项目文件材料的分类及整理

项目文件材料的分类整理第一节文件材料的分类公路工程建设项目文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。

施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（详见第六节二）施工工序整理组卷。

项目建设过程中形成的党政工团、精神文明、人事机构等文件不纳入到项目建设档案内容，将其作为文书档案另行整理归档。

本《指南》高速公路建设项目档案分十大类。

第一类：前期准备阶段类此类文件包括项目前期立项审批文件。

第二类：勘察设计类这部分文件材料主要是反映项目初步设计、施工图设计两阶段勘察设计文件资料和设计变更文件及批准文件及勘察设计基础资料。

第三类：工程管理类这部分文件材料主要是项目业主在项目建设工程中，从征地拆迁文件、工程招标投标，到项目竣工验收全过程形成的工程管理；工程项目质量、安全、环保、水保、进度、费用控制管理，技术管理等文件及资料。

第四类：施工类这部分文件资料主要是各标段施工承包商在合同期内施工过程中形成的工程管理、工程质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、安全及文明施工等文件资料及缺陷责任期文件资料。

第五类：监理类这部分文件资料主要是监理机构在工程监理服务过程中所形成的文件资料。

它包括监理管理文件、质量、安全、环保、进度、投资控制监理文件材料；监理独立抽检资料和原材料平行试验等资料。

第六类：竣工类这部分文件资料主要是工程交、峻工过程中形成的文件材料。

它包括项目竣工验收文件交工验收文件、各参建单位总结报告、工程项目决算和审计文件和竣工图表等文件材料。

第七类：科研类这部分文件主要是工程项目建设过程中科研和新技术推广应用文件资料。

第八类：声像类这部分文件资料主要包括照片、录声、录像、图形、多媒体、文本电子文件及、其他特殊载体文件,如奖旗、奖杯等实物载体。

第九类：财务类这部分文件资料主要有财务管理制度及财务管理性文件、财务报表、财务凭证、会计帐簿等。

第十类：设备类设备购置管理办法、设备购置申请及批准文件、设备出厂合格证及验收、设备使用管理办法等。

第二节文件材料的整理建设项目文件材料归档前，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，由文件材料收集整理责任单位，在预立卷的基础上，，进行系统化整理，做到分类科学，便于保管和利用。

一、立项审批文件整理要求及方法：1、立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。

文件材料按基本建设程序的顺序排列。

2、项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批文顺序排列，结论性文件应放在前面3、水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查和保护等文件首先按文件类别分类，类别内再按时间顺序排列，结论性文件应放在前面。

4、初步设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。

5、施工图设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。

6、施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。

二、设计文件整理的要求及方法：1、设计文件按照设计的不同阶段和专业分别整理并按照时间或者里程桩号顺序排列。

初步设计文件、施工图设计文件按原设计院提供的图纸编排顺序排列，不另行拆装。

2、设计变更及批准文件按照时间或者里程桩号顺序排列。

以合同段为单位按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图号对照一览表（见附件2设计变更与修改后的竣工图号对照一览表）三、工程管理文件整理的要求及方法：1、征地拆迁文件按类型、批次、线路走向及区域划分的顺序整理。

2、招投标文件及合同文件按招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。

招标评标文件、投标书、合同协议书先按土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等进行分类，再按招标文件、投标书、合同协议书内容时间顺序排列分别组卷。

3、工程综合管理文件材料按照问题并结合时间分别整理组卷；建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档4、安全管理文件按照厅质监局有关规定要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。

5、技术管理文件先按类别，再按时间顺序整理。

四、施工文件整理的要求及方法（一）施工管理文件1、施工综合管理文件：先按内容分类，再按时间顺序整理。

业主和监理普发性文件由业主和监理归档，针对文件由所针对的施工单位归档。

2、进度控制文件：以合同段为单元，按内容分类、再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。

3、投资控制文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围，但施工单位需递交一套给业主(业主存档的除外)，作为备查使用。

4、合同管理文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

工程变更文件由施工单位提供一套，另外一套由业主提供，作为备查使用。

5、安全及文明施工文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

6、施工日志及其它文件：施工日志可利用原记录本，不需另行拆装；施工日记、开工、完工记录，天气、温度及自然灾害均以合同段为单位，按施工日期依次整理装订；各工序施工原始记录、各工序测量原始记录、其它各种原始记录等均以合同段为单位、按分项工程和施工日期整理装订，各册厚度符合规定要求。

（二）施工质量管理文件1、工程质量往来文件、工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件按内容分类，按文件材料的时间顺序排列，组成案卷。

