聘用制人员的人事档案管理现状分析与设想
当前人事档案管理的现状及几点建议
当前人事档案管理的现状及几点建议【摘要】当前人事档案管理在企业中起着至关重要的作用，然而存在着诸多问题，如信息不完整、管理混乱等。
为了提升效率和安全性，我们需要采取有效的方法和建议，如利用信息技术、建立完善的管理制度等。
加强人事档案管理意识，规范管理流程，是提高管理水平的关键。
未来发展方向应注重信息化、数字化，以适应时代发展的需求。
该研究的目的是探讨当前人事档案管理的状况及提出改进建议，以便企业能更好地管理和利用人事档案，提升管理效率和安全性，为企业发展提供有力支持。
【关键词】人事档案管理、现状、重要性、问题、效率、安全性、信息技术、制度、意识、流程、发展方向。
1. 引言1.1 当前人事档案管理的现状当前人事档案管理的现状是一个需要引起重视的问题。
随着社会的不断发展和企业规模的不断扩大，人事档案管理面临着越来越多的挑战和困难。
许多企业在人事档案管理方面存在着一些普遍的问题，比如档案整理混乱、档案信息不完整、档案安全性不足等。
这些问题不仅影响了企业的管理效率，也可能对企业的正常运转造成影响。
人事档案是企业非常重要的资料，它记录了员工的基本信息、工作经历、薪资福利等内容，对企业的管理和发展具有重要的作用。
目前许多企业对人事档案管理重视不够，存在着许多问题和隐患。
我们需要深入分析当前人事档案管理存在的问题，探讨提升管理效率、加强安全性、利用信息技术等方式改进人事档案管理的途径，建立完善的人事档案管理制度，以提高企业的管理水平和竞争力。
的调查和研究将有助于我们更好地了解问题所在，找出解决问题的有效途径。
1.2 当前人事档案管理的重要性当前人事档案管理的重要性在组织管理中占据着至关重要的地位。
人事档案是组织管理的基础和核心，通过对人事档案进行科学管理，可以更好地掌握组织内部人事情况，为决策提供数据支持，确保组织的稳定运行。
人事档案也是组织对员工的重要记录，包括员工的基本信息、工作经历、绩效评价等，是员工与组织之间的关键联系。
人力档案管理现状及计划
人力档案管理现状及计划一、档案存储现状目前，我们的人力档案主要以纸质形式存储，同时也有部分电子档案。
纸质档案存放在专门的档案室中，按照一定的分类和编号系统进行排列。
电子档案则存储在公司的服务器上，通过特定的软件进行访问和管理。
尽管电子档案方便了远程访问和共享，但纸质档案仍占据了主导地位。
二、档案更新频率档案的更新频率相对较低，通常是在员工入职、晋升、调动或离职等关键节点进行更新。
由于更新不及时，部分档案存在信息滞后、内容不准确的问题。
这种情况在一定程度上影响了档案的利用价值和管理效率。
三、档案使用情况目前，档案的使用主要集中在人事、财务和行政部门。
这些部门根据需要查询和调阅相关档案，以支持员工管理、薪资发放和绩效考核等工作。
然而，其他部门对档案的利用率相对较低，这在一定程度上限制了档案的价值发挥。
四、档案管理问题在档案管理过程中，存在一些问题。
首先，纸质档案的存储和保管需要占用大量的物理空间，并且容易受到环境因素的影响而发生损坏。
其次，纸质档案的检索和查询效率较低，不便于快速获取所需信息。
此外，档案的保密性和安全性也是一个需要关注的问题，需要采取有效的措施加以保障。
五、技术应用情况在技术应用方面，我们已经开始尝试使用电子档案管理系统来提高档案管理效率。
该系统支持档案的电子化存储、分类、检索和查询等功能，大大提高了档案管理的便捷性和效率。
然而，目前系统的应用程度还不够广泛，部分功能尚未充分发挥作用。
六、优化建议与措施针对现有问题，我们提出以下优化建议与措施：1.推广电子档案的使用，逐步减少纸质档案的存储和保管，以节省物理空间和提高管理效率。
2.加强档案的定期更新和维护工作，确保档案信息的准确性和时效性。
3.提高档案的利用率，鼓励其他部门积极参与档案的查询和利用工作。
