光盘档案文字说明模板
照片归档说明
××单位数码照片档案管理细则（试行）1主题内容和适用范围本细则规定了在××单位各项工作活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。
本细则适用于××单位所属各单位数码照片的管理。
2引用标准GB/T1182-2002照片档案管理规范GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范××单位声像档案管理细则3术语3.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
4归档4.1归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。
数码照片的具体归档范围参照《××单位声像档案管理细则》有关照片档案归档范围的规定执行。
按照数码照片采集渠道可以分为：4.1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。
4.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
4.2归档要求4.2.1形成部门要指定专人负责应归档数码照片的收集。
在每次拍摄工作完成后，要及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。
通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，按本细则要求整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。
4.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。
文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
4.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。
4.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
4.2.5归档的数码照片应是原件，剪切版和修改版禁止作为档案归档。
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
光盘档案整理
• 格式②：光盘制作年度―全宗号― 保管期限代码―光盘顺序号。
• 例如：2002 ― 028 ― 1― 001
• 同一全宗内分开不同年度，再分开 不同保管期限，然后按时间先后顺 序排列。即同一全宗每年每一种保 管期限都从001开始编。
电子文件（档案）数据光盘登记表
光盘号
电子文 件（档 案）类 型
起止档号或 归档号
光盘名称或内容
文件 格式
数据 大小
制作 备份 存放 时间 套数 位置
2009- I 028-001
028-ZP-
钦州市档案局 JPG 520
2009-0001 2009年照片档案
MB
至028-ZP-
2009-0135
电子文件（档案）光盘整理
电子文件（档案）
• 电子文件（档案）的类型包括文本（文 本、表格）、数据（数据库）、图像 （数码照片、纸质档案扫描）、图形 （CAD文件）、影像（DVD、VCD、 DV及录像带转换）、声音（CD、录音 带转换）、计算机程序、多媒体等。
光盘
• 光盘种类从功能上分有：只读光盘（压 制盘）、可记录光盘（一次性刻录盘） 如和可重写光盘（可刷写刻录盘）
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 采用3位阿拉伯数字。如无全宗号，则留 空。
• 年度：光盘制作（出版）年度，4位阿拉 伯数字，如“2002”。
• 保管期限代码：填光盘保管期限的数字 代码，1位阿拉伯数字，如1代表永久、2 代表长期、3代表短期、4代表30年、5代 表10年。
• 张号：光盘排列顺序流水号，3位阿拉伯 数字，如“008”。
（全宗名称）
光盘名称
年 月 日至 年 月 日 起止档号
光盘存储档案案例
光盘存储档案案例英文文档内容：The case of disc storage archives involves the use of optical discs to store and preserve data.Optical discs are a type of storage media that use laser technology to read and write data.They have been widely used for many years due to their large storage capacity and long durability.One common application of disc storage archives is in the field of multimedia storage.For example, movie studios often use optical discs to store and distribute their films.Libraries and archives also use optical discs to preserve their collections of documents, books, and other records.Another important application of disc storage archives is in the field of data backup and recovery.Many businesses and organizations use optical discs to back up their important data on a regular basis.This is because optical discs are a reliable and secure method of storing data, and they can be easily stored off-site in case of a disaster.In summary, disc storage archives are a reliable and efficient method of storing and preserving data.They offer large storage capacity, long durability, and easy access to stored information.中文文档内容：光盘存储档案案例涉及使用光学盘片来存储和保护数据。
