电子邮件管理制度
电子邮件使用及保密管理制度
电子邮件使用及保密管理制度为规范公司电子邮件的使用和保密管理，保护公司信息安全和员工的个人隐私，订立以下规章制度：一、适用范围本制度适用于全体公司员工及相关部门，在公司工作时间和工作地方内使用公司电子邮件系统的行为。
二、一般原则1.员工在使用公司电子邮件系统时，应遵从法律法规和公司相关政策，严禁发送和接收任何非法、淫秽、种族鄙视、攻击性、诈骗、垃圾邮件等违规内容。
2.员工应正确使用公司电子邮件系统，务必保持高效沟通，避开挥霍时间和资源。
三、账号与密码管理1.员工每人只能拥有一个公司电子邮件账号，且不得随便更改账号名。
2.员工应妥当保管账号和密码，不得将其转借或泄露给他人。
3.员工应定期更改密码，密码应至少包含字母、数字和特殊字符，并具有肯定的多而杂度。
四、电子邮件使用规范1.员工在发送邮件时，应明确邮件主题，清楚地表达邮件内容，并注意邮件格式的规范性。
2.在收件人处填写正确的邮件住址，不得发送垃圾邮件、群发邮件等违规行为。
3.在发送紧要邮件前，应确认邮件内容的准确性和完整性，避开发送错误或欠妥邮件。
五、保密与隐私1.员工在处理涉及商业机密和个人隐私的邮件时，应严守保密原则，确保邮件内容不被非授权人员取得。
2.员工不得将公司内部的商业机密通过电子邮件发送给无关人员，不得将个人隐私信息泄露给他人。
3.在使用邮箱时，员工应确保不同的邮件类型分别使用不同的文件夹进行存储，避开混淆和信息泄露的风险。
六、电子邮件监督与审核1.公司有权对员工的电子邮件进行监督与审核，以确保员工遵守相关制度和规定。
2.监督与审核的范围仅限于工作需要，用于保障公司信息安全和员工行为合规性，不得用于非法、滥用或侵害员工隐私的目的。
七、违规行为惩罚1.对于违反本制度的员工，公司将依照公司相关规定进行纪律处分，并保存追究法律责任的权利。
2.严重违反公司电子邮件使用及保密管理制度的员工可能面对解雇等严重后果。
八、制度宣传和培训1.公司将定期组织员工培训，加强对公司电子邮件使用及保密管理制度的宣传和理解。
电子邮箱工作安全管理制度
第一章总则第一条为加强我单位电子邮箱管理工作，确保电子邮箱安全、高效、规范地运行，防止信息泄露和恶意攻击，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有使用电子邮箱的员工。
第三条电子邮箱工作安全管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子邮箱数据安全，防止信息泄露和恶意攻击；2. 保密性：严格保护单位及员工个人信息，不得泄露；3. 规范性：规范电子邮箱使用，提高工作效率；4. 责任制：明确责任，加强监督，确保制度落实。
第二章电子邮箱使用规定第四条电子邮箱注册与登录1. 未经单位同意，不得擅自注册电子邮箱；2. 员工应使用单位统一分配的电子邮箱，不得私自设置邮箱；3. 登录电子邮箱时，应使用复杂密码，并定期更换；4. 如发现密码泄露，应及时修改密码，并告知单位管理员。
第五条电子邮箱使用规范1. 不得利用电子邮箱进行违法、违规活动；2. 不得传播、存储、发送含有病毒、木马等恶意软件的邮件；3. 不得利用电子邮箱进行商业活动，不得发送广告邮件；4. 不得泄露单位及员工个人信息，如姓名、电话、地址等；5. 不得在电子邮箱中存储敏感文件，如财务数据、合同等；6. 不得转发未经确认的邮件，如涉及单位机密或敏感信息。
第六条电子邮箱安全管理1. 单位设立电子邮箱管理员，负责电子邮箱的日常管理；2. 电子邮箱管理员定期检查电子邮箱使用情况，发现违规行为及时处理；3. 单位定期对电子邮箱进行安全检查，确保系统稳定运行；4. 单位对电子邮箱进行备份，以防数据丢失。
第三章责任追究第七条对违反本制度的行为，单位将根据情节轻重，给予警告、通报批评、扣发奖金等处罚；情节严重的，将移交相关部门处理。
第八条电子邮箱管理员未履行职责，导致单位信息泄露、损失等情况，将承担相应责任。
第四章附则第九条本制度由单位信息技术部门负责解释。
