信息系统的文档管理
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用户手册 操作手册 运行日志/月报 维护修改建议书 系统分析说明 系统设计说明 程序设计说明 测试计划 测试报告 可行性研究报告 项目开发计划 需求变更申请书 开发进度月报 开发总结报告
图8-2 按照服务目的不同划分的文档类型、信息系统各类文档的内容
（6）系统开发人员与系统维护人员通过文档进行沟通。
（7）用户与维护人员在运行维护期间进行沟通。 上述七个方面是文档在沟通方面的主要作用，其实，文 档还可以作为监理和审计的对象，作为开发其他信息系统的 参照。
如果发生合同纠纷，文档还能体现出证据 的作用。因为每份文档都是项目建设中有关成 员的一种书面承诺。绝大多数文档都是需要签 名的。而签名就表示对自己所签署的那部分文 档内容的认可和承担责任。特别是用户提出的 需求变更申请书必须妥善保管，这些文件在发 生纠纷时往往能成为保护自己甚至索赔的重要 依据。 显然，文档的编制在信息系统的开发工作 中占有突出的地位和相当的工作量。高效率、 高质量地写作、分发、管理和维护文档对于充 分发挥信息系统的效益有着重要意义。
（8）系统使用与维护手册 系统使用与维护手册是为用户准备的文档。有的系统比较大， 将使用手册与维护手册分开。其中，系统使用手册(或叫操作手册) 一般是面向业务人员的，他们是系统的最终使用者。系统维护手 册(或叫技术手册)是供具有一定信息技术专业知识的系统维护人 员使用的。系统使用与维护手册的主要内容包括： ① 概述：主要包括系统功能、系统运行环境(软、硬件)、系统安 装等内容。 ② 使用说明：系统操作使用说明较为详细地说明了操作的目的、 过程、方式、输入输出的数据等。最好将系统操作的界面图放入 说明书，便于使用者学习与操作。 ③ 问题解释：解释了系统使用中可能出现的问题及解决办法，如 非常规操作命令、系统恢复过程及意外情况与开发单位的联系方 式等。 信息系统运行过程中，用户还需要记录运行日志。在发现需 要对系统修正、更改的问题时，应将存在的问题、修改的考虑以 及修改的影响估计作详细的描述，写成维护修改建议书(或叫维护 修改申请书)，提交审批。维护修改建议书也是系统运行维护期间 的重要文档。
文档管理的模块
文档管理的模块随着数字化时代的到来，文档管理成为了企业日常运营中不可或缺的一部分。
为了提高工作效率、确保信息安全性以及方便协同合作，许多企业开始采用文档管理系统来对文档进行分类、存储、共享和检索。
本文将介绍文档管理系统中常见的几个模块，包括存储管理、权限管理、版本控制和搜索功能。
一、存储管理模块存储管理模块是文档管理系统的核心功能之一，它负责文档的存储和组织。
在这个模块中，用户可以创建文件夹来分类管理文档，并可以将文档上传到相应的文件夹中。
在文件夹管理中，用户可以随时创建、删除、重命名文件夹，方便地对文档进行分类管理。
在创建文件夹时，用户可以为其设置不同的权限，以控制对该文件夹中文档的访问和操作权限。
存储管理模块还可以对上传的文档进行版本管理，保留历史版本，以便用户可以随时查看和恢复之前的版本。
二、权限管理模块权限管理模块是文档管理系统中非常重要的一个模块，它主要用于对文档的访问权限进行设置和管理。
在这个模块中，管理员可以设定用户或用户组对文档的访问权限，并可以根据需要进行修改。
通过权限管理模块，管理员可以设定不同的权限级别，如只读、读写、删除等。
这样，即使在一个文件夹中存在多个用户，管理员也可以灵活地对他们的权限进行设置，确保文档的安全性和机密性。
三、版本控制模块在协同合作中，文档的版本控制非常重要。
通过版本控制模块，用户可以方便地查看并管理文档的不同版本，确保不同用户之间的协同工作顺利进行。
当一个文档被多个用户同时编辑时，版本控制模块可以追踪每个编辑者所做的更改，并记录不同版本之间的差异。
如果发生冲突，系统可以提醒用户进行解决，从而避免重复的工作或者丢失任何重要的改动。
四、搜索功能模块伴随着企业信息的不断增长，对文档的搜索功能越来越重要。
