出口单证的制作
外贸出口单证操作流程详解
外贸跟单业务流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。
前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同 1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
第十一章 出口单证制作2 发票
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TOTAL AMOUNT IN WORDS：
20
SPECIAL CONDITIONS：
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2019/11/9
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ISSUED BY SIGNATURE
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1．Exporter：汇付、托收时照合同填写卖方； 信用证项下填受益人 ，其名称地址 应分开填写，如：
第十一章 出口单证制作
——发票
2019/11/9
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发票种类
发票（INVOICE）是进出口贸易结算中使 用的最主要的单据之一，我国进出口贸易中使 用的发票主要有： 商业发票（COMMERCIAL INVOICE）
海关发票（CUSTOMS INVOICE）
形式发票(PROFORMA INVOICE）
3 CONTRACT NO.
4 CONTRACT DATE
L/C NO.
5
DATE
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TO
ISSUED BY 7
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PAYMENT TERM
2
PRICE TERM
FROM
12
TO
13
SHIPPED BY
14
SHIPPING MARK DESCRIPTION OF GOODS QUANTITY
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shipping marks:
信用证
发票
T.C.B
T.C.B
SC05888
SC05888
Hamburg
Hamburg
NO.1-up
NO.1-100
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（2）若信用证无规定，也可由外贸公司自行编写。
《外贸出口单证操作流程详解》
及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9． 商检
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
10． 租船订仓
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
17．文件存档
所有的文L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
6． 下达生产通知
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
外贸单证实务(第二版外贸单证实务-PPT精选文档
《外贸单证实务》
主讲： 广银芳
审核单据条款是否合理
3、受益人审核的内容
各单据抬头的规定，加注的内容，出单人的限定，有无客检要求 以及特殊要求。 找出信用证中是否存在软条款 一般出现在单据条款和附加条款中，如要求对单据进行客检， 要求1/3正本提单直接寄买方，注意各条款有无前后矛盾的现 象等等。 银行费用的分摊是否合理 包括开证费(0.15%)议付费(0.125%)、通知费(200元) 、保兑费 (0.2%) 、承兑费(+0.125%) 、修改费(100元) 、邮费(不定)、电报费 (不定)等，一般应由发出指示的一方负担，或者规定开证行之 外的费用价应与商业发票一致，数量可以不一致。当 信用证上有“ISSUE INVOICE AS PER P/I NO. 123” 的条款时，发票上需注明“AS PER P/I NO. 123 DATED ××”，交单时还须附上该形式发票。
