房地产开发公司档案管理制度
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密;设施配套完整，存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
（三）检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。
（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
（七）组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（三）负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有部门、子公司及项目档案的管理。
第三条我公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案。
2. 保密性原则：对涉及公司秘密的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。
3. 稳定性原则：确保档案的长期保存，防止档案损坏、丢失。
4. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便查询和利用。
第二章档案管理组织与职责第四条我公司设立档案管理部门，负责公司档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定、修订和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；3. 组织档案的鉴定、销毁和保密工作；4. 负责档案库房的管理和维护；5. 开展档案业务培训，提高档案管理水平。
第六条各部门、子公司应指定专人负责档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门、子公司档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；2. 参与档案鉴定、销毁和保密工作；3. 协助档案管理部门做好档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏重要档案；2. 及时性原则：及时收集档案，防止档案丢失；3. 真实性原则：确保档案的真实性，不得伪造、篡改档案。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案的来源、内容、时间等进行分类整理；2. 立卷归档：对收集到的档案进行立卷，按照档案类型、保管期限等进行归档；3. 编号标识：为每份档案编制唯一编号，便于查询和利用。
第四章档案归档与保管第九条档案归档应遵循以下要求：1. 归档范围：按照档案管理制度规定的归档范围进行归档；2. 归档时间：按照档案管理制度规定的归档时间进行归档；3. 归档质量：确保归档档案的质量，不得有破损、污损等情况。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度
一、基本要求
1、档案管理由办公室负责，本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责，人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。
财务档案的日常管理由财务审计部负责。
2、归档范围：公司正式的收文、发文（除公文正文外，还应包括它的附件）、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。
3、对本公司规定的立卷归档材料，必须按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理，任何人不得据为已有。
4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全
二、归档时间和份数
对公司需归楼的文件必须当天整理归档，并注明份数做好记录。
三、查（借）阅
1、公司部门经理以上员工（含部门经理）查阅非密级档案，副总经理以上员工查阅密级档案，可直接向管理人员办理查阅手续；
2、公司部门经理以下员工查阅密级档案，需经办公室主任核准，并办理查阅手续；
3、查阅档案时必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失，如确因工作需要必须摘录和复制，须经办公室主任批准。
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房地产公司档案管理目录制度
房地产公司档案管理目录制度前言随着现代化管理理念的不断发展和进步，档案管理已逐渐成为一项重要的管理工作。
为加强房地产公司档案管理工作，提高档案利用率，增强信息化建设能力，制定本档案管理目录制度。
范围本制度适用于所有房地产公司。
目的规范房地产公司档案管理，减少档案损失和避免档案管理混乱。
整理与管理房地产公司档案应定期整理和管理，减少过多的冗余档案。
档案目录1. 公司概况包括公司的建立、章程、组织架构、人员任职、经营范围、财务状况等信息。
2. 行政管理记录公司内部管理制度、文件、通知、规章等。
3. 人事管理记录公司员工档案，包括员工身份证明、入职协议、劳动合同、工资福利、培训记录等。
4. 财务管理记录公司所有的财务收支情况，包括财务报表和资金状况等。
5. 项目管理记录公司参与的所有项目，包括项目计划、合同等。
6. 市场营销记录公司的营销策略、市场调研、业绩报告等。
7. 法律事务记录公司的法律事务，包括法律文件、法律诉讼、法律咨询等。
8. 知识产权记录公司的知识产权，包括专利、商标、著作权等。
9. 公司技术记录公司技术及项目研究成果等信息。
存储方法档案文件应存储在防火、防潮、防震的场所内，并注明文件编号和存放位置。
档案保密所有涉及公司商业和技术机密的文件，应采取严格的保密措施，不得外泄。
档案审查为了确保档案的及时更新和正确性，应定期对档案进行审查和核对。
结语本制度注重规范化、科学化和自动化，让公司档案更好地呈现管理和运营情况，并提高随时备查的效率，保护公司档案资料安全和完整性。
房地产开发有限公司档案管理制度
房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条为了加强档案管理、收集和整理工作,有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称档案指我公司在工程建设、质量管控、销售招商、设备器械、人事、财务及培训、会议等工作活动中形成的对公司有保存价值的图表、文字、声像资料等不同形式的历史记录。