4.加强档案的安全性和保密性管理，采取更加严格的措施防止档案泄露和滥用。
七、短期改进计划在短期内，我们将采取以下措施改进档案管理工作：1.对现有纸质档案进行数字化处理，建立完善的电子档案数据库。
浅谈人事档案管理现状及对策
浅谈人事档案管理现状及对策【摘要】现今，人事档案管理在企业中扮演着重要的角色，但也面临着诸多问题。
针对这一现状，本文对人事档案管理的现状进行了浅谈，并对其中存在的问题进行了分析。
在此基础上，提出了一系列应对策略，包括建议优化人事档案管理、提高管理效率和加强信息安全。
具体实施方法包括建立完善的档案管理制度和加强人才培训等。
还强调了对人事档案管理进行监督与评估的重要性。
通过以上措施的实施，可以有效提升企业的管理效率，保护员工信息安全，从而实现人事档案管理的良好运行和发展。
【关键词】人事档案、管理、现状、问题、对策、实施、方法、监督、评估、优化、效率、信息安全、档案管理、人事管理1. 引言1.1 人事档案管理意义重大人事档案管理作为企业管理的重要组成部分，其意义重大不言而喻。
人事档案是企业员工信息的集中体现，记录了员工的基本情况、工作经历、培训情况等重要信息，是企业人力资源管理的重要依据。
人事档案管理可以帮助企业建立健全的人才管理体系，通过对员工档案的分析和评估，有助于发现和培养优秀人才，提高员工的工作效率和满意度。
人事档案管理也是企业合规管理的重要保障，能够确保企业在劳动法规范和相关政策方面的遵守，降低潜在的法律风险。
人事档案管理的意义重大，对企业的稳定发展和可持续经营具有重要意义。
1.2 现状存在诸多问题一、人事档案管理混乱。
许多企业在人事档案管理上存在着混乱的情况，档案保存不规范、归档不及时等问题较为普遍。
二、信息录入不准确。
由于人工录入人事信息存在一定的误差，导致档案信息的准确性受到影响。
三、档案保密性不足。
在人事档案管理过程中，很多企业存在着信息泄露的风险，档案保密性不足已经成为一个严重的问题。
四、档案检索不便。
由于档案管理体系不完善，导致档案检索的效率较低，耗费人力物力。
五、档案整理工作缺乏系统性。
许多企业的档案管理工作缺乏系统性，对档案的整理、保管、更新等工作安排不够合理。
六、管理人员素质不高。
单位人事档案管理现状及改善对策
单位人事档案管理现状及改善对策随着经济的发展，企业的规模和数量不断增长，人事档案也变得越来越复杂。
单位人事档案管理涉及到职工个人信息、薪资福利、工龄、奖惩记录等各个方面，是单位重要的管理工作之一。
然而，目前单位人事档案管理存在许多问题，如档案领导管理不严、信息不完整及档案保密性不足等等，这些问题直接影响到单位人事管理的规范化。
本文将探讨单位人事档案管理现状及改善对策。
一、单位人事档案管理现状1.人事档案管理不严格许多单位在人事档案管理的过程中存在着管理不严格的情况。
比如，没有人员专门负责管理人事档案，领导关注不够，档案工作不受重视，档案管理制度不完善等。
这些原因导致企业管理缺乏企业文化，不能规范处理人员的个人信息。
2.信息不完整人事档案信息的完整性是人事档案管理的重点之一，但许多单位的人事档案信息并不完整。
信息不完整，会导致工资核算、人事审批、离退休管理等各个环节出现问题，同时也会影响单位对职工的评价和考核。
3.档案保密性不足人事档案是每个职工个人的档案，信息涉及到职工的姓名、照片、出生日期、身份证信息、薪资、工资等等私密信息。
如果档案信息泄露，涉及到个人的名誉和隐私，对职工和单位都会造成不良影响。
但是现实中，许多单位在档案管理过程中保密措施不到位，档案信息会遭到泄露。
二、改善对策1.完善管理制度、加强领导管理为确保单位人事档案管理规范、科学，单位可以制定相应的档案管理制度，建立人事部或档案管理专责部门，明确各个部门职责和权利。
同时，领导要高度重视人事档案管理工作，为档案管理提供充足的资金和支持。
