教务档案管理在高等学校中的研究与应用

教务档案管理在高等学校中的研究与应用
教学档案管理是教学管理工作的重要内容，是高校教学水平的客观记录和反映，是搞好教学水平评估的基础和前提。

本文阐述了教学档案的内容、形成过程和重要性并提出了加强高校教学档案管理的几点措施。

标签：教学档案关系管理措施
1 高校教学档案与教学管理之间的关系
1.1 教学档案管理是教学管理工作的重要内容。

学生自入学到毕业，教师从教什么、怎么教到教的结果如何，教与学的整个教学活动的每一个环节所留下的每一步进展的痕迹，所形成的具有保存价值的文字、图表及影像材料等就是教学档案。

例如教学业务档案(上级机关下发的有关教学工作的文件、课堂及实践教学资料、教学计划及总结、教育改革、教学研究、教学质量评估、师资培养、典型教案、编著教材、实习实验指导书、教学检查总结、对学生的考察情况、教师教学日历等)、学籍管理档案(学生入学登记表、学生学籍异动情况记录表、学籍卡、学历学位发放记录登记表等)以及其他在教学活动过程中直接形成的文字、图表及影像材料。

为使教学活动按计划有序地进行，高校的教学管理部门和各二级教学单位都制订了一系列的教学管理规章制度、教学计划、教学大纲、教学进程表等。

为了对教与学的质量进行有效控制，教学管理人员不仅要直接向教师和学生进行了解，而且要翻阅“有据可查”的教学业务档案。

因此，教学管理工作离不开教学档案。

教学管理人员有责任、有义务收集、管理好教学档案。

1.2 教学档案是高校教学水平的客观记录和反映。

档案是社会历史发展的客观记录。

教学档案是高校教学水平高低的客观反映。

通过对历年的讲稿、教案、实习实验指导书等进行比较研究，可以看出教学的水平。

作为一名教师，如果讲稿、教案、实习实验指导书等多年来一成不变，说明教师的业务水平没有提高，也就意味着教学水平停滞不前，跟不上时代发展的步伐(实则就是一种倒退)；对历年的学生考卷、学生考试成绩、优秀毕业设计、历届毕业生跟踪调查材料等的比较，同样能反映出学生学的情况；对同类学校间教学档案的“横向”比较，能直观地反映各个高校教学水平及教学管理水平的高低。

这些都是探求如何加强教学管理、提高教学质量的重要依据和基础。

1.3 教学档案管理为教学水平评估提供基础资料。

从教育部开展的高等学校教学评估工作来看，丰富的教学档案是搞好教学评估的基础和前提。

高等学校教学评估是根据一定的教育目标和标准，通过系统搜集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行的科学分析，并对学校办学
水平和教育质量做出评价，为学校改进工作开展教学改革和教学管理部门改善宏观管理提供依据。

在教学评估过程中，评估专家就是在对被评估单位所提供的教学文件(如教学大纲、课程实习大纲、课程安排、试题与试卷分析、学生成绩以及学籍、毕业设计或论文、学历学位等)进行分析的基础上，辅之以走访、调查、民意测验、随机抽查等，对这个单位的教学管理水平做出的基本评估。

相反，一些单位平时不注意档案材料的积累，该归档的材料未及时归档而导致遗失，那么要想让评估专家组做出符合实际的评语是十分困难的。

因此，为了做好教学评估的准备工作，教学档案管理应该得到学校领导、教师和教学管理人员的高度重视。

1.4 教师和管理人员是决定教学档案是否完整的主要因素。

教学档案的形成要经过至少两个阶段。

第一个阶段是教学文档材料的形成阶段，教学活动内容被载入某种材质(如纸张、光盘等)，这是决定教学档案是否完整的第一道关口。

在日常教学工作中经常会出现以下现象：教师的讲稿、教案不完整，甚至没有教案和讲稿；上课时只列几条提纲，甚至提纲也不列；教学工作总结、教学检查等以言代之。

这直接导致教学评估时无档可查，造成无谓“失分”。

第二个阶段是将文件材料进行集中、整理立卷的归档阶段。

这一阶段的关键是教学管理人员是否按教学特性和归档要求将教学文件材料转化为教学档案。

教学文件材料的形成者往往会认为某些材料“不重要”而随意处置，或将其中对己有用的不向教学管理人员移交。

所以，他们是否将教学文件材料全部向教学管理人员移交是决定教学档案是否完整的第二道关口。

2 加强高校教学档案管理的几点措施
2.1 加大宣传力度以增强全员的档案意识和法制观念。

高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案是否完整的主要因素。

因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大师生的档案意识和法制观念尤为重要。

教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。

教师及教学管理人员应该清楚地认识到，在从事教学活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有；这些材料是受档案法保护的学校固有財产，必须保证其完整无缺，并按照规定向档案室移交。

2.2 建立健全教学档案管理制度，实行规范化管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定各项教学档案管理的规章制度。

加强教学档案的管理，规范教学档案管理程序，完善管理体制，实行规范化管理，使教学档案管理工作规范统一，做到有章可循，保障教学档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化，保证教学档案资料的系统性和连续性。

2.3 加强教学档案管理队伍的建设，提高教学档案管理人员素质。

做好教学档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识，又懂教学管理，并能运用现代化手段的教学档案管理队伍。

现在，大多数高校教学档案管理人员是由各二级教学单位的教学秘书负责收集和管理，没有设置专门的教学档案管理员。

这不仅加重了教学秘书的工作负担，而且由于很多教学秘书缺乏档案管理知识，导致教学档案管理的质量难以保障。

而且在现代信息技术迅猛发展的今天，加强网络、多媒体、计算机技术的应用，实现教学档案管理手段的现代化，是每一个教学档案管理人员应该具备的基本素质。

所以，高校应当配备专职的教学档案管理人员，并对其进行档案专业知识系统培训，使之掌握档案工作的基本知识和专业技能；对其加强思想品德教育，使他们具有良好的思想品质，具有爱岗敬业、乐于奉献的职业道德；并采取“走出去请进来”的交流学习方式定期或不定期的对他们进行业务指导和帮助，组织他们相互交流，取长补短，不断提高他们的业务水平。

2.4 利用教学档案为教学工作服务。

档案的生命在于它的有用性。

教学档案不能得到合理利用，只是被分门别类的锁进档案柜中，成为“死档案”，那就不具有存在的价值，最终会影响到人们为之劳动的积极性。

因此，教学档案管理人员应积极开发教学档案资源，主动为教学管理工作服务。

如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册，供广大教师参考，供教学管理人员、教学研究人员查阅。

其结果不仅能引起他们对教学档案的重视，使他们愿意配合、支持教学档案的归档工作，从而形成教学档案管理的良性循环；更为重要的是能够为改进教学管理、提高学校办学水平、教师素质，最大限度地发挥教学档案的作用。

总之，高校教学档案管理工作直接关系到学校的办学水平和办学质量。

不断优化教学档案管理，提高教学档案的质量和科学管理水平，实现高校教学档案工作的制度化、规范化和科学化，保证教学档案信息及时有效地为高校管理工作和社会服务，是高校教学档案管理工作者努力的目标。