XX集团)公司职位说明书编写培训
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职位说明书编写培训
职位说明书编写培训
请就公司现状思考以下问题
1
1. 公司的企业战略目标是否清晰？ 2. 公司组织机构设置是否合理？部门职责是否明确？ 3. 目前公司的岗位工作内容是否清晰? 4. 公司企业文化建设目前所处的阶段？
今日议题
2
内容
第一部分 项目提出背景 第二部分 人力资源管理基础理论 第三部分 组织与职位说明书编写指南 第四部分 组织与职位说明书编写技巧 第五部分 时间安排计划
问 卷 快速高效 法
设计问卷难度较大。
是否采用问卷法费用的比值。
观 察 法
能够直观地了解员工工 作内容。
需花费较多时间和精力， 成本较高。
一般与访谈法结合使用。
现 场 日 记 法
能够得到非常完整的工 作图景。
分析周期长，程序复杂
要求员工每天记现场工作日记，记 下他们一天中进行的所有活动。 然后根据工作日记分析处理， 得到工作分析所需要的信息。
2.分派部内工作
3.主持制定集团人 力资源制度
……
为达到某一特 定目标所进行 的一项活动。
任务 （task）
15
6、组织说明书、职位说明书相关概念与理论（续）
1. 职位产生于组织目标的分解，是组织结构的最小单元。
2. 职位的设置依据组织战略（目标）的变迁，职位的演变基于人员素质的发展。
3. 职位管理与分析是人力资源管理的起点。
（organization） 职位
集团总裁 部门经理 会计 锅炉工
特定时间和组织 内上关职责的组 合。
职责
（job）
针对个体
1.保证集团人力资 源体系的正常运转
2.根据企业战略变 化调整人力资源战 略与政策。
该职位在流程 中应承担的任 务和责任。
请就公司现状思考以下问题
1
1. 公司的企业战略目标是否清晰？ 2. 公司组织机构设置是否合理？部门职责是否明确？ 3. 目前公司的岗位工作内容是否清晰? 4. 公司企业文化建设目前所处的阶段？
今日议题
2
内容
第一部分 项目提出背景 第二部分 人力资源管理基础理论 第三部分 组织与职位说明书编写指南 第四部分 组织与职位说明书编写技巧 第五部分 时间安排计划
问 卷 快速高效 法
设计问卷难度较大。
是否采用问卷法费用的比值。
观 察 法
能够直观地了解员工工 作内容。
需花费较多时间和精力， 成本较高。
一般与访谈法结合使用。
现 场 日 记 法
能够得到非常完整的工 作图景。
分析周期长，程序复杂
要求员工每天记现场工作日记，记 下他们一天中进行的所有活动。 然后根据工作日记分析处理， 得到工作分析所需要的信息。
2.分派部内工作
3.主持制定集团人 力资源制度
……
为达到某一特 定目标所进行 的一项活动。
任务 （task）
15
6、组织说明书、职位说明书相关概念与理论（续）
1. 职位产生于组织目标的分解，是组织结构的最小单元。
2. 职位的设置依据组织战略（目标）的变迁，职位的演变基于人员素质的发展。
3. 职位管理与分析是人力资源管理的起点。
（organization） 职位
集团总裁 部门经理 会计 锅炉工
特定时间和组织 内上关职责的组 合。
职责
（job）
针对个体
1.保证集团人力资 源体系的正常运转
2.根据企业战略变 化调整人力资源战 略与政策。
该职位在流程 中应承担的任 务和责任。
编制职位说明书培训教材
职位说明书培训教材一、术语解释：1.任务：为实现某明确目的所从事的具体活动,如销售人员出售产品就是一项任务。
2.职责:工作中所承担的一项或多项相关人物组成的活动。
如销售职责包括市场调查、产品介绍、出售产品、售后服务等多项任务。
3.职位：在有效时间内，组织中由特定人员所承担的一项或多项职责的集合.在一定时间内，职位与工人人员是一一对应的，也就是说,只要是组织的员工就有其相应的职位.4.工作：一组职责相应的职位的集合.由于企业规模和结构不同，可由一个或多个同职位的这从事某项工作，也可由一个在职者兼数职5.职业：不同时间、不同地点，内容相似的一系列工作的总称。
如律师、医生、教师、工人等。
“工作”和“职业”的区别在于其界定的范围不同，“工作"的概念仅在组织内，“职业”是跨组织的.6.工作分析：将组织中所有的工作,按其性质任务的难易程度、责任的大小进行分析、比较，并根据一定的标准和程序归类,以作为报酬、奖罚、晋升的基本的依据。