在文档管理系统中，搜索功能模块可以帮助用户快速地找到所需的文档，并提供相关的检索结果。
通过搜索功能模块，用户可以通过文档名称、文件夹、作者等关键字进行搜索。
信息系统项目管理师教程重点笔记【第14章】文档和配置管理
14.2配置管理
配置管理越早规划越好! 例子一∶没有配置及变更管理的研发文档会不 一致(大家拿到的文档不一致) 例子二:没有配置及变更管理的代码可能会混乱 不堪（多人维护同一段代码错乱)
★1、配置管理包括6个主要活动：制订配置管 理计划、配置标识、配置控制、配置状态报告、 配置审计、发布管理和交付。（掌握） ★2、典型配置项包括项目计划书、需求文档、 设计文档、源代码、可执行代码、测试用例、 运行软件所需的各种数据，它们经评审和检查 通过后进入配置管理。（掌握） 注意点：测试报告、会议纪要、工作记录不计 入配置项的内容；因为一经形成就不好修改了！
配置管理员为每个项目成员分配对配置库的操作权 限。一般地，项目成员拥有Add， Checkin/Checkout，Download等权限，但是不能 拥有“删除”权限。配置管理员的权限最高。具体操 作视所采用的配置管理软件而定。
14.2配置管理
★4、配置项的状态可分为“草稿”“正式”和“修 改”三种。
②处于“正式”状态的版本号格式为X.Y，X为主版 本号，取值范围为1～9。Y为次版本号，取值范围 为0～9。配置项第一次成为“正式”文件时，版本
号为1.0。 ③处于“修改”状态的版本号格式为X.YZ。配置项 正在修改时，一般只增大Z值，X.Y值保持不变。当 配置项修改完毕，状态成为“正式”时，将Z值设 置为0，增加X.Y值。
★3、在信息系统的开两类
基线配置项可能包括所有的设计文档和源程序等；
非基线配置项可能包括项目的各类计划和报告等。
所有配置项的操作权限应由CMO（配置管理员）严 格管理，基本原则是：基线配置项向开发人员开放读 取的权限；非基线配置项向PM、CCB及相关人员开 放。（掌握）
7、配置基线（常简称为基线）由一组配置项组成，这些配置项构成一个相对稳定的逻辑实体。基线中的 配置项被“冻结”了，不能再被任何人随意修改。对基线的变更必须遵循正式的变更控制程序。
文档信息管理制度
文档信息管理制度1. 背景和目的本文档旨在规范和管理企业内部的文档信息，确保信息的安全性、完整性和可用性，提高工作效率和协作能力，保护企业的知识资产。
2. 适用范围本制度适用于企业内部所有的文档信息，包括但不限于文档、报告、合同、表格、设计图纸等。
3. 文档信息分类根据信息的性质和重要性，文档信息分为以下三个等级：3.1 机密文档机密文档是指对企业有重要意义的文档信息，包括商业机密、技术资料、合同协议等。
机密文档仅限于内部员工阅读和使用，禁止外部传播和泄露。
3.2 内部文档内部文档是指对企业的内部管理、运营等具有重要参考价值的文档信息，包括策划方案、内部报告、流程文件等。
内部文档可以在内部范围内共享和传播，但禁止向外泄露。
3.3 公开文档公开文档是指对公众开放的文档信息，包括企业公告、新闻稿件、宣传资料等。
公开文档可供外部人员阅读和，但仍需遵守文档发布前的审核流程。
4. 文档管理流程4.1 文档创建所有文档的创建人需按要求填写文档信息管理系统中的相关字段，包括文档名称、文档分类、创建人、创建日期等。
创建人应确保填写准确，确保文档归档和检索的准确性。
4.2 文档归档根据文档的等级和分类，将文档存储在相应的存储介质中，如服务器、云盘等。
需对文档进行标签和分类，以便于后续检索和管理。
4.3 文档版本管理对于重要文档，需进行版本管理，确保文档的更新和修订可追溯。
每次修订都应记录修订的内容和日期，避免信息的丢失或混淆。
4.4 文档权限管理根据文档的等级和所面向的受众，对文档进行权限管理。
严格控制机密文档的访问权限，确保只有权限人员能够查阅和使用。
4.5 文档备份和恢复定期进行文档的备份，确保文档的安全性和可恢复性。
在文档丢失或损坏时，能够及时恢复文档的历史版本。
5. 违规处理对于违反本制度规定的行为，将按照企业相关规定进行处理，可能包括但不限于警告、处罚、解聘等严重后果。
