文件表格编码管理规定范本
文件编码规则
文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。
2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。
XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。
2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。
表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。
2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。
表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。
B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。
C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。
D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。
E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。
F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。
G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。
H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。
I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。
2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。
2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。
2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。
3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。
3.2 本规定由公司办公室负责起草。
编码管理制度模板
编码管理制度模板一、目的为了规范公司的编码管理，确保编码的唯一性、系统性和可追溯性，提高信息管理效率，特制定本编码管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有需要进行编码管理的业务流程、产品、文档、资产等。
三、编码原则1. 唯一性：每个编码代表一个特定的对象，不得重复。
2. 稳定性：编码一旦分配，不得随意更改。
3. 可读性：编码应简洁明了，便于识别和记忆。
4. 可扩展性：编码系统应具备一定的扩展性，以适应公司业务的发展。
四、编码结构编码结构应包括以下部分：1. 类别码：表示编码对象的类别。
2. 序号码：表示同一类别中的序号。
3. 校验码：用于检验编码的正确性。
五、编码规则1. 类别码由固定长度的字母或数字组成，用于区分不同的编码对象。
2. 序号码由连续的数字组成，表示同一类别中的顺序。
3. 校验码通常为一位数字，根据类别码和序号码按照特定算法计算得出。
六、编码申请与分配1. 需要编码的对象必须通过正式的申请流程。
2. 申请部门需填写编码申请表，提交至管理部门审核。
3. 管理部门审核通过后，根据编码规则分配编码，并通知申请部门。
七、编码使用1. 编码使用者必须严格按照分配的编码进行操作，不得擅自更改。
2. 对于编码的使用情况，应有详细记录，并定期进行核对。
八、编码变更与维护1. 因特殊原因需要变更编码时，需提交变更申请，并经过管理部门审批。
2. 管理部门负责编码的统一维护，定期检查编码的使用情况和一致性。
九、违规处理违反编码管理制度的行为，将根据情节轻重，给予警告、罚款或其他相应的处分。
十、附则1. 本制度由管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起生效，原有与本制度相抵触的规定同时废止。
3. 本制度的修改和更新由管理部门负责，更新后的内容将及时通知所有相关人员。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，确保其符合公司的具体需求和业务流程。
1.文件编号管理规定1.doc
1.文件编号管理规定1文件编号管理规定编制：张世芳审核：宗晓红批准：杜其广修改页文件编号管理规定为规范公司文件管理工作，现将文件的编号作如下规定：1、管理手册SZSC 〔××〕××版本号编码号2、程序文件SZCX 〔××〕××编码号3、作业指导书SZZD —〔××××〕×××发布年度编码号4、管理规章制度SZGZ —〔××××〕×××发布年度顺序号5、外部规范、标准、图集按其自身编号6、项目文件、资料项目文件、资料的编号由分公司根据当地情况具体规定7、合同施工合同：HT（×）1 〔××××〕—××分公司简称年度顺序号专业分包合同：HT（×）2 〔××××〕—××分公司简称年度顺序号劳务分包合同：HT（×）3 〔××××〕—××分公司简称年度顺序号物资采购合同：HT（×）4 〔××××〕—××分公司简称年度顺序号8、行政管理文件（1）公司发布的文件苏建股〔××××〕××号年发文号（2）分公司发布的文件苏建股（×）—〔××××〕××号年发文号分公司简称注：分公司简称以其所在地简称命名，如上海公司为“沪”。
1.物资采购管理办法(修订)1渤海石油装备制造有限公司物资采购管理办法（修订）第一章总则第一条为了加强渤海石油装备制造有限公司（以下简称“公司”）物资采购管理，规范采购行为，根据集团公司《物资采购管理办法》，制定本办法。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编号规则【范本模板】
文件编号规定
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”.
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM"，程序文件规定为“QP”,其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序,序号码取两位数，从01开始。
4。
部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5。
质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6。
程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码-—文件类别码—-序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP—01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7。
三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码—部门码-序号码"方式进行。
格式举例:
WI—RS—01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码,表示为人事部的文件；
文件特征码 ,表示为三级文件;
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别—部门码—序号码"方式进行，规定版次码从A~Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
格式举例：
FM-RS-01 版次码/修改次数：A/0
表示该表格的版次为第一版次
序号码，表示为资料室的第一份表格
部门类别码，表示为人事部的表格
表格的特征码。
文件编号及格式编制规定
. 文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
工作行为规范系列
文件表格编码规定（标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-48288
文件表格编码规定
Document form coding requirements
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
文件、表格编码规定
一.目的:
确保每一个质量体系文件都有唯一的编码，便于文件的识别，追溯和控制，便于统一领导，统一步调，协助指挥、贯彻、落实文件之精神。
二.适用范围:
适用于本公司质量体系文件的编码。
三.职责:
(一)行政人事部负责制定文件的编码方法;
(二)各级文件管理、传递按本规定对公司范围内的文件进行编码和登记。
四.编码规定:
(一)各部门编写的质量体系文件在完成后，由文件管理
员按照本规定、要求进行登记、编码，每一份文件、表格只允许有唯一的一个编码;
(二)部门名称与部门代号:
公司内各部门代号用该部门名称中两个汉语拼音字母组成表求:
XX公司:DX行政人事部:RSB工程部:GCB经营部:JYB
XX公司:DX财务部:CWB安防部:AFB客户中心:KHB
(三)编码方法:
1.《工作规程》的编码方式有两种:
1.1公司工作规程的编码由:公司代号部门代号顺序号几部分组成;
1.2其它部门工作规程的编码由:公司代号部门代号顺序号顺序号……几部分组成。
2.编码表达形式:
……
顺序号(从01、02、03……)
部门代号【见四(二)】
公司代号【见四(二)】
请输入您公司的名字Foonshion Design Co., Ltd。