郑建荣论文---工程档案资料管理的过程控制

工程档案资料管理的过程控制郑建荣关键字：工程档案资料管理过程控制摘要：工程档案资料管理是工程管理的一部分，在工程档案资料管理的过程中，抓好“事前、事中、事后”三个环节的控制工作是非常重要的，在工程档案资料管理中起着重要的作用。

工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。

工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。

根据DA／T28—2002《国家重大建设项目档案资料归档要求与档案整理规范》和DL/T 5111-2000《水电水利工程施工监理规范》的规定，监理单位应按国家或国家部门颁布的关于档案管理的规定、业主要求和合同文件规定，做好包括合同文本文件、业主文件、设计文件、监理文件和施工文件等必须归档的工程文件的分类建档和管理。

除此之外，还需要对施工单位形成的工程档案资料的收集、积累和工程档案资料质量、归档情况进行监理，包括单位工程、分部工程、单元工程档案资料齐全完整情况，归档的施工档案资料是否符合真实、准确要求等等。

经审核检查的工程档案，监理单位需在档案归档签证单上签字确认。

因此，监理单位在工程施工监理的全过程中，还必须重视对施工档案资料的监理，对施工档案资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。

工程监理属于技术密集型服务行业，监理单位为业主提供工程项目管理服务，工程信息是监理单位履行其监理职责和监理工作的重要产品。

监理单位必须随工程施工进展，及时、全面、准确地采集工程建设信息，做到工程建设信息记录的写实与量化，更好地为工程建设服务。

监理档案资料是工程建设档案的重要组成部分，是监理单位在工程项目实施和监理合同履行过程中监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据，管理好监理档案资料不但是监理工作的需要，更是责任所在。

工程档案资料是在工程施工过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，工程档案资料就越多。

工程项目监理单位工作繁多，应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。

一、工程档案资料管理的事前控制事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。

要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。

把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。

1、加强工程档案资料的前期管理控制（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。

官地水电站工程项目编码的划分和编码系统编制是由业主完成的，监理单位应认真组织学习，严格按照业主的工程项目划分表进行工程施工监理和工程档案资料的收集整理。

同时监理单位应对工程项目划分进行适时监控，发现问题及时解决。

官地水电站引水发电系统工程项目划分是业主2008年以官地建设管理局官地质委[2008]07号文件下发的《官地水电站工程项目划分表》。

经过一段时间运行，监理单位分别以SECC/SECC/SD612/GDC-200710/全技028/2009《关于下发官地水电站引水发电系统工程部分分部工程项目划分修改的通知》和SECC/EHDC/GDC-200710/全技017/2011《关于修改官地水电站引水发电系统1#～4#引水隧洞及压力管道单位工程项目划分的函》对其进行了修改。

最终官地水电站引水发电系统工程项目共分单位工程3个，分部工程36个。

见下表：官地水电站引水发电系统工程项目划分（2）根据工程建设监理合同文件规定，建立工程监理文件的编码方式和文件目录，建立工程监理文件的传递流程及管理制度，要明确监理文件管理和监理档案管理的具体要求，对工程文件的拟写、编号、审核、打印、核对、收发、分类、归档、保存和借阅等作出具体明确的规定，同时将工程档案的质量作为考核承包商工程质量的条件之一。

四川二滩建设咨询有限公司官地水电站项目监理部在工程开工初期，就编制了《引水发电系统监理工作指南》，以此指导监理部各项工作的开展，从而有效地保证了监理部各项工作有条不紊的进行。

（3）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。

官地水电站业主先后两次制发了综合性的工程质量验收及评定有关信息记录表格，监理单位根据工程施工实际需要对综合表格进行了细化，即把开挖、锚喷支护、锚索、混凝土、灌浆等每个单元工程所需用的质量签证表格都划分出来，便于施工实际操作。

（4）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。

官地水电站由业主制定了《雅砻江水电工程建设项目档案资料编制与档案整理实施细则》，为官地水电站工程建设档案资料的收集、整理和管理的依据性和指导性文件。

2、建立监理档案管理机构和工作制度（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。

（2）建立档案管理网络。

明确专兼职档案管理人员，并将工程监理文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。

（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为监理人员和承包商档案人员上岗前的必修课。

档案管理人员应懂得水电工程主要专业施工工艺和工程档案资料形成的程序、原始档案资料内容的专业要求，懂得工程施工档案资料和原始记录的管理与整理编制的业务知识。

档案资料管理人员必须成为既懂得工程施工技术也懂得工程档案管理的复合性人才。

做好前期工程档案资料的管理工作，可以使监理以及承包商从一开始就重视工程档案资料工作，防患于未然。

二、工程档案资料管理的事中控制事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。

就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。

施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。

监理工程师对工程的验收就是在审核施工档案资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工档案资料的真实性。