《外贸单证实务》 主讲： 广银芳
《外贸单证实务》 主讲： 广银芳
信用证的当事人
开证申请人（APPLICANT/OPENER） 开证行（ISSUING /OPENING BANK） 通知行（ADVISING /NOTIFYING BANK） 受益人（BENEFICIARY） 保兑行（CONFIRMING BANK） 议付行（NEGOTIATING BANK） 付款行（PAYING /DRAWEE BANK） 偿付行（REIMBURSING BANK）
《外贸单证实务》
主讲： 广银芳
一、外贸单证的含义
是指外贸结算中应用的各种单据、
证书与文件。包括信用证和其它有关单
据和证书，用以处理货物的交付、保险、
运输、商检、结汇等工作，一般简称
“单证（DOCUMENTS）”。
出口货物外贸单证流程图
出口货物外贸单证流程图[b][/b]放行出口货物单证操作流程[b]货代[/b]安排付款并传真水单，催还核销单传真提单确认运费及其他费用的发票传真xx确定船期并传真进仓xx准备商检寄报关资料注意：确认提单时认真核对提单上的发货人,收货人和通知方的公司名称和地址,包括标点符号都不能错签发提单并邮寄给企业退还核销单报关单，并附上厂站收据通知货物完成日期[b]企业单证员[/b]企业业务部门产地检验检疫局[b]榕基易检[/b]1、打印出审核通过后的带有报检号的报检单，盖上企业公章2、检验原始记录3、有单位公章的厂检单4、发票、装箱单、合同5、工艺单、详细装箱单备注：出口到欧盟的除需以上单据外还要制革厂、辅料厂和服装加工厂的不含AZO、PCP的声明进料加工的还需要附上手册复印件，商检费用可以打7折填制出境货物报检单提交审核通过带上以下单证检验窗口审核通过发放换证凭条传真换证凭条获取报检号确认提单回传客户（买方）门1、提单复印件2、发票，详细装箱单3、产地证清关提货付款出口收汇核销网上报审系统核销电子口岸申请纸质核销单核销单口岸备案1、在出口收汇系统的核销单申请系统向外管局申请，填写需要申请核销单的份数2、外管局确认后发防核销单（需要IC卡和外汇登记证）1、拿到核销单后，在口岸备案处将核销单口岸备案，备案时输入出口口岸的代码即可。
2、若出口口岸有变更时可以撤消备案或者更改出口口岸注意：未口岸备案则不能出口拿到核销单货代1、出口货物报关单，需盖上报关专用章和带企业英文名的海关编码章，注意区分进料加工和一般贸易2、从做到右三联的核销单，均需在骑缝处盖上公章和带企业中文名的组织机构代码章3、一式两份的发票和装箱单，一份合同（盖上有企业中英文名称的条形章和法人手签章）4、报关委托书、报检委托书（盖上企业公章和法人章）xx信息处理完毕后退单xx报关行1、在场站收据上盖放行章2、在核销单海关情况栏中盖出口海关验讫章3、签发注有核销单编号的报关单上盖出口海关验讫章证明联：用于出口收汇(白色)证明联:用于出口退税(红色)xx处理单据退单口岸检验检疫局报检签发出境货物通关单L/CT/T1、及时准备交单资料，（按信用证46A所列的要求）2、一般为发票、装箱单、产地证、提单、客检证，以及受益人声明、开票汇票和带有企业公章的出口收汇备查表[b]议付行[/b]收到提单后交单审核单证通过将商业发票、纸箱单、提单、产地证等单据寄给客户审核通过审核通过要求议付是否垫付货款将全套资料寄开证行开证行付款给议付行将全套资料寄开证行开证行付款给议付行客人提货银行付款寄单据收汇核销单号结汇结汇结汇出口收汇查询出口日期和报关单号输入核销单号企业交单系统打印当月出增值税发票一式六联给财务：1、存根联：企业留存备案2、发票联：提供给客户3、记帐联：财务记帐用（盖公司中英文名称对照的上条形章，法人手签章，和开票人私人章）4、退税联：出口退税（盖公司中英文名称对照的上条形章，法人手签章，和开票人私人章，在发票的背面写上对应的核销单号和报关单号，进料加工的需写上手册号和电子口岸显示的发票信息条数）5、报查联：用于出口报关6、结汇联：用于外管核销货出一星期后出口一个月后拿到退单核对纸制报关单上的信息和电子口岸的是否一致核对的信息有：出口货物的金额、数量，货物名称、数量等都的准确无误。
单证的流程
单证的流程单证流程是指在国际贸易中，为了保证交易的顺利进行，需要进行的一系列单证办理步骤。
下面以出口单证为例，详细介绍单证流程。
