级机关请求上级指示、批准的内容，要把要求批准的事项分条列款一一写明。

请示的结语比较简单，一般是在请示事项之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。

常用语见的有“当否，请批示”，“以上请示，请予审批”等。

最后的落款，一般包括署名和成文时间两个项目内容。

标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章和写上发文时间。

5．批复上级机关答复下级机关的请示事项的公文。

（1）批复的特点批复是一种下行文，批复是用来答复下级请求事项的，有请示，才会有批复。

批复不是主动的行文，是公文中被动性文种。

批复的针对性强，下级机关请示什么事项，上级机关的批复就指向这一事项或问题，无需旁涉。

请示是一事一报，相应的批复也是一文一批。

批复的态度和观点必须明确。

对于请示的具体内容，批复要给以明确的指示；对于请求批准的请示，批复或者同意或者不同意。

（2）批复的种类批复从内容上可以分为两种类型：一是指示性批复: 针对下级机关、单位对有关方针、政策、规定等提出的不甚明白的问题予以阐释或指示。

对求示性请示做出的答复,对问题做出明确指示。

一是是批准性批复，即对下级机关、单位求批性请示做出的同意与不同意的答复。

（3）批复的格式批复的内容通常包括标题、正文、结语等三部分。

批复的标题，第一种由“发函机关＋事由＋文种”构成，第二种由“事由＋文种”构成。

批复的正文，开头要引述来文，要写明是对何时、何号请示的答复。

然后针对请示的事项做出明确无误的答复，包括批复态度和批复意见。

批复态度即同意还是不同意，不同意的要说明理由；批复意见是对同意事项的具体要求。

结语一般为“此复”、“特此批复”，也可以不写。

6．函函是一种使用频率很高，适用范围很广、使用十分灵活的公文，党政机关常用。

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的文书。

函有适用面广、制发灵活、事务性强的特点。

（1）函的种类按公文内容的重要程度可分为“公函”和“便函”。

正函用来商谈工作、询问或答复事宜、请示事项时使用的正规公文。

便函为非正规介绍、答复、联系时使用的公文。

按行文方向可分为“去函”和“复函”。

去函是国家行政机关主动发函；复函答复问题时所使用的函。

按行文目的和适用范围可分为以下五种：商洽函。

主要在平行机关或不相隶属机关之间商洽和联系工作时使用。

如《××市文化局关于××同志的商调函》。

询问函。

多在平行机关或不相隶属机关之间问询事项时使用。

如《××市看守所关于×××保外就医问题的询问函》。

答复函，即复函。

主要适用于回答询问函所提出的有关问题。

如《××县公安局关于同意协查××抢劫杀人一案的复函》。

请批函。

多用于平行机关或不相隶属机关之间请求批准具体事项。

如《××县统计局关于追加××新办公大楼基建经费的请批函》。

知照函。

多用于平行机关或不相隶属机关之间报送材料，告知具体事项。

如《××市国税局关于正式挂牌办公的知照函》。

（2）函的格式函的结构大致可分为标题、正文、结尾三个部分。

函的标题由发文机关、事由和文种组成，通常可以分为两种结构：第一种由“发函机关＋事由＋文种”构成，如《沈阳市教育局关于请求在计算机管理技术方面给予协助的函》。

“沈阳市教育局”是发函机关，“请求在计算机管理技术方面给予协助”是事由，“函”是文种。

第二种由“事由＋文种”构成，如《关于就医疗费报销问题的复函》。

函的正文，包括三部分，第一部分：缘由，简要交代写函的原因，如果是去函,即说明去函的原因,如果是复函，则说明是答复对方某某函件。

第二部分：商洽，询问或答复的事项，简明扼要地写清函告的具体内容及自己的看法和处理意见。

商洽的函正文要说明商洽的事项、内容。

询问函的正文主要写清询问的起因和询问的事项。

请批函重点写清请批原由和请批的事项。

行文要开门见山，不必讲过多道理,如果是复函，应针对来函的情况给予明确答复。

不同类型的函，函的结束语有所不同。

商洽、询问函常用“请予支持”、“请予函复”；复函用“特此函复”，“专此函告”；请批函用“请予核准”、“请予批准”；知照函则用“特此函告”等。

一般函使用“此致敬礼”等祝颂语。

（3）函的写作要求函是一种平行文，一般不具有指挥的指示性质，表达上应讲究分寸；用语严谨，注意尊重对方。

内容要单一，简洁明了，要做到一函一事，开门见山，中心突出。

7．会议纪要会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事的文书。

根据会议的宗旨、议程、有关会议文件、会议记录以及到会人员提供的材料进行整理，用准确而精炼的语言概括地综合地反映会议概况、会议决定及会议精神。

会议纪要有两个目的，一是为了向上级汇报会议情况，以便及时地得到上级的指导；另一个是为了向下属传达会议精神，以便下级及时贯彻执行。

常用的会议纪要有两种：工作会议纪要、专题会议纪要。

（1）会议纪要的特点第一，综合性。