关于做好高校外事档案工作的思考
高校如何做好档案管理工作的几点思考
高校如何做好档案管理工作的几点思考一、概述高校档案管理工作是高校管理中重要的一环。
档案管理工作对于保障高校正常运转和学生、教职工权益的保护有着至关重要的作用。
在当前大数据时代，高校档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
本文主要探讨如何更好地发挥高校档案管理的作用，使其能够更好地服务于高校的教学、科研和管理。
二、高校档案管理工作的现状和存在的问题高校档案管理工作作为高校管理中重要的一环，其重要性不言而喻。
高校档案管理工作不仅涉及学生、教职工的档案管理，还涉及高校的教学、科研、管理等方面。
然而，在实际工作中，高校档案管理工作还存在着一些问题。
1.档案管理系统不够完善。
高校档案管理系统在一定程度上还存在不足之处。
例如，某些高校档案管理系统更新慢、设备老化，数据查询速度较慢，档案查询效率低。
此外，一些高校的档案管理系统可能存在不兼容、易崩溃等问题，使得档案管理工作受到了一定的影响。
2.管理不够规范。
高校档案管理工作还存在管理不够规范的问题。
例如，有些高校的档案管理制度制定不够科学严谨，管理不够规范，造成档案管理人员工作职责不明，有时不按照规定流程办事，甚至存在明显不当操作的情况。
这些问题不仅会影响档案管理的效率，也会对高校整体工作的正常运行产生不良影响。
3.档案材料不够齐全。
在一些高校中，档案材料的齐全性还存在一定问题。
例如，部分高校还没有记录学生的社会实践、学术活动、竞赛获奖等相关信息，这些信息的缺失会对学生的综合素质评价造成一定的困难。
此外，在教职工档案管理方面，也存在教师的科研成果、项目课题等信息记录不完整的情况。
4.存在档案遗失、损坏等问题。
在高校档案管理工作中，仍然存在档案遗失、损坏等问题。
例如，档案管理人员对档案的保管不够细致，档案存放设施设备年久老化，导致部分档案遗失或损坏。
这些问题会对高校的管理、评估等工作产生影响。
5.信息化水平不够高。
在信息化时代，高校档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策随着中国高校的国际化进程不断加快，宁夏高校外事活动也日益频繁，涉外档案管理工作面临着更加严峻的挑战。
在新时代下，如何做好宁夏高校外事档案管理工作，提高档案管理的科学化、规范化水平，已成为当前亟待解决的问题。
本文将从当前宁夏高校外事档案管理面临的问题入手，分析其原因，并提出相应的对策，以期为宁夏高校外事档案管理工作提供一些有益的借鉴。
一、当前宁夏高校外事档案管理所面临的问题1. 档案管理制度不够规范在一些宁夏高校，外事档案管理还停留在传统的文件管理、手工记录阶段，缺乏规范的管理制度和流程。
一些涉外档案的整理、保存、利用和传递都存在一定的混乱和不规范现象，给档案管理工作带来了诸多问题。
2. 档案管理人员专业素养不足一些宁夏高校外事档案管理人员的专业知识水平和理论素养有待提高。
他们缺乏关于档案管理法规、规范和标准的理解，对涉外档案管理特殊性和复杂性缺乏足够的认识，无法科学有效地管理外事档案。
3. 涉外档案信息化水平有待提高由于宁夏高校外事活动的频繁，大量的外事档案信息需要管理和归档，但许多高校的档案管理系统还停留在传统的纸质档案管理模式上，信息化水平有待提高。
4. 涉外档案安全风险增加宁夏高校的外事活动涉及到国际合作、学生交流、访问学者等众多领域，外事档案中涉及到的敏感信息和重要文件较多，管理和保管工作的难度也相应增加，存在一定的安全风险。
1. 制度不健全的原因当前一些宁夏高校外事档案管理制度不够规范，一方面是由于高校档案管理工作的历史沿革问题，另一方面也与高校外事档案管理人员对档案法规、规范和标准等理解不够、重视不够有关。