6. 附则本制度由企业信息管理部门负责解释和修订，相关人员应及时遵守并配合执行。
信息技术文件管理
信息技术文件管理信息技术文件管理对于一个组织或个人来说是非常重要的。
随着信息技术的迅速发展，我们生活中产生的各种文件数量也在不断增加。
如何高效地管理这些文件，确保其安全性、可访问性和可追溯性成为了一个亟待解决的问题。
本文将介绍信息技术文件管理的重要性，以及一些常用的文件管理工具和技术。
一、信息技术文件管理的重要性信息技术文件管理对于组织或个人来说具有以下重要性。
1. 提高工作效率：良好的文件管理可以提高工作效率。
通过合理组织和分类文件，员工可以快速找到所需的信息，减少在繁杂的文件堆中寻找的时间。
2. 保护文件安全：信息技术文件中可能包含机密或敏感信息，如个人隐私、商业机密等。
通过采用合适的加密措施和权限管理，可以确保文件的安全性，防止信息泄露或被未授权的人访问。
3. 支持团队协作：对于多人协作的项目或团队来说，良好的文件管理可以确保文件的版本控制和共享，避免因为版本混乱或文件遗失而引发的问题。
4. 提高业务决策的准确性：信息技术文件中储存着组织或个人的业务数据和记录。
通过有效的文件管理，可以确保这些信息的准确性和完整性，为决策提供可靠的依据。
二、常用的文件管理工具和技术下面介绍一些常用的信息技术文件管理工具和技术。
1. 文件系统：文件系统是操作系统提供的一种文件管理方式，常见的有Windows系统的NTFS文件系统和Unix/Linux系统的Ext4文件系统。
文件系统提供了对文件的组织、存储和访问的功能。
2. 数据库管理系统（DBMS）：对于大量结构化数据的管理，数据库管理系统是一种更为高效的方式。
通过将数据存储在数据库中，可以方便地进行查询、修改和备份。
3. 云存储：云存储是一种将文件存储在云端服务器上的方式。
通过云存储，文件可以实现跨设备、跨平台的访问和同步，同时也可以提供高可用性和备份功能。
4. 版本控制系统：对于开发团队来说，版本控制系统非常重要。
通过版本控制系统，可以跟踪文件的历史修改记录，避免不同版本之间的冲突，并方便团队成员之间的协作。
浅析信息管理系统中文档资料的管理
等。每个子系统在开发前要先进行现场调 研．收 集用户需求 的资料 。
如 ：在医疗信息管理 系统 中，不 同的医院 对门诊病人排 队系统 的功能 开 发要求 是不一样的 。主要表现为业务流程的不 一致 。某些 医院 的门 诊病 人在 挂号信息系统中挂号时就直接排队 ，但 另一 家医院是病人挂 号后再到护士分诊台 ，由护士在一个专用的排队信息系统给病 人分诊 排队 。
对 所修改的程序资料 ，文档以特 有的文 档格式进 行保存 ， 时的 此 文 档资料 属于项 目开发过程 中的机密文件 。这些饥 密文件 为信息 管理
系统 的验 收提供 了数据 参考 ，也为用户提供 了技 术支持 。
２ 信 息 管 理 系统 的 测试 与 验 收
工作效率。信 息管理 系统 在立项时 ，用户会选择某种软件开发工具与
行编写和整理。 （ ） ２ 信息 管理系统 的数据 库设计 资料 。信息管理 系统 是数据库 软件结合软件开发工具设计出来的一种可视化程序 ，这种 可视化 程序 可以有效地 、快捷地 管理 用户 日常工作 ，有助于降低工作强度 、提高
信息管理 系统 由多个子信息 管理 系统组 成 。每一个子系统相互依存 。 如 ：医 院医疗 管理 系统 有 四个部 分 ：Ｈ Ｓ Ｉ 系统 （ 医疗 管理 系统 ）， Ｐ ｃｓ ａ ｓ管理 系统 （ 医技管理 系统 ），Ｌ ｓ ｉ管理系统 （ 临床检验信 息管理 系统 ），ＯＡ管理 系统 。在 ＨＩ管理 系统 中 ，至少有十几个到几十个子 Ｓ 管理系统 ，例如 ：门诊医生 管理 系统 、门诊收费管理 系统 、门 诊药房 管理系统 、门诊药库 管理 系统 、门诊挂 号管理 系统 、门诊病 人排队管 理 系统 、门诊 叫号管理 系统 、物 质管理 系统 、财 务信 息 管理 系统 等
文档管理系统方案