2.加强档案信息管理为了保证人事档案的完整性、准确性和及时性，单位可以实施文件、通知等多种方式对职工信息实行全面管理。
同时，对于不完整或有错误的人事档案及时纠正，岗位调动、职务晋升、薪资福利变动、工龄计算等人事管理环节中对人事档案数据等审核制度规范。
不断完善人事档案信息的管理，做到及时性、准确性、合法性和保密性，防止不必要的纠纷发生。
医院编外聘用制人员人事档案现状分析及对策
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一
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人事 档 案的 重要 性
档案是 一个 人经 历 、 学历 、 职称 、 政审、 能力 、 性格 等情 况 的记载 ， 表 明一个人 的行政隶 属关系 ， 还是 为其提 供转正 定级、 职称 申报 、 办理养 老保 险等相关 人事 服务 的依据 。没 有 档案会给 以后 的工作 调 动 、 单位 政 审、 工龄计 算 、 职 称晋 升 以及办理社会保 险、 退休手续 等事情 造成很 大麻烦 ， 而特 别 是对有志于报 考 国家公 务员 和进 入 国有企 业 、 事业 单位 的人员来说 ， 档案更是有着不可 或缺 的作用 。
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医 院 编 外 聘 用 制 人 员人 事 档 案现 状分析 及对 策
李晓丽
着 医院的发 展 ， 编外 聘 用人 员 队伍 不 断壮 大， 这给 医院 的人事 管 理工 作 带来 了很 多 挑 战和困难 。本文主要 结合 医院编外 聘用 制人员人 事 档案 管理 现 状 ， 分 析 了医 院 编 外聘 用制人员档 案管 理存 在 的问题 ， 并 提 出了相 应 的应对 措施 。
构 管理 ， 与医院建立 劳动 关系 ， 签 署劳 动合 同， 由医 院支付 其 工资 ， 这样 一来 造成劳动关 系和人事关 系不协 调一 致 ， 同 时给档案管理工作带来 了诸 多问题 。
３ ． 人才服务机 构服 务 意识 不强 ， 责任 意识 不够 。许 多 人 才市场和人事 代理 机构 没有 严格 按照 中组 部下 发 的《 干 部 人事档案管理条例 》 细则实施 ， 收集 、 归 档工作 被动 、 不及 时， 部分管理档 案机 构在 管理 上流 于形 式 ， 仅充 当档 案 “ 保 管 员” 的角色 ， 对接收到 的毕 业生档 案 ， 只是 编号 入库 了事 ， 这些 不规范的操作不仅 导致 了档案 内容不 全 、 管 理混 乱 、 档 案 材料 遗失等 问题 ， 而且 影响 了人 事档案 管理 工 作 的严肃 性， 更谈不上 为毕 业生提供优质服务 了。 ４ ． 人才服务机构档案管 理方式落 后 。 目前 不管是 人才 市场还 是人事代理 机 构他们 的管理 方式 还 比较 落 后 ， 即使 利用计 算机管理 ， 大多数也就是 方便检索 与查找 ， 网络信息 化方 面的建设极其 落后 ， 很 多 人才 管理机 构 网络 建设 跟不 上需求 或者更新缓 慢 ， 完 全达 不到 网络 查询 、 咨询 的要 求 ，
人事档案管理面临的新情况新问题及对策建议
人事档案管理是组织管理中非常重要的一环，它不仅关系到员工的个人信息和权益，也直接影响着组织的运转和发展。
然而，随着时代的不断发展，人事档案管理也面临着越来越多的新情况和新问题，需要我们认真思考并提出对策建议。
一、新情况1. 信息化时代的挑战随着信息技术的飞速发展，传统的人事档案管理方式已经无法满足需求。
电子化、网络化的人事档案管理方式带来了便利，但也带来了信息安全和隐私保护的新问题。
2. 跨地域、跨国际化的管理随着全球化的发展，越来越多的企业跨越地域、跨越国际开展业务。
这就意味着人事档案管理需要面对不同地区、不同国家的法律和规定，管理难度大大增加。