7.工作关系:在工作中，上、下级之间以及同级别的工作者之间的关系。
包括监督关系、汇报关系以及同事之间的关系。
8、职位说明书定义：是关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件。
这种信息包括两部分，即职位描述（关于工作任职者实际在做什么、如何做以及在什么条件下做的一种书面文件）和工作规范(关于工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识、能力和技术）二、职位说明书内容：包括工作标识；工作概述；工作联系、职责与任务；工作权限；工作绩效标准；工作条件；工作规范。
1、工作标识,包括：名称、部门、汇报关系和工作编写2、工作概述：又叫工作综述.它应是描述工作的总体性质，因此职列出其主要功能或活动即可，在工作概述中应力图避免出现如“执行需要完成的其他任务"这样笼统的描述3、工作联系：工作联系说明工作承担者组织内以及组织外的其他人之间的联系情况。
4、职责与任务:重点描述从事改职位的工作所需完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责,并准词汇是：负责、确保、保证等.5、工作权限。
职位说明书编制培训稿(1)
职位说明书编制培训稿(1)
1、什么是工作？
❖ 组织最基本的活动单元 ❖ 相对独立的责权统一体 ❖ 部门、业务组和组织划分的信息基础 ❖ 人进入组织的中介
职位说明书编制培训稿(1)
2、什么是工作分析？
❖ 定义：在全面了解工作（职位）的基础上，提取管理所必须的、 有关工作方面的信息，并依据战略和组织运行的要求，对工作 进行重新梳理分析的过程
职位说明书编制培训稿(1)
1－3－1、信息收集的常用方法
❖ 观察法：作为参与式观察者或旁观者
l 在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时，直接观察是一种 特别有用的方法；像门卫、流水线上的工人和会计所做的工作；
l 主要研究工作的外显特征，如工作负荷、工作环境、工作关系等方 面；
l 也可以用来证实其他渠道所提供的信息； l 初步了解工作的基本情况；
❖ 职位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般 包括：职位名称、所在部门、工作关系、职位基薪等级、职位 编号、编制日期、职位价值、职责要求、关键绩效指标和任职 资格等
职位说明书编制培训稿(1)
5、工作分析与职位说明书的关系
• 工作分析
•
•工作描述
•工作者说明书
工
•工作执行标准
作
分
析
结 果
职位说明书编制培训稿(1)
说明
¡ 工作分析是企业人力资源管理体系搭建的基础平 台，职位说明书是人力资源管理的基础性文件。
¡ 本次培训将系统讲解工作分析的方法以及如何编 写职位说明书，使企业管理者和人力资源管理者 初步掌握该项技能，提高企业人力资源管理的水 平。
职位说明书编制培训稿(1)
目录
•第一部分 理解工作分析与职位说明书 •第二部分 工作分析的程序与方法 •第三部分 职位说明书的编制
1、什么是工作？
❖ 组织最基本的活动单元 ❖ 相对独立的责权统一体 ❖ 部门、业务组和组织划分的信息基础 ❖ 人进入组织的中介
职位说明书编制培训稿(1)
2、什么是工作分析？
❖ 定义：在全面了解工作（职位）的基础上，提取管理所必须的、 有关工作方面的信息，并依据战略和组织运行的要求，对工作 进行重新梳理分析的过程
职位说明书编制培训稿(1)
1－3－1、信息收集的常用方法
❖ 观察法：作为参与式观察者或旁观者
l 在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时，直接观察是一种 特别有用的方法；像门卫、流水线上的工人和会计所做的工作；
l 主要研究工作的外显特征，如工作负荷、工作环境、工作关系等方 面；
l 也可以用来证实其他渠道所提供的信息； l 初步了解工作的基本情况；