1. 签订合同：在进行出口交易前，买卖双方首先要签订合同，明确交易的内容、条件及价格等。
合同内容需要详细、准确，包括商品描述、数量、包装要求、价格、支付方式、交货期限、运输方式等。
2. 出货通知：出货通知是卖方通知买方即将发货的一种通知书。
在通知书中，卖方需明确列出发货日期、货物明细、数量、运输方式和装箱要求等。
3. 装箱：在装箱过程中，卖方需要按照买方的要求对货物进行适当的包装。
通常情况下，卖方需要核对并清点货物，确保数量和品质无误。
同时需要标明包装标识，如商品名称、数量、尺寸、重量、卖方和买方的名称及地址等信息。
4. 出口许可证：在出口货物前，一些国家对特定商品可能需要办理出口许可证。
卖方需要向相关部门申请许可证，并按照规定的流程办理相关手续。
5. 商业发票：商业发票是出口货物的正式计价单据，记录了交易的商品、数量、单价、总额等信息。
卖方需要按照合同约定的价格开具商业发票，并在发票上打印公司名称、地址、联系方式等。
6. 装船通知：卖方在货物准备好装船后，需向承运人发出装船通知。
通常需要提供货物明细、数量、尺寸、重量、装船港口、船名及航次等相关信息。
7. 装船清单：装船清单是指清点货物的单据，一般由装货地的仓库或装运公司负责编制。
清单上列出了每个包装的货物数量、尺寸、重量等信息。
8. 提单：提单是船运业务中非常重要的一种单证。
它是装货人（或其申请人）向承运人签发的，用于证明承运人已经接收了装运的货物，并将其交付给收货人的单据。
提单通常由承运人发给装卸货人，装卸货一方要保管好，以确保货权的转移。
9. 报关：在货物进入目的地国家之前，通常需要进行报关手续。
卖方需要提供各种单证资料，包括商业发票、装箱单、提单、保险单、出口许可证等，以便海关对货物进行审核和核销。
10. 保险单据：为了保证货物在运输途中的安全，卖方通常会为货物投保。
外贸单证进出口的单证工作流程
外贸单证进出口的单证工作流程一、进口单证工作流程1. 采购合同：进口货物的采购合同是首要的单证，合同中需包含买卖双方的名称、货物的详细描述、数量、价格、交货方式和地点、付款方式、交货时间等内容。
2. 起草进口委托书：买方要求出口商委托货代公司进行进口报关的代理服务，因此出口商需要向货代公司提供进口委托书。
3. 开立信用证：如采用信用证方式支付，买方银行在发送信用证给卖方银行之前，会要求买方提供采购合同、发票和装箱单等单证。
4. 签发发票和装箱单：出口商根据合同的要求，开具发票和装箱单，其中需要包括货物的品名、数量、规格、单价等信息。
5. 装运货物：货物装运后，出口商在装船前需向买方发运通知书并提供装船单据。
6. 履行报关手续：货物到达目的港后，货代公司开始进行报关手续，需要提供货物的发票、装箱单、进口许可证和其他必要的单证。
7. 完成支付手续：买方根据合同要求支付货款，通常采用信用证、托收或即期汇票支付。
8. 提货及清关：货物到达目的港后，买方根据货代公司提供的清关单证进行提货，并完成清关手续。
9. 审核单据：最后，买卖双方需要对所有单据进行审核确认，确保货物的合同履行和交易的正常完成。
二、出口单证工作流程1. 采购合同：出口货物的采购合同是首要的单据，合同中需包含买卖双方的名称、货物的详细描述、数量、价格、交货方式和地点、付款方式、交货时间等内容。
2. 接受进口商开立的信用证：如果进口商要求以信用证方式支付，出口商需要接受进口商开立的信用证，并确认其符合合同的要求。
3. 起草出口委托书：进口商在起草出口委托书时，需要向货代公司提供装运货物的相关信息，如货物的重量、数量、包装方式、目的港等。
4. 装运货物：货物装运后，出口商需要向进口商提供装船单据，如发运通知书、提单等。
5. 出具发票和装箱单：出口商需要根据合同的要求，开立发票和装箱单，其中需要包括货物的品名、数量、规格、单价等信息。
6. 申报出口货物：出口商需要向海关申报出口货物，并提供所需的出口许可证、商检证书等单据。
第十一章 出口单证制作3 装箱单
2．包装明细单(Packing Specification)
3．详细装箱单(Detailed Packing List)
4．包装提要(Packing Summary)
5．重量单(Weight List／Weight Note)
6· 重量证书(Certificate of Weight)
7．磅码单(Weight Memo)
Item P.O.No. Part No.