施工档案资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。

我们对工程实体的质量控制是从工序、单元工程、分部工程依次做起，同样对施工档案资料的质量控制也应从工序、单元工程、分部工程做起。

细分目标，步步把关。

1、谁监理、验收，谁负责工程档案资料是在工程施工监理过程中逐步形成的。

而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职档案资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。

必须调动全体监理人员积极参与，根据监理档案资料产生于监理过程的特点，应制定“谁监理、验收，谁负责”的档案资料管理原则。

2、分工明确监理部内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。

监理工作范围清楚了，工程档案资料的责任也就明确了。

专业监理工程师负责本专业的单元工程的验收及有关监理档案资料的收集汇总及整理。

在单元工程验收中把好验收签证关，集中检查单元工程原始资料整理情况，档案资料符合规定时，才予以签证，结算工程量。

充分运用“经济杠杆”的作用，促进承包商抓好工程档案资料管理工作。

单元工程验收完毕，即应将完整、真实的工程监理档案资料交本部门档案资料员验收归档。

3、建立监理人员轮休工作替代制度监理工程师需要休假时，必须有人顶岗替代工作。

保证监理人员休假岗位不缺人，工作有人做，档案资料有人管，监理日记有人记，确保监理档案资料的连续性、完整性。

只有这样，才能保证监理档案资料管理工作的有序进行。

4、同步检查（1）工程档案资料与工程建设每一个阶段每一个环节同步形成、积累，只有实行同步检查，才能及时发现问题，针对工作中出现的问题，具体指导有关人员改进工作或共同商讨改进措施，使工程档案从形成到整理直到最后竣工组卷、归档移交和总结，都可以按计划、按要求一步步进行，确保工程文件在转化为工程档案时符合归档质量要求。

（2）同步检查，要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。

5、经常检查工程档案资料质量检查要进行经常性检查。

每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。

（1）官地水电站引水发电系统工程监理文件的形成与工程建设同步进行，每月及时将监理部形成的各种工程文件收集、分类、整理、装盒、归档，集中保存在监理部资料档案室，并进行登记，建立归档资料台帐。

（2）为加强官地水电站引水发电系统工程档案质量管理工作，进一步提高监理工程师的档案管理能力，提升整体的工程档案质量，监理部于2010年4月下发了二滩建设官地受［2010］02号“关于下发《官地水电站引水发电系统工程档案质量管理办法（试行）》的通知”，对监理部工程档案质量管理以“月检查、季考评、年综合”的原则进行考核。

具体作法是：一是，监理部档案管理人员每月进行一次对监理部各部（室）、组的工程文件质量的检查，检查结果以正式文件形式通报；二是；每季度结合监理部各部（室）、组的自身考评、质量的日常控制情况以及实际检查结果，在季末对其进行考评；三是，年终进行全面考核，以“官地水电站工程文件质量考核汇总表”的内容对其进行考核评分。

考核评分结果，在监理部内部公示，并纳入员工绩效考核与经济利益挂钩。

（3）2011年3月为了加强单元工程质量验收及质量评定工作，监理部又下发二滩建设官地发［2011］04号《关于进行单元工程验收及评定资料周统计考核的通知》。

在监理部内部进行单元工程质量验收及质量评定情况的周统计考核工作，具体做法如下：一是，每周一监理部例会上，监理Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ部、金结组汇报本周单元工程验收及评定情况，打倮组汇报混凝土开仓及混凝土方量情况；二是，总监办公室针对汇报组织对各部（组）本周单元工程验收及评定原始资料进行认真检查、考核打分；三是，每周六向监理部主管领导及总监提交书面检查结果及整改意见；四是，在下周一监理部例会上通报上周检查考核情况及整改情况；五是，单元工程验收及评定资料的填写和周统计将与每个监理工程师的工作业绩、效益工资挂钩，谁负责和填写的单元工程工序验收及评定资料质量出了问题，谁负责任，同时组长负连带责任。

监理部根据检查结果进行业绩考核，兑现奖罚。

三、工程档案资料管理的事后控制事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。