❖ 职位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般 包括：职位名称、所在部门、工作关系、职位基薪等级、职位 编号、编制日期、职位价值、职责要求、关键绩效指标和任职 资格等
职位说明书编制培训稿(1)
5、工作分析与职位说明书的关系
• 工作分析
•
•工作描述
•工作者说明书
工
•工作执行标准
作
分
析
结 果
职位说明书编制培训稿(1)
说明
¡ 工作分析是企业人力资源管理体系搭建的基础平 台，职位说明书是人力资源管理的基础性文件。
¡ 本次培训将系统讲解工作分析的方法以及如何编 写职位说明书，使企业管理者和人力资源管理者 初步掌握该项技能，提高企业人力资源管理的水 平。
职位说明书编制培训稿(1)
目录
•第一部分 理解工作分析与职位说明书 •第二部分 工作分析的程序与方法 •第三部分 职位说明书的编制
公司岗位说明书编写培训ppt课件
5、直属上级：按组织机构图填写本职位的直接上级职位名称。 6、管辖人数：按照部门实际人数填写。
一、职位基本信息
参考样例：
职位名称 所属部门 直属上级
人力资源部部长 人力资源部 总经理
职位代码 职位等级 管辖人数
中层正职 13人背景： （2）培训经历： （3）工作经验： （4）技能与素质： （5）个性特征：
依据职责要求， 通过测试等方法选 拔与工作相匹配的 人。
工程师
任职资格等级
任职资 职位晋升
任职资 上岗 格晋升
依据职责确定职 格进入
种人员角色定义，划 薪酬 依据职责与所需技能，评估各职位
分级别，确定标准。
体系
(任职资格等级)对组织的价值贡献，确 定薪酬标准与价值分配形式。
晋升与异动
根据职位的层 级与可比性设计晋 升与异动的通道 。
填写要求：
（1）教育背景：学历要求（分初中、高中、中专、专科、本科及以上）、所学专业的要求，若无任何要 求则填写“无”即可。
（2）培训经历：填写胜任该职位所需要的和业务紧密相关的知识培训。
（3）工作经验：填写胜任本职位需要的最低工作经验要求。工作经验分：无需工作经验；1年以下；1－2 年；3－5年；6－10年及10年以上等6个等级。
规章和标准，并监督执行。 （5）协调和指导本部门和各用人部门的人才招聘、员工 培训、绩效考评、薪酬福利等工作的进行，确保公司人力
资源的合理使用。 （6）计划和审核人力资源管理的成本。 （7）及时处理公司管理过程中的重大人事问题。 （8）定期组织对各级管理人员的考评，向企业领导推荐 优秀人才。 （9）受理各职能部门关于人力资源方面的投诉。 （10）其他相关工作
三、工作内容（示例）
一、职位基本信息
参考样例：
职位名称 所属部门 直属上级
人力资源部部长 人力资源部 总经理
职位代码 职位等级 管辖人数
中层正职 13人背景： （2）培训经历： （3）工作经验： （4）技能与素质： （5）个性特征：
依据职责要求， 通过测试等方法选 拔与工作相匹配的 人。
工程师
任职资格等级
任职资 职位晋升
任职资 上岗 格晋升
依据职责确定职 格进入
种人员角色定义，划 薪酬 依据职责与所需技能，评估各职位
分级别，确定标准。
体系
(任职资格等级)对组织的价值贡献，确 定薪酬标准与价值分配形式。
晋升与异动
根据职位的层 级与可比性设计晋 升与异动的通道 。
填写要求：
（1）教育背景：学历要求（分初中、高中、中专、专科、本科及以上）、所学专业的要求，若无任何要 求则填写“无”即可。
（2）培训经历：填写胜任该职位所需要的和业务紧密相关的知识培训。
（3）工作经验：填写胜任本职位需要的最低工作经验要求。工作经验分：无需工作经验；1年以下；1－2 年；3－5年；6－10年及10年以上等6个等级。
规章和标准，并监督执行。 （5）协调和指导本部门和各用人部门的人才招聘、员工 培训、绩效考评、薪酬福利等工作的进行，确保公司人力
资源的合理使用。 （6）计划和审核人力资源管理的成本。 （7）及时处理公司管理过程中的重大人事问题。 （8）定期组织对各级管理人员的考评，向企业领导推荐 优秀人才。 （9）受理各职能部门关于人力资源方面的投诉。 （10）其他相关工作
三、工作内容（示例）
职位说明书编写培训教材
职位说明书编写的”三不是” 职位说明书编写的”三不是”： 不是对个人的分析! 不是对个人的分析! 不是对人员任免、调整工资的分析! 不是对人员任免、调整工资的分析! 不是绩效评估! 不是绩效评估!