第三条我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映,是全体员工的智慧结晶，全公司各部门和员工都有保护的义务。
第四条为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用,由公司综合办公室对各部门产生的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管或据为己有。
第二章公司档案管理机构及职责第五条综合办负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。
第六条公司各部门、个人根据制度规定定期或不定期将需归档文件交综合办统一立卷归档,任何部门和个人不得自行留存。
第七条档案管理人员的职责1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、坚持平时整理.根据公司不同类别文件材料的形成特征，制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。
3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、在保管好归档案卷的同时，要注意文件材料的安全和保密。
5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具,要求能够实现快速、准确地查询所需档案.第三章归档范围第八条公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料（包括公文、信函、纪要、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影音资料等)。
1、公司内部各项会议记录、会议纪要、决议。
2、会同关系单位召开的工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要.3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件.4、各项规章制度。
房地产项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产项目部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法规、政策，结合本项目的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于房地产项目部所有档案的管理，包括但不限于工程资料、合同文件、财务文件、设计文件、施工图纸、验收报告等。
第三条房地产项目部档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）归档及时原则；（三）真实、准确原则；（四）安全保密原则；（五）便于利用原则。
第二章档案收集与整理第四条房地产项目部档案收集范围包括：（一）项目立项、审批、招标、合同签订等前期文件；（二）设计、施工、监理等阶段文件；（三）验收、移交、保修等后期文件；（四）其他具有保存价值的文件。
第五条档案收集应做到：（一）及时收集，确保档案的完整性和准确性；（二）按照档案分类编号规则进行分类整理；（三）对收集到的档案进行鉴定，剔除无保存价值的文件。
第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类编号规则进行分类；（二）编制档案目录，包括档案名称、编号、页数、形成时间等；（三）对档案进行装订，确保档案的整洁和耐用。
第三章档案保管与使用第七条房地产项目部应设立档案室，负责档案的保管工作。
第八条档案保管应做到：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫蛀、防霉变；（二）定期对档案进行检查，确保档案的安全；（三）对档案进行数字化备份，防止档案丢失或损坏。
第九条档案使用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写查阅登记表，经档案管理人员批准；（二）查阅档案时，不得随意涂改、损坏档案；（三）档案使用后，应立即归还档案管理人员。
第四章档案移交与销毁第十条房地产项目部档案在项目结束后，应按照规定程序向相关单位进行移交。
第十一条档案销毁应遵循以下规定：（一）档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值的文件；（二）销毁档案应编制销毁清单，经档案管理人员和项目负责人批准；（三）销毁档案时，应由两人以上在场监督，确保档案被彻底销毁。
万科交房档案管理制度
第一章总则第一条为加强万科集团交房档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合万科集团实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于万科集团所有房地产开发项目，包括住宅、商业、办公等物业类型的交房档案管理。
第三条交房档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容真实、准确、完整，反映交房过程中的实际情况；（二）完整性原则：档案收集齐全，不遗漏重要资料；（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案安全，防止丢失、损坏和泄露；（四）及时性原则：档案整理、归档工作应及时进行，确保档案的时效性；（五）共享性原则：档案资源应合理利用，实现资源共享。
第二章档案收集与整理第四条交房档案收集范围：（一）项目立项、规划、设计、施工、验收等文件；（二）购房者资料，包括购房合同、身份证、户口本等；（三）交房通知、交房验收报告、物业入住指南等；（四）公共配套设施、绿化、车位等资料；（五）其他与交房相关的文件和资料。
第五条交房档案整理要求：（一）按照档案类别、年份、项目编号等进行分类；（二）对档案进行编号，建立档案目录；（三）档案装订整齐，确保便于查阅；（四）电子档案应与纸质档案同步整理，确保数据一致。
第三章档案保管与利用第六条交房档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防磁；（二）档案存放应按照类别、年份、项目编号等进行排列；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（四）档案借阅需填写借阅单，经相关负责人批准后方可借阅；（五）档案归档后，不得擅自涂改、销毁或转让。