第十条本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，我们旨在确保我单位电子邮箱安全、高效、规范地运行，提高工作效率，保障单位及员工信息安全。
公司电子邮箱文件管理制度
公司电子邮箱文件管理制度一、目的与原则本制度旨在明确公司电子邮箱的管理规则和使用准则，以提升工作效率，保障信息安全，维护公司形象。
我们遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一位员工都能在明确的框架内高效使用电子邮箱。
二、邮箱账户管理1. 公司将为每位正式员工配置专属的工作邮箱，员工需妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。
2. 邮箱账户应按照职位和部门进行分类管理，由信息技术部门负责日常维护和技术支持。
3. 员工离职后，其邮箱账户应由直接上级或人力资源部门及时注销，以确保信息安全。
三、邮件发送规范1. 工作邮件应保持专业、简洁，语言文明。
避免使用带有歧视、侮辱性或不适当的语言。
2. 邮件主题应明确具体，能够让收件人一目了然地了解邮件内容的核心。
3. 对于涉及多个部门的邮件，应明确主送和抄送对象，避免造成信息混乱。
4. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件接收的速度。
四、邮件接收与回复1. 员工应定期检查工作邮箱，确保及时接收和处理邮件。
2. 对收到的邮件应及时回复，紧急邮件应在2小时内给予答复，非紧急邮件应在24小时内回复。
3. 若邮件内容超出个人处理范围，应及时转交给相关部门或上报给上级领导。
五、邮件存档与保密1. 重要邮件应归档保存，以便日后查阅。
2. 对于含有敏感信息的邮件，应采取加密措施，防止信息泄露。
3. 未经授权，员工不得随意转发、复制或打印包含公司机密的邮件。
六、违规处理违反本制度的员工，将根据情节轻重，由公司给予相应的纪律处分，严重者可能面临解雇。
七、制度的修订与更新随着技术的发展和管理需求的变化，本制度将不定期进行修订和更新，以适应新的工作环境。
八、总结通过上述规范的实施，我们期望建立一个高效、安全、有序的电子邮箱管理体系，为公司的稳健运营和长远发展提供有力支持。
电子邮件系统安全管理制度
第一章总则第一条为确保本单位电子邮件系统的安全稳定运行，防止信息泄露和网络安全事件的发生，根据国家相关法律法规和网络安全政策，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有使用电子邮件系统的员工。
第三条本制度旨在规范电子邮件系统的使用、管理、维护和安全防护，确保电子邮件系统安全可靠、高效便捷。
第二章电子邮件系统使用规范第四条电子邮件系统是本单位内部信息交流的重要工具，员工应合理使用，不得用于以下行为：1. 传播违法、违规、不良信息；2. 发送垃圾邮件、病毒邮件；3. 利用电子邮件系统进行商业活动或个人用途；4. 擅自转发、复制、篡改、删除他人邮件；5. 违反国家法律法规和本单位规章制度的其他行为。
第五条员工注册电子邮件账号时，应使用真实姓名和有效联系方式，密码应设置复杂，定期更换。
第三章电子邮件系统安全管理第六条电子邮件系统管理员负责以下工作：1. 负责电子邮件系统的日常管理和维护，确保系统正常运行；2. 定期检查电子邮件系统安全状况，及时修复漏洞；3. 对违反本制度的行为进行查处，并报请单位领导处理；4. 对员工进行电子邮件系统安全培训。
第七条电子邮件系统应采取以下安全措施：1. 实施邮件加密传输，确保邮件内容安全；2. 定期备份邮件数据，防止数据丢失；3. 限制外部邮件访问，防止邮件系统被恶意攻击；4. 对邮件服务器进行安全加固，提高系统抗攻击能力；5. 实施邮件内容过滤，防止垃圾邮件、病毒邮件进入系统。
第四章电子邮件系统安全培训第八条电子邮件系统管理员应定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和技能。
第九条培训内容包括：1. 电子邮件系统安全管理制度；2. 电子邮件系统使用规范；3. 电子邮件系统安全防护措施；4. 电子邮件系统常见安全风险及应对方法。