撰写职位说明书的原则： 撰写职位说明书的原则：
客观真实，坚持实事求是； 客观真实，坚持实事求是； 语言精确，杜绝模棱两可； 语言精确，杜绝模棱两可； 表达简练，避免官话套话； 表达简练，避免官话套话； 尽量全面，切勿以偏概全； 尽量全面，切勿以偏概全； 着重关键，突出价值领域； 着重关键，突出价值领域； 标准清晰，不能泛泛笼统。 标准清晰，不能泛泛笼统。
职位描述－ 职位描述－该职位存在的目的及对公司成功的独 特贡献 组织为什么需要这个职位？ 组织为什么需要这个职位？ 这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？ 这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？ 该职位对组织的独一无二的贡献是什么？ 该职位对组织的独一无二的贡献是什么？ 职位价值－对部门KPI的支持 KPI的支持 职位价值－对部门KPI 职位描述的表达形式 达到” “在”－“做”－“达到” 约束条件－主要活动－ 约束条件－主要活动－组织贡献 一般只有一句话。 一般只有一句话。在组织中仅有少数职位的目 的超过一句话，也就是那些有“多种角色” 的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的职 位。
职位说明书编写方法 • 任务清单法
罗列本职位所有的工作内容，并 按职责领域进行归类整理
• 档案资料法
参考职位的相关历史资料
职位说明书的主要内容
1、所属部门名称 2、职位名称 3、职位编码 职位级别 4、直接上级 5、直属下级人数 6、职位分类 7、职位描述 关键职责: 8、关键职责: 工作类别、职位职责、工作内容/任务、期望绩效标准、权限范 围、工作时间（比率） 9、主要工作报表 10、 10、公司内外部接洽职位或单位 11、岗位的晋升、 11、岗位的晋升、轮岗 12、任职要求: 12、任职要求:年龄区间与性别要求、个性与品质、教育背景、 技能、经验要求、知识要求、能力要求、其他要求、工作条件 13、编制、审校和批准 、编制、
职位说明书填写培训课件
各部门配合事项安排
序号
事项
完成时间 责任人
1
部门负责人组织撰写岗位说明并提报人事行 政部门
6.23-7. 8
部门负责人
2
人事行政部分别组织部门讨论确定岗位说明 书
7.10-7.15
王青
备注： 1. 如大家在学习的过程中有任何不明白之处，欢迎大家随时咨询人事行政部王
青或鲜萍； 2. 请大家按时提报部门的所有岗位说明书，感谢大家的配合。
设置目的是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理 由
职位设置目的填写格式
工作依据
工作行动
工作对象
目的
依据劳动相 关法规和公 司规章制度
组织实施公司招聘、培训和 员工关系管理工作
为各部门业务 发展提供人力 资源支持
依据有关法规和公司规章制度，组织实施公司招聘、培训和员工关系管理工 作，为各部门业务发展提供人力资源的人力资源管理 政策、制度
公司的人力资源需求计 划
公司薪酬制度及经营 者年薪制管理办法
控股子公司的工资计 划
控股子公司的人员编 制、机构设置和人员 招聘情况
公司高级管理人员和 控股子公司总经理层 的考核、培训及办理 任免手续
职责目标 （成果） 以提高公司的人力资源管理 水平 使公司员工队伍结构合理，素 质优良。
达到激励和约束经营者的目 的
监督其收入分配的程序
以控制公司系统员工总量和 素质结构
以提高管理人员的素质和能 力
职责描述常用动词
1、对计划、制度、方案、文件等 编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、 2、针对信息、资料 调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、 3、某项工作(上级) 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督 4、思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、 5、直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、 6、上级行为 许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、
岗位说明书编写培训
职责描述语句通常包含的内容 1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：
岗位描述 – 职责描述的注意事项
确定岗位说明书的格式
逐项进行 职责描述
小组 讨论
反馈和 确认
岗位描述：编写岗位说明书
