工程档案电子化的技术要点分析
建筑工程中关于档案建设及管理的分析
同、 招标文件 、 投标 文件、 结算文件 、 地质勘察记录 、 工程验收文件 、 工程 结算文件等 。 长期保存档案指 的是保存 ５ ０年 的档案 ， 一般 包括项 目管理文件 、 施
１１ 建筑工程档案的主要 内容 ．
建 筑 工程 档 案 主 要 包 括 ： 合 性 文 件 材 料 ； 建 工 程 以 及 水 、 综 土 电等 设
建材 发展 导 向 ２ １ ０２年 ９月
政 工 ・ 理 管
建筑 工程 中关 于档 案建 设及 管理 的分析
杨 旭 芳
（ 庆市建筑管理处） 安 Байду номын сангаас
摘 要： 建筑工程 的高效完成和优化管理离不开工程 档案的建 设和管理 ， 因此做好工程档案的建设管理工作十分重要 。本文指 出了 建筑 工程 档案的重 要性 ， 分别 阐述 了建筑工程档案建设 以及管理的要点。 关键词 ： 建筑工程 ； 档案管理 ； 档案建设
随着 我 国 经 济 的 飞 速 发 展 ， 筑 工 程 的 总 量逐 年 增 长 。对 建 筑 工 程 建 管 理 的 要 求 也 逐 渐 提 高 。为 了对 建 筑 工 程 进 行 更 有 效 科 学 的 管 理 ， 筑 建
永 久 保 存 档 案 是 档 案 资料 中 重 要 性 最 高 的文 件 ， 包 括 建 设 服 务 合
工程档案的建设和管理工作是必不可 少的。建筑工程 档案是指在施工过
程中形成的具有查证和保存价值 的各种形 式的历史资料记录 ， 直接反应 了对于给排水、 通风、 电路等工程施工 的过程 ， 对于工程的整体进行和 日 工合 同文件 、 土建专业单位 工程综合管理文件、 施工技术管理文件、 设备 后查证有着 重要 的意 义， 是项 目 运行 、 维修、 改建 、 管理等工作 的重要依 综合管理文件 、 各种竣工图等等。 据。这些档案资料反应了施工的过程 ， 对施 工企业 的进一步管理 、 进步 、 短期保存档案指的是重要性相对较轻 的文件 ， 要求的保管年 限是 １ ５ 经营等也有着十分重要的意义。 年， 但是它 的数 目十分 繁多， 主要包括监理会议纪要、 地基工程施工质量 文件 、 电梯施工质量文件、 各种设备的施工技术管理档案等等。 １ 建筑 工 程档 案的 重要性
建筑工程质量资料管理的要点有哪些？
The better to have loved and lost; Than never to have loved at all.悉心整理助您一臂（页眉可删）建筑工程质量资料管理的要点有哪些？1、工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程资料管理的全过程工作。
2、工程资料应随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。
一般来说，建筑工程工期长、施工环节复杂，这中间会涉及到很多包括建筑图纸在内的资料，加强对这些资料管理非常有必要。
而工程质量资料是诸多资料中比较重要的一个，需要专门人员收集整理，并妥善保管。
那么建筑工程质量资料管理的要点有哪些？下面请看总结的这篇文章。
一、建筑工程质量资料管理的要点有哪些？1、工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程资料管理的全过程工作。
在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有熟悉业务的专业技术人员负责。
2、工程资料应随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。
3、工程各参加单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。
所用表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表格时，应按有关规定统一归类。
4、工程参见各方所提供的文件和资料，必须符合国家或地方的法律法规、建筑工程施工质量验收统一标准、建设工程文件归档规范及工程和同等的相关要求与规定。
5、对工程的文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关规定给与处罚。
