河南省学生档案填写规范
档案的收集和整理规范
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教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
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档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
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档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
学校档案装订要求
2011年省督政学校档案装档要求各中小学：1、统一使用蓝色塑料档案盒。
档案封面统一使用浅绿色皮纹纸打印，档案盒标签使用粉红色皮纹纸打印。
2、务必于12月21日前将各年度档案建成，并打印封面目录，装入档案盒，正式装档上柜保存。
3、对照《河南省县级政府教育工作督导评估指标体系》（见密码123456），每年度建立一套档案，具体为2007年度、2008年度、2009年度、2010年度、2011年上半年。
（《指标体系》中标准学校无须建档的项目不建档）4、卷内材料装订顺序：文件从高级别到低级别，先文件后材料（数量较多的佐证材料不必装入正式档案，整理整齐备查即可）。
5、档案封面及目录填写格式见样表。
6、档案盒正侧面标签格式见样表。
7、高中、幼儿园参照《指标体系》和本要求建档。
8、装档中有疑问请拨打督导室电话5281071咨询。
9、12月21日后督导室将对各学校档案进行检查。
附：档案封面、档案盒正面、侧面标签样表督导室2011年12月19日沁阳市教育工作（2007年度）类别：一、领导职责2－①卷号：11．教育局文件2．学校中层领导选拔、竞聘材料填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2007年度）类别：五、教师队伍建设25－①卷号：11．教师专业技术职务评审2．教师专业技术职务聘任3. 教师基本情况登记表填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2009年度）类别：五、教师队伍建设25－①卷号：2教师量化积分方案、结果填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2011年度）类别：五、教师队伍建设24卷号：1学校落实聘用制度的文件、通知、会议记录等填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2007年度）类别：五、教师队伍建设25－①卷号：11、师资情况统计表2、专任教师基本情况登记表填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2007年度）类别：五、教师队伍建设25－①卷号：2教师继续教育情况登记表填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日沁阳市教育工作（2007年度）类别：五、教师队伍建设25－①卷号：3教师培训填报单位：沁阳市实验小学填表人：任卫强填表时间：二〇一一年十二月三十一日卷内目录沁阳市教育工作档案沁阳市教育工作档案说明：例如：一、领导职责1-①，“一、领导职责”是一级指。
河南人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强河南省人事档案管理，规范人事档案工作，保障人事档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合河南省实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于河南省各级国家机关、事业单位、社会团体和各类企业的人事档案管理工作。
第三条人事档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法权益；（二）实事求是，保证档案内容的真实性；（三）集中统一，实现档案资源的共享；（四）科学规范，提高档案管理水平和效率。
第二章档案收集与整理第四条各单位应建立健全人事档案收集制度，及时、全面地收集和整理人事档案材料。
第五条人事档案收集内容应包括：（一）个人基本情况；（二）工作经历；（三）教育经历；（四）专业技术职称和任职资格；（五）奖励、处分情况；（六）其他需要归档的材料。
第六条人事档案整理应按照以下要求进行：（一）分类整理，便于查阅；（二）编号归档，便于检索；（三）保持档案原貌，不得随意涂改、剪贴；（四）定期检查，确保档案的完整性和准确性。
