现代企业档案管理实务讲解
企业档案管理员管理实务
2 档案基础知识
2 档案基础知识
一、发展概要
（一）文字出现前：结绳刻契
在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打 上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它 材料上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以 说是档案的前身
3 档案管理实务
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档； 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交； 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交； 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
企业档案管理员管理实务
主讲人：XXXX
目录
1. 档案管理的重要性 2. 档案基础知识 3. 档案管理实务
1 档案管理的重要性
1 档案管理的重要性
在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过 法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大 众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，最主要的证据通常又 来源于企业发展过程中形成的档案，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证 责任推向了极限。
夏、商：册
周：中
秦：典籍
魏晋以后：文书/文案
唐宋以后：文书/文案\案牍
2 档案基础知识
二、档案概述
档案定义 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。
企业档案现代化管理
浅析企业档案现代化管理在知识经济时代，国家与国家之间，行业与行业之间，人与人之间的竞争将会空前激烈和深刻，而且这种竞争将会以一种新的形式、新的手段而展开。
档案部门如何应对？最关键的环节就是现代化的科学管理。
可以想象，随着知识经济时代的到来，中国档案事业必将迎来一场深刻的管理革命。
现代化管理的重要性随着电子信息技术、生物技术、材料技术等高新技术的兴起和发展，人类已经步入知识经济时代。
知识经济是以知识（智力）资源的占有、配置为基础，以科学技术为主的知识的生产、分配、传播和使用（消费）为支撑，以创造性的人力资源为依托的经济形态。
知识经济的到来将加大的改变人类社会的产业结构和人们的生产、生活思维方式。
档案事业作为人类的记忆工程，它掌握着丰富的信息资源，既是传统的知识产业，也是知识经济的一个重要支柱，既是推动知识经济发展的重要动力，又是受到知识经济影响较快较直接的领域之一。
在知识经济时代，档案事业将面临严峻的挑战和机会难得的发展机遇。
与此同时，新的时代也必将给档案管理带来许多新的理念和新的课题。
现代化档案管理的途径：提高档案人员的素质档案工作的专业性，要求档案工作者具有较高的业务素质。
档案学是一门综合性的学科，档案管理是一项专业性很强的工作。
这就要求档案工作者不仅要有档案学的专业理论知识，而且要熟练实际操作技能。
随着当今现代科学技术的进步和档案事业的不断发展，对档案人员的文化素质和业务素质也提出了很高的要求。
档案工作者必须不断提高自身文化水平，不断拓宽自己的知识面，掌握现代化的管理技术，提高综合管理的能力，才能适应新形势的需要。
没有一批思想素质好、业务水平精的高素质的档案管理人员队伍，我们在知识经济时代就缺乏档案事业改革与发展的最重要的推动力，就会失去知识经济带来的良好的发展机遇。
树立档案工作标准化、规范化实现档案工作标准化、规范化，要加快各项档案工作标准规范的制定，做到有准可标、有范可规。
随着企业和社会对档案服务需求的提高，传统档案工作方式和技术手段将对档案工作发展形成“瓶颈”，只有将档案工作从传统的手工操作中解放出来，逐步实现档案工作的规范化、现代化，才能解决这一矛盾。
《企业档案管理实务》
《企业档案管理实务》简介《企业档案管理实务》一书立足当前企业档案基层工作实际，分为上下两篇，上篇为理论与方法篇，全面介绍了企业档案工作的内容、制度，工作程序和方法；下篇为实践操作篇，详细介绍管理类档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型载体档案的整理操作。
此外，本书新增添了企业档案异质异地备份，以及企业档案工作评价等内容，更符合新时期企业档案工作的具体实践，能够为企业档案基层工作提供直接的操作指导。
档案工作标准规范是做好企业档案工作有力工具，本书最后附录部分还收录了与企业档案工作关系密切的国家标准规范索引，方便企业档案工作人员查询与参考。
本书是一本完全按照工学结合思路编写，在编写方法上采用案例导入的方式，尽可能达到易理解、易掌握的目标；在内容组织上也尽量贴近企业档案工作实际，突出了实用性与可操作性。
本书的作者都是长期从事企业档案管理和教学科研工作的专家学者，有着丰富的实践经验和扎实的理论素养。
本书所编内容是各位专家学者多年理论知识的积累和实践经验的总结，所选案例也大多是企业基层档案工作中的实例，因此本书能够作为企业档案工作人员的工作指南或培训教材，为企业基层档案工作的开展和完善提供直接的指导和帮助。
同时，本书还借鉴了大量国内外的最新研究成果，也可作为高职高专师生档案管理的课程教材或参考资料。
