中外联合体监理沟通协调机制之论述

1 中外联合体监理沟通协调机制之论述 摘 要：武汉至广州铁路客运专线工程监理采用中外联合体形式，为充分发挥外方监理作用，吸收国外先进技术和管理经验，应建立行之有效的沟通协调机制。

关键词： 监理联合体 沟通协调 机制 引言 武汉至广州铁路客运专线武汉至花都段（以下简称：武广客运专线）是我国目前开工建设的线路里程最长、技术标准最高、建设投资最大的铁路在建项目。武广客专线正线全长918千米，分为4个监理标段，监理2标管辖三个施工标段共336.1千米、建安费估算204亿元，是全线投资最大、里程最长的标段。华铁工程咨询公司做为主办方，与德国DEC公司及另三家中方监理公司组成联合体，中标监理2标段。

为确保工程质量，把武广铁路客运专线建成世界一流的客运专线，在工程监理管理方式上，采用了中外联合体的模式，目的是引进、借鉴、吸收国外高速铁路建设的先进技术和管理理念，强强联合、优势互补、资源共享，积累高速铁路建设管理的新经验。

由于中外联合体是为承担某项特定的工程任务而成立的，工程项目结束后联合体自然解散，加之中外文化历史的差异，对相关法律、法规、合同协议等许多隐性条款理解上的差异。如何及时消除各种不利因素，促进各方的相互支持和积极合作，成为联合体成功运行的基本条件和关键因素。通过与德国专家的深入交流，并借鉴欧洲监理联合体运作的经验，结合武广客专线的实践，就工程监理中外联合体内部沟通协调机制，谈一点个人的见解。

一 签订联合体履约协议 这是联合体中标后的首要工作之一，也是联合体建立沟通协调机制、成功运行的基础性文件。主要包括以下内容： 1 联合体成员构成。根据招标文件要求及投标文件的承诺，华铁工程咨询公司做为主办方，与德国DEC公司及其他三家中方监理公司经协商一致自愿组成联合体。 2 联合体组建目的。强强联合，引进吸收，组成高效团队。充分发挥各自优势，资源共享、优势互补、齐心协力，实现本标段安全、质量、进度、投资、环保控制的建设目标。 3 联合体合作范围：新建铁路武汉至广州客运专线武汉至花都段JL2标段 (包括改移道路、路基、桥涵、隧道、轨道、房屋、通信、信号、电气化、环保、其他运营生产设备及建筑物等)的工程监理工作。 2

4 联合体合作期限：从签订共同投标协议书之日起，在发生以下情况之一时终止：⑴ 联合体已经完全履行了与业主签订的各项合同、协议，且联合体各成员已履行完成共同和各自的责任和义务；⑵ 本项目已经不确定期限被延期或取消或业主终止，并经联合体各方协商一致且办理完相应手续；⑶ 其它原因且联合体各方就终止本协议达成一致意见时。

二 建立沟通协调机制 1 组建监理机构。联合体按照招标文件的要求设置三级监理机构，即：监理站、监理分站和驻地监理组。由联合体主办方牵头成立监理站，监理站为联合体派出机构，由各方派员组成，在发包人或其授权部门的监督、指导下，代表联合体开展工作，履行监理职责，承担本标段的全部监理工作，对现场工作全权负责。 作为联合体主办方，华铁工程咨询公司派出本项目负责人担任监理站站长，并在联合体各成员方授权的范围内行使项目管理和协调的权利；德国DEC公司派出项目总监理工程师，按照中华人民共和国有关的法规全面负责项目质量工作，对本监理标段工程的质量管理负总责，行使相应的权利；其他联合体各成员方（含主办方）相应派出项目副总监理工程师协助总监理工程师工作，并完成监理规范中规定的其它总监职责，同时兼任各监理分站站长职务，完成分管的工作。 2 成立协调领导小组，主办方的法定代表人担任组长，组员由联合体其他各方法定代表人或授权代理人及监理站站长担任。参见《中外联合体协调机制图》（图1）。

联合体协调领导小组每季度或应联合体两个以上成员要求在五个成员一致同意的时间和地点召开定期或不定期会议，以便在联合体内部互通信息，协调各方工作及

中外联合体协调领导小组 华铁工程咨询联合体武广客运专线JL2标监理站 联合体各成员监理机构

联合体各成员监理机构

界面管理 主要合规依据：联合体履约协议书 静态界面管理：签订监理工作分工表 动态界面管理：①文件传递 ②书面通知、报告 ③会议 ④信息平台 ⑤个别沟通 ⑥技术咨询 ⑦情况介绍法 3

