【经营管理】以“四化”为抓手 提升档案管理水平

【典型经验】以“四化”为抓手提升档案管理水平
一、工作描述
（一）工作内容
以观念、管理、服务“三个创新”为理念，构建管理制度化、档案数字化、流程标准化、配套专业化“四化”管理模式，形成管理科学、覆盖全面、服务优质的现代化管理体系。

（二）工作范围
整合各类档案信息资源，建立全过程管理的档案数字化管理系统，实现以手工管理向以计算机管理为主、以管理档案实体向管理档案信息为主、以档案存储保管向利用服务为主的转变，使之成为决策支持的“宝典”、岗位技能的“摇篮”、新品研究的“跳板”、企业竞争的“基石”、历史展示的“窗口”。

（三）工作要求
1.实现档案业务流程的自动化全方位管理。

与现有办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）等业务系统无缝衔接，有效前端控制，全程规范管理，形成整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理一体化管理机制。

2.实现实体档案数字化。

将实体档案和档案目录全文转化为由计算机存贮和检索数字数据格式，建成数字信息资源库，对文件材料、语音、视频、图形图像等多媒体档案信息进行有效管理，利用库藏信息资源任意组织编辑专题材料，为企业生产、管理、决策提供高质量信息服务。

3.实现档案信息网络共享。

基于局域网或互联网平台，对电子档案信息深度挖掘，有效组织，按照授权机制进行有序发布，随时随地实现资源共享。

通过实践，实现以下企业档案管理最佳指标值：
三、主要做法
（一）组织保证
公司成立了以党政主要负责人为组长的档案管理和档案鉴定工作领导小组，各部门、基层单位配备专兼职档案员39名，形成以公司档案室为中心的档案三级管理网络。

（二）树立“三新”管理理念
1.观念创新。

顺应信息化发展形势，确立以数字档案室建设为档案发展方向，以优化档案资源为重点，以促进档案有效利用为关键，努力建好档案、管好档案、利用好档案，让档案服务超前化、档案资产价值最大化。

2.管理创新。

改变传统手工档案管理模式，探索实行“统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导”工作机制，并根据公司各单位规模、经营、技术管理形态的不同，设置档案二级管理体系，使档案工作最大限度适应公司管理、利用需求。

3.服务创新。

树立主动服务意识，敏锐把握信息来源、信息共享需求，主动收集信息，了解潜在需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容、范围和形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工、转化，建立多层次、跨空间档案信息服务机制。

（三）推动“四化”管理模式
1.以管理制度化为基础，构建高效务实的档案管理体系
强化规划建设。

将档案工作列入企业发展规划和月、年度工作计划，明确职责分工，建立目标管理和责任制考核体系，高起点制实施了《日照供电公司2011-2015年档案管理发展规划》。

强化制度建设。

建立完善档案库房管理、资料借阅、保密、档案统计、图纸更改、档案鉴定销毁等制度，制定了档案管理标准、工作标准，
做到层层有制度保证，环环有程序规定，使档案工作有据可依、有规可循。

强化队伍建设。

坚持“请进来、走出去”，通过采取专家授课、外出学习交流等形式，加强档案管理人员的培训教育。

积极参加系统内外各类档案管理培训班、业务研讨班，档案工作人员素质实现全方位提升。

2.以档案数字化为核心，加快推进档案管理步伐
积极推进科技创新。

加强档案数字化建设，更新完善档案查询网页，与OA系统、MIS系统紧密结合，升级完善档案管理软件，形成涵盖文书、科技、财务、音像、实物档案五大门类，以数字档案信息采集、存储、传输、多媒体应用、库房维护、日常管理为一体的综合档案管理系统。

该系统增加了全文检索功能、流媒体和OCR技术，实现了对原文（包括扫描或电子版本）进行自动汉字识别、生成可编辑文档等功能，方便了档案查询和再利用。

增添实体库房管理模块，以图形化显示出库存、实体排放、每卷（盒）档案详细信息以及查、借阅等情况。

加强档案实体与信息的安全防护，档案信息数据库全部实现异地备份，确保了网络传输及档案数据库安全。

优化协同办公系统应用。

率先启用了协同办公五大门类档案管理模块，提升了档案管理信息网络化服务功能。

对档案管理模块提出应用改进建议，使系统更加符合公司档案管理工作实际。

公司已全面完成历史
档案数据迁移，运用协同办公系统完成2010-3013年文书、科技、照片、实物、财务等档案的归档工作。

3.以流程标准化为抓手，为中心工作提供高效便捷的服务
完善档案管理工作流程图。

针对档案收集归档、日常管理、利用等各个环节，制定档案工作流程。

如在档案收集整理环节，按照“发通知→审核→接收→存档→没有按时移交的部门向上级领导汇报→上级领导督办→移交完毕”流程办理；在档案整理归档环节按照“收集→分类→组卷→录入卷内目录→编写案卷题名→装订”流程办理等，实现档案工作全流程标准化。