第七条交房档案利用要求：（一）档案利用应遵循保密原则，不得泄露购房者个人信息；（二）档案利用需填写档案查阅登记表，记录查阅内容、时间、用途等；（三）档案查阅应遵循以下顺序：内部查阅、外部查阅、复制；（四）档案复制应确保复制质量，不得随意篡改、损毁档案。
第四章责任与奖惩第八条交房档案管理人员应履行以下职责：（一）负责交房档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（二）负责档案库房的维护和管理；（三）负责档案保密工作；（四）负责档案利用工作的协调和监督。
房地产中介档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产中介服务机构的档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本机构所有房地产中介服务活动中产生的各类档案资料。
第三条房地产中介档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，不遗失、不损毁。
2. 准确性原则：档案内容真实、准确，反映房地产中介服务的实际情况。
3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查询、利用。
4. 安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案信息泄露。
第二章档案分类与归档第四条房地产中介档案分为以下类别：1. 客户档案：包括客户基本信息、购房记录、租赁记录等。
2. 房源档案：包括房源基本信息、产权信息、交易记录等。
3. 合同档案：包括购房合同、租赁合同、代理协议等。
4. 财务档案：包括收入、支出、税费、佣金等财务记录。
5. 管理档案：包括公司规章制度、会议记录、员工培训等。
第五条档案归档要求：1. 归档材料应真实、完整，符合国家有关法律法规的要求。
2. 归档材料应按照档案类别进行分类，并编制目录。
3. 归档材料应按照时间顺序排列，确保档案的连续性。
4. 归档材料应进行编号，以便于管理和查询。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗。
2. 档案柜应使用防火、防盗、防潮的专用档案柜。
3. 档案材料应按照类别、时间顺序排列，并定期检查、整理。
4. 档案管理人员应定期对档案进行消毒、防霉处理。
第七条档案利用要求：1. 档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案信息。
2. 档案利用者应按照档案利用权限进行查询、复制。
3. 档案查询、复制应填写《档案查询申请表》，经档案管理人员审核后办理。
4. 查询、复制档案材料应保持档案的完整性和准确性。
第四章档案销毁与整理第八条档案销毁要求：1. 档案销毁应按照国家有关法律法规和本机构档案管理制度执行。
房地产开发有限责任公司档案管理制度(WORD3页)
档案管理制度第一节档案管理制度为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全，更好地为各项工作服务，根据《档案法》及有关档案工作条例，制定以下档案管理制度：一、凡工作中形成的各种载体、各种类别的资料，一律归档案室统一管理。
任何部门或个人不得私自保存。
二、档案保管做到“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”八防措施，确保档案的齐全完整。
三、严格档案保密制度，防止秘级档案丢失与泄漏。
四、提供档案要严格遵守岗位责任制，认真履行工作职责。
第二节文书档案管理办法一、收文处理上级下发和平行单位发来的文件（包括会议带回来的文件）由资料员签收、拆封、分类、登记。
并填写资料审批单，呈递公司领导批示，并按批示分别送交承办部门、科室传阅，文件办理结束后资料员及时存档。
1、文书档案工作的基本任务对本公司形成的各种文字材料进行收集整理、立卷和归档。
集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，充分发挥其作用，为本公司的各项工作服务。
2、凡本公司外出开会人员带回来的文件及有价值的资料，应及时交资料员处登记存档，按文件要求进行传阅，不得个人保存。
3、有承办要求的文件，承办部门要尽快办理，并在文件批阅处理单上注明办理结果，并签署承办人姓名和日期。
二、发文处理1、发文包括拟稿、核校、签发、编号、登记、分发、归档等程序。
2、凡属专业性的工作，并以公司名义行文的由具体部门起草，呈公司领导签发。
3、经公司领导签发的文件，由经管部审核、打印。
打印后由资料员发送。
4、各类公文从拟稿、修改、审核到签发，一律使用碳素墨水和蓝黑墨水。
用钢笔、碳素笔或毛笔书写。
禁止使用圆珠笔、铅笔。
5、文件存档时必须同底稿一起交资料员。
第三节声像档案管理办法一、声像档案的收集整理要及时归档立卷，以确保齐全完整。
二、照片档案是本公司各种活动中直接形成的它是以感光材料为载本，以影像为主要反映方式的历史记录。
照片档案包括底片、照片和文字说明。
三、收集照片资料时，要根据照片档案归档范围进行广泛的收集。
房地产档案管理制度
房地产档案管理制度一、总则为规范房地产档案管理工作，提高房地产档案管理水平，落实档案的审批、利用、保管和销毁等各项管理工作，制定本制度。
二、管理范围本制度适用于公司所有房地产档案管理工作，包括但不限于土地证、房产证、房屋租赁合同等相关档案。
三、档案管理组织架构1.设置档案管理部门，其职责由公司领导指定，并配备专业的档案管理人员。
2.明确档案管理部门和各相关部门的职责分工，明确工作流程。
四、档案管理原则1.规范管理：依法、规范、科学地进行管理，确保档案的完整、准确和真实。
2.保密性：严格遵守国家有关档案管理的保密规定，保护档案的完整性和机密性。
3.合规性：建立并执行符合国家有关规定的档案管理制度，严格按照档案管理规定进行管理。
4.便捷性：确保档案查询、利用的便捷性和及时性，为管理部门提供准确、齐全、快捷的档案查询服务。
5.责任制：建立健全档案管理工作的责任制度，明确各岗位的责任和义务。
五、档案管理内容1.档案保存：按照管理要求，对所有房地产档案进行分类、整理，建立档案目录，确保档案的完整性和真实性。
2.档案利用：对需要使用的档案材料，提供准确、齐全、及时的服务。
3.档案借阅：建立档案借阅制度，明确借阅手续，杜绝违规操作。
4.档案销毁：对于已经达到销毁标准的房地产档案，进行及时销毁工作，确保档案的安全和保密。
5.档案迁移：根据公司需要，对需要迁移的房地产档案进行规范操作。
6.档案安全：建立档案保管和安全管理制度，确保档案的安全。
六、档案管理流程1.档案录入：所有房地产档案的录入应符合规定，按照时间顺序进行录入工作。
2.档案整理：对录入的档案进行整理，确保按照规范进行整理工作。
3.档案归档：按照规定进行档案分门别类，建立档案目录。
