01成本档案管理办法
国家档案局、民政部、农业部令第12号——村级档案管理办法
国家档案局、民政部、农业部令第12号——村级档案管理办法文章属性•【制定机关】国家档案局,民政部,农业部(已撤销)•【公布日期】2017.11.23•【文号】国家档案局、民政部、农业部令第12号•【施行日期】2018.01.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局中华人民共和国民政部中华人民共和国农业部令第12号《村级档案管理办法》已经国家档案局局务会议、民政部部务会议审议通过，并经农业部同意，现予公布，自2018年1月1日起施行。
国家档案局局长李明华民政部部长黄树贤农业部部长韩长赋2017年11月23日村级档案管理办法第一条为了加强农村档案工作, 规范村级档案管理，服务新形势下的农村工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国农业法》和国家有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等（以下简称村级组织）在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。
第三条村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。
第四条村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。
村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项，健全相应的工作制度，明确领导、健全机制、保障经费，确保档案的真实、完整、规范和安全。
第五条村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府、档案行政管理部门、民政部门、农业部门和相关部门的监督和指导。
第六条村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用。
有条件的村应当设立专用档案柜和档案库房集中管理档案。
档案管理人员应当具有良好的政治素质，遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案管理知识，并经过一定的档案业务培训。
第七条村级组织形成的具有保存价值的文件材料，均应当按照要求规范整理后归档，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。
河北省档案接收和收集管理办法
河北省档案接收和收集管理办法文章属性•【制定机关】河北省人民政府•【公布日期】2001.12.21•【字号】河北省政府令[2001]第22号•【施行日期】2002.02.01•【效力等级】地方政府规章•【时效性】失效•【主题分类】档案管理正文河北省人民政府令（［２００１］第２２号）《河北省档案接收和收集管理办法》已经２００１年１２月１３日省政府第４９次常务会议通过，现予公布，自２００２年２月１日起施行。
省长钮茂生２００１年１２月２１日河北省档案接收和收集管理办法第一条为加强档案接收和收集工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）和《河北省档案工作条例》（以下简称《条例》）以及有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案接收，是指《档案法》第二条规定的档案，由机关、团体、企业事业单位和其他组织向地方国家档案馆移交的行为。
本办法所称档案收集，是指为维护档案的完整与安全，有利于档案的开发和利用，将档案资料以征集、收购和接受捐赠等方式收入地方国家档案馆的行为。
第三条凡在本省行政区域内从事档案接收和收集工作，应当遵守本办法。
第四条县级以上档案行政管理部门负责本办法的实施。
县级以上人民政府设置的地方国家档案馆，负责接收和收集各分管范围内的档案，对所收集的档案价值进行评估、鉴定。
其他各类档案馆的档案接收、收集和管理，按照国家有关规定执行。
第五条档案接收和收集以及档案价值评估和鉴定所需经费，纳入同级财政预算。
第六条省地方国家档案馆的档案接收范围：（一）中国共产党本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；（二）本级人民代表大会及其常务委员会形成的需要永久、长期保存的档案；（三）本级人民政府形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；（四）中国人民政治协商会议本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案；（五）中国共产党本级委员会工作部门和办事机构形成的需要永久保存的档案；（六）本级人民政府组成部门、直属机构、派出机构、议事协调机构的办事机构及部门管理机构形成的需要永久保存的档案；（七）本级群众团体形成的需要永久保存的档案；（八）民主党派本级委员会形成的需要由地方国家档案馆管理的永久保存的档案；（九）本级人民法院、人民检察院形成的按照国家有关规定需要由地方国家档案馆永久保存的档案；（十）双重领导部门形成的并经其上级主管部门确定需要由地方国家档案馆保存的档案；（十一）按照国家有关规定需要由地方国家档案馆保存的干部档案；（十二）法律、法规规定的其他应当由地方国家档案馆保存的档案。
国家档案局、民政部令第11号——城市社区档案管理办法
国家档案局、民政部令第11号——城市社区档案管理办法文章属性•【制定机关】国家档案局,民政部•【公布日期】2015.11.23•【文号】国家档案局、民政部令第11号•【施行日期】2016.01.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案馆民政部令第11号《城市社区档案管理办法》已经2015年10月12日国家档案局局务会议、2015年9月29日民政部部务会议审议通过，现予公布，自2016年1月1日起施行。
国家档案局局长李明华民政部部长 XXX2015年11月23日城市社区档案管理办法第一条为规范城市社区档案（以下简称社区档案）管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称社区档案，是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织（以下简称社区各类组织）和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。
第四条社区党组织和居民委员会应当重视档案工作，加强组织领导，将档案工作纳入社区建设内容，促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。
第五条社区档案工作经费从社区的办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要。
第六条社区党组织或者居民委员会应当指定人员管理本社区各类档案,有条件的地方可以设立综合档案室。
档案管理人员应当经过档案专业知识培训，调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。
第七条社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范，指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。
第八条社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。
第九条社区建设中形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类，具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。
档案分类及编号办法
档案分类及编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化与标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容与形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理与开发利用。
2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。
