高校二级学院行政管理人员效能研究_龚宇平

鉴于部分高校二级学院行政管理人员存在工作效能低 下的情况，笔者认为这在某些层面上已经对其整体形象产 生了影响，有必要从指导思想、组织规章制度、组织文化、 工作作风和个人素质这五方面寻找突破口，提高高校二级 学院行政管理人员的整体工作效能。
领会指导思想，坚持走群众路线。党的十八大报告指 出，在党长期执政的现实条件下，一些党员干部服务群众 意识淡化，党的执政面临着脱离群众的最大危险。高校二 级学院行政管理人员中也存在着群众观念淡化，以官员自 居的现象，这就要引导行政管理人员坚持马克思列宁主义、 毛泽东思想和中国特色社会主义理论，深刻认识并理解党 的群众路线，积极开展群众路线教育的实践活动。践行群 众路线，应以 “为民” 为旨， “务实” 为要， “清廉” 为 本。对于高校二级学院管理人员而言，全心全意为广大师 生服务是他们工作的根本宗旨； 脚踏实地，多做实事，尽 职尽责是践行群众路线的成果； 廉洁奉公，不断加强自身 修养，用好手中的权是工作的根本所在。在高校二级学院 行政管理人员中开展群众路线教育活动，能帮助他们深刻 认识自身所处的地位，更好地服务广大师生，在岗位上作 出应有的贡献。
转变工作作风，坚持服务广大师生。高校二级学院行 政管理人员承担着对人 （ 教师和学生） 、财、物 （ 办公用 品） 的管理，工作任务艰巨。他们的工作作风如何，直接 关系到为师生服务的效益和质量。因此，应要求切实转变 工作作风，坚持服务广大师生，提高工作效能，抓好各项 工作的落实。高校二级学院行政管理人员要始终以学校工 作大局为重，积极配合各职能部门、兄弟院系的工作，做 到相互协调合作。工作中要切实肯干，对于职责范围内的 事情绝不推诿拖拉，克服形式主义，做到切切实实为师生 服务，解决师生关心的问题。
完善规章制度，应对各类挑战。一个优秀的组织应有 一个卓越的领导者，一群踏实肯干、上进的成员。为了提
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高组织成员的工作效能，还需要制定一套完整的规章管理 制度。高校二级学院行政管理制度包括管理机制、考评机 制、监督机制和奖惩制度等。面对新情况、新形势，有一 些管理机制、考评方式和监督机制已经不适应现有二级学 院的行政管理工作。二级学院行政管理人员需要不断完善 组织的规章管理制度，及时预见可能发生的危机事件，培 训和组织好人员，及时处理以减少突发事件可能带来的不 良影响。至于考核制度，二级学院行政管理人员与任课教 师不同，任课教师的考评来自多方面，学生也参与考评任 课教师，而二 级 学 院 行 政 管 理 人 员 的 考 评 形 式 比 较 单 一， 有必要加以改革并进行有效监督。此外，需要根据考评结 果进行一些奖励和惩罚，避免考评走形式。要完善激励制 度，通过了解二级学院行政管理人员的各项需要，在有利 学院发展的前提下，设计适当奖励形式来满足他们的部分 需求。在实现学院预期目标的同时，也能让二级学院行政 管理人员实现个人目标，达到学院与个人共赢的结果。
服务态度差。高校二级学院行政管理人员作为管理服 务人员，负责管理所在二级学院的教学、科研及教职工的 管理等相关工作。他们的管理水平、服务态度，直接影响 着二级学院的整体面貌，影响着他人对二级学院的认识。 从总体上看，大多数行政管理人员工作积极认真，服务态 度热情，但依然存在着个别行政管理人员服务态度差的现 象。有些行政管理人员不到下班时间就收拾东西，停止办 公，谎称已经到下班时间，驱赶来办事的学生； 有些行政
研究高校二级学院行政管理人员的工作效能，并对其 中出现的一些影响他们工作效能的原因进行分析，提出一 些解决对策，具有重大的理论意义和实践意义。高校二级 学院行政管理人员要加强自我学习，提升自身素质，坚持 一切从最广大师生的利益出发，全心全意为广大师生服务， 做好二级学院的教学、科研的保障工作。同时，要转变工 作作风，做实事，做对学院、对师生有意义的事。要不断 完善各项规章管理制度，建设学习型组织，规范二级学院 行政管理人员的工作职责。
提升自我素质，不断加强自我学习。要切实提升高校 二级学院行政管理人员的工作效能，除了坚持党的群众路 线，坚持服务广大师生，完善各项规章制度，其自身还需 要不断提升自我素质。复杂多变的现实社会，及网络等新 媒体的出现，使各种问题层出不穷，单一的学科知识已经 无法满足行政管理的需要。二级学院行政管理人员要不断 提升自 身 素 质，学 习 思 想 道 德 理 论，学 习 哲 学、 经 济 学、 管理学、法学等学科知识，坚持与时俱进，并利用先进的 科学技术更好地服务师生。
从客观层面上看，导致高校二级学院行政管理人员工 作效能低下的原因，主要有行政职能划分不清晰、行政资 源不足、工作流程不清晰、制度不完善等。就行政职能规
划不清晰而言，它造成了行政管理人员责任心不强，最后 往往导致没人愿意处理相关事情，总觉得这应该是对方该 处理的事情。行政职能规划不清晰，主要是受现有管理体 系的制约没有很好地考虑到突发性事件的存在。当今社会 新事物不断涌现，高校师生间的问题不再以单一影响因素 的面貌出现，通常一件需要处理的事情涉及不同的管理部 门，涉及不同管理职责的管理人员。在这样的情况下，现 有的行政职能规划或者说岗位职责说明，没有明确规定由 谁负责，某些行政管理人员怕处理不好需要承担责任而不 想多做事。因此，在实践层面行政管理人员之间产生互相 推诿的现象。行政资源的不足也在一定程度上影响着行政 管理人员的工作效能，稳定的财政支撑、物质保障可以使 行政管理人员在办事过程中减少后顾之忧。一旦出现行政 资源短缺的情况，行政管理人员在处理事情时就容易被束 缚住。由于这样的原因，有时候不得不舍弃某项计划或者 降低对质量的要求。