2. 人员素质不高的原因宁夏高校外事档案管理的信息化水平不高，主要是由于高校的资金投入、技术支持、管理意识和人才素质等方面存在一定的不足。
宁夏高校外事档案管理中的安全风险主要是由于高校外事档案管理工作的复杂性、多样性和专业性，管理人员对安全保密工作的重视程度和能力有待提高。
新时期加强高校外事档案管理初探
新时期加强高校外事档案管理初探随着我国对外交流与合作的不断深入，高校之间的国际交流与合作也日益频繁。
在这样的背景下，高校外事档案管理显得尤为重要。
而在新时期，随着信息化技术的不断发展，高校外事档案管理也面临着新的发展机遇与挑战。
加强高校外事档案管理成为当前亟待解决的重要问题之一。
本文将就新时期加强高校外事档案管理进行初步探讨。
高校外事档案管理是指对高校与国际组织、外国政府、境外高校等进行合作与交流活动的档案材料进行规范管理。
高校外事档案管理的重要性主要表现在以下几个方面：高校外事档案管理是高校对外交流与合作活动工作的重要依据。
高校与国际组织、外国政府、境外高校进行交流与合作活动，需要有充分的依据和准备工作。
而这些依据和准备工作都离不开档案材料的收集、整理和管理，只有做好档案管理工作，才能为高校对外交流与合作活动提供有力支持。
高校外事档案管理是高校国际声誉的重要保障。
高校对外交流与合作活动的成败，往往会对高校的国际声誉产生重要影响。
而高校对外事档案管理的规范与否，则是决定了高校对外交流与合作活动的规范与否，进而影响高校的国际声誉。
做好高校外事档案管理，是维护高校国际声誉的重要保障。
高校外事档案管理是高校对外交流与合作活动的合规性要求。
高校对外交流与合作活动涉及的事务繁多，若没有规范的档案管理，很容易发生混乱和漏洞，甚至会带来一系列的法律问题。
做好高校外事档案管理，是保障高校对外交流与合作活动的合规性要求。
二、新时期高校外事档案管理的挑战与机遇高校外事档案管理面临的挑战之一是信息化技术的不断发展。
随着信息化技术的不断发展，越来越多的外事档案以电子化形式呈现，传统的纸质档案管理方式已经无法满足实际需要。
如何利用信息化技术推进高校外事档案管理成为亟待解决的难题。
高校外事档案管理还面临着跨部门协作的困难。
高校外事档案管理涉及多个部门和单位，涉及的档案材料也较为复杂，如何实现跨部门协同工作，共同推进外事档案管理成为一大挑战。
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策新时代下，随着我国高校对外开放的不断加强，宁夏高校外事档案管理也面临着新的挑战和机遇。
如何有效管理和保护高校外事档案，成为当前亟待解决的问题。
本文将从外事档案的特点、存在的问题和对策三个方面进行浅析，希望为宁夏高校外事档案管理提供一些新的思路和建议。
一、外事档案的特点1. 多样性：高校外事档案包括国际交流学生档案、外国留学生档案、国际合作交流合同档案等，涉及的内容种类繁多，形式多样。
2. 敏感性：外事档案涉及到国际间的交流合作，往往具有一定的敏感性，一旦泄露或遗失，可能对高校的国际形象和外事合作产生不利影响。
3. 管理复杂性：由于外事档案的多样性和敏感性，其管理工作比较复杂，需要精细化、专业化的管理手段和措施。
二、存在的问题1. 档案管理体制不完善：目前，宁夏高校外事档案管理工作仍停留在传统的纸质档案管理阶段，缺乏现代化的管理理念和技术手段，档案管理体制不够完善。
2. 安全保护不足：外事档案涉及到的内容较为敏感，但是目前对外事档案的安全保护工作不够严密，泄露和遗失的风险依然存在。
3. 管理规范不统一：不同高校对外事档案的管理规范并不统一，存在着独立运行、标准不同、流程混乱的现象，给外事档案管理工作带来了一定的困难。
三、对策2. 加强安全保护措施：完善高校外事档案的安全保护措施，加强对档案的保密管理，建立健全的档案保管和使用制度，提高外事档案的安全保障水平。
