关于电子档案在档案管理中的作用探究

户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选 。加强 电子档案的管理 ， 为读者提高高质量 的服务 ， 要求我 们必须拓宽知识 面， 努力 学习新技术 ， 增长技能 ， 提
高驾驭现代化技术技能。随着社会 的进步 ， 越来越 多的使用者对档案 的多样性提 出了要求 ， 他们不但 要看原始的文字资料 ， 更要看原始的图像、 视频等资
用中的一个重要方式。所谓通信传输 ， 即用网络传输 电子档案 ， 在不同的馆 际之间， 可以实现档案资源互 相 交流 ， 以及 向相 对 固定 的查 档单 位 提供 档案 资 料 ，
第ｌ ８ 期
姜
奇： 关于电子档案在档案管理中的作用探究
８ ７ Biblioteka 物资料 的信息化 ， 大量 的原始档案可以集中在计算
知识背景才能适应要求 ， 现代化知识将成为每一位 档案工作者知识构成的要素 ， 同时， 也深刻地影响档 案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构 ， 因 此， 建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专 业队伍是至关重要的： 首先 ， 档案工作者必须具有多 元化的知识结构 ， 现代科学成果在档案管理中在大量 运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、 文化和管 理等有关知识 ， 其中尤为重要的是计算机、 数学、 生物 学等学科的知识 ， 它们对档案管理实现现代化 、 信息 化具有 直接作 用 。其 次 ， 全 面 掌握 档案 专业 知 识 ， 如 具备档案学、 档案管理学 、 文书学、 目录学、 档案 自动 化管理以及档案着录、 标引、 检索、 编研 、 复制 、 修裱等 有关档案专业知识和基本技能。再次 ， 从 档案管理 现代化发展趋势看 ， 档案工作人员必须具备掌握档 案管理现代化技术、 进行档案信息分析与研究 、 提供 高层次档案信息服务与咨询等 ３ 方面的能力 Ｊ 。
子化 以后 ， 就可把按 “ 卷” 立 卷归 档 ， 改为按 “ 件” 整 理
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地
的难题 ， 而且 可 以节省 时 间和财 力 ， 是 电子档 案 在使
归档， 大大提高了档案管理的工作效率。 ２ ． ２ 加 强电子 档案 管理 。 有利 于提 高服务 质量 档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服 务， 加强 电子档案管理 ， 资源信息实现电子化 ， 有利 于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实
利用者的需求 ， 并 做到电子档案利用 和纸质档案利 用互补 ， 整合档案 资源来创新档案管理模式 ， 实现电 子 档案 需 求 利 用 质 的 飞 跃 。电 子 档 案 的 利 用 不 能够无原则 ， 应该根据利用者的情况而定 ， 并且依据 电子档案内容的密级层次进行有效管理 。一般情况 下， 对 内容 不是完 全 开放 的 电子档案 ， 不 宜用 拷 贝 的 方式提供使用 ， 对这类文件浏览的过程必须在有效 的监控下进行 。采用 网络方式提供利用时， 有密级
的信息 内容应进行加密处理 ， 并对所使用 的“ 密钥 ”
进行定期或不定期的更 改， 避 免由于误操 作所带来 的不可挽 回的损失。
３ ． ３ 加 强工 作人 员管 理 。 提高档 案保 护意 识
现代化的设备需要人来操作 ， 档案工作信息化 需要人来实现 Ｊ 。档案管理人员必须 具备多元 化
的电脑 ， 在档 案 部 门 的 网络 上 直 接查 询 。直 接 利 用
信息技术的快速发展 ， 档案 管理的电子化程度虽然 已有所提高 ， 但 由于管理理念、 管理方法 、 管理手段 等的不 同， 其中的问题也 日渐显现… 。加强和做好 电子档案管理的 目的， 就是为了更准确、 更完整、 更 可靠地利用电子档案。
了档案 的真实 性 。三 是 电子 档 案 的法 律 效 力 问题 ，
４ 小结
现代社会正在跨入“ 信息时代” ， 网络技术 的广
泛 利用 会产 生越 来越 多 的电子 档案 。 （ 下转 第 １ １ ８页）
通常档案的法律效力都是 与其 载体相关来确定 ， 电
１ ｌ ８
甘
肃 科
的特点是可为利用者提供技术支持 ， 也可使更多的 读者 同时 利 用 同一 份 电 子 档 案 。这 一 方 法 的 可 能 性， 取决于档案馆网络系统 中可供直接利用 的信息
资源 的多少 。
２ 加强 电子档案 管理 的重要意义 ｌ 电子档案使用 的主要途径
电子档案具有快捷 、 方便的特点 ， 与传统的纸质 档 案相 比 ， 其 查全 率 和查 准 率 是 纸质 档 案 无 法 可 比 的。然而， 电子档案的利用必须建立在相对应的信息 技术基础之上 ， 而且还需要发挥管理的软功能才能充 分展示其 优越性 。当前 ， 关 于 电子 档 案 的利 用 ， 其 途
技
第２ ９ 卷