业主和监理处下发的文件，只需将针对本合同段的文件归档。

如果请示、问函等有批复、复函的，应配套放在一起，批复、复函在前，请示、问文在后。

建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。

2、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总、交工验收施工单位的自检评定资料，资料按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷。

3、检验结果汇总表按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷4、原材料及标准试验、配合比设计与试验质量保证文件属单位（分部、分项）工程专用的按单位（分部、分项）工程分别整理组卷。

除此之外凡带有公用性的资料可以合同段为单位按水泥、钢材、砂石材料、沥青、路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理装订。

分别整理组卷。

5、外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单位，按试验的类别和日期依次整理装订。

以上试验、检测报告和记录，如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验和检测的(即公用性的)，就归入本册；如果是现场质量控制进行试验和检测的，则归入相应册(分册)的质检文件中。

（三）施工工序文件资料施工原始文件，包括就施工质量控制问题下发的整改指令性文件、整改报告及相关验证资料等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序归入相应部分，分别整理组卷。

1、路基工程⑴土石方工程①合同段为单位，以自然段为分类基础。

先按照分部工程(1-3公里)分类，然后按照清表、软土路基处理、路基填筑、精加工、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的顺序分类，卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。

②组卷时，根据文件材料的多少和规定厚度，一个自然段的文件可以组成一个或几个案卷。

但是当一个自然段的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个自然段的文件合并组成一个案卷。

③施工原始记录归档及其排列顺序可参考附件3，下同。

⑵排水工程以合同段为单位，以每处排水工程为分类单元，分左右侧，按里程桩号顺序排列，组成案卷。

⑶小桥渡槽工程以合同段为单位，按每座桥或渡槽所在桩号的顺序排列归档⑷涵洞通道工程①以合同段为单位，以每座涵洞、通道为分类单元，每座涵洞、通道的文件，按工序的顺序排列组成案卷。

②根据文件的多少和规定厚度，一座涵洞、通道的文件可以组织成一个或几个案卷，也可以几个涵洞的文件合并组成一个案卷。

当一座涵洞、通道的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与别一座涵洞、通道的文件合并组成一个案卷。

在这种情况下，一般应将这个涵洞、通道的文件组成两个或两个以上的案卷。

⑸防护工程以合同段为单位，按分项工程排序分处整理，然后按每处防护工程所在桩号顺序合订成若干本。

2、路面工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，按分项工程和里程桩号排序分类整理装订3、桥梁工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，以每座桥为分类单元，先按分部工程分类(基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等)，再以里程桩号顺序按墩台(跨)(如0#台、1#墩……，第一跨、第二跨……)，再按施工工序进行分类组卷(如桩基、系梁、立柱、盖梁)。

根据文件的多少和规定厚度，一个墩(台)或一跨(孔)的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个墩(台)或几跨(孔)组成一个案卷。

但当一个墩(台)或一跨(孔)的文件不只一个案卷时，不要将这个墩(台)或一跨(孔)的一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个墩(台)的文件合并组成一个案卷。

在这种情况下，一般应将这个墩(台) 的文件组成两个或两个以上案卷。

(3)隧道工程施工工序原始文件资料以每座隧道为单元，按分项工程的顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求，然后以合同段为单位，按每座隧道的桩号顺序排列归档。

(4)交通安全设施施工原始文件以合同段为单位，以1-3km为一段，按分项工程的排序和规定的厚度整理装订成册。

(5)互通立交工程施工原始文件以每处为单位按分部分项整理，各分部参照路基、路面、桥梁工程.(6)收费站及房建工程原始文件资料施工资料应按照专业、系统划分组卷，每一专业、系统再按上述资料类别顺序排列，每册厚度符合规定的要求；竣工验收文件按单位(子单位)工程组卷。

(7)机电工程施工原始文件①机电工程施工原始文件按监控系统、通讯系统、收费系统、供电照明设施系统、隧道机电设施分别组卷②监控系统、通讯系统、收费系统合以同段为单位，按照监控分项、通讯分项、收费分项工程分类，以里程桩号顺序，按设备进场(开箱)、安装、调试等工序顺序排列，组成案卷。

每册厚度符合规定的要求。

③供电照明设施系统:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。

④隧道机电设施:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。

(8)景观、环保、水保、绿化工程施工原始文件以合同段为单位，按里程顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求。

(9)缺陷责任期施工原始文件以合同段为单位，按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

（五）监理文件整理的要求及方法：1、监理管理文件：先按类别，再按时间顺序整理。

2、工程质量控制文件先按内容分类，再按时间顺序整理，其中，与承包商往来文件，有针对性的指令及回复先按合同段分类，再按时间顺序整理，每册厚度符合要求。