参与重点档案全过程管理。

落实“两同步、一超前”制度，工程档案员参加有关生产会议和科研课题鉴定、设备开箱验收、基建工程竣工验收工作等管理，在每个工程项目中，确定一名兼职档案员，负责该项工程档案资料的收集、检查、验收和移交等工作的全面管控，加强了档案的前期控制和工程项目档案的验收和管理，对工程档案资料归档不及时以及存在问题的档案资料，及时要求参建单位立即整改完善，做到有记录、有检查、有验收，保证建设项目从筹划到投产、竣工验收各个环节的文件资料能够及时、完整、准确归档。

4.以配套专业化为支撑，打造先进的档案管理软硬件环境
加大硬件环境建设。

建设高标准档案室，使用面积365平方米，荣誉档案展厅180平方米，配置密集架，添置了A3、A4幅面高速扫描仪、
大型工程扫描仪、大型数码彩色复合机等数字化设备，提高档案管理高端装备水平。

档案室建设不仅实现了“四分开”要求，满足目前档案需要，并且预留了档案发展空间，为今后档案工作创新发展、科学发展提供了有力支撑。

加强档案安全管理。

按照库房管理“十防”要求，制定实施档案库房管理、档案消防安全、档案应急管理等制度。

安装了防盗门禁自动监控系统、气体消防系统，以及网络温湿度、消毒网络智能化管理系统，对库房进出入和消防安全、日常运维等实施智能化控制，增强了安全管控“硬能力”，同时加强对档案资源特别是涉密档案借用流程、信息流向、知悉范围的控制，提升安全管理“软能力”。

（四）绩效考核与控制
加强绩效考核与控制，成立了由公司行政负责人、分管负责人为正副组长，机关有关部室负责人为成员的业绩考评领导小组。

办公室总牵头档案业绩考核工作，对所管理的各门类档案收集、整理、保管、利用情况进行监督检查，并纳入公司月度、年度绩效考核。

三、特色亮点
1.档案工作与公司核心业务实现深度融合。

随着公司信息系统深入和广泛的应用，以数字档案信息采集、存储、传输、多媒体应用、库房维护、日常管理为一体，形成了质优量大的电子文件信息资源，实现了
档案数据实时更新、查阅、操作的全数字化管理，推动了档案管理工作与公司核心业务的深度融合。

2.建立了有效的考核机制。

明晰了文书档案、科技档案、财务档案、音像实物档案管理员，以及各部门、基层单位兼职档案员的责任范围和考核标准，建立起各自职责范围内的档案收集、整理、保管、利用工作的考核、评价机制，并将结果纳入公司月度、年度绩效考核，有效提升了档案管理人员的工作责任感和积极性。

四、具体案例
1.利用财务、音像档案作凭证作用挽回损失。

2012年8月，“达维”台风侵袭日照，供电线路、设备、电网遭受重创，给公司造成巨大经济损失，档案室通过档案管理系统，快速准确的查出全部数据，公司根据档案室提供财务、音像档案，查清了所损坏的电力设施设备等资产的具体金额和损坏情况，并作为证据资料及时到保险公司办理索赔，索赔金额达300多万元，最大限度挽回损失。

2.利用科技档案维护企业利益。

受历史遗留因素影响，公司部分土地房产确权补证存在很大困难。

为尽量避免经济损失，2013年6月，公司档案室通过档案管理系统，快速准确的查出有关档案数据，对全公司所有土地各类证件进行了汇总统计，提供了土地申批各种档案，以及时任市领导的亲笔签字批示件，确保了证件的有效办理，避免了不必要的经济损失近千万元。

五、实践效果
公司实行供电企业“三新、四化”模式下的档案管理，从传统管理方法上的单一被动服务，转变为主动服务，完善了档案基础管理、动态管控和应急管理等方面规章制度，形成规范严谨、协调统一、特色鲜明、闭环高效的档案工作体系，档案管理水平实现大幅提升。

档案管理基础进一步加强，归档文件完整率达到99％以上，归档率、准确率达100％。

公司档案管理通过“企业档案工作目标管理国家一级单位”认定，先后荣获省、市、集团公司“档案工作先进单位”等荣誉称号，连续8年被评为“省特级档案室”，档案管理经验2次入选集团公司最佳实践库，总结提炼的《提高档案归档完整率》成果荣获省优秀质量管理成果，档案征文荣获省公司一等奖，《“三新、四化”模式下的档案管理》荣获市职工优秀经济技术创新成果一等奖和省优秀管理创新成果三等奖，《实施科学管理，提高档案三率》、《档案库房温湿度管理控制装置的研制》2项课题荣获公司QC优秀成果一等奖。

所辖两县公司持续保持“国家二级”档案单位荣誉，连续多年被评为“市档案工作先进集体”。