情节严重的，还应依法追究法律责任。
二、加强建筑工程质量资料管理的必要性是什么？1、做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻建设工程文件归档规范，确实加强建设工程资料的规范化管理，提高管理水平，确保工程质量的具体体现。
2、建筑工程资料是城建档案馆的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度，认定工程质量等级的必要条件。
道路桥梁资料信息化管理要点分析
道路桥梁资料信息化管理要点分析摘要：随着现代信息技术的发展，道路桥梁工程的信息化管理已经成为提高工程质量、效率和安全管理的重要手段。
本文从道路桥梁资料信息化管理的目的、意义、现状入手，分析了道路桥梁资料信息化管理的关键要点，包括数据采集与处理、数据库设计、信息系统开发与实施等方面，旨在为我国道路桥梁工程信息化管理提供一些参考和借鉴。
关键词：道路桥梁、资料、信息化、管理、要点分析道路桥梁工程作为基础设施建设的重要组成部分，对于城市的发展和交通的便利具有重要的作用。
随着我国经济的快速发展和城市化进程的加快，道路桥梁工程建设规模和数量不断增加，对工程管理的要求也越来越高。
传统管理方式已经难以满足现代工程管理的需要，而信息化管理作为一种高效、便捷的管理手段，正逐渐被广泛应用于道路桥梁工程领域。
本文将对道路桥梁资料信息化管理要点进行分析，以此为我国道路桥梁工程信息化管理提供一些参考。
1.道路桥梁资料信息化管理的目的和意义道路桥梁资料信息化管理目的是通过应用数字化技术和信息系统，实现对道路桥梁资料的高效管理和有效利用。
它的意义在于提高工作效率、加强数据的准确性和一致性，加快决策过程，并为道路桥梁工程的设计、建设、运营和维护提供可靠支持。
道路桥梁资料信息化管理能够提高工作效率。
传统的纸质档案管理方式存在着繁琐的手工操作和查找过程，容易产生错误和遗漏。
而信息化管理可以通过电子化存储和自动化处理，快速检索和更新档案信息。
信息化管理可以加强数据的准确性和一致性。
通过数字化记录和自动化验证，可以避免手写错误和传统管理中数据重复录入的问题，确保档案信息的准确性和一致性，为后续决策和评估提供可靠的数据基础。
信息化管理为道路桥梁工程设计、建设、运营和维护提供可靠支持。
通过信息化系统对档案数据进行综合分析和模拟，可以提前发现问题和风险，优化设计方案，提高建设和运营效果。
2.道路桥梁资料信息化管理的现状目前，我国道路桥梁工程在资料信息化管理方面已经取得了一定成果，但仍然存在一些问题急需解决：信息化基础设施不完善：部分工程项目在信息化基础设施建设方面投入不足，影响了信息化管理的实施效果。
《纸质档案数字化规范》(DAT 3311—2017)要点解读及内容分析
法规标准摘要：国家档案局颁布的《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）是为适应数字化技术水平显著提升、管理要素日渐复杂和档案保护需求迫切的新形势而制定的。
它具有系统性、科学性和适时性的特点。
本文通过对比前一版本及联系相关标准，对其结构和主要内容进行了分析和解读，并指出其存在术语和定义数量不足、质量有待提升，部分条目集中度不够和部分标题与内容不对应等不足。
关键词：纸质档案数字化管理行业标准我国自20世纪末就开始了纸质档案的数字化工作，从试点探索到渐成体系，各类标准规范在这一过程中发挥了关键作用，2005年发布的《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）[1]（以下简称“2005年《规范》”）便是其中最为重要的一部。
然而，十多年过去了，我国的数字化环境发生了重大变化。
技术手段方面，数字设备、存储条件、网络等都已完成数轮更新换代；管理要求方面，由于纸质档案数字化所涉及的要素和环节日益复杂，全程管理和精细化管理成为必须；政策环境方面，“保障档案实体和原件安全”在2014年的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中被特别强调。
面对新形势，2005年《规范》已难以满足纸质档案数字化的现实要求。
因此，经全面调研和科学组织，国家档案局于2017年8月2日发布了新的《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）[2]（以下简称《规范》），代替2005年《规范》。