效能一词最基本的解释为效率，指的是在单位时间内 完成的工作量。工作效能指的是在单位时间内采取某些活 动所达成的预期结果或影响的程度。参照行政效能的概念， 广义上看，主要指某一固定时间段内组织成员完成的工作 量大小，工作质量的高低，所达到的影响力大小等。与工 作效率相比，工作效能是指目标的达成程度，着重质量层 面，强调的不仅仅是耗时少，更强调效果。重视的不仅仅
注释： ①张治春: 《论推动高校行政效能建设》，《中国成人教 育》，2010 年第 1 期。 ②张幼铭等: 《高校管理效能的影响因素及提升策略研 究》，《高等工程教育研究》，2007 年第 5 期。 ③斯蒂芬·P·罗宾斯等: 《管理学》第 7 版，孙健敏等 译，中国人民大学出版社，2003 年，64 页 ～ 65 页。
改变组织文化结构，建设学习型组织。每个组织都有 文化，不同的组织文化对组织有不同的影响。强文化指的 是拥有并广泛共享基本价值观的文化，与弱文化相比对组 织成员能产生更大的影响。③ 组织现行的习惯、惯例，以及 通常的做事方式，在很大程度上都归因于组织过去的行为 以及通过努力所取得的成功程度。有的组织文化比较保守， 作风比较守旧，喜欢遵循惯例，这不利于管理模式的创新 和人才的培养。有的成功组织面临文化凝固的挑战，当组 织取得成功后，极容易将起过积极作用的价值观、理念和 管理制度化，而随着组织的发展和组织内外部环境的变化， 组织成员却可能坚持先前的已经不适合组织发展的管理模 式。学习型组织鼓励创新和变革，它拥有良好的适合组织 发展的组织文化，提倡大胆地对现状进行质疑，认为对现 行的做法和假设不断质疑，可为发挥创造性创造条件。在 取得某个项目的成功时，不会将实施这个项目过程中对组 织成功起过积极作用的价值观、理念和管理制度化，不易 造成文化凝固，宽松且鼓励创新的组织氛围有利于创新和 人才的培养。高校二级学院学习型组织建设，有利于更好 地解决办公室管理上的问题、师生间新出现的问题，有利 于鼓励创新和创造。
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影响高校二级学院行政管理人员工作效能的因素是多 方面的，既有来自管理人员自身主观上的原因，也有源自 高校二级学院行政管理制度等客观上的因素。
从主观层面上看，影响高校二级学院行政管理人员工 作效能的因素来自于高校二级学院行政管理人员本身，包 括行政管理人员自身所具备的知识结构组成、思想境界、 主观能动性等因素。行政管理人员本身所拥有的知识结构 组成及学科背景，使其区别于其他行政管理人员，特殊的 知识结构和学科背景使得他在处理行政事务时采取与他人 不一样的手段或方式。例如同样是初次涉及公文写作，具 有理工科背景的行政管理人员往往显得比文科背景的行政 管理人员要差一些。思想认识层面上影响高校二级学院行 政管理人员工作效能的因素，主要指的是行政管理人员服 务师生的理念不到位，以及官本位思想作怪。部分行政管 理人员将自己视为领导者，将管理与领导两者的概念混为 一体，他们不是为师生的管理服务，而是千方百计讨好上 级领导，对于自身的工作职责认识不到位； 学生来办事， 就换了另外一张面孔，对学生指手画脚。此外，高校二级 学院行政管理人员的主观能动性是否得到充分发挥，也影 响着他们的工作效能。那些办事拖拖拉拉，毫无时间观念 的人，他们的主观能动性就差一些，工作效率明显低于那 些办事积极主动的人。
教育评论 /2014 年第 7 期
高校二级学院行政管理人员效能研究
●龚宇平
摘 要 在全球化的背景下，高校的职责和功能随着社会的发展得到了一定程度的扩展，但高校的根本任务依然是培 养人才，高校工作者主要承担的任务还是教学和科研。高校二级学院行政管理人员的工作效能，直接影响着学院的教学、 科研等工作。本文主要通过分析影响二级学院行政管理人员工作效能的因素，提出有效提升他们的工作效能，更好地为高 校教学、科研等工作服务的措施。
本文系 2013 年浙江省教育厅科研项目“高校行政管理人员自我价值感测度及提升策略”的成果，批准文号 Y201328683。
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管理人员上班迟到，上班时间开着 QQ、微信等聊天工具， 刷着微博，对于学院领导交代的事情非常热心的跑前跑后， 对于学生的事情却漠不关心，能不办就不办，能明天办就 绝对不会今天办。总之，只按照对方的身份办事，无视自 己的岗位职责。
是投入和产出的比例，而是服务质量，并注重质量的保证 能力。工作效能是衡量工作结果的尺度，而衡量效能的依 据则是工作效率、工作效果和工作效益。
现有的研究和观察表明，高校在自身建设过程中积极 寻求转变发展模式，并且取得了一些成绩。然而，高校二 级学院行政管理人员的工作效能并没有达到令人满意的程 度，行政管理人员的工作效能与学校加快发展的要求、与 广大教职工的期望还存在一定差距。① 工作效能低下，主要 表现在服务态度差和工作效率低两个方面。