文控文员日常工作职责.doc

文控文员日常工作职责

文控文员的工作职责

1. 负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。

2. 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

3. 负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

4. 外来文件的分发、核查与管理监控。

5. 受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。

6. 文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。

7. 定期对文件进行检查、评审(使用状态、适宜性、是否按规定执行等)。

8. 协助完成内部审核工作。

9. 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

10. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放

和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

11. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

12. 做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

-----------------unjs--华丽丽的分割线------------------

文控文员岗位职责

总则：文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料

的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

职位名称：文控文员

岗位编制：1人

薪酬等级：

所属部门：办公室

直级上级：办公室主任

工作职责：1. 遵守上下班、请假制度，上班坚守岗位;工作中互助协作，在必要时协助其他岗位的工作。

2. 负责公司各部门各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打樱完成各类文件的收

集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。

3. 对公司文件，有打印必要时方予打印，内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般

不予打樱工作中，顾全大局，克服困难，按时按质按量地完成急件文印任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文控室来取回，不得延误。

4. 对公司文印逐项登记，不得私自打英复印资料。对客户需用相关资料复印，严格执行规定收

费标准。严禁打英复印违背党和国家的法律、法规、政策和政治思想不健康的资料、图片，拒绝打英复印个人资料。每月底汇总各部门打英复印报表交办公室核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列公司行政开支。

5. 掌握电脑、打印机、复印机的一般维护、保养技术，能处理一般故障，尽量延长机器的使用寿

命。节约碳粉、色带、纸张等耗材，杜绝浪费。经常擦拭机器、用品和门窗，保持文印室清洁卫生。

6. 保证文印室安全。室内严禁吸烟，严禁明火，注意电源、线路的安全，发现问题及时报修。下

班后切断电源，关闭门窗。

7.

具体实施;文件与资料帐目的登记工作。严格履行文控中心管理工作职责，对各种资料的收发、借阅详细登记。每月并作汇

总报办公室。

8. 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

9. 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。不得随意将打英复印或传真

资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

10. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员

工服务。

11. 负责文件修订与更改的通知工作;文件有效期的检查工作，过期无效文件的回收、作废，销毁

实施工作。

12. 做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

13. 文控室文员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良

的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

四川南充锦通置业有限公司

工作时间：

在公司制度规定的正常班时间内工作，有时需要加班。

技能要求：

1、限女性，中专或大专学历。25—35岁。2年以上文职类工作经验;熟悉公司管理体系及流程，

具有相关文件控制及管理经验，对公司的文件、文档的规范化管理有较丰富的工作经验。

2、具有较强的公文写作能力，良好的沟通协调能力，热情大方，有亲和力，能承受一定工作压力。

3、职业心态好，有高度责任心、做事有耐心且细心严谨，办事沉稳、细致，有良好的团队合作精

神和服务意识。原则性强。

4、熟练使用Office 等办公软件。

经验要求：

附件一：档案管理、控制制度一、总则：

为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、

劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、责任人：

公司的档案管理由办公室文控中心文员负责。

四、文控文员的职责：

详见《文控文员岗位职责》。

五、文件的编制

1、相关责任部门负责组织职责范围内文件的编写、制度的制订工作。

2、公司相关规章制度、管理章程，由办公室负责主要编写、制订工作。

六、文件的审核、批准：

1.

2. 文件编写完成后，由编写人将文件交办公室，首先进行文件格式审核;待格式审核通过后，

由办公室按照文件内容报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。

3. 文件审核通过后，报相应的批准人批准

七、文件的发放：

1、本公司所有文件均通过办公室发放。

2、文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，办公室负责登记《文件发放、回收记录》。

3、文件发放时，须由领取人签字。

八、文件的保管

1、

2、各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

3、借阅有关文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由办公室主任批准;文控文员应催

促借阅人按时归还借阅的文件。

四川南充锦通置业有限公司

4、复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。

5、未经总经理批准，公司任何文件不得外借;经批准外借的文件，由办公室登记，并督促借阅

人按时归还。、

6、文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见《文件、记录归档的有关规

定》。

九、文件的使用

1、文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准

确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。

2、各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向办公室提出反溃

十、文件的借阅

1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可直接通过文控文员办理借阅手续。

2、

办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在文

控中心阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或办公室主任审批，具体

4、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻英抄录、转借、遗失。

十一、文件的更改、再次批准：

1、

准。

2、文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件

的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。

3、办公室应保存所有文件更改的记录。

4、当公司内外部环境发生重大变化(如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因

素变更、法律法规变化等)或者管理评审要求时，由办公室组织集中修订，形成

新的版本。

5、文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序

十二、资料的收集与整理

1、由文控文员分别向各部门负责人收集应该归档的原始资料。各部门人应积极配合与支持。

2、凡应该及时归档的资料，由文控文员负责及时归档。

3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否

归档。凡机密以上级的文件必须把

原件放入档案室。

上一篇：职工工作职责表下一篇：上什工作职责