电子公文与电子文件的比较
行政公文的电子化和数字化趋势
行政公文的电子化和数字化趋势随着科技的不断进步和信息技术的迅速发展，传统的行政公文处理方式逐渐被电子化和数字化取代。
电子化和数字化的趋势不仅提高了行政工作的效率，还促进了信息共享和协作，进一步推动了行政管理的现代化。
本文将从减少纸质文档、提升数据处理效率、加强信息安全和便利性四个方面探讨行政公文电子化和数字化的趋势。
减少纸质文档传统的行政工作过程中，纸质文档无法避免。
然而，随着电子化和数字化的趋势，纸质文档正在逐渐减少。
采用电子化和数字化的方式，行政机关可以通过电子邮件、电子文件等方式收发公文，避免了大量的纸张消耗。
此外，电子文档的存储和管理更加方便，不仅可以节约空间，还能够快速检索和共享。
提升数据处理效率电子化和数字化的趋势使得行政公文的处理更加高效和便捷。
通过电子文档的方式，行政机关可以实现信息的快速传递和处理。
比如，通过电子邮件发送公文，可以快速将公文发送给相应的部门或个人，减少了传统纸质邮寄的时间和成本。
此外，数字化的公文处理系统可以自动化处理流程，并提供自动化的审核和审批功能，大大提高了行政工作的效率和准确性。
加强信息安全在行政工作中，信息的安全和保密非常重要。
电子化和数字化的趋势为行政机关提供了更多的安全措施。
电子文档可以加密和权限控制，只有授权的人员才能访问和修改。
此外，数字化的公文平台可以提供完善的日志和审计功能，追踪公文的访问和修改记录，确保信息的安全和可追溯性。
提高信息共享和便利性电子化和数字化的趋势促进了信息的共享和协作，使得行政管理更加便利和高效。
通过电子公文系统，行政机关可以实现公文的实时共享和协作编辑，不再受制于时间和地域的限制。
此外，数字化的公文平台还可以提供在线查询和统计功能，方便行政机关进行信息的分析和决策。
总结电子化和数字化是行政公文处理的趋势，它减少了纸质文档、提升了数据处理效率、加强了信息安全和便利性。
通过采用电子化和数字化的方式，行政机关可以更好地适应信息时代的发展需求，提高行政工作的效率和质量。
中美电子文件管理比较
理 念 、 则 、 求等 与传 统 纸质 文件 原 要 基 本一 致 ， 纸质 文 件 的一些 法 令 、 对 政 策 和标 准规 范适 用 于 电子 文件 管 理 。我 国 电子 文 件管 理 的制度 正 在
不 断健 全 ， 已制 定 的法 律 法 规 有 国 家层 面 的 ， 也有 部委 层 面 的。如 《 中 华 人 民共 和 国电 子签 名法 》、 中华 《
和 范 罔 广 ， 享 程 度 高 ， 密 意 识 共 保
强， 值得 学习借 鉴 。
美 圈起 步 早 。上 世 纪 ６） 代 ， （ 年 计算 机开 始应 用 于美 国联 邦政 府 机
构 ， 府部 门电子文件 随之产生 。 政
７） 代 初 ， 邦 政 府第 一 批 电子 文 （ 年 联 件 移 交 至 美 国 国家 档 案 和 文件 署 。 ８） 代后 期 ， 国文 件 档 案机 构 和 （年 美
以 及 波 音 、 软 等 公 司就 电子 文 件 微
管 理 情 况 进行 交 流学 习 ， 感 美 国 深 电子 文 件 管 理起 步早 ， 论 研 究 成 理 果 丰 ， 度标 准相 对 完备 ， 制 应用 领域
定 中， 《 如 电子 政府 法 案 》、政 府 纸 《 量 减少 法案 》 《 件处 置 法》、信息 、文 《
模 ， 子文件应 用领域不 断扩大 。 电 近 年 来 ， 府部 门普 遍 开 通 电子 公 政 文 系统 ，０ ８ ％采 用办公 自动 化或 电子 政 务 系统 ， 电子 公 文拥 有 了广 泛 的 应 用 基 础 。约 １ ． ５万家 国有 大 中型
制 度建 设 各有 千秋 。美 国没 有 制 定 专 门 针 对 电 子 文 件 管 理 的 法 律 ， 是 将 其 规 定 融 人 相 关 法 律 规 而
公文的种类和作用
第一章公文的种类和作用公文就是公务文书，也被称为机关应用文。
是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。
是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。