4.档案存储：建立符合规定的档案存储设施，确保档案的安全。
5.档案保管：对于涉密档案，严格按照保密规定进行保管。
6.档案利用：对需要利用的档案，根据规定进行借阅和利用。
7.档案销毁：对于已经达到销毁标准的档案，建立销毁程序，进行及时销毁工作。
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房地产开发公司 档案管理制度
第一章 总则 第一条 目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全 性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章 公司文件、材料归档管理 第二条 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存 价值的文件材料均列入归档范围。 1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。 2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件 材料。 3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形 成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。 4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材 料。 5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。 6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 第三条 文件材料的归档要求： 1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理， 任何人不得拒绝归档。 2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。 3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活 动的真实内容和历史面貌。 4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料 的有机联系。 5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各 种载体形式。 6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合 同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。 7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一 并归档保存。 8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文 的要译出标题后归档。 10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书 写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及 复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 第四条 归档时间 1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。 2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的 往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投）标 程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。 3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月 内归档。 4、物资采购应在采购供应合同订立后 3 天内归档。 第五条 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套 档案。 第六条 送交材料的部门，要填写《移交档案材料登记表》一式两份，接交双 方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材 料。 第七条 归档文件留存 1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的 其他部门由经办部门各送合同复印件一份； 2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印 件。 第七条 档案保管期限 保管期限分为永久、长期、短期 1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值 的档案，列为永久保管。保管期限为 50 年以上。 2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价 值的档案，列为长期保管。保管期限为 16 至 50 年。 3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。 第八条 档案管理 1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架； 2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统 计；
