照片档案管理规范
照片档案管理规范GBT11821 综合课件
- 1 - 照片档案管理规范 GB/T 11821-2002中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局2002-12-04发布 2003-05-01实施 1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156文献保密等级代码 GB/TIS418档案分类标引规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 19档案主题标引规则 JGJ25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发198727号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密实施办法 3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1照片档案 - 2 -国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页用以固定照片或底片并标注说明的中性偏碱性纸质载体是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集 4.1 收集范围 4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求 4.2.1对属于收集与归档范围的照片应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档集中管理任何单位或个人不得据为己有。
照片档案管理规范
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码
• 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、 D”对应代表“永久、长期、短期”（照片档案 规范还未修改，建议采用数字代码）
• 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开 始的顺序编号
• 张号：格式一中的张号是指在册内的排列 从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是 指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺 序编号
• 利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机 拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关 事由、时间、地点、人物、等文字说明。
• 然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与 实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用 计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容 ”项输入关键词就能找到所需的照片档案）
• 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯 页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有 活页式和定页式两种。
• 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固 定在芯页上，组成照片册。
• 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专 用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如 竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上， 再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。
编号 。 4、底片芯页。 5、底片编号见第五部分
七、数码照片的管理
1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性
• 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、 归档工作中坚持前端控制并码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理 。
• 在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的 数据转存到本部门指定的专用计算机内。
企业照片档案管理规范
企业照片档案管理规范为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发运用照片档案信息资源，为企业生产建设和发展服务，制定本规范。
1合用范围本规范规定了企业照片档案旳搜集范围、整顿规定、保管运用、鉴定和销毁等规定。
本规范合用于企业各级档案馆、档案室旳照片档案管理。
2 规范性引用文献GB/T 11821-照片档案管理规范DA／T 18档案著录规则JGJ 25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实行措施中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实行措施3术语及定义下列术语及定义合用于本规范。
3.1企业照片档案企业在各项活动中直接形成旳以静止摄影影像为重要反应方式旳有保留价值旳历史记录。
企业照片档案一般由银盐底片（数码照片）、照片和阐明构成。
3.2数码照片数码照片：用扫描仪、数码摄影设备获得旳，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送旳静态图像文献。
3.3芯页用以固定照片或底片，并标注阐明旳中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册旳构成单元。
4照片档案旳搜集与归档4.1搜集归档范围4.1.1上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作旳照片。
4.1.2本企业重要职能活动形成旳照片。
4.1.3本企业发生旳重大事件、重大事故、重大自然灾害旳照片。
4.1.4 其他具有保留价值旳照片。