第五章违规处理第十条对违反本制度的行为，按照以下规定处理：1. 轻微违规行为，给予警告或通报批评；2. 严重违规行为，给予记过、降职、撤职等处分；3. 违反国家法律法规的行为，移交相关部门处理。
学校电子邮件收发管理制度
第一章总则第一条为加强学校电子邮件管理，规范电子邮件收发行为，提高工作效率，保障学校信息安全和正常秩序，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校全体教职工、学生以及校外合作单位和个人与学校之间的电子邮件往来。
第三条学校电子邮件系统由学校信息管理部门负责建设、维护和管理，确保系统稳定、安全、高效运行。
第二章电子邮件地址第四条学校电子邮件地址格式为：姓名（或部门名称）@。
第五条教职工的电子邮件地址由其所在部门统一申请，学生电子邮件地址由学生处统一分配。
第六条外来单位和个人申请使用学校电子邮件地址，需提供相关证明材料，经学校信息管理部门审核批准后方可使用。
第三章电子邮件收发规范第七条电子邮件收发应遵循以下原则：1. 实用性：邮件内容应简洁明了，避免冗长和重复；2. 保密性：涉及学校机密和个人隐私的邮件，应采取加密措施；3. 正确性：邮件内容应准确无误，避免误解和误传；4. 及时性：及时回复邮件，避免延误重要事项的处理。
第八条发送邮件应遵守以下规范：1. 标题明确：邮件标题应简明扼要，反映邮件主题；2. 内容规范：邮件内容应清晰、有序，便于阅读；3. 附件规范：邮件附件应压缩，并注明文件类型和大小；4. 发件人规范：使用规范的个人或部门名称作为发件人。
第九条收件人应遵守以下规范：1. 仔细阅读邮件内容，确保理解邮件意图；2. 及时回复邮件，如有疑问，应及时与发件人沟通；3. 对邮件内容保密，不得随意转发或泄露；4. 如发现邮件内容错误，应及时向发件人反馈。
第四章电子邮件安全与保密第十条学校电子邮件系统应采取以下安全措施：1. 建立完善的用户身份验证机制，确保用户身份的真实性；2. 定期更新系统漏洞，提高系统安全性；3. 对邮件内容进行加密处理，防止邮件内容泄露；4. 对邮件系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。
第十一条学校教职工、学生应遵守以下保密规定：1. 不得利用电子邮件系统进行非法活动；2. 不得利用电子邮件系统传播虚假、有害信息；3. 不得泄露学校机密和个人隐私；4. 不得利用电子邮件系统进行商业活动。
电子邮件使用管理制度
电子邮件使用管理制度尊敬的员工们，为了更有效地管理和使用电子邮件，提高工作效率和信息安全性，特制定本公司的电子邮件使用管理制度。
请所有员工严格遵守以下规定：一、邮件规范1. 内容准确：发送邮件时，请确保信息内容准确、清晰，并表达自己的意图明确。
避免在邮件中使用不当、冒犯、歧视或攻击性的语言。
2. 保密性：对于机密和敏感信息，请采取必要的保密措施。
在发送此类邮件时，应使用加密和密码保护功能。
3. 专业性：电子邮件是正式的商务工具，应保持专业和礼貌的态度。
请避免使用不适当的语言、标点符号、表情符号等。
4. 邮件回复：尽早回复邮件，并在回复邮件时，引用适当的原始邮件内容。
避免回复无关内容或在回复中涉及机密信息。
5. 邮件签名：为了更好地与外部联系人进行交流，请设置统一的邮件签名，并包括个人姓名、职位、公司名称、联系方式等相关信息。
二、邮件发送与接收1. 邮件标题：请确保邮件标题简洁明了，能准确概括邮件的主要内容。
避免使用模糊或不相关的标题，以方便接收者快速理解邮件主题。
2. 附件使用：在发送包含附件的邮件时，请确保附件内容准确无误，并采用常见的文件格式。
超过10MB的大文件，请先压缩后再发送。
3. 邮件分发：不要发送大量垃圾邮件，也不要将邮件发送给不相关的收件人。
减少不必要的抄送和密送。
4. 校验地址：发送邮件前，请仔细核对收件人的电子邮件地址，确保发送给正确的人。
避免将敏感邮件发送给错误的收件人。
三、存储与备份1. 邮件存储：定期清理和整理自己的邮件，删除过时的邮件和重要通知以外的无用邮件。