第三章档案保管与利用第七条人事档案保管应采取以下措施：（一）建立健全档案库房，确保档案安全；（二）采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，防止档案损坏；（三）对档案进行定期检查、修复和消毒；（四）对破损、霉变、虫蛀的档案及时进行抢救和修复。
第八条人事档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用应遵循档案法律法规和档案管理制度；（二）档案利用者应具备相应的档案查询资格；（三）档案查询应填写查询申请，说明查询目的；（四）档案查询不得涉及他人隐私，不得泄露国家秘密。
第四章档案信息化建设第九条河南省人事档案信息化建设应遵循以下原则：（一）统一规划，分步实施；（二）数据共享，互联互通；（三）安全可靠，便于维护。
第十条建立健全人事档案数据库，实现档案信息的数字化存储和传输。
第十一条档案信息管理系统应具备以下功能：（一）档案信息录入、编辑、查询、统计；（二）档案信息的备份和恢复；（三）档案信息的权限管理；（四）档案信息的在线查询。
河南归档文件整理规则
河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则（豫档发[2001] 9 号）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。
第七条科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章归档文件整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第十一条档案人员应深入实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关。
人事档案填写格式要求
人事档案填写格式要求
人事档案填写是人力资源管理中非常重要的一环，其格式要求
通常包括以下几个方面：
1. 基本信息，包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本个人信息。
这部分信息应当准确无误，以便人事部
门进行管理和查询。
2. 教育背景，包括员工的教育经历，包括毕业院校、专业、学
位等信息。
这些信息有助于评估员工的学历背景和专业能力。
3. 工作经历，包括员工的工作经历，包括曾经供职的公司、职位、任职时间等信息。
这些信息有助于了解员工的工作经验和能力。
4. 培训情况，包括员工接受过的培训情况，包括培训课程、培
训时间、培训机构等信息。
这些信息有助于评估员工的专业能力和
学习态度。
5. 奖惩记录，包括员工在工作中获得的奖励和受到的处分情况。
这些信息有助于评估员工的工作表现和纪律情况。
6. 其他信息，根据公司的具体要求，人事档案还可能包括员工
的家庭情况、紧急联系人、健康状况等其他相关信息。
在填写人事档案时，应当注意信息的准确性和完整性，确保所
有信息都填写清楚、明晰，不留空白和遗漏。
另外，应当严格遵守
公司的相关规定和政策，确保填写的信息合乎规定并符合法律法规
的要求。
同时，在保管和管理人事档案时，也要严格遵守保密原则，确保员工个人信息的安全和保密。
学生档案管理与维护规定与要求
学生档案管理与维护规定与要求概述：学生档案管理是学校教育管理中的重要组成部分，对于学生的成长和发展起着至关重要的作用。
本文将从多个方面介绍学生档案管理与维护的规定与要求。
一、岗位责任与权限学生档案管理工作的岗位责任和权限是确保学生档案的安全性和完整性，以及提供相关服务的保障。
具体包括学校领导对学生档案管理工作的重要性的认识和推动、档案管理人员的责任与义务等。
二、档案分类与建档原则学生档案按照一定的分类方式进行管理，常见的分类有综合档案、学籍档案、财务档案等。
在建档过程中，需要遵循一些原则，如及时性、准确性、完整性和可操作性等。
三、档案收集与整理学校在进行档案收集与整理时，应确保采集的信息准确、完整，并严格按照相应的规定进行分类和整理。
收集方式可以是传统的纸质档案和数字化档案的相结合，其中数字化档案的管理需要确保数据的安全性。
四、档案查询与使用学生档案的查询和使用应遵循一定的规定，主要包括权限审批、查询记录和信息保护。
档案查询和使用涉及到学生的隐私，需要保证信息的安全性和合法性。
五、档案保密与备份学生档案的保密是非常重要的，保护学生信息的隐私以及个人隐私。
同时，学校应定期进行档案备份，以防止意外情况下的数据丢失。
六、档案借阅与归还学生档案的借阅和归还应按照一定的流程进行，主要包括申请、审批和借阅记录的保存等。
借阅过程中需要保证档案的完整性和安全性。
七、档案销毁与存档学生档案在一定时期内需要进行销毁和存档。
销毁的过程应按照相关规定进行，确保档案信息不被泄露。
存档的过程需要选择合适的存储方式，以保证档案的长期保存和安全性。
八、档案管理的技术支持学生档案管理需要借助一些技术手段进行支持，如电子文档管理系统、数字化档案管理系统等。