解决监理站提交联合体协调领导小组处理和决策的问题。联合体协调领导小组所做出的任何重大决定应获得全体成员的一致同意。 3 联合体协调领导小组对监理站进行监督、管理和协调，并为其开展工作创造良好的外部环境，负责解决本项目的人员组织、设备配置、资金、技术支持等问题。 4 监理站对联合体协调领导小组负责，接受联合体协调领导小组指导和监督。项目监理站是项目的具体执行机构，在联合体协调领导小组的指导和监督下负责项目的具体组织实施，并全面履行项目合同,定期或不定期向联合体协调领导小组报告项目执行情况。 5 联合体各成员方现场派驻机构必须接受监理站的安排部署、指挥调动。在监理站统一指挥协调下，共同承担合同约定的一切权利和义务。 6 监理站根据各成员方的特长和人员状况，划分区段，按照区段承担各自的工作，在监理站的统一部署下，按合同约定的工程监理范围、内容、标准和要求开展工作，实现质量、投资、进度、安全、环保等控制目标并承担相应的责任。 7 联合体成员各方各自承担相应的工作内容和费用，并对各自人员、设备等的安全负全责。

三 做好界面管理 界面的管理分为静态界面管理和动态界面的管理。为了建立良好的协调沟通机制，应明确和保持清楚的静态界面，协调和处理好具有相互依存关系的动态界面。做好界面的管理，对建立良好的协调沟通机制，具有十分重要的意义。 1 静态界面管理。监理机构建立后，联合体各方对合同中规定的质量控制、进度控制、投资控制、安全管理、合同管理、组织协调等工作内容进行详细的界定划分，签订了《武广铁路客运专线工程监理工作分工表》。明确各项监理工作的责任主体单位和协作配合单位，这是相对静态的分工，根据武广客专线工程建设各阶段的特点和业主的要求，部分工作可做必要的调整优化。 2 动态界面管理。由于建设项目监理过程中，不断面对新的目标、新的过程、新的界面，做好动态界面的管理具有十分重要的意义。以灵活多样的交流形式，增加面对面会晤的频次，加快信息传递速度。做好沟通和协调，避免或减少争议，在相互信任、分担风险、资源共享的基础上做好各项监理工作。 ⑴ 文件信函传递。一是文件类。联合体监理站、分站应通过文件的形式，传达上级有关会议精神、发布各种规章制度、要求等。联合体外方机构建立了外方监理文件的传递流程，达到联合体内部工作信息的资源共享、步调一致。二是信函报告。在对各监理分站工作的检查，及在现场的巡视中，发现存在的问题以及需要提出的要求等，监理站或总监理工程师（外方）可以通过书面通知的形式下达各单位执行。各监理组、监理分站在监理过程中存在需要监理站及总监协调解决的问题，可以通过报告 4

的形式逐级上报监理站解决。 ⑵ 建立会议制度。联合体监理站的运行及重大决策都离不开会议的形式，通过开会可以集思广益，与会单位可以通过交流达成共识，并密切彼此之间的关系，从而可以更好地确定自己的目标及工作方法。会议有高层协调会、工作交流会、专题研讨会、监理工地例会、现场临时会议等形式。 联合体监理站每季度定期召开一次会议或根据实际情况不定期地召开专题会议。通过这些会议，可以及时检查合同实施和进展情况，可以对出现的问题明确各方责任，并提出解决方案。对将来可能出现的问题给予提醒和警告。对会议中无法落实的问题，会后进一步研究落实后以书面通知的形式告知有关单位进行解决。对会议的内容及达成的意见，及时编写会议纪要下发有关单位。 ⑶ 建立信息化平台。在联合体内部建立及时、准确、快速的信息交流渠道，及时沟通信息，做到信息资源共享。中外方通过翻译构成信息沟通平台，即“中方←→翻译←→外方”。各方的有关意见、技术咨询、情况通报等由此及时传递。对必要的设计资料、进度、投资、质量等信息资料，保证各方能够方便获取，达到资源共享。信息的传递充分利用远程数据通信的方式，如：通过电子邮件收集信息和发布信息；业主信息化项目管理系统（PSWS）；其他网络工具。 ⑷ 建立良好个人友谊。在中外双方交流过程中建立良好个人友谊具有重要意义。在非正式场合进行个别沟通可以畅所欲言，缩短距离、增进互信、加深理解、促进友谊，有助于双方体会各自的责任和义务，有利于统一认识。 比如，我国除了设计文件以外有很多的参考图、通用图、验收标准等，而德国这些资料均在设计文件上体现，不用另行查找。通过沟通，德国专家由不理解逐渐达到了能够接受的程度。 ⑸ 加强技术咨询。为寻求协作和帮助，特别是对关键技术，中方监理加强了向德方监理的咨询，以便采取相应的措施。咨询采用多种形式，如在施工现场检查时，针对一些具体问题，可以就这些问题做一些专业方面的深层次、多角度的交流，掌握监控的要点，把先进的方法和管理措施应用到监理工作中去。通过这样的咨询交流，提升中方监理工程师的技术和管理水平。

四 建立健全工作制度 德国专家格外注重合同、规章、制度，严格按照程序办事，这正符合武广客运专线的管理要求。在有关内部工作流程及沟通协调方面，联合体监理站首先建立健全了有关工作制度，比如：联合体工作程序制度；联合体沟通协调制度；联合体保密安全制度；联合体考核奖励制度；联合体技术交流制度等。

五 实施效果 1 促进了监理工作。