3. 统一管理规范：通过制定统一的外事档案管理规范和标准，明确档案管理的权限和责任，规范档案管理的流程和程序，提高外事档案管理的规范化水平。
4. 强化信息化建设：加大对外事档案管理信息化建设的投入力度，推动外事档案管理工作向数字化转型，实现档案信息化管理、查询和共享，提高外事档案管理的效率和便捷性。
5. 加强人才培养：加强外事档案管理人员的培训和专业素质提升，提高管理人员的档案管理意识和能力水平，培养一支符合现代档案管理需求的专业化队伍。
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策新时代下，我国高校外事工作日益重要，外事档案管理成为高校管理工作中的一项重要内容。
宁夏是我国西部地区的重要省份，高校外事档案管理工作亦不可忽视。
本文将对新时代下宁夏高校外事档案管理的现状进行浅析，并提出相应的对策和建议。
一、现状分析1.外事档案管理存在问题宁夏高校外事档案管理存在着较为突出的问题，主要表现在以下几个方面：（1）管理手段滞后：部分高校外事档案管理仍然停留在传统的纸质档案管理阶段，管理手段滞后，存在着信息化程度低的问题。
（2）管理制度不健全：外事档案管理制度不够科学、完善，缺乏统一规范的管理制度和程序，容易导致管理混乱、信息不对称等问题。
（3）人员素质不高：部分高校外事档案管理人员专业素质不够高，对外事档案管理相关法规、政策不够了解，从而影响了外事档案的管理效率和质量。
2.需求与挑战并存随着我国对外开放的步伐不断加快，高校对外事交流合作的需求日益增长，外事档案管理工作面临着更加严峻的挑战。
一方面，高校需要更好地管理外事档案，保障对外交流合作的顺利进行；高校外事档案管理面临着信息化、规范化、一体化的新要求，必须及时跟上时代发展的步伐。
二、对策建议1.加强信息化建设高校外事档案管理应加强信息化建设，实行电子化管理，建立完善的外事档案管理信息系统。
通过信息化手段，实现外事档案的数字化、网络化管理，提高管理效率和可靠性。
2.完善管理制度建立健全的高校外事档案管理制度和程序，明确各项管理内容和要求，规范各类档案的管理流程和规范，加强对外事档案的保密工作，确保外事档案的安全和完整性。
3.加强人员培训高校应加强对外事档案管理人员的培训，提升其专业素质和管理水平，加强对外事档案管理相关法规、政策的学习和理解，增强对外事档案管理工作的专业能力和质量意识。
4.推进一体化管理高校外事档案管理应推进一体化管理，整合各类档案管理资源，建立统一的档案管理平台，实现档案信息的共享和互通，提高档案管理的效能和工作效率。
新时期加强高校外事档案管理初探
新时期加强高校外事档案管理初探高校外事档案管理是指高校在开展对外交流与合作过程中，及时、准确、全面地收集、整理、保存和利用与外事工作相关的各类材料和文献，以便于更好地管理和运用这些档案资料。
随着我国高校对外开放程度的提高和国际交流的日益频繁，外事档案管理一直备受关注。
本文将从外事档案管理的重要性、存在的问题和改进措施等方面进行探讨。
加强高校外事档案管理具有重要意义。
外事档案是高校对外交流与合作的重要组成部分，保留了高校在对外交往过程中所创造的各种纸质和电子资料，具有丰富的信息和价值。
它可以提供历史证据，供高校进行历史研究和评估前进方向。
外事档案还可以作为高校外事活动的重要支持，对于高校加强国际交流和提升国际影响力有着重要作用。
加强外事档案管理对于高校的发展和建设意义重大。
在实际操作中存在一些问题。
高校外事档案管理意识普遍较弱。
部分高校将外事档案视为次要工作或仅仅保存一些表面的材料，缺少对外事档案管理工作的重视。
外事档案管理体系不健全。
高校在外事档案的收集、整理和保存方面缺乏统一的规定和标准，导致多样化的管理方式和结果。