本文分析了《规范》结构内容方面的特点，并对其不足之处提出了改进意见。
一、《规范》的结构变化在2005年《规范》的基础上，《规范》对结构进行了部分调整，主要表现在以下方面：第一，增加了较大幅面的组织与管理部分的内容，从机构及人员、基础设施到档案数字化外包均有所覆盖，而原先零散的管理与组织要求则得以整合。
此外，附录部分还增加了“纸质档案数字化流程示例”“纸质档案数字化前处理工作单”等参考性图表，进一步规范了纸质档案数字化工作。
第二，删除了“数据备份”和“数字化成果管理”两章内容，使规范更加聚焦数字化工作本身。
工程档案整理与归档课件
数字化管理的方法与技术
扫描技术
将纸质档案转化为数字 格式，便于存储和检索
。
数据库技术
建立档案数据库，实现 档案信息的集中存储和
分类管理。
云计算技术
提供云存储和云服务， 便于档案信息的共享和
远程利用。
数据挖掘技术
对档案信息进行分析和 挖掘，提取有价值的信 息，支持决策和知识管
理。
数字化管理的实施步骤
档案筛选
根据鉴定结果，筛选出有价值的文件进行归档，剔除无保存价值的文件。
档案移交与接收
档案移交
各部门或单位按照规定的时间和地点， 将整理好的档案移交给档案管理部门。
VS
档案接收
档案管理部门对移交的档案进行验收，确 保档案的完整性和规范性。
档案存储与保管
档案存储
根据档案的特点和要求，选择合适的存储方 式和介质，如纸质、电子、音像等。
工程档案的重要性
记录工程建设的全过程
保障工程质量安全
工程档案是工程建设全过程的真实记 录，对于工程质量的追溯、维护和管 理具有重要意义。
工程档案的完整性、准确性和可靠性 对于保障工程质量安全具有至关重要 的作用。
为项目管理提供支持
工控制 提供支持。
定期对数字化管理系统进行维护和更新，保证系统的稳 定性和安全性。
数字化管理的安全与保密
01
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访问控制
设置不同用户对数字化档案的 访问权限，确保只有授权用户
才能访问相关档案信息。
数据加密
对数字化档案进行加密处理， 防止信息被非法获取或篡改。
数据备份与恢复
定期对数字化档案进行备份， 确保数据安全可靠。
根据用户需求，工作人员进行信息检索和 筛选。
工程图纸档案归档整理的问题、方法及建议
工程图纸档案归档整理的问题、方法及建议作者：张莉霞来源：《档案管理》2021年第04期摘要：工程图纸档案属科技档案，专业性较强，在归档整理中会遇到诸多问题，其处理方法也各有不同，而相关的档案整理规范中又没有十分明确的规定。
本文从档案工作实际出发，结合长期从事工程图纸档案归档整理工作的经验，梳理工程图纸档案归档整理中的问题，并提出解决的方法和建议。
关键词：工程图纸;档案归档;整理方法;问题建议图纸是用标明尺寸的图形和文字来说明工程建筑、机械、设备等的结构、形状、尺寸及其他要求的一种技术文件。
图纸档案作为一种重要的档案门类，在立档单位档案管理工作中占有十分重要的地位，对建设工程的设计、施工、使用、管理和维护等都发挥着极其重要的作用。
图纸除纸质图纸外，还有电子图纸，本文着重阐述纸质图纸的归档整理问题。
1 工程图纸归档保存问题工程图纸的归档保存，在设计、施工、建设单位的日常档案管理工作中都是十分重要的内容。
工程图纸归档保存问题，大致有以下几种。
1.1 重复图纸的归档问题。
多数单位在图纸设计出来后，会给档案室归档好几套重复的图纸。
如果对所有重复的图纸都按档案整理的要求来整理，要用人工，还要买档案整理用品和档案装具等，会浪费大量的人力、物力和财力。
建议档案室按档案整理要求整理出一套完整的存档，如果需要向城建档案馆移交的按城建档案馆的要求增加整理套数，其余的分发各业务部门使用或按资料简单整理保存备查。
1.2 施工图的保存问题。
好多建设单位认为施工图只是设计图，不是竣工图，工程完工后还会有竣工图归档，施工图不能反映建设工程的真实情况，没什么查阅利用价值，因此不想归档施工图。
施工图的保管期限是30年，比竣工图保管期限是永久要短些而已，况且大多时候也需要在干净施工图上加盖竣工图章来制作竣工图，因此施工图还是需要保存好。
[1]1.3 图纸修改的保存问题1.3.1 修改内容少，附有图纸更改通知单。