经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。 岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。
检查 检验 执行 履行 对照 提出 分配 处理 收集 汇集 生产 制造 分发 进行 提供 获得 提交 操作 执行 供应 一般性 管理 联系 协助 控制 监督 协调
专业与支援
分析 辨明 界定 建议 提议 促使 建议 预测 协调 解释 支援
如何描述工作
工作职责
工作任务
工作要素
董事会秘书
提供董事长所要求的速记
分析 资料
分析资料: 对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。
分析资料
岗位名称分析
工作职责分析
工作环境分析
任职资格分析
岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容
工作内容、工作职责、工作关系
物理环境、安全与健康环境、社会环境
知识、技能、经验、体能
深圳康佳精密模具有限公司
深圳康佳能源科技有限公司
博罗康佳印制板有限公司
常熟康佳电子有限公司
采购中心
东莞康佳电子有限公司
用户服务中心
计划财务部
销售公司
销售副总经理
品质副总经理
制造部
制造副总经理
开发中心
技术质量管理部
多媒体事业部总经理
岗位说明书撰写培训教材
分析组织内部的战略 资源，发现组织的优 势与劣势
起草本院长期、 中期战略规划与 年度经营计划
收集竞争对手的信息， 监控竞争对手的动态 与竞争策略
分析组织内部的战略变 革因素，并形成对变革 支持与阻力的判断
图1-13：网络型职责示例——某院院办公室主任
28
（2） 通过岗位间分析，寻找岗位的流程入口与出口 所谓流程的入口，是指整体流程从那一项职责处进入该岗位； 流程的出口则指整体流程从那一项职责处流出该岗位。
梳理岗位及工作职责,使职责清晰明确
为制定绩效管理体系及方法提供依据 改进工作流程,提高工作效率
5
岗位分析的概念及术语
岗位分析，或称职务分析、工作分析（job analysis），它是指完整地确认工作整体， 以便为管理活动提供各种有关工作方面的信 息所进行的一系列的工作信息收集、分析和 综合的过程。 岗位分析是用来识别、收集、检视及记录工 作内容的一套方法和制度
3
1、职责不明，互相推委 扯皮； 2、职责架空，工作无人 管； 3、用人标准模糊，无法 有效招聘，只凭领导主观 判断； 4、薪酬无法与岗位价值 相匹配，无法有效激励员 工。 5、岗位因人设岗，职责 因人而异 ……………………….. 员工士气低落，影响绩效
4
岗位分析的目的:
投标结束总结阶段
项目执行阶段
27
公务用车服务
1) 提供本院人员的用车服务。 2) 提供财务用车、行政用车、外事用车服务。 3) 到院后勤处联系车队。
接待来客 基 本 职 责
1) 提供来访者在出发地与本院之间的往返用车服务。 2) 根据来访者需要，协助安排来客食宿
在金额规定范围内，采购优质适用的办公用品。 为各部门和专业所提供采购服务，并安排运输。 到税务局、工商局等有关机构取送文件和办理相关手续。
起草本院长期、 中期战略规划与 年度经营计划
收集竞争对手的信息， 监控竞争对手的动态 与竞争策略
分析组织内部的战略变 革因素，并形成对变革 支持与阻力的判断
图1-13：网络型职责示例——某院院办公室主任
28
（2） 通过岗位间分析，寻找岗位的流程入口与出口 所谓流程的入口，是指整体流程从那一项职责处进入该岗位； 流程的出口则指整体流程从那一项职责处流出该岗位。
梳理岗位及工作职责,使职责清晰明确
为制定绩效管理体系及方法提供依据 改进工作流程,提高工作效率
5
岗位分析的概念及术语
岗位分析，或称职务分析、工作分析（job analysis），它是指完整地确认工作整体， 以便为管理活动提供各种有关工作方面的信 息所进行的一系列的工作信息收集、分析和 综合的过程。 岗位分析是用来识别、收集、检视及记录工 作内容的一套方法和制度
3
1、职责不明，互相推委 扯皮； 2、职责架空，工作无人 管； 3、用人标准模糊，无法 有效招聘，只凭领导主观 判断； 4、薪酬无法与岗位价值 相匹配，无法有效激励员 工。 5、岗位因人设岗，职责 因人而异 ……………………….. 员工士气低落，影响绩效
4
岗位分析的目的:
投标结束总结阶段
项目执行阶段
27
公务用车服务
1) 提供本院人员的用车服务。 2) 提供财务用车、行政用车、外事用车服务。 3) 到院后勤处联系车队。
接待来客 基 本 职 责
1) 提供来访者在出发地与本院之间的往返用车服务。 2) 根据来访者需要，协助安排来客食宿
在金额规定范围内，采购优质适用的办公用品。 为各部门和专业所提供采购服务，并安排运输。 到税务局、工商局等有关机构取送文件和办理相关手续。