4.2归档规定4.2.1对属于搜集与归档范围旳照片，应按照规定定期向本企业档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
4.2.2对反应同一内容旳若干张纸质照片或数码照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点旳照片，以保证其原始性和真实性。
4.2.3底片、照片、阐明应齐全。
4.2.4底片与照片影像应一致。
4.2.5对无底片旳照片应制作翻拍底片或扫描成数码照片；对无照片旳底片应制作照片。
4.2.6数码照片、照片、文字阐明应齐全。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片资料进行分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片资料的完整性、准确性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文旨在制定一套照片档案管理规范，以确保照片档案管理工作的规范化和标准化。
二、目的照片档案管理规范的目的在于：1. 确保照片档案资料的完整性和准确性，防止照片丢失、损坏或篡改。
2. 提高照片档案管理的效率和服务质量，方便用户的查询和使用。
3. 保护照片档案资料的安全性和机密性，防止未经授权的访问和使用。
三、管理责任1. 确定照片档案管理的责任人，负责照片档案管理工作的组织、协调和监督。
2. 制定照片档案管理制度和流程，并进行培训，确保所有工作人员理解和遵守规范。
3. 定期进行照片档案资料的检查和审计，确保照片档案管理工作的合规性和规范性。
四、照片档案管理流程1. 照片档案的收集与归档a. 收集照片资料：从各个渠道收集照片资料，包括摄影师拍摄的照片、用户上传的照片等。
b. 归档照片资料：对收集到的照片资料进行分类、编号和整理，确保每张照片都有唯一的标识符。
c. 进行元数据的录入：为每张照片录入相关的元数据，包括拍摄时间、地点、主题等信息。
2. 照片档案的存储与保护a. 选择合适的存储介质：根据照片档案的规模和需求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等。
b. 建立备份机制：定期对照片档案进行备份，确保照片资料的安全性和可恢复性。
c. 控制档案的访问权限：制定访问权限管理制度，确保只有授权人员可以访问和使用照片档案。
d. 加强防火防灾措施：采取防火、防水、防盗等措施，确保照片档案的安全性和完整性。
3. 照片档案的检索与利用a. 建立档案检索系统：建立照片档案的检索系统，包括索引、目录和关键词等，方便用户进行检索。
b. 提供查询服务：为用户提供照片档案的查询服务，确保用户能够快速、准确地找到所需的照片资料。
c. 照片档案的利用：根据用户需求，提供照片档案的复制、打印和授权等服务。
照片档案管理规范
照⽚档案管理规范照⽚档案管理规范（GB/T11821-2002）1.照⽚档案:国家机构、社会组织或个⼈在社会活动中直接形成的以静⽌摄影影像为主要反映⽅式的有保存价值的历史记录。
照⽚档案⼀般包括底⽚、照⽚和说明三部分。
2.芯页:⽤以固定照⽚或底⽚，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照⽚册、底⽚册的组成单元。
⼀、照⽚档案的收集（⼀）收集范围1.记录本单位主要职能活动和重要⼯作成果的照⽚。
2.领导⼈和著名⼈物参加与本单位、本地区有关的重⼤公务活动的照⽚。
3.本单位组织或参加的重要外事活动的照⽚。
4.记录本单位、本地区重⼤事件、重⼤事故、重⼤⾃然灾害及其他异常情况和现象的照⽚。
5.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点⼯程、名胜古迹、⾃然风光以及民间风俗和著名⼈物的照⽚。
6.其他具有保存价值的照⽚。
(⼆)收集要求1.对属于收集与归档范围的照⽚，应按照规定定期向本单位档案机构或档案⼯作⼈员归档，集中管理，任何单位或个⼈不得据为⼰有。
2.对存有真伪疑义的照⽚应采取必要措施进⾏鉴定。
3.对反映同⼀内容的若⼲张照⽚，应选择其主要照⽚归档。
主要照⽚应具备主题鲜明、影像清晰、画⾯完整、未加修饰剪裁等特点。
4.底⽚、照⽚、说明应齐全。
5.底⽚与照⽚影像应⼀致。
（三）收集时间1.对具有归档价值的照⽚，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，⼀般不应跨年度。
2.依照《中华⼈民共和国档案法实施办法》的规定，照⽚档案随⽴档单位其他载体形态的档案⼀起向有关档案室移交。
（四）照⽚档案的整理1.整理原则：照⽚档案的整理应遵循有利于保持照⽚档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利⽤的原则。
2.照⽚、底⽚的鉴定保管期限：保管期限是按照⽚、底⽚的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。
对照⽚、底⽚保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执⾏。
3.密级：密级是指照⽚、底⽚保密程度的等级。
4.底⽚的整理底⽚的编号底⽚号是固定和反映底⽚在全宗内排列顺序的⼀组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景随着数字相机和智能手机的普及，人们拍摄、保存和分享照片的方式发生了巨大变化。
然而，对于个人和组织来说，有效管理和组织照片档案变得越来越重要。
本文旨在提供一套照片档案管理规范，以确保照片的安全性、可访问性和可管理性。
二、目标本文的目标是制定一套标准的照片档案管理规范，以确保照片档案的完整性、可靠性和可持续性。
通过遵循这些规范，个人和组织可以更好地管理和利用他们的照片资源。
三、定义1. 照片档案：指以数字形式保存的照片集合，包括但不限于个人照片、家庭照片、旅行照片、商业照片等。
2. 照片档案管理：指对照片档案进行组织、分类、存储、备份和检索等管理活动的过程。
四、照片档案管理规范1. 组织和分类a. 创建一个层次结构的文件夹系统，以便将照片按照不同的主题、日期、地点等进行分类。
b. 使用故意义的文件夹和文件名，以便快速识别和检索照片。
c. 建立标签和关键词，以便对照片进行标记和搜索。
2. 存储和备份a. 选择一个可靠的存储介质，如硬盘驱动器、云存储服务等，确保照片的长期保存。
b. 定期进行照片档案的备份，以防止意外丢失或者损坏。
c. 使用多个存储设备和位置进行备份，以确保数据的冗余性和可恢复性。
3. 元数据管理a. 为每张照片添加元数据，包括日期、地点、拍摄设备、拍摄参数等信息，以便更好地管理和搜索照片。