2.2 根据职能活动与档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识与管理。
3 分类编号方法3.1企业档案实体分类的标识符号使用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；使用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架与编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。
档案编号( 档号 )标识举例示意:A 2007 永久 01┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号┃┃┗━━━━━━━━保管期限┃┗━━━━━━━━━年度代号┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
关于项目少的产品,能够将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
（类号之间的标点什么时候用“·”或者是用"-"请参照科技档案整理规范）举例示意:G. C2000- 001┃┃┃┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
财务档案管理办法
1/82/8 1.目的：1.1 规范财务档案的管理，保证完整无缺、存放有序、方便查找，符合法律法规要求；1.2 控制重要财务信息，保证信息安全，防止信息泄密。
2.范围：敏实集团附属公司、共同控制公司、联营公司财务档案。
“财务档月底前4/8 7.1 财务档案调档审批表7.2 财务档案查询登记簿7.3 财务档案销毁清册7.4 财务档案归档清册无7.附件:5.1 财务档案的主要内容包括财务综合管理文件、会计凭证、会计帐簿、会计报告、其它重要资料等方面的文件材料，具体归围见附表。
其分类如下：类目代号 类目名称MF01 综合管理类MF02 财务报告类MF03 会计帐簿类MF04 会计凭证类MF99 其它资料类5.1.1 财务档案应根据文件材料的性质类别，按年度分别进行整理立卷归档，编写“财务档案归档清册”,不同年度的会计核算不能放在一起立卷。
组方法及要求：5.1.1.1 会计凭证一般按月组卷，将一个月的会计凭证按记账凭证。
编号为序组卷，厚度以2cm 为宜。
装订要结实、整齐美观，口处加盖装订人姓名。
正确填写凭证封面上和各项内容，归档时应编写档号（无档号内容的封面应加盖档案号章）；5.1.1.2 会计账簿一般按年度组卷；立卷归档时，应抽出空白帐页编号装订；各类帐簿封面应写明账簿名称，记帐单位、年代日有效的起止页号，账簿起用及交接表应填写完整、准确，各类印鉴要齐全，并正确填写帐户目录；档号标签贴在封面左下角；5.1.1.3 会计报表和综合管理文件材料的立卷，按其内容、性质进行分类、编号、整理立卷；其它资料类按内容、性质分类编号填写卷内目录、备考表，并在封面上应写明清册名称、立卷单位、时间和起止页号；5.1.2 各种财会档案装订时，均需去掉金属物，没有封面的财会档案应加牛皮纸封面，装盒保管的会计档案，每盒均应填写盒内录（会计凭证填写盒套上内容）和备考表；立卷归档时，各项内容的填写须用碳素墨水，不得使用圆珠笔；5.1.3 案卷档号包括年度号、分类号、案卷号，其编写格式为：年度号-分类号—案卷号，会计凭证类案卷号按月流水编号，其案卷号按年流水编号。
山西省档案管理条例
山西省档案管理条例文章属性•【制定机关】山西省人大及其常委会•【公布日期】2000.09.27•【字号】•【施行日期】2001.01.01•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】已被修订•【主题分类】档案管理正文山西省人民代表大会常务委员会公告山西省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议于２０００年９月２７日审议通过了《山西省档案管理条例》，现予公布，自２００１年１月１日起施行。
山西省人民代表大会常务委员会２０００年９月２７日山西省档案管理条例（２０００年９月２７日山西省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议通过）第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本省实际，制定本条例。
第二条本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他社会组织以及公民应当遵守本条例，履行保护档案的义务。
第三条县级以上人民政府负责对档案工作的领导，将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，健全档案机构，配备专门人员，统筹安排发展档案事业所需经费。
第四条县级以上人民政府的档案局是同级人民政府的档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，履行下列职责：（一）宣传贯彻有关档案工作的法律、法规和国家有关方针政策；（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划，对各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他社会组织的档案工作进行监督和指导；（三）组织进行档案宣传、档案教育、档案科学研究、档案工作人员培训和资格认定，指导档案专业技术职务评审工作；（四）会同有关行政部门对本行政区域内的重大科学技术研究项目、重点建设项目档案进行验收；（五）依法查处档案违法行为；（六）法律、法规规定的其他职责。
第五条县级以上人民政府的计划、财政、人事等行政管理部门，应当按照各自的职责，配合档案行政管理部门做好档案工作。
第六条乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属企业事业单位和村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。
档案管理办法正式稿(钢政办发〔2008〕42号文件)
钢政办发〔2008〕42号关于印发《鞍山钢铁集团公司建设项目（工程）档案管理办法》的通知各单位：现将《鞍山钢铁集团公司建设项目（工程）档案管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
（此文发至子公司所属单位）二〇〇八年八月十日鞍山钢铁集团公司建设项目（工程）档案管理办法第一章总则第一条为规范鞍山钢铁集团公司（以下简称集团公司）建设项目（工程）（以下简称项目）档案管理工作，保证集团公司建设项目文件及时、完整、准确归档，依据国家档案局DA/T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和国家档案局、国家发展和改革委员会关于《重大建设项目档案验收办法》，制定本办法。
第二条集团公司建设项目档案，是指集团公司基本建设和技术改造等项目，在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的应归档的文字、图表、声像等形式的文件材料。
包括项目前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。
（一）项目前期文件，指项目在立项、审批、招投标、勘察、设计中形成的文件。
主要包括项目申报文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等。
（二）项目竣工文件，指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、竣工图和监理文件组成。
项目施工文件，指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
项目竣工图，指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
项目监理文件，指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
（三）项目竣工验收文件，指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