12顾光盘档案整理正式版
刻录人 密级 备注 朱 王 刘
11 。。。
19
• 档号：填写该光盘的案卷流水编号 • 案卷题名：填写该光盘的标题，要反映
出光盘内文件的主要内容
• 刻录日期：填写制作光盘的日期 • 刻录人：填写制作光盘的人 • 密级：填写光盘的密级 • 备注：填写光盘需要说明的其它情况
k.1.11-006
k.1.11-006
• 文书类电子文件光盘档案
• 年度
2019
2019
2019
• 时间
1月 -12月
1月-12月
1月-12月
• 案卷号
1-25
26-50
51-80
• K.3.11-001 一直编到 K.3.11-080
• 数码照片光盘档案
• 年度
2019
2019
2019
• 时间
1月 -12月
1月-12月
1月-12月
• 案卷号
• 一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整 理归档工作
• 有些如数码照片、数据库等办理结束后就可随时归 档
• 四、归档要求 • 1、由各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案
部门统一编号
• 2、归档的光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检 验、数据可读性检验、完整性准确性等。
• 3、归档使用的光盘的性能质量应符合较长期限保管 的要求
• 每张光盘填写 • 说明
全宗号 目录号 分类号 卷号 盘号 光盘名称
016
7
K.1.11
1
1
公司2019年
度工会活动
照
片
刻录人 刻录日期
朱海涛 201905
• 光盘档案卷内目录
序
光盘名称
电子档案载体(光盘)标注内容
5.电子档案封装包 准确性检测
1.电子档案数据总 量检测
2.目录数据和元数 据完整性检测
3.电子档案内容完 整性检测
4.电子档案封装包 完整性检测
检测电子档案目录数据和元数据是否符合档 案著录规则要求，包括数据类型、长度、格 式、值域等方面，是否包含特殊字符，档号 规范性，以及著录是否合理、重复等。 检测电子档案内容数据与目录数据是否关 联，检测目录数据和元数据中对于电子档案 内容数据的记录是否一致。 检测电子档案内容数据的电子属性是否与元 数据记录的一致；检测包含数字签名和电子 印章的电子档案内容数据的有效性；检测电 子档案内容数据是否重复。 检测电子档案移交数据包的信息组织结构和 内容是否符合移交要求。 检测电子档案封装包及其元数据是否符合 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）和《基于 XML 的电子文件封装规范》 （DA/T 48-2009）要求，检测电子档案封装 包的有效性。 检测电子档案数量与移交单上登记的数量/ 数据量是否相符；检测电子档案目录数据中 记录的数量/数据量与对应的电子档案内容 数量是否相符。 按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）检测档案目录数据和元数据是否填 写齐全，具有连续编号的目录数据和元数据 （档号、文号、页号等）是否有漏号现象， 反映重要问题的电子档案是否包括主要修改 过程和办理情况记录等。 检测电子档案是否有对应的内容数据，内容 数据、附件数据是否齐全完整。
检测目录数据和元数据中的密级和控制标识 是否规范，确保电子档案利用安全。 检测电子档案是否感染木马或病毒，确保电 子档案管理和利用安全。
测
3.软件系统安全性 检测系统是否具有隐含的安全漏洞，防止电
检测
第七章 光盘档案的管理
1、设立视听室，组织和接待利用者在视听室 内利用档案。 2、档案外借 3、档案复制 4、档案的咨询与传输 5、出版发行光盘音像制品。
（三）按光盘直径的尺寸对光盘进行分类， 常见的有：14、12、8、5.25等等。 三、光盘档案的构成 （一）原版母盘 （二）金属膜版 （三）标准光盘 （四）文字说明材料 1、基本情况 2、内容说明 注：一般单位形成的光盘档案只有原版母盘 和文字说明材料
四、光盘档案的特点 （一）信息存储密度高 普通的DVD－R光盘有4.7G， 普通CD－R有700MＤＶＤ的蓝光光盘50G （二）存储成本低 （三）与计算机联机能力强 （四）具有显示多种信息的能力且影像还原效果好 （五）适应各种环境 （六）运用范围广 （七）记录不易为人工识读；信息受光盘限制；存 在误码率问题；标准化问题
3、年度分类法，根据光盘档案形成的年度划 分而成，由于和现行机关文书处理制度相吻 合，使用较为普遍。 4、信息记录差异分类法，可分为光盘图像档 案、光盘唱片档案和光盘视听档案三种。 5、信息存取方式分类，可分为只读型光盘、 追记型光盘、和可重写型光盘。 其他还有诸如信息输入特点分类法、光盘型 号分类法、光盘尺寸分类法等等，各档案室 （馆）可根据实际情况来选择相应的分类方 法。
二、光盘档案的利用 光盘档案是伴随着现代科学技术的发展进步 而产生的一种新型档案，技术含量极高，因 此，应采用现代科技手段结合档案传统输出 方式来开发利用光盘档案信息资源。 （一）作为其它类型档案的外存设备，对其 他类型档案进行信息存贮、检索、拷贝、和 复制的介质。 （二）通过一定的技术手段和利用方式向外 界输出档案信息，提供光盘档案为社会各项 事业服务。
二、光盘档案的整理 （一）分类，可采用以下几种分类 1、来源分类法，按照光盘档案文件材料形成 的主体单位、机构或个人划分和管理档案材 料。 这一方法适用于所辖单位比较多的大公司、 大企业以及专门档案馆等档案数量众多、来 源广泛的光盘档案 2、内容主题分类法，也叫事由分类法，按照 档案内容所说明的问题将光盘档案划分为各 个类别。
照片档案的文字说明
照片档案的文字说明篇一：照片档案六要素说明格式篇二：照片档案的整理方法照片档案的整理方法一、何谓照片档案照片档案主要是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
二、照片档案的构成及其特点（一）构成：主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。
说明：用数码照相机拍的照片没有底片，需保存好电子版的照片档案，并在电子版的照片上也要加说明。
（二）特点：1、形式规格，多式多样。
版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张的，无一定规范。