Description
Quantity
Package
N.W.(kg) G.W.(kg) M^3
1 2~3
4 5~7
8 9
10
11~12 13
14
0-12 0-13 0-14 0-15 0-15 0-16 0-17 0-18 0-19 0-18 0-20 0-20 0-21 0-20
47 PCS 1 Plywood Case 699.25
700.00 0.392
185017 JC2500 MAIN185014 JC2500 PITMAN SHAFT BEARING
20 PCS
185030 JC2500 BASE FRAME ASSEMBLY
装 箱 单 样 式
5
一、包装单据的作用
1．是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计 价的基础资料；
2· 是进口商清点数量或重量以及销售货物的依据； 3．是海关查验货物的凭证； 4．是公证或商检机构查验货物的参考资料。
2020/3/23
6
二、包装单据种类
1．装箱单(Packing List／Packing Slip)
900.00 0.258
185018 JC2500 PITMAN SHAFT BEARING
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出口货物报关单样单
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出口货物报关单样单
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报关单的主要内容及其缮制方法
⒈预录入编号 指申报单位或预录入单位对该单位填制录入的报关单的编
号，用于该单位与海关之间引用其申报后尚未放行的货物的报关 单。 ⒉海关编号
此栏由海关在接受申报时编制。 ⒊出口口岸
注明货物实际出境口岸的海关名称和代码,按《海关名称及 代 码表》规定填制。 ⒋备案号
国际贸易实务
__出口单证的制作
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本章要点
●出口单证的主要内容 ●出口单证的缮制方法 ●出口单证的具体要求
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所谓单证，就是在进出口业务中应用的单据 与证书，买卖双方凭借这些单证来处理货物的交 付、运输、保险、商检、结汇等。就出口而言， 出口单证是出口货物推定交付的证明，是结算的 工具。
真实发货人为出口单位以外的其它单位，只要信用证无特别声明， 如实填写也是可以接受的。 ⒉收货人
⑴记名收货人 记名收货人是直接将收货人的名称、地址完整地表示出来的方 法。一般来说，收货人既是合同的买方。 ⑵指示收货人 指示收货人是将收货人以广义的形式表示出来。常用空白指示 和记名指示两种表达法。 ⒊被通知人
填写信用证或合同中有关运输方面的特殊要求。 21.签字
经办人签字，出口企业盖章。 实用文档
第二节 出口货物报关单
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出口货物报关单是出口单位向海关 申报货物出口的单证，是由海关总署统一印 制的，是海关依法监管货物出口、征收关税、 编制海关统计表以及处理其他业务的主要凭 证。
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出口货物报关单样单
“运费待付”或“运费预付/已付”。 ⒘托运单日期
该日期必须早于最迟装运期和有效期，可以是开立发票的日 期，也可以早于发票日期。 ⒙提单正本份数
按实际提单正本份数填写。有时填写全套提单，按照惯例解 释为两份正本提单。 ⒚提单副本份数
按实际所需提特别条款
此栏根据实际情况并按照海关规定的《港口航线代码表》选择填 报相应的港口中文名称或代码。 ⒙境内货源地
注明出口货物在国内的产地或原始发货地，并按海关规定的 《国内地区代码表》选择填报相应的国内地区名称或代码。 ⒚批准文号
填报《出口收汇核销单》编号。 ⒛成交方式
根据合同成交条件，并按海关规定《成交方式代码表》选择填 报相应的成交方式代码。无实际出境的，填报FOB。
这一栏中应填写接受船方发货到通知的人的名称与地址。被 通知人的选择与确定的权利是合同的买方或买方代理人。有时买 方确定本人为被通知人，有时将自己的代理人或其他与其联系较 密切的人确定为被通知人。
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托运单样单