这种情况，原图纸上没有改动，会有图纸更改通知单归档，整理时把图纸更改通知单与相关图纸放一起。
高校档案管理与电子文件归档的要点
律 和历 史 联 系 ， 承 担 归 档 工 作 的 主 要 责 任 者 ， 电子 是 对 文件 最有 发言权 ： 案 部 门掌握 归档 的原则 、 法 ， 档 方 又 了解 全 局 情 况 ， 以 发 挥 把 关 和统 筹 作 用 ： 算 机 与 信 可 计 息 管 理 部 门 既 是 电 子 文 件 的 形 成 单 位 ．又 是 设 计 和 维 护 信 息 管 理 网 络 、 理 电 子 信 息 的 专 业 技 术 部 门 ， 电 管 在 子 文 件 归 档 制 度 化 、标 准 － 的 工 作 中 处 丁 举 足 轻 重 的 ｆ － Ｅ 地 位 ， 个 部 门 的 职 能 应 相 互 渗 透 ， 长 避 短 ． 挥 各 三 扬 发 自 的 优 势 ， 电 子 文 件 归 档 中 集 成 一 体 ． 同 形 成 质 量 在 共 较 好 的 电 子 文件 。
三 、 子 文 件 归 档 电
（ ） 系的建 立 。 一 体
阐 述 了 高 校 档 案 管 理 中 电 子 归 档 工 作 的 重 要 性 ．通 过 电 子 文 件 归 档 体 系 建 立 、 法 与 路 径 ， 及 纸 质 、 子 文 件 方 以 电 归 档 并 举 等 措 施 。提 出 了 高 校 档 案 管 理 与 电 子 文 件 归 档
操 作 的 方 法 ， 与 电 子 文 件 处 理 手 法 相 差 甚 远 ， 要 新 这 需
的 知 识 和 技 术 手 段 。 为 此 ， 须 对 现 有 的 计 算 机 与 信 息 必 高 校 档 案 管 理 工 作 的 现 状
管 理 人 员 或 现 有 的 立 卷 归 档 队 伍 进 行 必 要 的 相 关 业 务
经 过 多 年 实 践 ， 已 形 成 相 对 完 善 的 工 作 流 程 和 归 档 制 度 ， 较 好 的 工作 基础 。 开展 电 子 文件 归档 也 必 须 形 成 有
建筑工程管理中数字信息化技术运用研究
建筑工程管理中数字信息化技术运用研究摘要：现阶段，我国城市化进程在不断地加深，为建筑行业的进步奠定了坚实的基础，推动了建筑行业的发展和进步。
在实际开展建筑工程施工的过程中，包含众多内容，其中工程管理工作的开展尤为重要，其是保证施工质量以及施工效率的关键，因此需要重视此项工作内容。
为了进一步提升管理质量以及管理效率，可以在开展管理工作的过程中，积极应用数字信息化技术，其在实际应用的过程中，可以保证建筑工程管理的有效性，也可以保证工程管理的全面性，因此被广泛应用于多种建筑工程之中。
本文基于此，对数字信息化技术在建筑工程管理中的应用进行探究分析。
关键词：建筑；工程管理；数字信息化技术；运用引言：当前建筑行业不断发展和进步，为工程管理提供了一定的活力与动力，但是也对其提出了更高的要求，以此保证施工质量以及施工安全性，同时也是保证施工进度的关键，进而保证建筑单位的经济效益以及社会效益。
目前，在实际开展建筑工程管理的过程中，引进了数字信息化技术，其可以保证信息的共享性以及全面性，为整体工作的开展奠定了坚实的基础。
在实际开展建筑工程管理的过程中，数字信息化技术在其中发挥着重要的作用和价值，积极其优势，以此保证管理的有效性，同时也从根本上保证建筑后期应用的安全性以及稳定性。
一、建筑工程管理中数字信息化技术应用的重要性（一）有助于提升建筑工程管理水平随着时代的进步与发展，建筑行业在开展工程管理的过程中，传统管理模式以及管理方法已经无法满足现代建筑工程项目的需求，而此时可以积极利用数字信息化技术，对传统模式进行革新与优化。
在数字信息化技术的支持下，可以从根本提升管理质量以及管理效率，同时企业具有低耗能的特点，利用较少的人力资源以及物力资源实现高水平工程管理的目的。
利用数字信息化技术，可以对管理流程进行有效规划，省去不必要的流程，不仅节约了时间与精力，同时也无需投入大量的人力资源。
在数字信息化技术的支持下，管理人员可以实时对施工的过程中进行监督与管理，并与相关工作人员保持有效沟通，对建筑工程项目进行调整与优化，保证建筑工程项目顺利开展。
电力工程档案控制要点
电力工程档案控制要点电力工程档案控制要点随着电力工程建设的不断推进，电力工程档案的管理变得越来越重要。
