药品记录和凭证的管理制度
药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度是为了保证质量工作的规范性、可跟踪性及完整性，以保证企业质量体系的有效性及药品与服务所达到的水平而制定的。
依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》。
本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录，而凭证主要指购进凭证和销售凭证。
门店所有人员对本制度负责。
记录和凭证的设计统一由总部按照有关要求制定，各连锁门店分别对各自分店的记录和凭证的使用、保存及管理负责。
记录、凭证由各岗位人员负责填写或打印，由各门店质管员每年整理，并按规定归档并妥善保管。
质量记录可以以表格、台帐、磁盘、光盘等形式记录和保存，而凭证应以票据形式记录和保存。
质量记录的原始资料应由该质量记录的使用部门负责按规定年限保存。
装订的封面应标明质量记录的名称、编号、时间范围和保存期限。
属保密和受控的质量记录应在装定封面注明“保密”或“受控”标识。
质量记录的填写要及时、真实、内容完
整（不空格、不漏项）、字迹清晰、不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或“－”，有关记录人员应签全名。
填写发生错误
需更改时，应用“──”划去原内容，在旁边写上更改后的内容，并注明更改的理由、日期、更改人签名，保持原内容应清晰可辩，确保质量信息准确、有效和可追溯。
质量记录可用手写，可用计算机打印，应便于检索。
台帐尽量采用计算机管理，便于检索，其数据不得擅自更改。
药店凭证管理制度
药店凭证管理制度一、凭证的分类及管理1、进货凭证进货凭证是药店从供应商处购进药品时的重要凭证，包括进货订单、发票、验收单等。
在进行采购时，药店工作人员应当与供应商签订进货合同，并按照合同要求进行付款。
同时，需要及时收集好和保留好进货凭证，以备查验和核对。
2、销售凭证销售凭证是药店售卖药品时的重要凭证，包括销售订单、发票、处方、销售记录等。
在进行销售时，药店工作人员应当按照相关规定和流程进行处方审核、药品配药和售卖，并及时开具销售凭证。
销售凭证应当按照规定进行登记和管理，以备查验和核对。
3、库存凭证库存凭证是药店对于药品库存管理的重要凭证，包括库存清单、库存记录、盘点记录等。
药店应当严格按照相关规定进行药品的入库和出库管理，并及时更新库存凭证，以保证库存的准确性和及时性。
二、凭证的存档和保管1、存档要求药店凭证的存档要求是非常严格的，包括进货凭证、销售凭证和库存凭证。
药店应当根据要求及时将凭证进行归档和存储，确保凭证的完整性和真实性。
2、保管期限药店凭证的保管期限通常按照相关法律法规和规定进行规定。
一般来说，进货凭证、销售凭证和库存凭证的保管期限为3-5年不等。
药店应当根据要求对凭证进行及时整理和保管，并做好相关的备份工作，以备查验和核对。
三、凭证的使用和核对1、凭证的使用药店凭证在日常管理中是非常重要的，需要根据相关规定和流程进行正确使用。
进货凭证、销售凭证和库存凭证在使用时需要严格按照规定进行填写和管理，不得出现错误和遗漏。
2、凭证的核对药店凭证在使用以后需要进行核对和审查，以确保凭证的准确性和真实性。
特别是在进行库存盘点和核查时，药店需要对进货凭证和销售凭证进行详细的核对，以发现并纠正可能存在的问题和疏漏。
四、凭证管理的监督和检查1、内部监督药店凭证管理应当建立内部监督机制，指定专人负责凭证的归档、存储和管理，加强内部的审核和审查工作，及时发现和纠正问题。
2、外部检查药店凭证管理还需要接受外部监督和检查，包括药品监管部门、质检部门和税务部门等相关部门的检查。
连锁药店药品记录与凭证管理制度
1.目的:为了保证质量工作的规范性、可跟踪性、完整性。
根据《药品管理法》及GSP相关法律、法规,特制定本制度。
2.范围：质管部按GSP要求设计相关的记录、凭证和样表，各岗位人员规范填写，定期整理，并按规定归档与妥善保管备查。
3.责任：公司全体员工。
4.内容：4.1记录的定义4.2本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录，其记录要求：4.2.1质量记录格式由质管部统一制定。
4.2.2质量记录由各岗位操作人员填写。
4.2.3字迹清晰，内容真实，数据完整，记录及签字应由操作人填写，不得由他人代写。
