档案管理工作流程图

公司档案管理制度及流程一、目的增强档案管理，规范公司档案的采集、归档程序和方法，保证公司档案的完好性、正确性和系统性。

供给切合公司需乞降保证管理系统有效运转的凭据。

二、合用范围合用于公司及各部门档案的采集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和此刻各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、宣传等活动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的采集、整理、判定、保留、统计、供给利用等活动。

四、职责1、综合部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责敦促指导部门档案管理。

2）成立健全公司档案管理制度，指导、监察和检查执行状况；3）采集、整理、分类、判定、统计、保留公司的档案和其余资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，保证公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5）提升档案信息的利用效率，促使信息传达和交流；6）负责组织学习和培训档案管理方法、使用知识。

2、其余各部门有关人员：1）负责在工作改动时，做好或辅助移交工作，并及时通知综合部；2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的平常采集、表记、储存、保留、利用、归档；4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保留财务档案资料；3、各部门主管人员1）同意对自己部门资料或合同复印件的处理。

4、各部门经理 / 副总1）负责对档案管理监察检查报告的审批。

五、工作程序1、档案资料的采集1）各部门有关人员负责对本部门平常工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同样资料原件需要保留的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。

a)归档范围及移交时间b)档案资料的表记综合部及各部门对各自保留的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

c)档案资料的平常管理：⑴电子类合同或其余需要保留的电子文件，应该及时寄存于档案室指定电脑硬盘内或制作特意光盘进行编号保留。

⑵ 文件、合同资料要登记详尽信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学摆列，按编号次序寄存于文件盒内，并加以表记，齐整排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅⑴借阅档案要执行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。

借阅档案原件只限在公司内，不可以带出；一定带出公司查阅的，需依据借阅权限由有关领导同意；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅的档案交还时，一定当面点交清楚，如发现丢失或破坏，应立刻报告直接上司；⑶借阅档案用完后，应及时归还，如超出借阅时间，须从头办理手续；⑷借档人一定爱惜档案，不得私自涂改、污损、勾勒、剪裁、抽取、拆卸、调动、摘抄、翻印、复印、拍照，不得转借或破坏；e)档案销毁⑴对已失掉利用价值的档案，销毁时，一定写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总判定，最后报总经理的同意，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，一定由综合部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上署名。

最后，把销毁目录和部门经理和总经理的同意手续文件，一并存档永远保留。

2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公函，如给政府的请示报告类公函等；⑵公司收到的公函，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决策、指示、计划、同意文件、证书等文件；⑶本公司与其余单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批改、指示等；⑸重要的会议资料，包含会议的通知、决策、总结、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反应公司主要职能活动的报告、总结、工作日志、工作备忘等；⑺公司的各样工作计划、计划查核/ 总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签署的合同、协议书等文件正本及过程资料；⑼本公司干部任免的文件资料、员工奖赏、处罚、查核的文件资料、本公司员工劳动、薪资、福利方面的文件资料等人事档案资料；⑽本公司公布的各种广告、宣传资料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿出门公事活动（如学习、观察、检查研究、参加会议等）所获取或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各样实物档案；⒂ 其余拥有益用和保留价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料一定完好、真切、正确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等一定齐备。

⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件能够依据需要，按二份原件存档。

经办部门依据实质需要保存复印件或影印本。

如因业务办理需要，原稿须由经办部门保留，应经总经理同意后妥当保留，综合部以影印本归档。

⑶声像档案摄录一定详尽记录事由、时间、地址、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料一定是原版，在清楚、完好的特别状况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保留，并做好电子文件储存设施信息的备份工作。

⑸各样实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈送品等）一定原件归档，并保持其完好无缺。

4、档案资料的归档时间⑴即时归档以下文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或获得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、同意文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件资料以及对于员工奖赏、处罚、查核的文件资料；e)其余以为需要即时归档的资料。