一份完整、规范、易懂的电力工程档案不仅能够帮助企业更好地组织、管理和运行设备，而且还可以提高设备维修、检修、保养的效率，保证安全用电的需求。
因此，本文将对电力工程档案的控制要点进行详细说明，以期帮助广大电力工程工作者更好地掌握电力工程档案的管理要求。
一、电力工程档案的分类电力工程档案按照其内容和形式，可分为项目合同、施工图纸、档案管理手册、设备档案、施工记录、质量检查资料、验收文件、安全生产资料等多个分类。
其中，设备档案是最为重要、基础的一部分，它包含了电力设备的相关信息，如设备型号、参数、出厂日期、安装位置、技术规格、维修记录等等。
设备档案的建设和管理关系到电力设备的长期运行和运行质量，因此应特别重视，确保档案的准确、完整、可靠。
二、电力工程档案的建立与归档1.建立阶段电力工程档案的建立是一个长期、系统的过程。
在项目合同中应明确电力工程档案的建立和管理要求，明确各类档案的规格、数量、要求。
在施工图纸阶段，应按照项目合同要求严格制定并审核相关档案，在实际施工过程中建立各类档案：(1)项目投标资料此项档案包括前期勘测或其他信息调查数据、财务核算表、概算、设计要求、人员、设备及技术方案等资料。
(2)办公室资料由项目经理或现场主管工程师成立并管理，包括各项核算单、会议记录、工作日志等档案资料。
(3)工程量清单、施工图纸和现场记录此项档案包括构件方案、测量记录、现场加工记录、安装记录、试压及保温记录等资料。
(4)规格、参数和技术资料此项档案是关于材料及设备的有关记录，包括材料和设备的规格、参数、品种、厂家等方面的信息。
(5)质量、安全监督和计划档案此类档案包括项目的计划和实施记录、施工过程中的安全检查、监督等相关资料。
2.归档阶段在电力工程施工结束后，应及时对档案进行整理和归档。
各类档案应逐一检查完整性和准确性，并按照成果、进度等方面进行归纳、整理、分类。
档案信息安全保障体系技术防范要点浅析
“ 息 安全 保 障” 一概 念 最 为世 界 的 共 识 。 与 此 同时 ， 息 局 提 出 构建 档案 信 息 安全 体 系 的 信 这 信 早 出现 在 １ ９ ９ ６年 美 国 国 防 部 令 安 全 问题 对 经 济 发 展 、 家 安 全 要 求 是 非常 及 时 的 。积 极 参 与到 国 ｓ ３ ０ ． 中， 定义 为 ： 护和 防 和 社 会稳 定 的重 大影 响 正 日益 突 国 家 的 信 息 安 全 保 障 体 系 建 设 一 ６０ １ 其 保
７ ５
唯德 燃
容 灾备 份 与 故障 恢复 技术 的 或增 量备 份 ， 每 加 ， 是 结 合 信 息 化 的 而
特 点 ， 本 地 计 算 环 境 、 域 便 目标 是 确 保 应 用 系 统 、 键 数 据 每 月 底进 行 一 次全 备 份 ， 年底 从 区 关 每 捷、 网络基 础 设施 和 支 撑 性 基 础 具 有 很 强 的稳 定 性 与 可 靠 性 ， 从 进 行一 次全备份 的策 略。
设施 四个 层面 分析 存 在 的威胁 与 而 在 灾 难 或 故 障 发 生后 ， 然 能 仍
、
档 案 信 息 安 全 保 障体 系 不 健 全 ， 息 安 全 监 管 体 系 有 待 提 高 ， 案 信 息 安 全 的技 术 保 障 信 档
现 状
进 入 ２ 世 纪 ， 息 化 对 经 济 偏低 等 问题 仍然 较 为突 出 。 １ 信 社 会 的 影 响 愈 加 深 刻 ， 息 资 源 信
息安 全保 障 工 作 ， 后颁 布 了《 先 保 分 为人 员 体 系 、 术 体 系 和 管 理 技
恢 复 能 力 和 反 击 能 力 ， 信 息 和 密 法 》 《 于 加 强 信 息 安 全 保 障 体 系 三 个层 面 。它 可 以通 过 纵深 在 、关
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工程档案电子化的技术要点分析
1 工程档案的重要性
工程档案产生于整个工程建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到项目竣工验收、试运行、投入使用等过程中形成的，应当归档保存的信函、邮件、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
工程档案的完整、系统、长久地保存，为今后提高工程项目管理水平，改善工程设计理念，扩展工程规划思路保留了宝贵的知识和信息资源；对于工程项目将来的改建、扩建保留了珍贵原始的依据和凭证。