合理管理邮箱空间，以确保系统运行稳定。
2. 邮件备份：重要的邮件和附件应定期备份，以防止数据丢失。
备份文件应存储在安全可靠的地方，并定期测试还原过程的有效性。
四、邮件使用管理1. 授权与权限：所有员工使用公司电子邮件系统时，应遵守管理规定。
不得私自使用他人的邮箱，不得泄露、窃取或篡改他人的邮件信息。
2. 邮箱访问：除非事先获得许可，不得随意访问他人的电子邮件。
学校电子邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范学校电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校全体师生员工使用的学校电子邮箱。
第三条学校电子邮箱的使用应遵循合法、安全、高效、节约的原则。
第二章电子邮箱的申请与分配第四条学校电子邮箱由学校信息管理部门统一管理，负责电子邮箱的申请、分配、维护和监督。
第五条教师和学生需向信息管理部门提出申请，经审核批准后，方可获得学校电子邮箱。
第六条电子邮箱的分配应遵循以下原则：（一）每位师生员工只能申请一个学校电子邮箱；（二）教师电子邮箱以姓名或职务命名，学生电子邮箱以学号命名；（三）特殊情况下，信息管理部门可根据实际情况调整电子邮箱命名规则。
第三章电子邮箱的使用第七条学校电子邮箱主要用于工作、学习和交流，不得用于以下活动：（一）传播、发布违反国家法律法规和学校规章制度的言论；（二）传播、发布危害国家安全、荣誉和利益的信息；（三）传播、发布迷信、淫秽、色情等不良信息；（四）未经许可，擅自使用他人电子邮箱；（五）恶意攻击、破坏他人电子邮箱；（六）其他违反本制度规定的行为。
第八条使用学校电子邮箱应遵守以下规定：（一）妥善保管电子邮箱账号和密码，不得泄露给他人；（二）定期更改密码，提高账户安全性；（三）不随意转发不明来源的邮件，防止病毒、恶意软件的传播；（四）对收到的邮件进行筛选，对可疑邮件谨慎处理；（五）不使用电子邮箱进行商业活动，不发送垃圾邮件。
第四章电子邮箱的维护与管理第九条信息管理部门负责学校电子邮箱的日常维护和管理，包括：（一）定期检查电子邮箱系统，确保系统稳定运行；（二）对电子邮箱进行安全防护，防止黑客攻击；（三）对电子邮箱进行备份，确保数据安全；（四）对违反本制度的行为进行查处。
第十条学校电子邮箱的使用情况接受学校领导和相关部门的监督。
第五章罚则第十一条违反本制度第七条、第八条规定的，视情节轻重，给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
企业电子邮件管理规定
企业电子邮件管理规定1. 引言为了规范企业电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据我国相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
2. 适用范围本规定适用于公司全体员工在使用公司电子邮件系统进行邮件通信时的行为规范和管理要求。
3. 电子邮件管理原则3.1 合法合规：严格遵守国家法律法规、公司规章制度及社会主义核心价值观，不得利用电子邮件进行非法活动。
3.2 保护隐私：尊重他人隐私，不得未经授权泄露他人邮件内容、地址簿等个人信息。
3.3 高效沟通：充分利用电子邮件进行工作沟通，提高工作效率，减少不必要的信息传递。
3.4 信息安全：加强邮件系统安全防护，防止邮件泄露、篡改、病毒感染等风险。
4. 电子邮件使用规范4.1 邮件发送- 发送邮件时，须明确邮件主题，简明扼要地表述邮件内容。
- 严格遵循公司内部邮件通讯列表，不得擅自发送无关人员。
- 不得发送含有违法违规内容、广告垃圾邮件、病毒邮件等。
4.2 邮件接收- 定期检查邮件，确保不错过重要信息。
- 及时清理邮件，删除无关邮件，提高邮件查阅效率。
4.3 邮件内容- 邮件内容应简洁明了，避免使用复杂难以理解的表述。
- 涉及公司机密的邮件，应采取加密、安全传输等措施。
- 不得在邮件中透露公司内部矛盾、负面信息等。
4.4 邮件附件- 附件应与邮件内容紧密相关，避免随意添加无关附件。
- 确保附件内容不含有病毒、恶意软件等有害程序。
