西软酒店管理系统经理查询系统使用手册5.0

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经理查询系统的使用说明 (1)

第一节报表查询 (1)

一、查询营业总表 (1)

二、查询夜审报表 (2)

第二节数据分析及统计 (4)

一、经营分析 (4)

第三节其它查询 (5)

一、查询当前客人信息 (5)

二、实时房态表的查看 (6)

经理查询系统的使用说明

第一节报表查询

一、查询营业总表

营业总表是反映整个酒店营业情况的报表，单击主菜单‘饭店经营’→单击子菜单‘营业总表’，显示如图（1-1）所示的营业总表分析。

图1-1 营业总表分析

营业日期默认为昨日，操作员也可以选择任一时间的报表。它不仅反映了各个营业点的收入、客房的房间状况、出租率、平均房价，而且还反映了各项数据的本月及本年累计，而其中的计划数则可在收银审核系统编辑录入。

二、查询夜审报表

单击主菜单‘饭店经营’ →单击子菜单‘稽核报表’，显示如图（1-2）所示的稽核报表。

图1-2 稽核报表

操作员可以单击‘历史稽核报表’标签，修改日期中的日期，以查看某一天的报表。 如果需要查看某一份报表，可以单击该报表栏的零星一栏，并输入1,单击右上角的‘确认’，系统会出现如图（1-3）所示的提示框。

图1-3 信息提示框

提示是否要开始报表预览，单击‘是（Y）’，则可以打开这份报表。

三、报表专家

本系统提供了非常丰富的报表，在这里我们以报表专家中的报表为例讲解报表的查询及打印。单击主菜单‘日常报表’→单击子菜单‘报表专家’，显示如图（1-4）的‘报表专家’。

图1-4 报表专家

由于权限的不同，所以以不同的工号进入系统所看到的报表数量是不一样的。我们可以打开我们所属的一组，选中相应的报表双击打开，如图（1-5）所示：

图1-5 客房实际抵达报告

表的最上面为一组工具栏，当你把光标指向一个按钮时，系统会自动显示该按钮的含义。下面依次介绍这些按钮的使用：

（1）、打印预览：在预览方式时，边框会出现相应的标尺，且边框出现蓝线，这样你能判断报表打印在纸上的样式了。

（2）、刷新：及时更新报表中的数据。

（3）、条件查询：只有在报表提供查询条件时，该按钮才可以使用，即输入不同的条件而得到不同的查询结果。

（4）、显示切换：转换显示的方式，一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显示方式。

（5）、存盘：可以存成其它格式的文件以方便其它应用程序调用，如存成excel格式。

（6）、打印设置：设置目前的打印机配置，如纸张的大小等。

（7）、打印：通过打印机打印输出。

（8）、横向打印、高级打印：可以有更多的打印输出选择。

（9）、移动与翻页：这一组按钮可以方便你对显示的内容进行翻页，同样的你可以拖动边框上的状态条来移动显示的信息。

（10）、放大与缩小：你可通过这一组按钮来调整你的报表至合适的大小，而其中一栏显示的为目前与原样之间的比例。

以上所讲述的是一个通用的报表打印格式，在以后的查询中还经常可以看到这种格式。

四、查询其它报表

除了以上三种报表查询方式，在菜单中还提供了许多报表，你都可以直接选择它来打开报表。

第二节数据分析及统计

一、经营分析

单击主菜单‘饭店经营’→单击子菜单‘经营分析’，显示如图（2-1）所示的经营分析表。

图2-1 经营分析表

操作员可以在条件选择栏中，选择不同的项目、起止日期、图例，系统将根据你的选择显示图表。本功能中主要有以下这些项目的图表：本月房价走势、本年出租率走势、本周收入分析、本月收入分析、宾客来源分析、散客来源分析、团体来源分析、宾客构成分析、外宾构成分析、国内宾客构成分析、省内宾客构成分析。而图表的显示方式也有很多种选择，具体见下拉菜单即可。

图例中‘项目’中选择了‘宾客来源分析’，‘图例’选择的是‘分裂的图饼’。

第三节 其它查询

一、查询当前客人信息

单击选择主菜单‘接待帐务’→单击子菜单‘当前住客档案’；也可以使用鼠标单击工具栏内散客的图标按钮。如图（3-1）所示：

图3-1 当前住客档案

分为三栏

●第一栏： 一些过滤条件，可以通过修改这些条件，使第二栏的信息显示更符合你的要求。图例中客人类别为‘所有’，主单状态为‘在住’，此时第二栏中显示的就是现在所有在住的客人。

如果选中客人类别为‘散客’，主单状态为‘有效预订’，则可显示所有预订散客。 ●

●第二栏： 有关客人的信息

①其中标志一栏有6盏标志灯，它们分别表示不同的含义。把鼠标指向某一标志灯，它会自动显示相应的含义。如单击留言、联房，去向则可执行相应的操作；

②在房号一栏中，如房号为红色示显，则表示该客人为回头客。

●第三栏： 功能区，可提供各种条件的查询

二、实时房态表的查看

系统提供4种实时房态表，你可以根据酒店的实际情况选择一种实时房态图。一般房态表1针对客房数较多的酒店，房态表3可以显示未来的房情。下面以房态表2为例详细说明房态表的使用。

单击选择主菜单‘接待帐务’→单击子菜单‘实时房态表-2’，显示如图（3-2）的实时房态表-2。操作员可以通过单击C 区的‘打印’、‘统计’或者‘退出’命令，可以实现上述功能。

图3-2 实时房态表-2

实时房态表-2也称平面房态表，特点是可全面地反映整个客房的使用情况，对操作员来说，比较直观易懂。主要由A 、B 、C 三个区域组成，左边为A 区，左下边为B 区，右边为C 区，具体特性如下：

A 区：

①不同的颜色表示不同的房间状态。具体的含义见屏幕下面：VC-空房，OC-住房，VD-走房，OO-维修，HU-自用，TP-临时房态，CM-将到房，GO-将走房。这些颜色、方块大小、平民百姓排列可以通过系统管理员在客房中心模块中单击“实时房态”来修改定义。

②当鼠标停留在—在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。

③指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于空房，你可以完成预订、登记等操作，而对于在住房，你还可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住等操作。

④其中一些房号的左下角或右上角会有不同颜色的小方块，右下角表示预定或将走房，而右上角出现小方块表示该房间为临时房态，特别针对矛盾房。

B 区：

①每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率；