外事档案管理人员素质有待提高。
部分高校外事档案管理工作人员缺乏专业知识和实际操作经验，影响了外事档案管理工作的质量。
针对上述问题，需要采取一系列措施加强高校外事档案管理。
要加强对外事档案管理工作的宣传和培训，提高高校全体工作人员对外事档案管理工作的重视程度。
建立完善的外事档案管理体系，明确各个环节的职责和要求，确保外事档案工作的有序进行。
加强人员培训，提高外事档案管理人员的专业素质和操作能力，确保外事档案工作的准确性和及时性。
新时期加强高校外事档案管理初探
新时期加强高校外事档案管理初探随着我国对外开放和国际交流日益频繁，高校的对外事务活动也日益增多。
对外事务档案管理是高校工作的重要组成部分，是高校开展对外交流、合作与发展的重要支撑。
然而目前高校外事档案管理仍面临着一些问题，比如档案管理体系不够完善、档案管理流程不够规范、档案管理技术不够先进等。
加强高校外事档案管理势在必行。
本文从档案管理的意义、现状和对策三个方面探讨了新时期加强高校外事档案管理的重要性和对策。
一、外事档案管理的意义1. 维护高校形象高校对外事务档案管理的规范与否，直接关乎高校在国际间的形象。
一份完善的外事档案管理能够让外界更加清晰地了解该高校的国际交流与合作情况，提升高校的知名度和声誉。
2. 保障国际交流合作的顺利进行高校外事档案管理的规范程度，直接影响国际交流合作活动能否顺利进行。
只有规范的档案管理才能带来高效的办事效率和良好的合作关系，进而助力高校开展国际合作。
3. 便于监督与管理完善的外事档案管理有助于监督高校对外事务活动的合规性与合理性，有效保障高校对外事务活动的安全与稳定。
目前，高校外事档案管理存在一些主要问题。
1. 档案管理体系不够完善部分高校外事档案管理体系不够完善，缺乏专门的管理机构和管理人员。
外事档案的收集、整理、管理和利用工作未能形成科学规范的体系，导致档案管理效率较低。
由于外事档案管理规范的缺乏，一些高校外事档案的收集流程、整理流程、管理流程不够规范，导致档案材料的真实性和完整性无法得到有效保障。
部分高校外事档案管理技术仍停留在传统模式下，缺乏信息化、数字化管理手段。
档案材料的留存、检索、利用工作存在技术不足的问题。
应建立健全高校外事档案管理的组织结构和管理体系，明确管理职责，为外事档案管理提供组织保障。
2. 规范档案管理流程应建立完善高校外事档案的收集、整理、管理、利用流程，明确操作规程，确保档案管理工作的规范性。
3. 推进档案管理信息化应推进高校外事档案管理的信息化、数字化建设，建立现代化的档案管理平台，提升档案管理的效率和质量。
新时期加强高校外事档案管理初探
新时期加强高校外事档案管理初探近年来，随着全球化的发展和我国对外开放的深入，高校间的国际交流和合作越来越频繁。
加强高校外事档案管理是一项重要任务，对于保障学校外事工作的顺利开展和提高高校国际化水平具有重要意义。
本文将从档案管理的角度初步探讨如何加强高校外事档案管理。
要加强高校外事档案的收集和整理工作。
高校外事活动众多，涉及的文件材料繁杂，要建立健全高校外事档案收集和整理制度。
在文件材料的收集方面，可以通过制定明确的范围和标准，明确相关部门的职责和义务，加强对外事活动的监督和管理等方式，确保外事活动的所有文件材料及时收集。
在整理工作方面，要注重分类整理，将相关材料按照不同的内容和性质进行分类，确保档案的有序保存和使用。
要注重高校外事档案的保密工作。
高校外事涉及到许多机密信息和涉外事务，要加强外事档案的保密工作。
要建立健全外事档案保密制度，明确哪些档案需要保密以及保密的级别。
要加强对外事档案保管人员的培训和管理，提高他们的保密意识和能力。
要加强外事档案的安全管理，包括利用信息技术手段对档案进行加密、备份和存储等，确保档案的安全与完整。
要加强高校外事档案的利用与服务。