2 工程档案电子化的必然趋势
在计算机尚未普及的年代，工程档案的存储介质主要是纸质。
在缩微技术引进后，存储介质开始有胶片，后来也有一定数量的录音带、录像带等磁性材料。
总体来说，纸作为工程档案的存储介质有其特有的优势，价格便宜，管理直观，保存时间长。
同时也存在着很大的问题，如体积庞大，保存条件相对苛刻，重复利用相对困难，检索速度慢等。
随着科学技术的日新月异、生产建设水平的不断提高、计算机的普及和大范围应用、电子文件大量产生、各种新存储技术的不断更新，档案的载体被不断地充实和刷新，工程档案也必将随着科技的进步而走入以光盘、磁盘等作为载体保存电子文件的电子数字化时代，这是必然的趋势。
3 工程档案电子化的优势
电子档案其保存的档案材料全部为电子数字化，使我们在使用档案材料时，可以通过完善、敏锐的计算机智能检索系统，非常快速准确的查询资料。
电子档案是通过光盘、磁盘来存储资料，在科学、合适的保管条件和相应的使用情况下，通过现代阅读工具来进行档案的使用，即使多次使用也不会发生档案材料破损和缺损现象，需要详细研究的档案，在档案管理允许范围和授权下，可以随时打印到纸张上，而不会影响资料的保管和使用。
该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//
总第539期2014年第07期-----转载须注名来源在保管期限上，通过严格控制电脑的复制转载过程，档案材料保管期限可以说会达到真正的完美永久。
利用功能强大的档案管理软件可以对电子档案轻松实现档案基础材料电子化，分类、组卷、立卷、装订等程序化，抄录、编排、打号等电脑化，使用高容量的存储器，达到占用空间小型化，节约大量的人力、物力、财力。
并且一次投入，多次产出。
4 工程档案电子化技术要点
第一是应该能确保工程档案资料的真实、合法、有效、不被改动的原始凭证的功能，通过数字签名、信息认证、身份认证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，同时对所归档文件设置安全密钥，用以保障文件的不可改动，只可阅读。
以确保电子档案的原始性、真实性和准确性，保证电子文件在法律上的凭证地位。
第二是拥有能提供随时实现即时生效的电子签章系统，通过一套标准化、规范化的软硬件结合的系统，使持章者可以在电子文件上完成签字、盖章，与传统的手写签名、盖章具有完全相同功能，同时依据《电子签名法》使所签署的文档具有可靠、真实的法律效力。
第三是要严格把握好工程档案材料格式的统一化。
工程档案一个重要的属性是应用属性，因此归档的工程电子档案应该按照一个统一、通用、规定的格式来存储电子档案，诸如：工程文档可采用后缀名为* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程图纸可采用后缀名为* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后缀名为* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后缀名为* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。
特殊格式的电子文件，应转换成通用格式的电子文件后再存储，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四是要建立一个完善、系统、统一、规范化的工程建设档案管理软件系统，该系统应涵盖了文件处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研于一体的档案管理软件系统，真正实现“一次登记，多次使用”的电子数字化档案的管理模式。
第五要建立一支工程档案电子数字化的人才队伍，这支队伍要具备较强、熟练的业务能力，独立地掌握和运用档案工作的各项规则、标准、技术、技能，具备一定的分析、综合、概括能力和文字表达能力。
还要具有工程建设和管理方面的专业化、技术性的知识和能力，并且具备一定能力的计算机操作和维护水平。
这样才能打造一个高层次、高标准、高效能的工程建设档案电子数字化的专业队伍。
工程档案的电子化发展，不仅能有效地实现工程档案的管理，提高工程档案管理效率，还具有明显的经济效益。