第一节公文的分类为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。
一、按形成和使用的公务活动领域划分1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：1．绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。
5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。
6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。
五、按公文处理时限的要求划分1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。
行政公文的电子化管理与应用
行政公文的电子化管理与应用随着信息技术的不断发展和普及，传统的纸质行政公文管理方式已经无法满足现代社会对效率和便捷性的需求。
因此，行政公文的电子化管理已成为趋势。
本文将探讨行政公文的电子化管理及其应用。
一、电子化管理系统的构建传统的行政公文管理通常是通过纸质文件进行，需要大量的人力和物力投入。
而采用电子化管理系统可以极大地提高工作效率和管理质量。
1.建设电子化管理平台电子化管理平台是实现公文电子化管理的基础。
可以根据行政公文的类型和内容选择合适的软件或系统，如协同办公系统、电子归档系统等。
2.建立数字化档案库数字化档案库是存储和管理电子公文的重要手段。
可以将各类公文按照类别和时间进行分类存储，方便检索和查阅。
此外，还可以设置权限管理，确保公文的安全性和机密性。
3.完善电子签章系统电子签章系统可以保证电子公文的合法性和真实性。
通过数字签名、时间戳等技术手段，对电子公文进行签章，使其具有法律效力。
二、电子化管理的优势与挑战电子化管理相较于传统的纸质管理方式，具有许多明显的优势。
然而，也存在一些挑战需要克服。
1.优势（1）方便快捷：电子公文可以通过网络远程传输、即时编辑和签批，节约时间和成本。
（2）环保节能：电子公文不需要纸张和墨水，减少资源消耗和环境污染。
（3）便于归档和检索：电子化管理系统可以自动对公文进行分类、归档和索引，提高文件的检索效率。
（4）便于共享与协作：电子公文可以实现多人同时编辑、审批和共享，提高工作效率和协同能力。
2.挑战（1）信息安全：电子化管理面临着信息安全和数据保护的风险，需要加强网络安全防控措施。
（2）技术要求：电子化管理需要相关的技术支持和人员培训，提升组织的信息化水平。
（3）法律法规：电子公文需要符合法律法规的规定，确保其合法性和可信度。
三、电子化管理的应用领域电子化管理可以应用于各个行政管理领域，提高工作效率和管理水平。
1.行政审批采用电子化管理系统，可以实现行政审批流程的在线化、自动化和实时监控，提高审批效率和透明度。
公文就是公务文书
公文就是公务文书，也被称为机关应用文。
是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。
是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。
为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。
一、按形成和使用的公务活动领域划分1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。
5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。
6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。
五、按公文处理时限的要求划分1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。
行政公文的传达与传阅方式
行政公文的传达与传阅方式随着信息技术的快速发展，传统的纸质公文逐渐被电子文档所取代。
然而，在行政管理中，行政公文的传达与传阅仍然是必不可少的环节。