b. 使用专业的元数据管理工具，如Adobe Lightroom、Google Photos等，以简化元数据的添加和管理过程。
4. 照片编辑和修复a. 对需要修复或者改进的照片进行编辑和修复，以提高照片的质量和可用性。
b. 使用专业的照片编辑软件，如Adobe Photoshop、GIMP等，进行高级编辑和修复操作。
5. 照片共享和发布a. 选择合适的照片共享平台，如社交媒体、在线相册等，与他人分享和展示照片。
b. 注意隐私设置，确保照片只对特定的人或者群体可见。
6. 安全和保护a. 使用强密码保护照片档案的访问，并定期更改密码以增加安全性。
照片档案管理规范
照片档案管理规范
一、目标：
确保个人照片、群体照片的安全及有效的管理。
二、实施范围：
所有个人照片、群体照片。
三、照片收集：
1.照片拍摄时要注意内容的真实性和客观性；
2.照片要保存完整，不能有裁剪或涂改；
3.照片描述要合乎实际，认真录入拍摄信息；
四、照片存储：
1.把照片存放在安全的硬盘中，可做灾难恢复备份；
2.数据定期备份，减少数据丢失的可能；
3.设置权限，确保照片安全；
五、照片使用：
1.照片的使用必须符合法律规定，不得侵犯他人的权利；
2.照片的使用必须遵守内部相关规定；
3.必须对使用的照片保持真实，不能伪造或篡改；
4.当使用照片时，必须注明来源及版权。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
大底片收藏范围反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
某单位组织或者参加的重要外事活动的照片档案。
记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
反映某地区地理，古迹以及自然体面和民间风俗的照片档案。
与其他载体档案有密切联系的照片档案。
其他具有保存价值的照片档案。
采集时间归档时间档案馆接收时间依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
在特殊情况下，经商议档案馆可以提前或者延迟接收。
档案馆(室)应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
采集要求底片、照片、说明齐全。
底片与照片的影像相符。
说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
有完整的、符合标准格式的案卷目录。
保管条件保存底片的适宜温湿度为：温度13~15℃，相对湿度 35%~45%。
保存照片的适宜温湿度为：温度14~24℃，相对湿度 40%~60%。
库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
底片应立放保管装具底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的 80mm×lOOmm 或者相应格的纸袋。
底片册由297mm×210mm 的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
底片盒95mm×95mm 的纸盒，用于贮存大张底片。
卷筒纸芯用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚 2~3mm。
保管要求照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；b. 照片水洗后要上光；c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
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照片档案管理规范
一、引言
照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。合理
的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的
管理效率和服务质量。本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、
整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类
1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或对象进行分类，例如人物照片、
风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、
社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片
等。
三、照片档案整理
1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信
息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或重复的照片。
四、照片档案存储
1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。常见的存储
介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或设备，避免与其他档案混淆或污损。
五、照片档案检索
1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密
1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全
性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
七、照片档案借阅
1. 照片档案的借阅应遵循相应的借阅流程和规定。
2. 借阅人员应填写借阅申请表，并经过审批后方可借阅照片档案。
3. 借阅期限应明确规定，超过期限应及时归还或续借。
4. 照片档案借阅记录应详细记录借阅人员、借阅日期、借阅目的等信息，以便
于追溯和管理。
八、照片档案销毁
1. 照片档案应根据法律法规和相关规定进行定期销毁。
2. 销毁照片档案前应进行备份和审查，确保不会误删重要照片。
3. 照片档案销毁应有相应的销毁记录和程序，确保销毁的合法性和可追溯性。
九、总结
照片档案管理规范是照片档案管理工作的基础和保障。通过合理的分类、整理、
存储和检索，能够提高照片档案的管理效率和服务质量，确保照片的安全性和可访
问性。照片档案管理人员应严格按照规范操作，确保照片档案的完整性和准确性，
为用户提供高质量的照片档案管理服务。