高校外事档案的利用与服务是提高档案管理水平的重要环节。
要建立健全外事档案的查询与借阅制度，方便工作人员和相关研究者查询和借阅档案。
要利用外事档案为高校外事活动提供参考和支持。
对于过去的外事活动，可以通过研究档案来总结经验和教训，为今后的外事工作提供指导和借鉴。
还可以将外事档案作为学术研究的重要资源，促进学术研究的深入与发展。
要加强高校外事档案管理的信息化建设。
随着信息技术的快速发展，将外事档案管理逐渐转变为电子化管理已成为当前的趋势。
高校可以借助信息技术手段，建立外事档案管理系统，实现档案的数字化、网络化和智能化。
通过信息化手段，可以提高档案管理的效率和质量，方便档案的保存、检索和利用。
要加强高校外事档案管理，可以从加强档案的收集和整理工作、注重档案的保密工作、加强档案的利用与服务和加强档案管理的信息化建设等方面入手。
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策
浅析新时代下宁夏高校外事档案管理对策随着中国经济的不断发展和对外开放的加速推进，宁夏高校的对外交流活动日益频繁，外事档案管理也成为高校管理工作中的重要组成部分。
在管理现状下，宁夏高校外事档案管理仍存在一些问题和不足，需要采取有效的对策加以解决。
一、问题与挑战1.管理不规范：部分高校外事档案管理存在管理不规范、制度不完善等问题，导致档案存取不方便、管理混乱，甚至可能带来一定的安全隐患。
2.信息化水平不高：许多高校外事档案管理仍停留在传统的纸质档案管理阶段，缺乏信息化技术支持，导致档案检索不方便、整理不及时等问题。
3.跨部门协作不足：外事活动涉及多个部门和单位，而档案管理却往往存在“信息孤岛”现象，部门之间的协作不足，不利于信息共享和整合。
4.风险隐患增加：外事档案管理不规范可能带来信息泄露、档案丢失等风险隐患，给高校带来不必要的损失和影响。
二、对策建议1.加强管理规范：建立健全外事档案管理制度，明确档案的归档、存储、检索和销毁等流程和标准，确保档案管理规范和制度完善。
2.推进信息化建设：加大投入力度，推动外事档案管理信息化建设，建立健全电子档案管理系统，实现档案信息的数字化、网络化和可视化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
3.加强部门协作：建立外事档案管理跨部门协作机制，促进相关部门之间信息共享和协同工作，加强对外事档案管理的统一规划和管理。
4.加强风险防范：建立健全的外事档案管理风险评估机制，加强外事档案管理的安全防范和监控，保障档案的安全稳定和不受外界干扰。
5.加强人员培训：加强外事档案管理人员的专业培训和管理能力提升，提高他们的档案管理水平和意识，确保外事档案管理的专业化和科学化。
三、实施路径1.政策支持：完善相关政策法规，加大对高校外事档案管理工作的支持和引导，为高校外事档案管理工作提供更多的政策和资源支持。
2.技术保障：加大对外事档案管理信息化建设的投入和支持，选择科学合理的信息管理系统，确保档案信息的安全性和稳定性。
新时期加强高校外事档案管理初探
新时期加强高校外事档案管理初探随着我国高校对外交流与合作的不断深化，外事活动的频繁开展，高校外事档案管理显得尤为重要。
而当前高校外事档案管理存在着一些问题和挑战，需要加强管理和完善制度。
本文将从现状分析、存在问题和解决办法等方面进行初探，以期为高校外事档案管理工作提供一些参考。
一、现状分析1.高校外事档案管理的重要性高校外事档案是高校对外交流与合作活动的记录和留存，不仅涉及到高校的声誉与形象，也是对外事活动的监督、评估和总结的重要依据。
外事档案也与高校的安全稳定密不可分，对于高校外事活动的安全防范、危机应对等具有重要的参考价值。
2.现有管理存在的问题当前，高校外事档案管理存在一些问题。