主要包括生产技术准备试生产文件、财务器材管理文件、竣工（含档案）验收文件等。
第三条本办法适用于集团公司新建、扩建、改建、技术改造及改造性大、年修等工程档案的管理及验收工作。
第二章项目档案的管理原则与职责第四条项目档案管理原则1．项目档案管理实行项目经理负责制，指定专人负责管理项目文件及归档工作。
在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
财务档案管理办法
XX工业区开发有限公司财务档案管理办法公司名称：批准人：批准依据：发布文号：发布日期：生效日期：版本：2012-1 发布范围：普发体系名称：财务管理编码：FC-01-07目录1 目的 (1)2 适用范围 (1)3 编制依据 (1)4 释义 (1)5 职责 (2)5.1 资金财务部 (2)5.2 办公室 (2)6 管理要求 (2)6.1 财务档案的归档 (2)6.2 财务档案资料的保管 (5)6.3 财务档案资料的交接 (6)6.4 财务档案资料的销毁 (6)6.5 财务电子文件档案资料的管理 (6)7 附则 (7)XX工业区开发有限公司财务档案管理办法1目的规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（简称“公司”）的财务档案立卷、归档、保管、销毁、交接、转移、借阅的管理，提高公司财务资料的使用效率，制定本办法。
2适用范围公司。
3编制依据3.1《会计档案管理办法》，1998，财政部/国家档案局；3.2《中国海洋石油总公司财务管理制度》，FC-01，2009，中国海洋石油总公司。
3.3《中国海洋石油总公司财务档案资料管理办法》，FC-01-14，2009，中国海洋石油总公司。
3.4《中海油海西宁德工业区开发有限公司财务管理制度》，FC-01，2012，公司。
4释义4.1财务档案资料指相关的政府财税文件、会计档案、审计评估报告、预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等相关资料（包括电子文件）。
4.2会计档案指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：a) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；b) 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；c) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；d) 其他财务报告：财务快报、经营快报、年度工作报告、税务报表、预算报表等按规定上报的定期报告以及重要的专题财务报告；e) 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。
会计档案管理办法
05
会计档案的利用与销毁
会计档案的利用方式
会计档案的查阅
会计档案的借阅
会计档案的复制
会计档案的利用审批程序
会计档案的销毁程序
添加 标题
销毁申请：由档案保管机构提出销毁申请， 并报经上级主管部门批准。
添加 标题
编制清册：由档案保管机构编制会计档案销 毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责 任者、题名、形成时间、应保管期限、已保 管时间和销毁时间等内容。
会计档案的保管期限
• 永久保存：对于重要会计档案，如年度财务报表、重要合同等，需要永久保存。 • 定期保存：对于一般会计档案，如日常账目、凭证等，需要定期保存，一般为10-20年。 • 临时保存：对于临时性会计档案，如待处理事项的凭证、临时性报表等，需要临时保存一段时间，一般为1-2年。 • 特殊情况下的保存：对于涉及法律诉讼、税务争议等特殊情况的会计档案，需要按照相关法律法规的规定进行保存。
04
会计档案的管理与保存
会计档案的管理要求
建立完善的会计档案管理制度 明确会计档案的归档范围和保管期限 规范会计档案的分类、编号和装订方式 加强会计档案的保密和安全措施 定期对会计档案进行清理和销毁 确保会计档案的完整性和真实性
会计档案的保存方式
纸质档案保存：分类整理、编号、装订成册、定期检查等 电子档案保存：备份、加密、防篡改等 档案保存期限：根据档案的重要性和价值确定保存期限 档案保存环境：保持干燥、通风、防潮、防火等环境
规范化趋势：随着法规制度的不断完善，会计档案管理的规范化程度也不 断提高，档案管理更加规范、标准。
专业化趋势：随着会计档案管理的专业化程度不断提高，专业人才的需求 也越来越大，专业化成为趋势。
智能化趋势：随着人工智能技术的发展，会计档案管理的智能化程度也不 断提高，智能化成为趋势。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知(98)-财会字[1998]32号
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知(98)正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知财会字［1998］32号各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、档案局，新疆建设兵团，国务院各部委、各直属机构，国务院机关事务管理局，中共中央直属机关事务管理局：财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自１９８４年实施以来，对加强单位会计档案管理、促进会计工作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用。
随着我国社会主义市场经济的发展，经济和会计工作中的新情况、新问题不断出现，原会计档案管理规定已不适应经济发展和会计改革的要求。
为此，财政部和国家档案局在总结《会计档案管理办法》实施情况和充分调查研究的基础上，依据《会计法》和《档案法》的有关规定，对《会计档案管理办法》进行了修订，现予印发，自１９９９年１月１日起施行。
１９８４年６月１日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自新办法实施之日起同时废止。
请布置所属单位贯彻实施。
附件：《会计档案管理办法》中华人民共和国财政部国家档案局一九九八年八月二十一日附件会计档案管理办法第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位，按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。
第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
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成本档案管理办法 编制人 编制日期 审核人 签发人
修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人 1.目的 为规范集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。 2.范围 本管理办法适用于集团各区域公司成本管理部门。 3.职责 3.1集团总部成本管理中心负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。 3.2集团各区域公司成本管理部门负责本管理办法的贯彻执行。 4.方法与过程控制 4.1总则 4.1.1成本档案是指各区域公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。 4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。 4.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。 4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。 4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。 4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理中心日常的重要工作。 4.1.7 成本管理中心应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。 4.2主要成本档案的组成及其管理办法 4.2.1工程合同资料 资料组成 ◆已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括