本文将探讨行政公文的传达与传阅方式，包括传统的纸质方式和现代的电子方式，并重点讨论两种方式的优劣势以及在实际应用中的适用性。
一、传统的纸质方式1. 会议传达：在会议中通读公文内容，并对重要内容进行口头传达，确保与会人员理解和知晓。
2. 直接交接：公文可以通过专人将文件交给相关人员，交接时需注意保密和确保交接的准确性。
3. 邮寄传达：将公文通过信函或快递的方式寄给相关人员，其中需要遵守安全和保密规定。
4. 阅卷传达：将公文放置在指定位置供相关人员阅读，例如公文柜、阅卷室等地方，确保相关人员能够及时获取到公文信息。
优势：纸质方式在传达过程中有较高的可控性和安全性，能够确保公文的准确性和保密性。
劣势：纸质方式的传达速度较慢，需要依赖人工传递以及物流运输，容易受到时间和空间的限制。
同时，也存在纸质公文易丢失、文件堆积、存储空间浪费等问题。
二、现代的电子方式1. 电子邮件传达：通过电子邮件向相关人员发送公文，可附带文件附件、确认收件回执等功能。
2. 内部通信系统传达：部门内部可以建立专门的内部通信系统，通过系统发送公文，实现即时传达和阅读。
3. 公文管理系统传达：建立电子公文管理系统，将公文进行电子化管理，相关人员可通过系统获取待阅、待办公文。
4. 在线会议传达：通过网络会议系统，组织线上会议，将公文内容分享给相关人员，并进行讨论和解读。
优势：电子方式传达公文速度快，能够做到即时传达和阅读，同时可节省纸张、避免文件丢失等问题。
劣势：电子方式在传达过程中会受到网络连接等因素的影响，可能存在信息泄露和安全性问题。
三、两种方式的比较与选择1. 传达速度：电子方式明显快于纸质方式，特别适用于对时间敏感的公文传达。
如紧急通知、领导批示等。
2. 信息保存与检索：纸质方式需要耗费大量的存储空间，而电子方式可以实现公文的电子化管理，便于保存和检索。
文书公文和文件到底有什么区别
文书公文和文件到底有什么区别
文书的概念：
所谓文书，是指在公务活动中，为了处理各种公私事务所形成和使用的体式规范、内容系统的文字材料。
它是概括各类文书材料的泛称，既包括公务文书，也包括私人文书。
即:文书＝公务文书+私人文书。
公文的概念
广义的公文是依法成立的社会组织在处理社会公务活动时形成并使用的具有法律效力和规范体式的书面文字材料，包括法定公文和机关应用文。
狭义的公文，是指《党政机关公文处理工作条例》规定的公文。
该条例第三条对公文的概念作了界定，公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商治工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
该条例第八条详述了決决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15个公文种类。
文件的概念：
文件作为公文处理专用术语，是指机关根据自己的职责范围所制发的具有法定效力并设有特定版头的公文，即按照国家标准《党政机关公文格式》
(GB/T97042023)中通用文件格式制发的，版头中发文机关标志后有“文件”
二字的公文。
1. 6
公文与文书的关系。
文书的概念比公文大，公文是文书的重要组成部分。
文书包括公务文书和私人文书，公务文书又可分为公文和机关应用文两大类。
2.7
公文与文件的关系。
公文与文件的内涵一致，它们都是公务活动的工具和手段。
很多情况下，文件和公文通用。
事实上，这两者是有区别的，公文这个概念的外延比文件大，文件的范围比较窄。
标准公文格式与电子文件的制作
国家行政机关公文格式
上行公文首页 下行公文首页 公文未页 联合行文公文末页1 联合行文公文末页1 联合行文公文末页2 联合行文公文末页 联合行文公文末页3 联合行文公文末页 联合行文公文末页4 联合行文公文末页 联合行文公文末页5 联合行文公文末页
国家行政机关公文处理办法
国发(2000)23号文件 号文件 国发 国务院办公厅秘书局编 2001年1月1日起施行 年 月 日起施行 具体内容
第二讲： 第二讲：标准电子文件的制作
文件编辑软件的正确选用 WORD文档的使用技巧 文档的使用技巧 标准电子文件的正确排版 使用文件夹做好电子文件的科学建立
文件编辑软件的正确选用
目前流行的主要文件编辑软件主要是三大系列