首先是管理机构定位不清。
有的高校外事档案管理落实不到位，责任不明确；其次是档案记录不规范，档案内容不全面，缺乏统一标准和规范；再者是档案保管和利用环节不够重视，档案的保密性、完整性得不到保障。
如何解决这些问题，提高外事档案管理的科学性和规范性，成为当前需要解决的难题。
二、存在问题及解决方法1.管理机构定位不清高校外事档案的管理机构应当明确责任，建立健全管理体系。
应当根据高校的组织架构和管理体系，确定外事档案管理的主管部门，建立健全相关的管理规章制度。
对外事档案管理人员进行专业培训和岗位责任的明确，确保外事档案管理的专业化和有效性。
2.档案记录不规范在外事档案的记录过程中，规范记录是十分重要的。
应当建立外事档案的标准格式和内容，完善档案的记录方式和规范。
在记录过程中，应当关注信息的真实性和完整性，确保记录的准确性和客观性。
加强对外事档案记录人员的培训和指导，提高其记录的专业水平和规范化程度。
3.档案保管和利用环节不够重视外事档案的保管和利用环节需要抓紧加强。
应当建立规范的外事档案保管制度，确定外事档案的保管责任部门和保管人员，明确档案的保管要求和时限，并严格执行档案的保密制度。
要加强对外事档案的利用与传播，结合高校的教学、科研、宣传等活动，充分利用外事档案资源，提高其价值和效益。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
关于做好高校外事档案工作的思考
摘要:高校外事档案是反映高校外事工作概况的重要内容。
本文分析了高校外事档案的重要性、管理现状,并提出做好高校外事档案工作的建议。
关键词:外事档案档案管理工作建议
高校外事档案是指高校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总,整理组卷,按规定向学校档案部门移交。
做好高校外事档案工作,对于提高高校外事工作水平,更好地为高校科研、教学和人才培养服务,创造高校发展的国际化平台具有重要意义。
近年来随着高校外事交流不断扩大,高校外事档案呈现了内容不断丰富化,载体日益多元化,来源更加复杂化的特点。
同时伴随着现代信息技术的发展,对高校外事档案管理工作提出了新的要求。
一、高校外事档案的重要性
1.高校外事档案是连接学校与国外高校的桥梁,又是学校科研、教学、人才培养和对外交流的资源库。
2.高校外事档案反映了整个高校外事工作的面貌,对于提高外事管理水平和高校的国际化战略发展具有重要的借鉴意义。
3.高校外事档案对于高校决策者进行中外合作办学提供多方面的信息支持。
高校外事档案对于合作办学项目的申报、评估以及解决在在合作办学过程中的问题均具有重要的参考价值。
二、目前高校外事档案管理的现状
1.缺乏专业的外事档案管理人才
目前大部分高校外事档案多为外事部门工作人员兼职负责。
兼职外事档案管理人员由忙于日常外事工作,很难有充足的时间和精力深入细致地整理和收集外事档案。
同时,兼职外事档案管理人员由于没有经过系统的档案培训,缺乏专业的知识,使得外事档案在整理过程中不够规范、系统、完整。
大部分外事档案整理为被动、粗放型归档,缺乏科学性、创新性,由此导致外事档案管理的低水平,很难发挥外事档案对于科学决策的借鉴作用。
2.管理手段落后
目前,大部分外事档案的管理仍处于传统的收集、整理、保管模式,外事档案的信息化建设水平较低。
完整的高校的外事档案数据资源库和高校的外事信息网络查询系统还没用真正建立。
大部分外事档案的查阅,还依靠传统的纸质文件的查找的方式。
这就制约了外事资源为学校教学、科研、人才交流服务的便捷度。
3.纸质媒体以外的外事档案需进一步重视
传统的外事档案主要为纸质,按照一定程序,每年进行立卷归档。
目前,外事档案的载体呈现多元化,如:照片、胶片、录音带、录像带、微缩品、电子邮件等不同载体的档案资料不断丰富。