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托运单样单
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托运单样单
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托运单的主要内容及其缮制方法
⒋托运单编号 一般填写商业发票的号码。
根据实际情况并按海关规定的“货物方式代码表”填制相应的 贸易方式简称及其代码。 ⒖许可证号
属申领出口许可证的货物，必须填出口货物许可证的编号，不 得为空。 ⒗运抵国（地区）
根据出口货物直接运抵的国家（地区），并按海关规定的“国 别／地区代码表”填写。
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报关单的主要内容及其缮制方法
⒘指运港 指出口货物运往境外的最终目的港货或尽可能预知的目的港。
这一栏可以只填写货物的大类名称或统称。但是，如果同时出 口不同种类的商品，应分别填写。
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托运单的主要内容及其缮制方法
⒐重量 重量栏应分别填写毛重和净重。
⒑尺码 该栏目填写一批货的尺码总数，一般单位为立方米。
⒒装运期 装运期严格按照信用证或合同规定填写。
⒓有效期 该栏目填写一般按照信用证规定填写，如果信用证对此未作规定，
一般贸易下，此栏留空。 ⒌出口日期
填入申报货物的运输工具出境的日期。无实际进 出境的报 关单填报办理申报手续的日期。 ⒍申报日期
发货人办理货物出口报关手续的日期。 ⒎经营单位
应填报出口单位名称及编码。
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报关单的主要内容及其缮制方法
⒏运输方式 指载运货物进出口关境时所使用的运输工具的分类。该栏目根
⒌目的地 按信用证的目的港填写
⒍运输标志 买卖合同或是信用证都规定了唛头。填写这一栏目时，要求填
写内容和形式与所规定的完全一致。如果买卖合同和信用证中没 有规定唛头，可填写 “N/M”（无唛头），也可以自行选择一个 合适的唛头。 ⒎数量
托运单中的件数指最大包装的件数。如果为集装箱托运，应填 写集装箱个数。 ⒏货物说明
依据《UCP600》规定信用证至运输单据签发日后21天内有效。 ⒔存货地点
也就是实际货物存放的场站或仓库名称，内容用中文填写。 ⒕可否转船
按合同或信用证的规定填写“允许”或“不允许”。 ⒖可否分批
按合同或信用证的规定填写“允许”或“不允许”。
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托运单的主要内容及其缮制方法
⒗运费 该栏目不显示具体运费，只填写运费由哪一方支付，如：
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第一节 托运单
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托运单是出口单位在报关前委托承运人 或其代理人办理出口运输（主要是海运）手 续的一种单据，是日后制作提单的主要背景 材料，如果缮制错漏、延误等，就会影响结 汇单证的正确制作、快速流转，从而影响安 全结汇。
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托运单的主要内容及其缮制方法
⒈托运人 也称发货人，一般情况下，填写出口单位的名称和地址。如果
据实际运输方式按海关规定的《运输方式代码表》选择填报相应 的运输方式。 ⒐运输工具名称
将载运货物出境的运输工具的名称或运输工具标号填入此栏， 一份报关单只允许填报一项运输工具名称。 ⒑提运单号
一份报关单只允许填报一个提运单号。江海运输填报出口提单 号；铁路运输填报运单号；汽车运输免于填报；航空运输填报总 运单号；邮政运输填报邮政包裹单号；无实际进出境的，本栏目 为空。 ⒒发货单位
填报出口货物在境内的生产或销售单位的名称和海关注册编码。
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报关单的主要内容及其缮制方法
⒓贸易方式（监管方式） 根据实际情况并按照海关规定的《贸易方式代码表》选择填报
相应的贸易方式简称或代码。一份报关单只允许填报一种贸易方 式。 ⒔征免性质
按海关核发的《征免税证明》中批注的征免性质或海关规定的 《征免性质代码表》，填报相应的征免性质简称或其代码。 ⒕结汇方式