- 大型附件应提前通知收件人，以免影响邮件接收速度。
5. 电子邮件系统管理5.1 系统维护- 定期检查邮件系统，确保系统稳定、安全、高效运行。
- 及时修复系统漏洞，提高系统抗攻击能力。
- 定期备份邮件数据，防止数据丢失。
5.2 用户管理- 加强用户账号管理，实行实名制注册。
- 根据用户职责和需求，合理分配邮件权限。
- 定期对用户进行电子邮件使用培训和指导。
5.3 安全防护- 采用加密技术，保障邮件传输安全。
- 设置防火墙、杀毒软件等防护措施，防止外部攻击。
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Ref.DCSS-ZD-001
Date: 2011-5-11
To: 全体
From: 办公室
Subject: 关于颁布《电子邮件管理制度》的通知
目的
为加强公司电子邮件管理工作，提高各部门的工作效率，特制定本规定。
内容
管理权限和责任、邮件使用、邮件使用违规处理
范围
公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。
生效日期为2011.05.11
文件的解释权为办公室
附件：
2011.05.11
电子邮件管理制度
一、适用范围
公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。
二、管理权限和责任
集成项目部负责公司邮件系统的管理和技术维护；
邮件用户应熟练掌握Outlook的使用。
三、邮件使用
1、公司邮箱帐户限本人使用，禁止将本人帐户转借或借用他人帐户。
2、公司内部联系以公司开户的电子邮件为主。
为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有
用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。
违者责任自负。
3、统一使用Outlook或者Outlook Express处理公司邮件。
4、使用完毕，应安全退出，关闭账户，否则对于任何人利用改密码及账户所进行的任何
行为，应负一切责任。
5、邮箱命名规则：取中文名（或英文名）的全拼。
如张小山，英文名john，可使用的邮
箱账号的用户名为zhangxiaoshan。
6、员工办理离职手续或严重违反了公司邮箱管理制度需要立即销户
7、待发、答复及转发的邮件设置公司标准的签名。
8、公司提供的电子邮箱限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账户
公开于外部internet网上。
9、每个用户的邮箱容量标准为80M，每封邮件的大小限制为3M。
需要发送大邮件附件的，
建议将文件压缩拆分后分开发送。
因收发邮件大于规定大小而不能收发造成的损失，由用户自己承担。
10、用户必须及时修改初始密码，并且在使用中定期（最多3个月）做邮箱密码的修改，
以防被他人利用。
修改后的密码应至少8位且是字母、数字、特殊字符的组合。
集成
项目部有提醒员工修改密码的责任。
因邮箱密码泄露造成的损失，用户自行承担责任。
11、发现有邮件感染病毒，立刻将计算机断开公司网络，使用相应软件查杀病毒。
对无
法解决的，提请网络管理员协助解决。
12、禁止转发危害社会安定的邮件及无聊邮件，管理员发现有类似现象，有权封锁相应
邮件帐户，并视情节进行处罚。
13、收到危害社会安定的邮件，删除非法邮件，严禁转发或点击相应的链接。
若因此被
公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将严厉惩罚。
14、发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需
经公司级领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。
四、邮件使用违规处理
违反以上规定，视情节轻重，最低经济处罚200元，并交行政人事部处理；情节特别严重的，将移交国家司法机关，追究法律责任。
修订履历。