1. MICROSOFT OFFICE系列：Word97 Word2000 系列： 系列 Word XP Word2003 Word2005 2. WPS OFFICE系列： WPS WPS2000 WPS2001 系列： 系列 WPS2003 WPS2005 3. Lotus 系列：Lotus 1-2-3套装软件中的 Lotus Notes 系列： 套装软件中的 （IBM） ）
档案管理知识系列讲座之一
主讲：黑河市档案局 雷振生
版权所有只供学习参考
第一讲： 第一讲：标准公文格式
国家行政机关公文格式 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文标准 中国共产党机关公文处理条例
国家行政机关公文格式
GB/T9704-1999 国务院办公厅秘书局编 2000年11月发布 年 月发布 具体内容
中国共产党公文标准
中共中央办公厅1989年4月25日首 年 月 日首 中共中央办公厅 次颁发了有关党内公文的规章《 次颁发了有关党内公文的规章《中国共产 党各级领导机关文件处理条例(试行 试行)》 党各级领导机关文件处理条例 试行 》， 规定党的文件主要种类为13种 规定党的文件主要种类为 种。在试行了 7年之后，1996年5月3日，又进行了调整 年之后， 年之后 年 月 日 修订，正式颁布了《 修订，正式颁布了《中国共产党机关公文 处理条例》 文种确定为14种 处理条例》，文种确定为 种。这就是目 前实行的党的公文的规章。 内容） 前实行的党的公文的规章。（内容）
电子行业电子公文知识培训教材
电子行业电子公文知识培训教材第一章：电子公文的基本概念和应用1.1 电子公文的定义和特点电子公文是指以电子形式记录、传输、保存的各类公文。
相比传统纸质公文，电子公文具有以下特点：•便捷性：电子公文可以通过互联网进行传输，无需纸张和邮寄，节省了时间和劳动力成本。
•一致性：电子公文在传输和存储过程中不会发生文件变形或丢失，保证了公文的完整性和准确性。
•安全性：通过合适的加密和认证技术，电子公文可以提供更高的安全性，防止信息泄露和篡改。
1.2 电子公文的应用场景电子公文广泛应用于电子行业的各个领域，包括但不限于：•政府机关：各级政府机关可利用电子公文提升工作效率，加强信息共享与协作。
•企事业单位：各类企事业单位可借助电子公文降低文档处理成本，并实现信息资源的快速消化。
•教育机构：学校和教育机构可以依靠电子公文改善校园管理和教学流程。
•医疗行业：医院和医疗机构可以利用电子公文提高患者信息管理和医疗资源调配效率。
第二章：电子公文的相关规范和标准2.1 国家相关规范国家对电子公文进行了一系列的规范和标准，包括：•《中华人民共和国电子签名法》：规定了电子签名的法律效力和认证要求，对电子公文的签署和验证起到了重要作用。
•《电子文件存储管理规范》：详细规定了电子公文的存储、备份和归档要求，确保电子公文的安全和可靠性。
2.2 行业标准和规范电子行业内也存在一些行业标准和规范，如：•电子公文格式标准：定义了电子公文的数据格式和结构，确保不同系统之间的兼容性和可交互性。
•电子公文安全标准：规范了电子公文的加密和认证技术的选用和使用方式，以保障电子公文的安全性。
第三章：电子公文的管理和流程3.1 电子公文管理系统介绍电子公文管理系统是用于管理和处理电子公文的软件系统。
它可以实现电子公文的创建、编辑、传输、审批、归档等功能。
3.2 电子公文流程管理电子公文流程管理是指对电子公文流转过程的管理和控制。
它包括电子公文的发起、审批、批示、传阅等环节，以及流程的监控和跟踪。
电子公文处理问题探讨
1 电子公文处理问题探讨