3. 个性化、多元化的员工需求新时代的员工更注重个性化的发展和福利待遇，这就对人事档案管理提出了更高的要求，需要更灵活、多元化的管理方式。
二、新问题1. 信息安全和隐私保护电子化的人事档案管理虽然便利，但也面临着信息泄露和数据安全的风险，对此需要加强技术和管理手段来保障信息安全和隐私保护。
2. 跨地域、跨国际化的管理困难不同地区、不同国家的法律和规定差异大，可能导致管理的混乱和矛盾。
需要制定统一的标准和管理流程，同时加强对国际法律法规的学习和了解。
3. 个性化、多元化的管理需求如何满足员工个性化、多元化的管理需求，既能激发员工的潜力，又不影响组织的整体运作，是一个新的管理难题。
三、对策建议1. 加强信息技术投入加大信息技术投入，建立完善的电子化、网络化人事档案管理系统，同时加强信息安全技术的研发和应用，保障信息的安全和隐私的保护。
2. 深化国际化人才交流加强对跨地域、跨国际化管理的学习和研究，建立国际人才交流评台，促进不同国家、地区间的管理经验和法规的交流和沟通。
3. 强化人才管理和激励机制建立个性化、多元化的人才管理和激励机制，满足员工的个性化需求，激发员工的工作激情，提高员工的归属感和忠诚度。
四、个人观点和理解在新时代，人事档案管理面临着诸多挑战和困难，但也蕴藏着无限的机遇和发展空间。
浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策
浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策随着社会的发展和进步，事业单位在人事档案管理方面也面临着一些问题。
人事档案是事业单位的重要资料，对于事业单位的管理和发展至关重要。
如何有效地管理人事档案，成为了事业单位面临的重要问题。
本文将就事业单位人事档案管理存在的问题进行分析，并提出相应的对策。
一、存在的问题1. 人事档案管理体系不完善在一些事业单位中，人事档案管理体系不够完善，缺乏系统化和规范化的管理模式，导致档案管理工作效率低下，难以满足事业单位的发展需要。
2. 档案信息录入不及时由于人事档案信息的复杂性和繁琐性，很多事业单位存在着档案信息录入不及时的情况。
这不仅影响了档案管理的实时性和准确性，也给事业单位的管理带来了诸多不便。
3. 档案管理存在安全隐患由于人事档案管理涉及到大量的个人隐私信息，如果不加强安全管理，就容易造成档案信息泄露、丢失等问题，严重影响了事业单位的形象和信誉。
4. 档案利用率较低在一些事业单位中，人事档案的利用率较低，甚至出现了“有档案不查”的现象。
这表明了档案资源没有得到有效的利用，影响了事业单位人事管理工作的科学化和规范化。
二、对策为了提高人事档案管理工作的效率和质量，事业单位需要建立健全的人事档案管理体系，制定相应的管理制度和规范。
通过建立档案管理部门和配备专业的档案管理人员，完善档案管理制度，建立规范的档案管理流程，确保档案管理工作的科学性和规范性。
为了提高档案管理工作的效率和准确性，事业单位应加强对档案信息的录入和更新。
可以借助现代化的信息技术手段，建立电子档案管理系统，提高人事档案信息的录入速度和准确性，保证档案信息的实时性和可靠性。
事业单位要加强档案管理的安全保密工作，建立健全的档案安全管理制度，加强对档案管理系统的安全防护，保护档案信息的完整性和保密性，防止档案信息的泄露和丢失。
为了提高档案资源的利用率，事业单位要加强对档案的利用与借阅管理，制定档案利用的相关政策和制度，鼓励和引导人员积极利用档案资源，发挥档案在人事管理中的作用，提高人事管理工作的科学化和规范化。
浅析事业单位人事档案管理现状及对策
浅析事业单位人事档案管理现状及对策事业单位是国家行政机关、事业企事业单位和事业事业组织等的统称。
随着我国经济的不断发展，在各类事业单位中，人事档案管理越来越成为管理人员关注的话题。