本书共计60万字左右，400多页，定价58元，由郑州大学出版社出版，现在火热预订中，欢迎您进行订阅……主编简介郭团卫，1973年生，郑州大学档案学专业本科毕业，现为华能沁北电厂档案主管，副研究馆员，高级经济师，中国华能集团公司档案管理专家，主要从事企业档案管理工作，曾负责沁北电厂4×600MW机组和2×1000MW机组工程项目档案管理工作，工程先后荣获鲁班奖和国家优质工程银奖。
在《中国档案》等档案核心期刊上发表档案专业论文20余篇，曾获得国家档案局科技成果二等奖一项，河南省档案局科技成果一等奖一项。
档案管理的基础知识与操作实务
档案管理的基础知识与操作实务档案管理是组织中非常重要的一项工作，它涉及到对信息和文件的收集、保存、整理、检索和利用等环节。
良好的档案管理可以提高工作效率，保障信息安全，提升组织的管理水平。
本文将介绍档案管理的基础知识和操作实务，帮助读者更好地理解和实践档案管理工作。
1. 档案管理的概念和重要性1.1 档案管理的定义档案管理是指对文件和信息进行系统保存、整理、利用和销毁的一种管理活动，旨在确保信息的完整性、可靠性和及时性。
1.2 档案管理的重要性•保障信息安全：良好的档案管理可以防止文件丢失、泄露或被篡改，保障信息安全。
•提高工作效率：有效的档案管理可以让工作人员更快地找到所需文件，提高工作效率。
•符合法律法规：许多组织需要遵守相关法律法规对文件的保存、整理和销毁进行规定，档案管理可以帮助组织合规。
•保留组织经验：档案是组织宝贵的财富，可以保留组织的历史经验和发展过程。
2. 档案管理的基础知识2.1 档案的分类根据档案的性质和用途，档案可以分为常规档案、重要档案、机密档案等不同类型。
不同类型的档案需要采取不同的管理措施。
2.2 档案的保存期限根据法律法规和组织的规定，不同类型的档案有不同的保存期限。
在档案管理过程中，需要对档案的保存期限进行合理划分，及时进行销毁或归档处理。
2.3 档案的检索和利用为了方便工作人员查找和利用档案，需要建立完善的档案检索系统和利用机制。
可以通过建立档案目录、采用电子检索系统等方式提高档案的检索效率。
3. 档案管理的操作实务3.1 档案整理与归档档案整理是指对档案进行分类、编目、编制目录、装订、编号等工作，使其具有系统性和完整性。
归档是将整理好的档案按照规定的顺序存放到档案柜或库中。
3.2 档案借阅与归还在办公过程中，工作人员会需要借阅档案进行查阅、复印或借出等操作。
需要建立严格的档案借阅制度，确保档案的安全和完整性。
3.3 档案销毁与档案转移根据档案的保存期限和组织的规定，需要定期对过期的档案进行销毁或归档转移。
企业公司档案管理实务工作培训PPT教学课件
档案的排列
大类按管理档案—科技档案（产品、科研、基建、设备）—会计档案 管理类档案：按年度-—期限-—（机构）—时间顺序排列 科技类档案：各大类按性质—项目（一个产品、一台设备、一项工程、 一个课题）—阶段系统排列
会计档案：综合—报表—帐簿—凭证二级类目内分别按年度
企业档案案卷的编制 档案管理是利用的基础和手段，档案利用是档案管理的目的。
履历表 、自传
鉴定表、 学历、政审
入党团、奖惩、 处分
录用、任免、 待遇、其他
人事档案的编号有音序编号法，许 多种，今天给大家介绍的一种编号方 法是音序编号法。 音序编号法，比任何一种方法实用、 便捷。优点是：1、简单易学；2、字 体无要求；3、不易错号；5、简化归 档手续；6、提高工作效率；7、用途 广广泛。
1. 履历表（履历表、个人简历） 2. 自传 3. 鉴定、考察、考核 4. 学历、学位、学绩、培训和专业技术材料 5. 政审材料 6. 参加党、团材料 7. 奖励材料 8. 处分材料 9. 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休 10. 其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等）
企业人事档案材料组卷
01
党群工作
05
财务审计
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
全宗 号
类别 党群
年度 202X
保管期限 永久
件号 1
页数 6
在文件右下角编页码 在文件的右上角盖上归档章
全宗号 年度 202X 件号 1
类别 生产管理
保管期限 永久
页数 6
0-5类编号 202X - 0 - 1 - 1
0-5文书档案编号
PART 01
什么是企业档案管理
企业档案管理实务
企业档案管理实务嘿，朋友们！今天咱来聊聊企业档案管理实务这档子事儿。
你说这档案管理，就像是一个大宝藏，里面藏着企业的点点滴滴、历史和秘密呢！想象一下，企业就像一艘大船在商海中航行，档案那就是航海图啊！没有准确清晰的航海图，这船还不得迷失方向呀。
档案管理可不只是把文件堆在一起那么简单哦，那得有讲究，有方法。
咱先说说分类吧。
这就好比整理衣柜，你不能把冬天的棉袄和夏天的短袖胡乱塞一起吧？得给档案分分类，什么合同放一块儿，财务报表放一块儿，员工资料放一块儿。
这样找起来才方便快捷，不至于大海捞针。
然后呢，要给档案找个安稳的“家”。
这个“家”要干燥、整洁、安全。
可不能让档案受潮、发霉或者被老鼠啃了呀！那损失可就大了去了。
这就像给宝贝找个保险箱一样重要。
还有啊，给档案编个号也是很有必要的。
就像给每个人一个身份证号一样，一查编号就知道是啥档案，多方便呀！而且编号要编得有规律，别今天这样编，明天又换个花样，那可不行。
在管理档案的过程中，可得细心再细心。
别丢了重要文件，也别记错了信息。
这就好像做饭，盐放多了太咸，放少了没味，得恰到好处。
再说说档案的利用吧。
这些档案可不是摆在那里好看的，那是要发挥作用的呀！领导要做决策了，查查档案，看看以前是怎么做的，有啥经验教训。
员工要了解公司历史，翻翻档案，一目了然。
这档案就像个智慧宝库，就看你会不会挖掘。