文档管理系统方案随着企业规模的扩大和业务量的增长，文档资料的数量和种类也日益增多。
如何高效地管理这些文档资料，提高企业的工作效率和信息共享能力，成为企业面临的重要问题。
本文将介绍一种文档管理系统方案，帮助企业实现文档资料的全面管理和高效利用。
一、文档管理系统的基本概念文档管理系统是一种基于计算机技术的信息管理软件，旨在帮助企业实现对文档资料的全生命周期管理。
它包括文档的创建、编辑、审核、存储、检索、版本控制、安全保障等功能，可以大大提高企业的工作效率和信息共享能力。
二、文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过文档管理系统，员工可以快速查找、共享和使用文档资料，避免重复劳动，提高工作效率。
2、版本控制：文档管理系统可以实现对文档版本的跟踪和控制，保证数据的准确性和一致性。
3、安全性保障：文档管理系统具备完善的安全机制，可以对文档资料进行加密、备份等操作，保障企业的信息安全。
4、可追溯性：文档管理系统可以记录文档的创建、修改和删除历史，方便企业进行审计和追溯。
三、文档管理系统的关键功能1、文档分类：根据企业的业务需求和文档类型，建立合理的分类体系，方便员工快速查找和定位。
2、文档存储：建立高效的存储机制，保证文档资料的安全性和可靠性。
3、文档检索：提供多种检索方式，支持关键词检索、模糊匹配等操作，帮助员工快速找到所需文档。
4、文档版本控制：实现对文档版本的跟踪和控制，支持多个版本的同时存在和切换。
5、文档审批：建立完善的审批流程，支持多人协作和审批，保证文档的质量和合规性。
6、文档安全保障：具备完善的安全机制，如加密、备份、权限控制等，保障企业的信息安全。
7、文档报表：提供各类报表和分析工具，帮助企业了解文档使用情况和业务状况。
四、实施文档管理系统的步骤1、需求分析：了解企业的业务需求和目标，明确文档管理系统的功能和特点。
2、系统选型：选择适合企业的文档管理系统，考虑系统的性能、安全性、易用性等因素。
文档管理系统
文档管理系统在现代信息化社会中，各种文档的管理变得愈发重要。
随着信息技术的快速发展，电子文档逐渐取代了传统纸质文档，使得文档管理更加便捷和高效。
为了满足企业和组织对文档管理的需求，文档管理系统应运而生。
一、什么是文档管理系统是一种基于电子化的平台，用于统一管理、存储和共享各类文档。
它提供了全方位的文档管理功能，包括文档的创建、编辑、存储、检索、版本控制、安全权限管理等。
通过文档管理系统，用户可以轻松地管理和查找所需的文档，极大地提高了工作效率。
二、文档管理系统的特点1. 中心化管理：文档管理系统通过中心服务器实现文档的集中存储和管理，相比传统的分散存放，极大地方便了文档的查找和管理。
2. 版本控制：文档管理系统具有版本控制功能，可以追踪和管理文档的修改历史，确保文档的版本一致性和可追溯性。
3. 检索便捷：文档管理系统通过全文检索技术，使得用户可以通过关键词快速查找到所需的文档，大大提高了检索效率。
4. 安全权限管理：文档管理系统可以根据用户身份和角色设置文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。
5. 共享协作：文档管理系统可以支持多用户同时编辑同一份文档，实现实时协作和共享，方便团队成员之间的合作。
三、文档管理系统的应用场景1. 企业文件管理：企业内部有大量的文档需要管理，包括合同、报告、制度等。
文档管理系统可以帮助企业建立完善的文档管理体系，提高文档的组织性和可管理性。
2. 项目管理：在项目中，需要对各类文档进行管理，包括项目计划、需求文档、测试报告等。
文档管理系统可以提供项目组成员之间的协作和共享，确保文档的准确性和及时性。
3. 法律事务：律师事务所和法律部门需要管理大量的法律文档和案例，以便进行案件的研究和法律咨询。
文档管理系统可以提供便捷的文件检索和安全的权限管理，满足法律行业对文档管理的特殊需求。
四、文档管理系统的优势1. 提高工作效率：文档管理系统可以减少文档的查找和整理时间，提高工作效率，释放员工的时间。