4.2.4记录填写人应填写完整的姓名，不得只写姓氏或简称。
4.2.5按照工作顺序步骤及时填写记录。
4.2.6原始数据只能填写在原始记录中，不得转抄。
4.2.7记录应保持整洁，不得撕毁或随意涂改。
更改错误时，不允许在原有的字母、文字或数字上进行改写，应在原错误的地方画“—”横线，使原数据仍可辨认，并在原数据上方空白处更改，在更改处签署更改人姓名，并注明理由、日期。
4.2.8记录表格不得有未填的空项，如无内容可填时一律用“/”表示；内容与上项相同时应重复抄写，不得用“＂”或“同上”表示。
4.2.9填写日期一律按年、月、日顺序填写。
4.3记录的印制、装订：4.3.1记录模板由质管部负责存档，质管员负责日常管理。
4.3.2记录应由责任部门按照规定时限进行归档并保存。
4.4实行计算机录入数据的质量记录，操作人应使用自己的号码及密码登陆后进行记录和审核，数据的更改应当经质管部部长审核并在其监督下进行，更改过程要在计算机系统中留有记录痕迹。
4.5对于应用计算机系统管理的记录、数据、表格，必须经质管部审核授权给指定岗位的指定人员操作。
4.6记录至少妥善保管5年，防止损坏、丢失。
4.7票据凭证定义；4.7.1本制度中的票据主要指与药品购进和销售环节相关的票据4.7.2票据的设计首先由使用部门提出，由质管部、销售部门、财务部、网络信息部等部门会签审核，并统一印制。
药品记录与凭证管理制度
药品记录与凭证管理制度一、目的为确保药品经营过程中各项活动有记录、有凭证，保障药品质量可追溯，特制定本制度。
二、记录管理1.记录是保证药品质量可追溯的重要手段，各部门应认真、及时、准确填写相关记录，不得伪造、篡改。
2.记录的填写应规范、完整，字迹清晰，易于辨认。
记录的修改应按规定进行，不得随意涂改。
3.各部门负责人应定期对记录进行检查，发现问题及时处理，并向质量管理部门报告。
三、凭证管理1.凭证是证明药品经营各环节真实性的重要依据，各部门应妥善保管相关凭证。
2.凭证的填写应规范、完整，包括涉及药品名称、规格、批号、数量、价格等内容。
3.凭证的传递应按规定进行，确保传递过程中信息的完整性和准确性。
四、审批与审核1.各部门填写或修改记录时，须经过审批程序，确保记录的真实性和合法性。
2.审核人员应对记录的内容进行认真审查，确保记录符合相关规定。
3.审核人员应按规定签署意见，对记录的真实性、准确性和完整性负责。
五、档案建立与维护1.各部门应建立档案管理制度，明确档案的分类、归档范围和保管期限。
2.档案的建立应与药品经营各环节相衔接，确保信息的及时收集和整理。
3.档案的维护应定期进行，保持档案的完整性和连续性。
六、报告与公示1.各部门应及时向质量管理部门报告药品经营过程中的异常情况，确保问题得到及时处理。
2.对涉及公众利益的药品质量信息，应及时进行公示，保障公众的知情权。
七、药品质量追溯1.应建立完善的药品质量追溯体系，实现药品生产、流通和使用全过程的质量控制和可追溯。
2.追溯信息应包括药品生产、检验、储存、运输、销售等环节的关键数据，确保问题能够迅速定位和解决。
3.鼓励采用信息化手段实现药品追溯信息的实时采集和更新，提高追溯体系的效率和准确性。
八、培训与考核1.应定期组织员工进行药品记录与凭证管理相关培训，提高员工的法规意识和操作技能。
2.对培训效果进行考核，确保员工能够熟练掌握相关知识和技能。
3.对于新入职员工，应进行岗前培训和考核，合格后方可上岗。
大药房有关记录和凭证的管理制度
大药房有关记录和凭证的管理制度一、总则为了规范大药房记录和凭证的管理，提高工作效率和质量，确保工作的科学、规范和安全进行，特制定本管理制度。
二、管理对象本管理制度适用于大药房所有相关记录和凭证的管理，包括进货记录、销售记录、库存记录、处方记录等。
三、管理要求1.准确记录所有记录和凭证必须准确、完整地记录药品信息，包括名称、生产日期、批号、生产厂商等必要信息，以保证追溯和质量管理的需要。
2.完整保留所有记录和凭证必须完整保留，不得私自删除、涂改或伪造，以确保历史信息的真实可信性。
3.科学分类所有记录和凭证必须按照规定的分类和编号方式进行管理。
如进货记录按照进货日期和供应商编号分类，销售记录按照销售日期和顾客编号分类等。
4.保存安全所有记录和凭证必须保存在安全的地方，防止丢失和损坏，以保留完整的数据资料和证据。
5.及时登记所有记录和凭证必须及时登记，不得拖延，以确保信息的及时性和准确性。