因此，科学且有效的人事档案管理对事业单位的有效管理和运作至关重要。
本文将从以下几个方面进行简要分析。
一、现状人事档案是事业单位的基础性档案，管理人员必须严格按照国家相关法规进行管理，确保档案资料的真实、完整、准确。
然而实际情况却存在着不少问题：1. 人事档案管理混乱。
有的事业单位在发展过程中，由于管理措施不规范，工作人员技术水平低，导致档案管理混乱，档案维护不及时、不完整。
2. 档案安全性不高。
人事档案具有三个特点：一是私密性强，涉及个人隐私；二是长期保存，需要保证档案安全；三是结构复杂，需要对档案资料进行分类。
但有些事业单位管理人员往往没有进行充足的安全保障措施，影响档案资料的安全性。
3. 档案数据过时。
人事档案更新不及时，档案中的文件、经验、以及各种信息数据等资料不工整，信息化建设不完备等，也会导致档案管理滞后，使档案数据变得过时，往往不能满足运营管理的需求。
二、分析与对策1. 加强管理。
管理人员需审慎选择档案管理人员，加强培训，提高管理人员的工作水平和档案管理技能。
此外，完善事业单位档案管理制度，规范岗位职责，明确责任和权限。
2. 提高档案安全性。
针对人事档案中的隐私性高，长期保存需保障安全等特点，应建立有效的保密措施、加强保管、降低安全风险。
3. 加强档案信息化建设。
信息化将成为人事档案管理的趋势。
人事档案信息化存在办公软件、管理系统等多个方面。
利用科技手段，借鉴国内外先进的技术手段，完善信息系统，提高档案数据的科学管理水平。
4. 稳步推进电子化管理。
电子化管理能够提高人事档案档案资料检索和维护的效率，降低档案管理的工作量，从而提高工作效率和工作成果。
结论综上所述，优秀的人事档案管理对事业单位的高效运营至关重要。
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聘用制人员的人事档案管理现状分析与设想为探讨新形势下聘用制人员人事档案管理，本文对本院2000年以来聘用制人员人事档案管理的现状进行分析。
聘用制用人方式（人事代理制度）的广泛推行，人事档案社会化的管理，在有效缓解医院人员编制滞后、人才配置受限状况的同时也存在新的问题，带来人事档案管理新的压力。
结合现状提出改进设想：建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式；建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享。
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis2000年以来，根据国家人事制度改革要求开始实施“单位自主用人，个人自主择业”的用人机制后，聘用制人员的人事档案就推行“人事代理”的模式进行管理，自此，人事档案代理就成为了人力资源管理工作中的重要内容。
目前，本院聘用制员工已有876人，其人事档案采用委托第三方服务机构即人才交流服务中心管理，原有的在编人员1 008人仍采用传统的管理模式管理。
在多年的人事档案代理管理的实际工作中，人事档案代理在发挥其优势的同时，也存在一些不可避免的问题。
1 聘用制人员人事档案管理中存在的问题1.1 人员流向与人事档案脱节人事代理带来的医院用人上的人档分离，最大的优点就是医院使用人才不再受到现有人员编制限制，给医院人才引进提供了极大方便。
但是，这也造成了聘用制人员档案管理的一些新问题，最突出的就是“弃档”、“死档”、“断档”、“假档”、“自揣档”[1]现象普遍，造成人员流向与人事档案脱节。
究其原因，主要有三方面：（1）用人单位和当事人存在一种认识误区，认为聘用关系就是“聘用期间我发工资你干活，合约结束停发工资你走人”的关系，均忽视了人事档案管理的重要性。