有时候啊，我就想，要是没有好好管理档案，那企业不就像没头苍蝇一样乱撞吗？那还怎么发展壮大呀！所以啊，大家可别小瞧了这档案管理。
总之呢，企业档案管理实务就像是一门艺术，需要我们用心去雕琢。
让我们把这个宝藏管理得井井有条，为企业的发展添砖加瓦！大家一起加油吧！。
论企业档案现代化管理
收稿 日期 ：２ １．２２ ０ ２０ ．２ 作者 简介：赵 鸥（９ ８） １５ ． ，女，档案馆员．
第２ 期
Байду номын сангаас
赵鸥： 论企业 档案现代化管理
３３ １
档案载体的变化是计算机技术在档案管理应用中的另一重要表现． 人们将传统的固态档案录入计算机形成 电子档案， 建成数字档案室 （ 馆）， 这种借助于新技术建立的档案室 （ 馆）为档案管理者的工作拓宽了一个全新 的领域． 党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的改变， 电子商务、电子政务这种新形 势 的办公方式崭露头角，电子文档逐渐代替了以纸张为介质传递信息的传统办公模式． 人们利用计算机和 网络
来书写、传递、存储、检索、查阅和利用信息． 信息的存在形式就 由原先看得见、摸得着 的固态形式转化为看 的见摸不着 的数码形式， 而转化的档案就是 电子文档． 随着 电子文件几何式聚增， 电子档案的准确控制、 对 及时 收集、 有效管理、 开发利用以及数字化技术的推广成为企业档案管理工作者的当务之急． 服务范围的拓展， 管理 手段 的革新都要求企业档案管理工作者的计算机知识和技能必须与时俱进． 树立适应新形势 的全新服务理念， 把现代化计算机技术和我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、史料、编研材料等结合起来， 参与到这场 档案信息化管理的变革中来， 不断改进工作方法， 增强服务意识， 改善服务环境， 使档案得到更好的利用， 顺应
应用的一部分， 使用计算机对档案信息进行管理， 具有手工管理所无法比拟的优点． 检索迅速、查找方便、可 例如： 靠性强、存储量大、保密性好、使用寿命长、成本低 卜 ． ４ 这些优点能够极大地提高企业档案管理的效率， ｊ 也是
现代企业档案管理实务
A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的 档案，列为永久保管； B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内 具有查考利用价值的，列为长期保管； C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价 值的，列为短期保管。
55
文书归档文件的整理方法与步骤
排列 分年度、分保管期限、分类别 编号 归档章规格及填写要求 修整与装订
35
文件材料的形成与归档
归档时间：
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
编制档案检索工具的基本要求是
全，指信息存储丰富。
准，指检索准确
快，指迅速
便，指检索要方便
53
文书归档文件的整理方法与步骤
文件材料的分类
采用复式分类法。
主要形式为：
年度—问题(机构)—保管期限 年度—保管期限
54
文书归档文件的整理方法与步骤
归档文件保管期限的界定 1、归档文件的保管期限分为： 永久、长期、短期 2、界定原则：
卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm
48
卷内文件目录
顺序号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注
49
档案如何分类管理
分类的一般方法有
A、时间分类法：
激光记录档案：
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1
档案起源
档案、“刻 契”等记事方式，可以看作是档 案的前身。但它们还不是严格意 义的档案。
2
档案起源
我国现存最早的档案是产生于三千五百多年 前的甲骨档案。
之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用
——清·杨宾《柳边纪略》
6
档案概念
（一）什么是档案
国家机构
直保
档 案
社会组织
社会活动
接存 形价
历 史 记
成值
录
个人
7
档案概念分析
办理完 有价值 集中放
历史记录
社会实践 中形成
档案
文件材料 转化而来
形式多种 多样
8
档案属性
原始记录性
最本质的属性 历史真迹 不容篡改
文化属性
是人类文化传承的 重要形式
33
企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交文件归档； 外单位转让或移交； 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐
赠或转让； 面向社会收集、征集相关材料。
34
文件材料的形成与归档
归档文件材料范围 1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单 位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹材料要求 3、归档声像材料的要求
有查考利用价值的归档集中保存起来的文件 材料(包括技术图形、影片、照片等)
25
3.文檔的格式: 文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号 正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事 文尾格式:
发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人 发文时间:最后发出时间
26
公文的格式要求
纸张要求:
① 国际标准A4型纸(210*297) ② 张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)
各种属性 相互关联
信息属性
国家信息资源的重 要部分，可以进行
加工处理
价值属性
能够创造成新的价 值和效益
9
档案种类
甲骨档案
10
档案种类
国宝：毛公鼎 铭文最多，499字
国宝：散氏盘
金文档案
11
档案种类
简牍档案
12
档案种类
雍正遗诏 现存于辽宁档案馆的唐开 元年间的纸质档案
纸质档案
13
档案种类
35
文件材料的形成与归档
归档时间：
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实
体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
对电子文件﹕筛选﹑打印﹑摘要﹑送阅 ﹑存盘(同时保存电子文件)
31
档案管理的方法
一.管理的方法包括:
收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需 標准化﹑系統化﹑資訊化
二.收集
1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整 理組合成案卷
32
档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《 整理（立卷）制度》 《 档案利用制度》 《 档案保管制度 》 《 档案保密制度 》
档案工作的具体环节
统计
提 活档 收 整 鉴 保 检 供 活 动案 集 理 定 管 索 利 动
用
集中 系统 精炼 安全 归纳 服务
23
五、档案工作现代化
工作技术现代化 组织管理现代化
干部知识化
档案工作 现代化
24
概论
一.文件、档案的概念
1.文件── 法定机关或组织按照一定的 形式经过一定的处理程序而形成的书面 文字材料 2.档案── 是一个单位在公务活动中形成的具
金榜、圣旨、国书原件
14
档案种类
清代护照
建国初期行车执照
15
档案种类
磁记录档案
16
激光记录档案：
档案种类
现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。
17
档案的作用
档案发挥作用的性质
凭证 作用
直接作用
参考 作用
间接作用
18
档案的作用
作用的表现：
行政管理 经济建设
政治斗争
科学研究 宣传教育
19
档案工作机构
中国古代档案馆的典范 ——皇史宬
20
档案工作机构
第一历史档案馆 中央档案馆
第二历史档案馆
21
档案工作的内容
档案工作
广义的档案工作 一切与档案有关 的工作，包括档 案法规、宣传、 科研、教育等等 。
狭义的档案工作 指档案义务工作， 是具体对档案进行 管理的工作环节。
22
档案工作的内容
处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企 业情况,避免发生差错.
保密 企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管 理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失.
28
档案管理的原则
集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任 何人不得占为己有,因此应集中管理档案
共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保 管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降 低管理成本
为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM
排版要求:
① 排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋 体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.
印装要求:
① 双面印刷,页码套正,左侧装订.
27
档案管理的意义
作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、 会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据,
3
档案起源
我国档案载体的演变
甲金 简 缣 纸 感 磁 激 骨石 牍 帛 质 光 性 光 档档 档 档 档 档 档 档 案案 案 案 案 案 案 案
4
档案概念
中国历代对档案的称呼
夏 代
图籍
秦 汉
典籍
商 代
册
汉
文书
魏
文案
周 代
中
文卷
唐 宋
案卷
卷牍
5
档案概念
档案一词出现在明末清初
边外文字，多书于木，往来传 递者曰牌子，以削木片若牌故也。 存贮年久者，曰档案，曰档子。 以积累多，贯皮条挂壁，若档案 故也。
分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递, 科学归档保管,提高管理质量与效率
29
档案管理的任务
一言蔽之﹕使档案管理标准化﹑系统化﹑信 息化.
收集、整理、保管和统计与本公司
有关的各种档案
办理档案的借阅,做好档案利用和研究 鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见
30
档案管理要求
维护档案的完整性/安全性与便于使用相 结合