电子公文是公文的一个特殊门类，是指以代码方式记录在磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取并可在电信网络上传输的公文。它的基本特征是由计算机系统生成和处理，所记录的信息用二进制数字代码表示，人工不可直接识读；载体形式多样，可用来记录数字信息的磁性材料、复合材料都能成为载体，而且信息可以在不同载体上同时存在或相互转换；文件信息的形式和记录方式具有多样性，不仅文字、图形、图像、影像、声音等也都可以单独或者以组合形式被记录下来；可以在电信网络上进行传输。 一、电子公文处理的特殊规则 作为公文，电子公文的处理同样需要遵行公文处理的一般规则，但同时，也有一些特殊的规则需要遵行。 1、确保公文的真实性。电子公文信息可以在不同载体上同时存在或相互转换的性质，使其公文信息具有易更改性，控制不当就会造成信息失真；同时，电子公文对计算机系统软硬件的依赖性，使其在系统迁移过程中，极易造成信息的变化或者丢失。为此，在电子公文处理中，一定要注意以必要的身份识别，权限管制，设置操作日志(随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等)，加注防错漏和防掉换标记，设置电子印记，以纸制公文备份等方式，全力维护公文的真实性。 2、确保公文的完整性。电子公文的易更改性和频繁的系统迁移特性， 2
也使公文的完整性面临挑战。能否保证公文内容、结构和背景信息没有缺损，事关重大。为此，应当在电子公文处理中以各种管理的和技术的措施，维护公文的完整性，特别注意使处理公文的软硬件系统具备完善的文件完整性保障。 3、确保公文的长期有效存在。电子公文的物质载体几乎都呈现不够耐久的特点，电子公文计算机软硬件系统的频繁更新，又使公文在一定时间范围内的实际可读性也出现困难。而我们知道，一部分公文，特别是重要程度高的公文，在相当长的时间内具有留存价值。为此，确保电子公文的有效存在要比其他公文困难得多，也更重要得多。这需要我们在构建电子公文处理系统时，解决好文件跨平台(软硬件)有效运转的问题，以及维护电子公文处理系统安全的问题。同时，要以有效措施(备份、定期复制等)减少不耐久的电子公文载体造成的信息损失。 二、办理电子公文要注意问题 （一）在办理电子公文的过程中，如下几个问题应当引起足够的注意。 1、公文处理程序需要进一步确定化和精细化。电子公文的非人工识读性(也就是机读性)，使电子公文的办理高度依赖于计算机软硬件系统，从而也使公文处理程序的设计规划需要引起我们的更多的关注。电子公文的办理需要比传统公文办理更加讲究程序性。这一方面表现在程序的确定上，一方面表现在程序的精细化方面。道理非常简单，没有确定的、精细的公文处理程序，电子公文处理的计算机程序就无法编制。 2、公文格式、公文处理标记需要进一步规范化。电子公文的易更改 3
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声 音、影 像、计算机软件 、数据库 、网页文件等更为广泛 的 体文 件、超 文本文件和超媒体文件 。相 比之下 ，电子公文的 以电子形 式存 在的任何文件 。只要是 在计算机等 电子设备环 文件类 型相对 少得多 ，而且对这些文 件类型的选择要根据 电
境 中生 成、使 用、存 储 ，并可在 网络中传输的文件都可 以称 子公文系统的需要 ，由国家主管部门进行标准化的定义 。
循 电子文件管理的基本原则 、规 范及其 基本理论和技术 ，又 殊 的公 文职能。电子公文承担着 发布法规政 令、传达方针政
因政府 机关在 职能活动上的特殊性 而与其他电子文件有许多 策 、请 示答 复问题 、指导商洽工 作 、报告公 布事宜等重要作
不 同 。
用 ，是各种 法定的社会组织依法行使 国家赋 予职权 的重要体
多的政府部门通过 网络实现无纸 化办公 ，依靠计算机 技术、 文件外 ，不同类别 的电子 文件 ，其文件类型 、存储格式、形
网络互联技术 、现代通信技 术对 公文实行 电子化 管理 ，电子 成方式和处理程序会大相 径庭 。特别是对于私人电子文件 ，
公文的出现成为历史 的必然 。在 电子政务 的环境 下 ，电子公 更无需对其做任何限制 ，以求最 大限度地发挥个人的创造性
作电子文件 ，而电子公文只是 电子 文件存在的形式之一 。电 ４．承 载的职 能和法 律效 力不 同
子公文具 备电子文件所固有 的信息存储 高密度性 、对系统 的
电子文件 更多的是代表一种信息 组织形 式和形态 ，制作
依 赖性、信息与载体的可分离性 、多种信息形式 的集成性 、 与使用 主体 既可以是个人 ，也可 以是 组织 。其承载的职能和 信 息共享 性及不 安全性等特性 。电子公文是 电子文件 的一个 法律效 力与具 体的应用环境有关 。而电子公 文是一类 特殊 的 重要类 型 。它既具有一般 电子文件 的基本属性 与特征 ，要遵 电子文件 ，既具有一般 电子文件 的组织形态 ，又被 授予了特