从用人单位角度看，在招聘人员时，拟聘人员即使不带档案，只要专业对口，人才适用照样接收，这样造成干部自动离职、停薪留职甚至被开除时，原单位出现了“有档无人”，新单位出现“有人无档”的人档分离现象，使得有些干部的来历不明，假学历、假文凭、假政绩的情况时有发生。
从个人角度来说，很少有人知道人事档案的作用，更没有积累和保护档案的认识。
有些毕业生出于好奇心，私自拆开档案看里面究竟有什么，结果形成了“开口档案”，也有人更是“遗忘”了自己的档案，抱着一种“走到哪里干到哪里”的无所谓态度……按照人事档案的规定，这些情况都将给个人今后权益纠纷、学历证明、社会保险等方面带来很多不必要的麻烦，甚至影响到未来发展。
（2）学校的就业指导缺位。
个别学校尤其是大中专学校是指导不到位甚至不负责任的。
从到本院应聘的人员来看，有部分人员从学校毕业后就一直自己拿着档案，学校在学生毕业后就直接将其个人档案交与个人，让其将档案交应聘单位，根本不知道还有人事档案代理这样的管理，更不知道档案的重要性。
（3）各地政策的差异性导致。
各地区的人事档案代理规定不同，致当事人被动弃档或断档。
如个别地方制定了大中专生不予办理人事代理的规定；有地方毕业1年内没办理人事档案代理的只能“托管”的规定；如毕业多年没在正规人才交流中心办理人事代理的，本市也无法接收其个人档案等等。
1.2 人事档案多头管理，信息更新及利用难目前本院人事档案管理部门较多，有的由组织部门管理，有的在卫生主管部门管理，工人档案在医院管理，其他聘用制人员则在人才交流中心人事代理，或在各自生源地代理或托管，也有极少的“自揣档”，造成了管理难的局面。
一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难，更是导致人事档案信息老化，难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用。
目前，本院对于在政府部门管理的档案尚能交接归档，但还有不少聘用制人员的档案分流在各地，需归档的信息资料如年度考核、各类资格考试、注册考试等反映个人才能的资料，只能让其每年到本院人事管理部门签收取回，自行到本人档案所在地归档以保证档案完整。
从人事档案管理的角度看，人事档案多点流向存在极大不便甚至存在隐患：（1）单位还留存大量人事档案散页，以备有人取回归档，既增加了单位的管理难度，同时由个人取走归档资料也不利于保证信息的真实性、及时性和安全性；（2）人事档案利用困难。
目前本院对调入单位的人员，仍采取到各处“借档摘抄信息”的办法了解情况和进行工资计算，大大增加工作量和工作难度；（3）档案利用价值低，功能弱化。
由于难以及时收集信息归档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料，尤其在任用提拔、计算工龄、出国政审等方面甚至容易出现失真情况。
1.3 存档费用高，“废弃档”清理难经了解，各地的档案管理收费按每月20～50元不等。
若以每年250元计算，如果某人才市场托管2万份档案，一年收取的管理费为500万元。
高额的存档管理费使得不少人放弃档案，而清理“死档”已经成为存放档案单位和中介机构非常头痛的事。
如本院近年来解除人员或自动辞职的人事档案，由于本人一走了之，既不取回转至相关机构代理，也不调入其他单位，本院又不能丢弃或销毁，导致积累的“弃档”和“死档”，至今不知如何处理，只能在档案柜里继续存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事档案管理的几点设想2.1 建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式面对实施聘用制的大环境，人事档案的管理也要适应新形势，要尊重人才流动，增强信息意识，树立主动服务意识，积极探索新的人事档案管理手段，为组织人事工作参考利用提供服务。