6.审核确认所有记录和凭证必须经过合格人员的审核和确认，以确保数据和凭证的真实性和合法性。
四、管理流程1.进货记录管理(1)进货记录的登记：药品进货时，保质期、批号、产地、数量等信息必须准确登记。
(2)进货记录的归类：按照进货日期和供应商的编号，将进货记录归类存档。
(4)进货记录的保留：所有进货记录都必须完整保留，以备后续追溯和查询。
2.销售记录管理(1)销售记录的登记：药品销售时，准确登记商品名称、销售数量、销售日期等信息。
(2)销售记录的归类：按照销售日期和顾客的编号，将销售记录归类存档。
(4)销售记录的保留：所有销售记录都必须完整保留，以备后续追溯和查询。
3.库存记录管理(1)库存记录的登记：每次进货或销售后，必须及时更新库存记录，包括药品名称、库存数量、生产日期等信息。
(2)库存记录的归类：按照药品分类和名称，将库存记录归类存档。
(4)库存记录的保留：所有库存记录都必须完整保留，以备后续追溯和查询。
4.处方记录管理(1)处方记录的登记：每次收到患者的处方时，必须及时登记处方的编号、药品名称、使用剂量等信息。
医药公司记录和凭证管理制度
医药公司记录和凭证管理制度1.目的：提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据，保证质量管理工作的真实性，规范性、可追溯性，有效控制质量记录和凭证；2.范围：适用于质量管理体系所涉及的记录和凭证的管理；3.职责：公司各职能部门；4.内容：4.1有关概念：4.1.1本制度所指记录是指：与药品经营管理活动有关的各种过程记载；4.1.2本制度所指凭证是指：围绕药品经营管理活动中发生的各种来往票据；4.2记录和凭证的内容：包括书面资料、计算机系统内存储的资料以及其他储存载体所存储的资料；4.3公司从事药品经营管理活动中的各种质量记录和凭证由公司质量管理部负责组织起草和编制；4.4公司的各种质量管理记录和凭证的设计首先由使用部门提出,质管部统一审核，公司质量负责人审定后由行政部印制、下发；使用部门按照记录、凭证的管理职责，分别对管辖范围内的记录、凭证的使用、保存及管理负责；4.5记录和凭证管理要求：4.5.1记录内容真实、完整、准确、有效和可追溯，能体现时间、逻辑顺序性；4.5.2书面记录及凭证填写、录入应及时，做到字迹清晰、正确完整，不得随意修改和撕毁；4.5.3书面记录和凭证须更改时应划单线或双线后在旁边重写，保持原来信息清晰可辨，并注明理由、日期、更改人签字；计算机系统内数据不得随意删除和修改；4.5.4书面表格内容要填写齐全，不得留有空格，如无内容，要用“——”划掉。
内容与上项相同的，应重复填写或填“同上”；4.5.5书面记录和凭证中，品名不得简写，要注明通用名，如有商品名，可加注在通用名后；4.5.6书面记录和凭证不得用铅笔或圆珠笔填写，应用黑色签字笔或钢笔填写；4.5.7书面记录和凭证中记录者、审核者均要填写全名，不能只写姓或名；4.5.8填写日期一律横写并不得简写，如：某月某日不得写成某日/某月；4.5.9书面记录和凭证由各岗位人员负责填写；4.6各种记录和凭证的保存：4.6.1各种记录和凭证至少保存五年，特殊管理药品或有特殊管理要求的药品的各种记录和凭证保存至该药品有效期满后至少五年；财务凭证按国家相关规定处理；4.6.2各种质量记录和凭证应由该记录和凭证的使用部门负责按规定年限保存。
药企有关记录和凭证管理制度
- 77 -1.总则1.1为了规范药品经营过程中台帐、记录、票据、凭证的管理，依据《中华人民共和国药品管理法》和《药品经营质量管理规范》的有关规定，制定本制度。
1.2本制度规定了台帐与凭证的范围、保管方法、保管地点、保管人员等。
2.有关记录与凭证的范围2.1购进记录、购进药品质量验收记录、养护记录、销售记录、出库复核记录。
2.2药品进货和销售票据2.3质量管理部门仪器的使用、维修保养记录、药品验收单、签定记录等。
2.4药品的购进合同、用户走访、质量信息的收集有反馈。
2.5供货方开据的药品供应凭证及公司财务与业务开出的入库与销售结算凭证。
3.有关记录凭证的管理办法3.1购进药品的药品购进记录、药品质量验收记录、药品销售记录、出库复核记录等要项目齐全，完整，保存期至少5年，但随时备查。
3.2药品入库验收单、药品养护记录、入库凭证、药品退回记录等要项目齐全，书写规范、字迹清楚，保存期至少5年。
3.3药品进、销票据要项目齐全，按年月份整理装订成册。
进销票据保存保存期至少5年。
3.4不合格药品确认后，报告、报损以及销毁证明等要有完善的手续，记录保存5年。