格式 ，例如 ，文本文件有ＤＯＣ、ＸＭＬ、ＴＸＴ、ＰＤＦ等格式；
将电子公文的定义与 电子文 件的定义相 比较可 以看 出， 声音文件有ＷＡＶ、ＭＰ３等格式 ；图像文件有ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ等格
电子文 件的定 义外延宽泛 ，它不仅 涵盖 了电子公文 ，还包括 式 。同一份 电子文件又可 以集成 多种媒 体的信息 ，组成多媒
字木探讨
电子 公文与电子文件的 比较
丁晨 河北 大学公共管理硕士 （ＭＰＡ）２００６￣Ｉ．学员 ０７１００２ 江 苏省徐 州 市档案 局 ２２１００３
摘 要：本 文从 电子公 文与 电子文件形成者＠，ｔ￣ｌｆｌ范围不 同；制定和使用的规范性不 同；文件的类型与格式不 同：，ｔｔｆ￣ｇｓ 职 能 和 法律 效 力 不 同进 行 比较 。
包 括其他 机关 、企事业 单 位或 公共 组织形 成使 用 的各 类专 则就要受 到有关部门的追究 ，依法承 担相应的行政或法律责 用 公务 电子文件 、非 正式 公务 电子文 件 ，还包 括个人 、家 任 。具体而 言，电子公文的法定效力表 现为三个方 面 ，即确
文已在各级政府得到 了广泛 应用 ，这不仅极大 地提高了公文 和想象力。 因此 ，无法对 电子文件制定统一的标准和规范。
信息的传输速度和处理速度 ，同时也有效地提 高了政府 的办 而电子公文具有很强 的规 范性 ，需要按照特定的格式和程序
公效率 。 《电子文件归档 与管理 规范 》中对 电子文件给出的 逐步形成 ，这种规范性既体 现在公文的信息 内容与存储格式
关 键 词 ： 电子公 文 ； 电子 文件 ； 比较
公 文作为 政府施 政 的工 ，在 国家及 各 部门 的管理 工作 于政府部 门内部 以及各级 政府各个部 门之间 ，只有 当电子公
中起着重要而特殊 的作用 ，担负着传达贯 彻国家方针政策 、 文公布与开放之后 ，才能为广大人 民群众所使用。
１．形成者和使 用范 围不 同
现。电子公 文一经发布 ，在其所 涉及的范围内 ，有关单位和
电子文 件 的形 成者 多 、使用 范 围广 。它既 包括 国家机 个人都 要积极 做出反应 ，将 电子公文 内容事 项付诸执行 、遵
文件 ，也 循和参 照处理 ，任何 单位和个人都不得 漠视不管或违反 ，否
新技术的不断涌现 ，电子文件 的产生方式和种类越来 越多， 理 质量 。
大体上可分为两类 ：第一类是记 录人们在办理公务 、处 理一 ３．文件 的类型与 格式不 同
般 事务性工作 和交流信息过程 中产 生的 电子文件 ，如 电子信
电子文件的类型相当广泛 ，包括所有可用计算 机系统生
件 、电子文 书、 电子报表 等 ，这类 电子 文件 多 以文 本 、图 成的文件 ，且文件信息可 能以多种状态存在与表达 ，包括文
像 、声音 和影像 等形 式存在 ；第二类是 记录人们科研和生产 本文件 、数 据文件 、图形文件 、图像 文件、影像文件 、声音
活动的技术性电子文件 ，￣ＩＣＡＤ、ＣＡＭ等生成的电子文件， 文件 以及命 令文件等。各种类 型的电子文件又有不同的存储
它们多 以光栅 图或矢量 图等形式存在。
布置任务 、指导工作 、请示 问题 、汇报工作 、商洽事务 、互 ２．制定 和使用 的规 范性不 同
通信息等许多重要使命 。进 入信息社会后 ，传 统意义上的公
电子 文件 由于作 者 的多样 性 和应用 的广泛 性 ，使 得其
文制作 、传输 、存储 、归 档已发生 了革命性 的变化 ，越来越 在制定和使用上有很高 的 自由度和灵活性 。除公务性 的电子
定义是 ： “电子文件是指在数字 设备及环境 中生成 ，以数码 上 ，也体现在公文处理 的程式化 和程序化上 。之所 以如此 。
形式存储于磁带 、磁盘 、光 盘等 载体 ，依赖计算 机等数字设 主要是为了维护电子公文 的严肃 性与权威性 ，使公文的撰写
备阅读 、处理 ，并可在通信 网络上传送 的文件 ”。随着 电子 和处理趋于准确 、迅速 、及时 ，从而提高工作效率和文书处