如果仅保存纸质文件,很难详实、生动的反映国际交流合作的全面信息。
三、做好外事档案工作的几点建议
1.完善外事档案管理的制度建设
根据《中华人民共和国档案法》和教育部制定的《高等学校档案管理办法》,结合高校外事工作实际情况,制定科学的外事类档案管理细则。
外事档案的归档内容通常包括:学校派遣人员出国(境)考察、讲学、进修参加国际会议;聘请外国专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;校际交流、中外合作办学、境外办学及招收、管理留学生、港澳台学生的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
外事档案管理细则就是针对以上内容形成规范的、操作性强的立卷、归档、管理流程。
归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。
2.加强外事档案管理人员培训
外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
学校档案馆应该定期对外事工作人员进行档案专业知识培训,使外事工作人员掌握全面的、系统的档案理论和技术。
外事工作人员应重视平时的外事档案的收集、整理。
此外,还应加强与兄弟院校间管理经验的学习和交流。
3.重视纸质载体以外的外事档案收集
照片、胶片、录音带、录像带、微缩品、电子邮件等不同载体的档案资料在高校外事档案工作中极为重要,它与纸质档案一样共同反映学校外事工作的面貌。
但是在日常档案管理中这些档案材料往往易于忽视。
为了更好的收集好纸质媒体以外的外事档案,必须加强制度化管理。
由学校外事部门牵头,协调好学校宣传部门和各学院,注重在外事活动中采集照片、录音和录像资料,并按要求及时归档。
按照片、录音、录像资料档案整理的方法立卷归档要求,就档案内容进行详细阐明,避免由于说明内容的不详,降低资料的使用价值。
4.加强外事档案的信息化建设
努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源库,为学校教学、科研、人才交流服务。
(1)建立国际交流项目信息库。
汇总高校与国(境)外高校、机构交流合作概况,详细介绍依托这些高校建立的合作项目概况,为科研、学术交流和国际化人才培养提供国际资源。
同时,将教师、学生参与国际交流项目的收获和成果进行汇总,整理形成数据库。
在学校范围内进行分享和交流,扩大国际交流的影响力。
依托网络,提供便捷的查询服务,进一步拓展高校国际化服务平台。
(2)建立留学生信息数据库,对留学生档案进行电子化管理。
将留学生的个人信息、所学课程、学习情况、毕业、结业情况整理形成电子数据库。
实行留学生档案网络查询,为留学生和国内外用人单位提供便捷、真实的数据信息。
减少了留学生档案信息查询的麻烦。
(3)建立外国专家、教师档案管理信息库。
建立学校长期外国专家的个人信息库,便于高校在外国专家互聘过程中,掌握全面的信息,保证聘请质量。
建立短期来访外国专家、学者和国(境)外特聘教授、客座教授信息库,更好地实现国(境)资源与学校教学、科研需求的对接。
(4)建立合作办学信息服务数据库。
通过整理与国外高校的合作情况,汇总国外优质资源,形成合作办学信息服务数据库。
该数据库将为学校与国外高校合作办学提供详实的信息资源。
参考文献:
1.李胜军、石鑫、才越.在电子档案时代做好高校外事档案管理工作.兰台世界[J].2007(3).
2.邓羽.高校外事档案信息化管理.兰台世界[J]。
2006(I).
3.蓝蕾.新形势下高校外事档案收集工作刍议.浙江档案[J],2006(11).
4.郑平.新形势下的高校外事档案管理探讨.兰台世界[J].2006(10).。