3.5各种记录、凭证均由各职能业务部门设专人妥善保管。
4.附则4.1适用范围：各岗位记录、票据的管理适用本制度。
4.2责任部门：质量管理部、人力资源部、采购部、仓储部、销售部、物流部对本制度负责。
4.1本制度由质量管理领导小组负责解释。
4.2本制度由质量管理领导小组负责检查。
*****药品有限公司有关记录和凭证管理制度文件编码 XWL-GLZD-011-2019 起草部门质管部 起草人 审核人 批准人发放范围公司各部门 执行日期 修改原因新法规颁布、标准提高 变更记录 - 77 -。
公司药品记录票据和凭证管理制度
公司药品记录票据和凭证管理制度一、总则为规范公司药品记录票据和凭证管理工作，确保药品采购、存储和使用的合法性、规范性以及账务处理的准确性和真实性，特制定本制度。
本制度适用于公司内所有涉及药品采购、存储和使用的部门和人员。
二、药品记录票据管理1.药品采购记录（1）公司药品采购人员应按照公司采购管理制度的相关要求，严格按照合同和采购方案进行药品采购。
在采购过程中，要填写采购申请单，并通过邮件或其他书面形式与供应商进行沟通和确认。
（2）药品采购申请单应包括以下信息：药品名称、规格、产地、供应商、采购数量、采购单价等。
并应由采购人员、采购负责人和申请人签字确认。
（3）采购人员在收到药品后，应核对实际收到的药品与采购申请单上的信息是否一致，如有差异应及时报告采购负责人。
2.药品入库记录（1）药品入库时，仓库管理员应及时记录入库信息，包括药品名称、规格、批号、数量、生产日期、有效期和供应商等。
并应盖章和贴上“入库”标识。
（2）入库记录表应由仓库管理员进行填写，同时由采购负责人进行审核，并保存至少3年。
（3）仓库管理员应定期盘点药品库存，与实际库存进行核对，如有差异应及时调查原因并进行处理。
3.药品使用记录（1）使用药品的部门应建立药品使用记录表，记录药品的领用、使用和归还情况。
（2）药品使用记录表应包括药品名称、规格、批号、数量、使用日期、领用人员和归还日期等。
（3）领用药品的员工应在药品使用记录表上签字确认，并在使用完毕后及时归还。
4.药品退库记录（1）如有药品因过期、损坏或其他原因需要退库，应填写药品退库申请单，并报告采购负责人进行审核。
（2）药品退库申请单应包括药品名称、规格、批号、数量、退库原因和退库日期等，并应由领用人员和采购负责人签字确认。
（3）退库药品应由仓库管理员负责进行登记和入库操作，同时将退库记录保存至少3年。
三、药品凭证管理1.药品采购凭证管理（1）公司财务部门应按照公司财务管理制度的相关要求进行药品采购凭证的核销和归档。
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药品记录和凭证的管理制度
一、根据《中华人民共和国药品管理法》、《中华人民共和国药品质量法》，建立药品购进记录，包括药品的通用名称、剂型、规格、生产批号、有效期；购货数量、购进价格、购货日期；生产厂商、供货单位；验收结论和验收人签字。
二、购入的品种，需要入机的，由库房管理员验收签字，办公室负责入机；不需要入机的，由库房管理员验收签字并建帐，做到帐、物相符；销售清单（发票）原件由医院财务保管，销售清单副联由库房管理员保管。
三、药品购进记录应保存至效期后1年，不得少于3年。
急救药品基数管理制度
一、急救室与治疗室备用药品仅限于抢救用药和治疗过程中必需备用的药品。
二、根据临床实际工作严格控制备用药品的品种、数量。
三、备用药品基数表一式两份，由办公室与临床科室负责人双签字，以备检查。
四、备用药柜中药盒标签必须标明药品名称、规格、剂量、生产批号或有效期，如有变动须及时更换标签。
五、急诊室和病房备用的麻醉药品、精神药品由护士长负责管理，专柜加锁并做好交接班工作，接班人员需按基数清点，在登记本上做好记录并签字，发现问题及时报告护士长及办公室。
六、急救室与治疗室备用药品由护士长负责，专人管理。
抢救药品须放在指定位置，并有明显标记，不准任意挪用或外借。
药品使用后随时补充，定期检查备用药品的生产批号、效期及数量，对需特殊保存的药品应按储存条件严格管理。
七、药库定期检查各科备用药保管情况，发现问题及时解决；对造成小药柜过期作废的药品，需填写报损单，经科主任，院长签字后方可报损，同时由保健科按规定的程序销毁并做记录。
报损单交财务管理，发现问题,及时通报相关临床科室负责人及办公室。
八、如需要更改药品基数，由临床科室提出申请，与办公室研究后再做更改。