信息管理与文档控制的规范要求与实施步骤
信息管理与文档控制的规范要求与实施步骤近年来，随着科技的迅猛发展和信息时代的到来，各个行业都面临着大量的信息和文档的管理问题。
信息管理与文档控制成为了企业与组织管理身份标识、数据传输、知识沉淀和合规性要求的重要手段。
本文将讨论信息管理与文档控制的规范要求以及实施步骤。
一、规范要求信息管理与文档控制的规范要求包括了数据安全性、信息可靠性和合规性等方面。
首先，企业和组织需要确保管理的信息和文档不受到非法获取或篡改的威胁。
为此，数据的加密、防火墙的设置以及对员工进行安全教育等措施必不可少。
其次，信息和文档的准确性和完整性对于企业和组织的运营至关重要。
信息管理人员应确保信息和文档在存储、传输和处理过程中不出现误差和丢失。
最后，企业和组织还需要遵守法律、行业规范以及相关政策的要求。
信息管理与文档控制的实施必须符合相关法律法规，并且能够证明合规性。
二、实施步骤1. 制定信息管理与文档控制策略企业和组织应在信息管理与文档控制前制定明确的策略和目标。
策略应考虑到企业的特定需求、行业规范和法律法规的要求。
制定策略时，应明确数据安全性、永久性储存、权限管理以及合规性等方面的要求。
2. 建立信息管理与文档控制团队一个专门负责信息管理与文档控制工作的团队是必不可少的。
这个团队应该由不同部门的专业人员组成，负责信息的采集、整理、归档和安全管理等工作。
同时，团队成员还应定期接受培训，以了解最新技术和法规要求。
3. 设计与实施信息分类和标记系统一个良好的信息管理与文档控制系统需要一个有效的分类和标记系统。
通过分类和标记，可以更快速地找到和访问所需的信息和文档。
在设计分类和标记系统时，需要考虑到信息的主题、内容、时间和相关性等因素。
4. 选择合适的信息管理与文档控制工具信息管理与文档控制的工具和技术也是非常重要的。
企业和组织可以选择适合自身需求的软件或系统，用于信息的收集、存储、归档和共享。
比如，一些企业会选择使用云存储系统，以确保信息的安全性和可访问性。
系统文档管理制度
系统文档管理制度一、制度目的系统文档是一个组织内部重要的知识资产，它包含了组织的政策、流程、标准等重要信息。
良好的系统文档管理制度能够保证文档的安全存档，稳定更新和良好使用，提高组织的管理效率和资源利用率。
制定系统文档管理制度的目的是为了规范文档的管理和使用行为，确保文档的真实性、完整性和保密性。
二、适用范围本制度适用于所有使用和管理系统文档的相关人员，包括但不限于组织内部员工、外聘顾问、供应商等。
三、管理原则1、信息安全原则：为保护组织的敏感信息和机密信息，所有系统文档必须加密存储，并进行合规控制；2、完整性原则：所有系统文档均应按规定进行备份，以保证文档的完整性和稳定性；3、审查原则：对所有文档内容都需经过严格审核，确保文档的合法性和准确性；4、权限原则：根据各个人员的职责和权限，对文档的访问进行合理授权。
四、文档分类根据文档的内容和用途，系统文档可分为以下几类：1、政策文件：包括组织的各项方针政策、规章制度等；2、流程文件：包括组织的各项业务流程、工作流程等；3、标准文件：包括组织的各项标准、规范等；4、培训文件：包括组织的培训大纲、教材等。
五、文档管理流程1、文档制定：相关部门根据需要制定相应的文档，包括政策文件、流程文件、标准文件等；2、文档审核：由专门的审核部门或专家对文档进行审核，确保文档的合法性和准确性；3、文档发布：审核通过的文档由相关部门进行发布，确保文档的准确传达；4、文档使用：各部门根据需要使用相应的文档，并确保文档的安全使用；5、文档更新：根据需要，相关部门对文档内容进行更新，确保文档的及时、稳定和完整。
六、文档管理1、文档存档：所有系统文档均需经过加密存档，并建立相应的存档管理制度；2、文档备份：所有系统文档应进行定期备份，确保文档的完整性和稳定性；3、文档检索：为了方便文档的使用，需要建立文档检索系统，使用户能够方便地检索所需的文档；4、文档归档：对于已经废弃或不再使用的文档，需要进行归档处理，确保文档的整理和存储。