这些技术手段可以提高档案工作的效率，并保证档案信息的安全性。
九、档案管理的法律法规学生档案管理工作需要遵守相关的法律法规和政策规定。
这些规定主要包括《学生档案管理办法》、《隐私权保护法》等，以确保档案管理的合法性和规范性。
河南省普通高中学生学籍表
填表说明：
1、此表及高中课程修习成绩记录表、综合素质评价等为学生在校期间情况的综合记录，学校应如实填写；
2、此表一式两份，一份由学校保存，一份装入学生档案；
3、学校应在学生进校后1个月内填写此表，并经教育主管部门审核后，在照片上加盖“学籍管理专用章”；
4、表中所有项目应规范填写，不得涂改，并且在填写该表同时建立电子档案
遇到失意伤心事，多想有一个懂你的人来指点迷津，因他懂你，会以我心，换你心，站在你的位置上思虑，为你排优解难。
一个人，来这世间，必须懂得一些人情事理，才能不断成长。
就像躬耕于陇亩的农人，必须懂得土地与种子的情怀，才能有所收获。
一个女子，一生所求，莫过于找到一个懂她的人，执手白头，相伴终老。
即使芦花暖鞋，菊花枕头，也觉温暖；即使粗食布衣，陋室简静，也觉舒适，一句“懂你”,叫人无怨无悔，愿以自己的一生来交付。
懂得是彼此的欣赏，是灵魂的轻唤，是惺惺相惜，是爱，是暖，是彼此的融化；是走一段很远的路，蓦然回首却发现，我依然在你的视线里；是回眸相视一笑的无言；是一条偏僻幽静的小路，不显山，不露水，路边长满你喜爱的花草，静默无语却馨香盈怀，而路的尽头，便是通达你心灵的小屋……
瑟瑟严冬，窗外雪飘，絮絮自语说了这多，你可懂我了吗？若你知晓，无需说话，只报一声心灵的轻叹，那，便是我的花开春暖。
你相不相信，人生有一种念想，不求奢华不求结果，不求你在我身边，只愿有一种陪伴暖在心灵，那，便是懂得。
有人懂得是一种幸福，懂得别人是一种襟怀，互为懂得是一种境界。
懂得，真好！。
河南省普通高中学生学籍表
河南省普通高中学生学籍表学校（盖章）：学籍号：地区学号：姓名曾用名性别民族籍贯身份证号入学时间初中毕业学校中考准考证号中考成绩家庭住址政治面貌入党团时间有何特长照片家长姓名单位名称联系电话起止年月在何校读书证明人本人简历变动类别变动日期变动原因何时受获奖日期奖励名称及类别休、复、过何种转等变奖励动情况( 县级记载以上 )公民道交流与合作学习态度实践与创新运动与健康审美与表现学业水德素养与能力平测试毕业去向综合素质评价实毕证材业料评价获奖原因何时受处分日期处分原因及类别撤销日期过何种处分？何时撤销？语文数学外语科学人文与技术基础社会素养高一年级高二年级高三年级第一学期第二学期第一学期第二学期第一学期第二学期学习领域科目必修选修I必修选修I必修选修I必修选修I必修选修I必修选修I 成学成学成学成学成学成学成学成学成学成学成学成学绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分绩分高中课程修习成绩记录语言与文字数学人文与社会科学技术艺术体育与健康综合实践语文英语数学思想政治历史地理物理化学生物信息技术通用技术音乐美术体育与健康研究性学习活动社会服务社会实践模块名称成绩学分模块名称成绩学分必修学分小计选修 I 学分小计选修 II选修 II学分小计毕业学分总计填表说明：1、此表及高中课程修习成绩记录表、综合素质评价等为学生在校期间情况的综合记录，学校应如实填写；2、此表一式两份，一份由学校保存，一份装入学生档案；3、学校应在学生进校后 1 个月内填写此表，并经教育主管部门审核后，在照片上加盖“学籍管理专用章”；4、表中所有项目应规范填写，不得涂改，并且在填写该表同时建立电子档案。
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河南省学生档案填写规范
一、招生简章、计划中对考生档案的要求，包括：
（2）考生应持本人身份证到学生户籍所在地县级招生办公室办理录取手续；
（3）考生凭录取通知书、高考准考证和录取登记表办理录取手续；
（4）高校在办理正式入学前要与学生本人签订一份《毕业生就业协议书》，协议中要明确毕业生应达到的条件和学校要求等内容。
二、各招生单位的职责：
（1）各单位均应认真执行国家和本省有关规定，规范、妥善保管好新生注册学籍档案等有关材料。
（2）新生入学后，应在学校指定的地点进行报到注册，并办理学籍档案关系转接手续。
（3）学生档案应及时收集整理，按时移交给学生学籍所在地教育主管部门的各级各类学校。
1、按《招生工作规定》中规定，高等学校录取新生时，应将拟录取的新生登记表、体检表、考生准考证复印件、高考成绩通知单复印件进行审核后交当地招办，由县级招办在考生入学后转录户口所在地的乡镇（街道）招办。
乡镇（街道）招办应及时将有关材料送交县级招办，审核后，由县级招生办在考生入学后转录户口所在地的高校。
2、高校在新生入学报到时要与学生本人签订《毕业生就业协议书》，并及时将学籍档案移交到有关院校。
3、高校要按国家有关规定对本校录取的考生进行注册学籍、建立学籍档案。