建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部门结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。 ◆正在进行的项目合同文本。
资料管理 ◆使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并
粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。 ◆对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《评、定标审批表》（或《直
接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。 ◆合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由集团总裁办公室保管，区域公司
成本管理部门应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖集团总裁办公室的专用章以示确认）。 ◆其他有关事项，结合集团相关规定执行。
4.2.2工程预结算资料 资料组成 ◆已竣工项目的完整的结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、
付款台帐、项目后评估报告等。 ◆正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
◆成本数据库所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
资料管理 ◆ 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算
资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。 ◆ 《工程预、结算审批表》按固定格式填写。
◆ 一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价
依据。 ◆其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）
工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。 ◆ 编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职
能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。 ◆ 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
◆不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的
名称、编号、内容、数据等必须完全一致。 ◆对于项目竣工结算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成
本管理数据库的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。 4.2.3工程变更与现场签证资料 资料组成 ◆已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
◆正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
◆成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
资料管理 ◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场
签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。 ◆《工程变更通知单》、《现场签证单》按固定格式，统一进行编号。
◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
4.2.4工程招投标资料 资料组成 ◆已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、回标分析报
告、工程投标资料（主要是中标单位的）。 ◆正在开发项目的工程招投标资料。
◆成本数据库所包括的工程招标内容。
资料管理 ◆以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标
资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。 ◆《评、定标审批表》及《直接委托审批表》按固定格式填写存档。
◆项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标
的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由成本管理中心负责。 ◆但《评、定标评审表》（或《直接委托审批表》）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预
结算必要依据的招投标资料，成本管理中心则应每项皆保存其原件或复印件。 4.2.5制度类文件 文件组成 ◆国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文
件资料。 ◆集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
◆区域公司制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
文件管理 ◆成本管理制度要求在集团总部、区域公司网站的相应“管理制度”栏中存放（政府有关部门颁发的法规文
件可除外），以便网上查询。 ◆主要的、常用的成本管理制度的成本管理中心打印一份，装订成册（活页形式，可及时更新），以便书面
查询、使用。 4.2.6其他文件资料 其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书籍等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。 4.3成本档案管理的其他规定 4.3.1归档与立卷 ◆ 项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计
划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。 ◆对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
◆ 在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位
进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。 ◆ 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处
标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。 ◆卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工
程类。 ◆每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从
上到下。 ◆对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。
4.3.2编目与装订 ◆卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写：第一列顺
序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。 ◆档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除