2.1.1 增强人事档案的规范化管理意识随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”变为“社会人”。
因此，各人事组织和劳动部门、学校、用人单位都要顺应形势要求，更新观念，联合管理，针对聘用制人员流动特点，变管理为服务，变监督为指导，加强人事档案的规范化管理。
一方面人事组织部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设。
另一方面，用人单位也要充分认识到个人档案是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，对离职者或解聘者的任用和重新就业的劳动权益有直接影响。
因此，在进行聘用前必须查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案代理的人员不予接收，既避免后续的劳资纠纷，也使得应聘者重新重视个人档案。
当然，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。
2.1.2 建立统一机构，集中管理要改变目前多头管理的现状，设置专业化的人事档案社会化管理机构，将国有单位、独资、合资和私营企业等非国有单位员工的人事档案[2]，还有暂时没有找到工作的毕业生的人事档案统一管理起来，尤其各地人才交流中心应该互动互通起来，这对于保障人事档案的完整性和安全性显得尤为必要，甚至可以大大减轻用人单位和个人的负担。
2.1.3 强化聘用制人员档案材料的收集整理机制建设要建立提供档案有关材料的管理机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。
与此同时，要进一步更新和完善材料收集的内容，扩大归档内容和范围，将业绩能力和诚信记录纳入信息归档范围，为资源共享建设提供信息基础。
2.2 建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享只有人事档案信息资源成为人才流动和使用的坚实平台，才成真正实现人才资源共享，推动各行业的竞争和发展。
这就需要探索建立流动人员人事档案信息网络系统，在严格执行人事档案保密制度的前提下，提供人事档案信息网上查询服务，同时对档案信息进行网上收集、整理、完善，形成人事档案的精品，实实在在服务于用人单位，真正发挥人事档案代理制度的优势。
2.2.1 实行信息化管理手段与技术按管理权限逐层逐级建立流动人员档案局域网，通过局域网之间的相互联结[3]，实行人才流动档案网络化管理，建立流动人员人事档案信息库，作为开放式的人才信息网络平台和主要信息源，将不属于保密范畴和不具有知识产权的流动人员人事档案信息实行网络服务。
2.2.2 明确职责和权限，规范管理程序在人事档案信息管理中，要进一步明确人才中心和用人单位之间对人事档案的收集、整理和移交工作职责和管理程序。
要给予用人单位一定的管理权限，由用人单位专人对人员信息进行更新维护，人员信息实行动态化管理，确保聘用制人员信息的时效性、真实性和准确性。
这样既可保证流动人员与流动档案同步，使个人档案信息更具连贯性，让用人单位利用档案更具时效性和全面性，也可避免档案的人为涂改，减少“弃档”、“死档”现象。
2.2.3 建立健全网络人事档案查询管理制度人事档案社会化管理机构将有资质的用人单位纳入网络查询服务管理，用人单位在新人进入时可凭单位的资质申请，被认证后给予人员信息网络查询服务。
人事档案社会化管理机构同时要建立和其他社会部门广泛联系，把保存在不同机构的关于同一个人的所有档案都建立关联，利用身份证的唯一性作为代码重新编号，使人事档案的社会化管理的编号方式可以形成新的体系，人和档案相互对应，实现个人档案社会一体化，从而使人事档案发挥资源整合功能[4]，在为社会各机构和部门提供信息的过程中，能全面展示一个人的工作经历和工作状态。