4、新生报到时，高校招生办公室须查验所录取的学生高考准考证及其他有关材料，经核对无误后方可接收学生。
5、新生入学后的第一学期为军训阶段，高校必须将《普通高等学校本科专业目录》中列明的专业和各专业培养目标与毕业要求等内容写入《新生学籍卡》中，并在“培养手册”中记录。
6、各高校应按学校实际情况制订切实可行的毕业生就业工作计划，确保毕业生就业率和用人单位满意度。
2、高校在录取新生时，应将录取登记表交有关招生学校。
3、高校在录取考生时，应将《录取通知书》和学籍档案一并寄交考生本人，考生凭《录取通知书》办理新生入学手续。
4、高校负责管理本校录取到本校的所有考生的档案，并负责对录取新生进行复查和退档。
6、高校学生就业指导中心接到学籍档案后，要及时将所接收的新生档案整理入档，并根据当年招生计划情况和生源分布情况，及时上报给有关招生学校。
7、有关招生学校在收到本校的《录取通知书》后应与被报到入学的学生见面并发放《新生户口迁移证》。
8、公安部门接收学籍档案时应按公安部门通知要求提供相关材料；如需户籍迁移，应及时将学生档案迁往迁入地或转入地县（市）区招生办户政科。
10、各高校要将录取新生名单报省教育厅备案后再报给主管部门审核盖章。
11、各高校在报到注册时要将考生本人的《录取通知书》和《新生户口迁移证》一并交省招生办审核盖章；并按有关规定妥善保管好学生档案。
3、高等学校在办理正式入学前要与学生本人签订一份《毕业生就业协议书》，协议中要明确毕业生应达到的条件和学校要求等内容。
4、高校在新生报到后，应及时将本校录取通知书、考生档案、录取登记表等材料存入考生学籍档案的个人信息库，并在规定时间内向本人发放。
5、学校应在学生正式入学前将其档案及相关材料送至学校有关部门，包括学生档案中所有材料
的复印件、加盖公章的录取通知书。
6、高校按规定做好学生档案信息管理工作，保证有关信息准确有效：
（1）新生报到时，学校应按要求及时做好新生学籍注册、复查及调整工作。
（2）高校应按规定做好“就业指导”和“就业服务”相关信息的采集工作，确保学生个人择业信息的真实性和准确性。
（3）高校在办理正式入学时要认真审核录取通知书中对毕业生所作的规定，若发现有不符合规定的情况要及时提出改正意见。
（4）毕业前，高校要按要求将符合毕业条件但未就业学生名单向毕业生公布。
7、高校在正式开学后，要及时将毕业生档案进行分类、整理和封袋，并做好保管等工作。
8、高等学校学生学籍档案不得私自涂改使用。
4、对考生的档案材料按规定应做到：
（1）严格按照国家规定执行，如有特殊情况须向省招办报批；
（2）档案材料必须真实、准确，任何单位和个人不得伪造、涂改档案。
5、高校在录取新生时，应将毕业生就业协议书的有关内容填写在《高校毕业生就业报到证》上。
6、各招生单位要妥善保管学生学籍档案，如因保存不当造成的考生损失，由高校承担。
7、高校对考生的学籍注册工作，应按《普通高等学校招生工作规定》有关要求进行。
8、各级招生部门和学校均不应收取以任何名义收取的高考准考证复印件等任何材料。
9.在考生报到注册时，各高校应将档案材料交由学校教务处集中保管，并及时办理好档案移交手续；在录取过程中发现学生没有按规定办理注册手续或者有其他违规违纪行为的，将取消该考生录取资格和入学资格，并追究有关人员责任。
10.毕业生就业协议书由各高等学校在完成录取工作后（须经河南省普通高等学校学生工作管理部门批准）统一保管存档。
11.各地人事考试机构应及时将有关材料录入省人事考试信息网，并及时通报当地教育行政部门和有关单位。
5、凡考生档案材料有下列情形之一的，其学籍所在单位（地）县（市）招办可以按照有关规定予以退档：
（1）不符合招生计划中规定的录取条件或不服从专业调剂。
（2）体检复查不合格者或因其他原因被取消投档资格的。
（4）考生已被高校录取，但又提出退档申请的。
6、录取通知书一经发出，任何人不得以任何理由退档；录取新生入学后经复查发现不符合学校专业的，一律取消学籍。
7、各单位要严格按照教育部、省教育厅有关高校招生工作政策、规定和要求，做好考生志愿录取和考生档案转接工作，防止出现错录漏录等问题，保证档案安全。
8、高校招生办公室将本校在录取过程中形成的考生志愿表（包括院校名称、专业及计划数等情况）和考生档案直接存入学生本人电子档案（包括新生名册、身份证复印件和身份证号码）。
6、档案材料按规定要求存放在指定的档案地点。
三、档案的管理：
（1）要按照教育部和省有关规定，建立健全档案的保管、利用和销毁制度。
（2）各招生单位在录取期间，应指定专人负责新生档案的保管，除特殊情况外不得擅自调阅学生档案。
（3）严禁各级各类学校在学生未报到前将本校本年度在本校所产生的各种材料和信息传递给其他单位。
四、档案管理过程中发现问题后的处理：
（1）各招生单位按规定要求及时上报所产生材料，凡不符合规定要求或发现材料不完整，要向学生所在学校如实反映情况；若材料不齐全，要在7个工作日内及时补齐（最迟不得超过10个工作日）。
（2）学生一旦被学校录取，即取得了学籍，无论任何原因均不得撤销其学籍。