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信息系统的文档管理
信息系统的文档是系统开发过程的“痕迹”，是系统维护人员的指南，是开发人员与用户交流的工具。
规范的文档意味着系统是按照工程化开发的，意味着信息系统的质量有了形式上的保障。
文档的欠缺、文档的随意性和文档的不规范，极有可能导致原来的系统开发人员流动后，系统不可以维护、不可以升级，变成一个没有扩展性、没有生命力的系统。
所以，为了建立一个良好的信息系统，不仅要充分利用各种现代化信息技术和正确的系统开发方法，同时还要做好文档的管理工作。
（一）信息系统的文档类型
信息系统的文档有多种分类方法:
(1)按照产生的频率，信息系统文档分为一次性文档和非一次性文档。
一次性文档是指在系统开发过程中只产生一次的文档，如系统分析
报告、系统设计说明书等;非一次性文档是指在系统开发过程中产生
多次的文档，如需求变更申请书、维护建议修改书、信息系统运行
日志等。
(2)按照信息系统生命周期的不同，信息系统文档可划分为系统规划阶
段文档、系统分析阶段文档、系统设计阶段文档、系统实现阶段文
档和系统运行与维护阶段文档。
系统规划阶段文档如系统可行性研
究报告、项目开发设计书等；系统分析阶段文档如系统分析说明书
等；系统设计阶段的文档如系统设计说明书、需求变更申请说明书
等；系统实现阶段的文档如程序设计报告、系统测试报告、开发总
结报告等；系统运行与维护阶段的文档如用户的手册、操作手册和
维护修改建议书等。
(3)按照文档服务目的不同，信息系统文档可以分为用户文档、开发文
档与管理文档。
用户文档主要是为用户服务的，如用户手册、操作
手册、系统运行日志、系统维修建议书等；开发文档主要是为开发
人员服务的，如系统分析说明书、系统设计说明书等；管理文档主
要是为项目管理人员服务的，如可行性研究报告、项目开发计划、
需求变更申请书等。
（二）信息系统文档管理的主要工作
为了最终得到高质量的信息系统文档，在信息系统建设的过程中须加强对文档的管理。
1.文档管理的制度化、标准化
必须形成一整套的文档管理制度，其类容包括：
·明确必须提供文档的种类、格式规范；
·明确文档管理人员；
·明确文档的设计、修改和审核的权限；
·制定文档资料管理制度。
根据这一套完善的制度最终协调、控制系统开发工作，并以此对每一个开发成员的工作进行评价。
2.文档管理的人员保证
项目小组应设文档组或至少以为文档保管人员，负责集中保管本项目已有文档的两套主文本。
两套文本内容应完全一致，其中的一套可按一定手续办理借阅。
3.维护文档的一致性
信息系统开发建设过程是一个不断变化的动态过程，一旦需要对某一文档进行修改时，要及时、准确地修改与之相关的文档；否则将会引起系统开发工作的混乱。
而这一过程又必须有相应的制度来保证。
·项目成员可根据工作需要在自己手中保存一些个人文档。
这些文档一般是主文本的复制件，并注意和主文本保持一致，在做必要的修改时，也应修改主文本。
·项目开发结束时，文档管理人员应收回开发人员的个人文档。
发现个人文档与主文本有差别时，应立即着手解决。
·在新文档取代了旧文档时，文档管理人员应及时注销旧文档，在文档内容有更动时，管理人员应随时修订主文本，使其及时反映更新了的内容。
·主文本的修改必须特别谨慎。
修改以前要充分估计修改带来的影响，并且要按照提议、评议、审核、批准和实施等步骤加以严格的控制。
4.维护文档的可追踪性
由于信息系统开发的动态性，系统的某种修改是否最终有效，要经过一段时间的检验，因此文档要分版本来实现。
而版本的出现时机即要求也要有相应的制度。
信息系统开发的产品是软件，即程序加文档。
程序是供计算机执行的指令，对用户而言是“看不见、摸不着”的。
程序执行对与错，用户只有检查结果才知道。
程序主要是供计算机“读”的。
当然，打印出来的程序，人也可以读，但效率太低。
读一份风格独特、注释不充分的程序，犹如读“天书”。
没有规范的文档，程序不可能维护。
可以说没有文档，就没有信息系统，文档是信息系统的生命线。