2 3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未 经批准，不得销毁任何档案。 4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。 5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即向 董事会及总经理室报告，及时处理。 第九条 档案的利用与开放 1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、 复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印 非业务范围内的档案资料，需经总经理签字批准。 2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理批准，方可接 洽。 3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅 和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经 总经理批准。 第十条 档案室档案管理员岗位职责 1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务和 岗位职责。 2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。 3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工 作提供优质服务。 4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密， 不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案 材料。 5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的 完整、安全，努力提高档案的使用寿命。 6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度 对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、培 训。 7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。 第十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由公司对直接责任 人员给予处理。 第十二条 档案室查、借阅制度 1、凡本公司各部门因工作需要，可以查借阅有关档案。 2、查借阅档案者一律履行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完毕后，
3 应立即归还并当面点清注销。 3、查借一般档案由本部门负责人批准，查阅非本业务范围的档案或重要机 密文件，需经总经理批准后方可查借阅。 4、机密档案不办理外借手续，不得复制，不得随意抄录，如有特殊需要限抄 有关部分，但用完须按有关保密制度和规定处理。 5、对重要的、珍贵的档案室和资料，一般不提供原件使用，如有特殊需要， 须经总经理批准，并办理登记手续，限期归还，借出时间最长不超过一个月。 6、查借阅档案时，必须爱护档案资料，不得私自在文件上作任何标记或涂改， 不得损毁和抽走案卷的张页，不得擅自转借他人。 7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制时，应持介绍信，注明阅档 内容、范围、用途，并报请总经理批准后方可复制。 第十三条 保密制度 1、不该说的机密，绝对不说。 2、不该知道的机密，绝对不记。 3、不该看的机密，绝对不看。 4、不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况。 5、不得在公共场所、家庭及子女亲友面前谈论公司机密。 6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。 7、不得随身携带机密文件。 8、不得私自处理无保存价值的文件材料。 9、档案室接收档案应及时入库装柜，不得随意堆放他处。 10、销毁档案材料时，必须造具清报领导批准，销毁时应由董事会或总经理 室委派两名以上工作人员监毁，并在清册上签名。 11、一年内结合节、假日进行几次保密检查，发现问题及时解决，对保密有 功者给予表扬或奖励，对违反保密规定者，应根据国家保密法令，视情节轻重， 给予批评或处分。 第十四条 保管制度 1、公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管，任何部门 或个人不得占为己有。 2、非档案室工作人员，未经允许，不得随意进入档案室。 3、每年定期接受各部门、各项目工程应归档的档案。 4、工作人员要加强责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁情况及时进行 登记，调阅后的档案当即检查，归还原位。 5、档案室的全部档案，按分类大纲整理排列、编目、上架。
4 6、保证档案的绝对安全，注意维护档案室内的清洁卫生，禁止吸烟，严禁易 燃、易爆物品及其他杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防 潮、防霉等工作，门窗箱柜的钥匙要妥善保管，随时注意关闭上锁。
第三章 附则 第十五条 综合管理部为档案室的管理部门。 第十六条 本制度由公司综合管理部负责解释。 第十七条 本制度自发布之日起实施。
附表一 各类文件保存期限一览表 附表二 移交档案材料登记表
5 附表一
6 序 号 文件类型 保存期限 备注
1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录 音（像）带等文件 永久 2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期 3 小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期
4 公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久 5 讨论未通过的文件材料等 短期 6 主要文件材料 长期 7 其它文件材料 短期
8 直属上级企业颁发的，属本企业主管业务的，和 非直属上级企业颁发的针对本企业主管业务并 要执行的重要的文件材料 永久 9 直属上级企业颁发的属本企业主管业务并要执 行的一般文件材料 长期 10 其它需要执行的文件材料 短期
11 党和国家领导人、上级企业视察、检查本地区、 本企业工作时形成的题词、讲话、声像等重要文 件材料 永久
12 本企业党组（包括实行党委制的党委）和行政办 公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久 13 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 14 典型材料、代表发言、简报 长期 15 小组会议记录、参考材料 短期 16 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期 17 典型材料、代表发言、简报 短期
18 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久 19 一般业务问题的 长期 20 事务性有参考价值的 短期 21 重要的法规性的 长期 序 文件类型 保存期限 备注