⑵按期归档a)部门应在每个月尾前整理归档当月文件，编制档案清单交综合部；b)部门每年 3 月尾前归档上年度文件与资料，并移交公司综合部；⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应及时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应按期达成，一般每三个月一次制成光盘脱机保留。

c)每年 3 月尾前一定向综合部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，综合部核实后刻录成光盘等载体脱机保留。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作改动或辞职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后署名，综合部目睹。

6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；b)综合部依据移交清单，查收模卷与文件，并与部门每个月提交的档案清单查对；c)档案完好、齐备且切合公司要求，移交两方在移交清单上（一式两份）署名，两方各保留一份；7、档案保留⑴档案编号a)档案按类型应给予一致名称，其名称应简洁简要，以充足表示档案内容性质为原则，而且要有必定范围，不可以抽象含糊。

b)档案分类各级名称经确立后，应参照《档案分类编号表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序挨次摆列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增加时，随时补充之用。

d)档案分类及编号的补充、订正等由行政中心联合工作和部门要求，组织实行订正。

任何部门和个人不得任意改正。

e)成立《档案目录》存于模卷盒内，便于查阅。

8、附则：本方法由公司综合部拟订并负责解说。

公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书本的购置，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，而后由综合部一致订购。

2、期刊、杂志等的定阅，由综合部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关刊行部门订购。

3、购回的图书等资料由综合部专人负责登记、盖印、分类编号，一致保留。

4、凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、期刊、杂志等图书资料由综合部安排专人管理，用完收存。

6、员工走开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、有关记录1、《文件（合同）管理记录目录》2、《文件档案移交目录》3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《受控文件清单表》7、《档案目录》档案管理工作流程图7 / 14文件（合同）管理记录目录记录编号 :日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的有关部门接 收原/ 复 接收人备 注部 门移交目录记录编号 :日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

记录编号 :移交性质档案类型合计移交说明接收建议档案移交清单表日期：□辞职□调岗□归档档案所属年度保留限期数目永远长久短期移交人：接收人：移交人（部门）接收人（部门）经办人：经办人：移交日期：年月日接收日期：年月日目睹人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单记录编号 :借阅部门借阅人日期：借阅部门经理总经理副总综合部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号：目录号：部门：日期：模卷次序号立卷类目号模卷标题起止日期卷内张数保留限期备注档案分类编号表部门 +类型 +年份 +编号文件部门营销综合财务工程类型YS ZH CW 公司GC外发公函WFYSWF ZHWF CWWF GCWF 才子厦文收到公函YSSD ZHSD CWSD GCSD SD会议资料ZHHY CWHY GCHYYSHYHY合同ZHHT CWHT GCHTYSHTHT任免查核YSRK ZHRKRK企划资料YSQHQH档案管理流程：有关部门 / 部门负责人执行有关档案管理制度采集资料判定整理编目立卷归档配合达成监察检查工作对不切合项进行整顿综合部分管副总 / 总经理成立、完美档案管理制度否审查查收nshou是保留利用监察检查达成检查报告否审查查收nshou是档案管理工作流程：一、立卷归档档案室将文件资料采集整理分类——录入机读目录——将档案整理完成——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅1、本单位人员借阅档案由自己提出版面申请——办公室主任审查——主管领导署名同意——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用成效登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审查——主管领导署名同意——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用成效登记表——档案室填写归还日期。

三、采集、交接、整理、统计工作1、立卷部门兼职档案员（资料员）依据单位拟订的档案归档范围，平常做好文件资料的形成、采集、保留，保证归档文件资料完好2、兼职档案员（资料员）依据不一样各种文件资料的特色，按规定的模卷类目归卷3、次年初，兼职档案员（资料员）对采集、累积的文件资料进行整理（初步立卷）4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件资料进行检查、指导5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案7、档案室对模卷进行分类、整理8、编制档号9、编制模卷目录等各样检索工具10、入库11、做好档案的统计、保安12、展开档案的利用13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、判定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审查——主管领导署名同意——档案判定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及有关部门业务人员共同构成）进行判定——档案管理人员及有关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任署名同意——主管领导裁署名同意——一把手署名同意——档案室及有关部门到指定地址 2 人以上监销——档案室及有关部门办理销毁清册——档案室归档。