文秘的工作内容要求

现代企业秘书(文员)实务

一、秘书工作职能与素质要求

1、职业概述:

专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务,为领导决策及其实施务的人员

适用范围:机关、团体、企事业、涉外机构组织中

等级:初、中、高级

职业环境:办公室

职业能力里倾向:具备较强的书面与口头语言表达能力,综合协调与合作能力,逻辑思维与分析能力等。

2、秘书特性:

辅助性——对上司工作起辅助作用,不能自作决定。

服务性——为上司工作与上司本人服务。

3、应处理好的几个关系:

工作的被动性与主动性的关系

工作的经常性与突击性的关系

工作的平凡性与重要性的关系

工作的原则性与灵活性的关系

4、秘书的职责:

接待工作——日常、专门、团组

收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件

文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件

时间管理——自己、上司

会议组织——会前、会中、会后

信息管理——存、管、取

旅行安排——吃、住、行

对外公关——联络(外事)、参与活动

商务活动——营销、市场、税务、法律-----

指派工作——上司安排

5、职业道德:

爱本职——爱岗敬业,归属服从,从点滴作起

要谦虚——刻苦学习,虚心求教,钻研业务多动脑——主动思考,机

智敏锐,有商业意识

守纪律——遵纪守法,恪守信用,严保秘密

6、工作作风:

热情——真心诚意,笑脸迎送,谦与友善

扎实——做事不飘,跟进落实,检查确认

细致——准确不粗,认真不草,稳重不浮

敏捷——干练守时,讲究效率,商如战场

7、秘书的业务素质

1)、秘书的知识、智力与能力就是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识就是基础;

2)、智力就是知识的结晶;

3)、能力就是知识与智力的最终体现与归宿。

8、通才型的知识结构,其特点:

1)、专与博的兼容性。既包容多学科的面,满足综合服务的需要;又

具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。

2)、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时

时处在调整的动态过程中。

3)、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思

维敏捷、思想深刻,满足高智能创造性劳动。

9、智力结构

智力就是赖以吸取外界知识的能力,包括:观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。

10、能力结构

能力就是知识与智力诸因素的综合表现,属改造世界范畴。

1)、语言文字运用能力

2)、协调能力

3)、管理能力

4)、处理信息能力

NVQ二级的13项能力考核

NVQ三级的10项能力考核

21世纪的企业秘书——全美秘书学会

1)、像心理学家一样善于观察与理解她人

2)、像政治家一样有灵敏的头脑

3)、像外交官一样有潇洒的风度