照片档案有正片和负片之分。
从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。
2、时间感、空间感强烈。
能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。
3、形意结合，形像逼真。
一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。
照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。
三、照片档案的收集1、归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。
一般不应跨年度。
2、收集范围（1）本单位召开的重要会议照片（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片（4）本单位工程建设、单位面貌等照片（5）产品和重要设备照片（6）重大事故照片（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片（11）其他具有保存期价值的照片3、收集要求（1）对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。
（2）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
（3）底片、照片、文字说明齐全。
对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。
（4）底片和照片的影像相符四、照片档案的整理与编目1、组卷：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）并结合保管期限分别组卷，有些单位照片特别少的也可不分类，直接按时间顺序结合保管期限分别组卷。
光盘说明
光盘说明本光盘插入光驱将自动运行，进入导航界面。
也可以将光盘内容复制到硬盘，双击tupcd.exe执行文件运行光盘。
配套光盘包含本书所有实例的源文件，用户可按照具体实例的说明，直接在本光盘中检索相应的文件。
光盘中以ch开头的文件夹为本书相应章所需源文件，其他文件夹为作者在进行相关设计工作中所创建的文件，供读者练习和学习参考。
源文件涉及的主要格式的说明如下：.prt文件：零件文件，直接利用Pro/ENGINEER中的“打开”命令打开即可。
.drw文件：工程图文件，直接利用Pro/ENGINEER中的“打开”命令打开即可。
在打开之前必须先打开相关的零件文件。
.cgm文件：图元矢量文件，需要在线框模式下利用Pro/ENGINEER中的“打开”命令打开。
.asm文件：组件文件，利用Pro/ENGINEER中的“打开”命令打开。
confi.dtl：绘图设置文件，需要通过“文件”菜单中的“属性”操作，添加到绘图模块中。
trail.txt文件：轨迹播放文件，利用“工具”菜单中的“播放/跟踪培训文件”选项打开。
本书中各目录说明如下：（1）本书中每章使用的目录均以chap*为名，其中的原文件均可以在Pro/ENGINEER Wildfire 3.0中直接打开。
但是要注意，如果要打开*.drw文件，必须打开原模型文件*.prt后方可，否则系统将提示无法找到模型。
每个目录中的附加文件夹均为作者收集到的一些光盘资料文件，打开方法同上。
\chap2中为第2章所用源文件。
\chap3中为第3章所用源文件。
\chap4中为第4章所用源文件。
其子目录\biaozhunjian-tongyongjian-lib为标准件和通用件库文件，包括向心球轴承、螺栓、直齿圆柱齿轮、弹簧。
\chap5中为第5章所用源文件。
其子目录\chap5为复杂装配的一些资料文件，分为\chapter5_finished，包括自动装配源文件；\commuication_data，包括数据交换所用数据；\fabrication，包括特殊材料文件；\interchangeability，包括互换性操作文件；\layout_skeleton，包括布局-骨架装配源文件；\master_part，包括主模型文件；\reference_control，包括参照控制源文件。
单位光盘档案管理制度
第一章总则第一条为了规范本单位光盘档案的管理，确保光盘档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局有关档案管理的相关规定，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有光盘档案的管理工作。
第三条本制度遵循统一领导、分级管理、规范运作、安全保密的原则。
第二章管理职责第四条单位领导对本单位光盘档案管理工作负总责，负责组织实施本制度。
第五条档案管理部门负责本单位光盘档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作。
第六条有关部门和人员应积极配合档案管理部门做好光盘档案管理工作。
第三章收集与整理第七条光盘档案的收集范围包括：（一）本单位在各项活动中形成的具有保存价值的音视频、电子文件等光盘档案；（二）上级部门下发的、与本单位工作相关的光盘档案；（三）外单位赠送或交换的光盘档案。
第八条收集光盘档案时，应确保其内容完整、清晰，并附有相应的说明材料。
第九条光盘档案的整理工作应遵循以下原则：（一）分类整理，便于查阅；（二）编号归档，便于管理；（三）确保光盘档案的完整性和安全性。
第四章保管与保护第十条光盘档案的保管工作应遵循以下规定：（一）档案管理部门应设立专用库房，配备必要的温湿度控制设备，确保光盘档案的保管条件；（二）光盘档案应按照分类、编号进行存放，保持库房整洁、有序；（三）光盘档案的保管期限按照国家档案局的规定执行。
第十一条光盘档案的保护工作应遵循以下规定：（一）定期对光盘档案进行检查，发现损坏、变质等问题，应及时修复或更换；（二）对珍贵、易损的光盘档案，应采取特殊保护措施；（三）加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，确保光盘档案的安全。
第五章利用与鉴定第十二条光盘档案的利用工作应遵循以下规定：（一）档案管理部门应建立健全光盘档案查阅制度，确保查阅工作有序进行；（二）查阅光盘档案应填写查阅登记表，并严格遵守保密规定；（三）档案管理部门应积极为用户提供光盘档案的复制、转录等服务。
第十三条光盘档案的鉴定工作应遵循以下规定：（一）定期对光盘档案进行鉴定，确定其保存价值；（二）对失去保存价值的光盘档案，应按规定进行销毁。