置， 受力构件尺寸仍然可 以使整体结构受力合理 。 在计算舞 台 口的台口大柱和台 口大梁时， 除了 提高其抗震等级外 ， 还将地震作用放大 １ ． ２ 倍， 同时 进行中震作用下抗剪弹性分析和中震抗弯不屈服复
结构 ， 上部铺设彩钢夹芯板 ， 与下部混凝土结构连接
采用 铰接支 座 ；
２ ． １ 加强 电子档 案管 理 。 有利 于节省 人力物 力
径主要有三种： 提供拷贝、 通信传输和直接利用。
１ ． １ 提供 拷 贝
拷 贝是 电子档案使用的第一途径 ， 目的是 向使 用者提供档案的原始状态， 确保其使用过程中的权 威性。作为档案部 门， 当向利用者提供载体拷贝时 ， 应将文件转换成通用标准文档存储格式 ， 由利用者 自行解决恢复 和显示 的软 硬件平 台 】 。当利用者 不具备利用电子文件的软硬件平 台时 ， 也可 向这些 用 户提 供 打 印件 或缩 微 品。
３ 做好 电子档案管理 和利用 的主要 措
施
由于电子档案提供利用方式 的多样化与所依赖 技术的多样化 ， 导致利用工作 的复杂性。因此 ， 加强 电子档案的利用 管理是十分重要 的工作 ， 需要多方 面的密切配合 ， 并从多个角度展开工作。
３ ． １ 建 立档 案利 用制 度 ， 整合 各类 档 案资源
距 不 大于 ｌ Ｏ Ｏ ｍ ｍ；
核。中震抗剪弹性分析时 ， 材料强度按设计值 ， 内力
调整系数为 １ ． ０ ， 水平地震影 响系数最大值 一 取 ０ ． ２ ３ ， 抗震等级改为 ４ 级 。中震抗弯不屈服复核时，
材料强度均按标准值计算 ， 荷载分析系数取 １ ． ０ ， 内 力调整系数为 １ ． ０ 。计算结果表明， 台 口大柱和 台 口大梁在中震作用下 ， 仍能保持弹性工作状态 ， 受弯
要建立档案利用审批制度 ， 相关人员需要查 阅 和利用档案时 ， 必须获得档案主管领导的审批 ， 还要 建立档案利用管理制度 ， 档案收藏部 门可利用 网络
料， 而传统的档案模式 已经无法满足这一需 求。电 子档案 因为对信息保存 的多样性 ， 逐渐成为 了满足 使 用者 多样 化需 求 的 主要解 决方 案 。档 案利 用需 求
为计算机 网络化的快速发展 ， 电子档案涉及 范围迅 速扩展 ， 数量也急剧增加 ， 特别是计算机网络化 的快 速发展 ， 随之而来的问题 就是 如何在 网络下 防范计 算机病毒 以及黑 客的攻击 ， 确保 电子档案 的安全。 二是电子档案的真实性 问题 ＿ ６ 】 。在实 际工作 中， 由 于从电子文件 的生成到归档缺少规范化和程序化管 理； 相当数量的草稿性 电子文件处于 自生 自灭 的状 况， 多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建 立统一 的管理方法 ； 储 存电子档案选 用的载体不耐 久 等原 因 ， 影 响 了档 案 的完 整 性 、 可靠 性 ， 从 而影 响
姜 奇
（ 天水市疾病控制中心 ， 甘肃 天水 ７ ４ １ ０ ０ ０ ）
摘
要： 当前 ， 在 日常工作 中 ， 电子档 案的数量呈现逐年递增的现象 ， 对 于电子档案 的管理 工作成为 档案管理部 门面
对的一个重要课题。加强 和做好 电子档 案管理 的 目的， 就是 为了更准确 、 更完 整、 更可靠地利 用 电子 档案。从电子 档案的管理人手 ， 分析 了电子档案的主要利用途径 ， 指 出了做好 电子档案管理 的若干措施 。 关键词 ： 电子 档案 ； 电子档案管理 ； 电子档案利用
３ ） 加大错层 柱 的断面 ， 加 大柱 纵筋 的配筋 面 积， 箍筋全高加密 ， 间距不大于 ｌ Ｏ Ｏ ｍ ｍ， 直径不小于 １ ２ ｍ ｍ， 肢距不大于 １ ５ ０ ａ ｒ ｍ； 洞 口四周框架梁 除加大 断面外 ， 还应按单边梁配筋加强， 设置抗扭纵筋和箍 筋， 梁箍筋全长加密 ， 直径不小 于 １ ２ ｕ ｔ ｒ ｎ ， 间距不大 于ｌ Ｏ Ｏ ｍ ｍ， 采用 四肢箍 ； 抗扭 纵筋不小于 １ ６ ｍ ｍ， 间
第２ ９卷 第 １ ８期 ２ ０ １ ３年 ９月
甘 肃科技
Ｇ ａ ｎ ｓ ｕ Ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄ Ｔ ｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ
ｆ ． ２ ９ Ⅳｏ ． １ ８
Ｓ ｅ ｐ ． ２ ０１ ３
关 于 电子档 案 在 档 案 管 理 中的作 用 探 究
要实现档案信息化 ， 就必须建立有效的文件档 案管理计算机信息系统 ， 为此 ， 人们要做好以下几项 工作 ： 首先 ， 改进和规范在应用计算机条件下文件档 案管理工作流程 ， 使之适应档案熔化管理的需要 ； 其
次， 依据文件处理流程来进行 档案信息化 系统软件 功能设计 ； 再次， 在信息系统中建立完善的内部控制 制度 ， 确保档案的安全。另外 ， 在电子档案使用过程 中， 我们也应注意到一是 电子档案安全性 问题。因
一
电子档案对于大部分的单位和部 门来说 ， 还是
个新鲜事物 ， 加强对 电子档案 的管理意义重大。 作为档案管理工作者 ， 做好电子档案的管理 ， 从理念 上说 ， 要求我们必须完成由传统 的管理模式 向现代 化管理模式的转变。下面 ， 我们将就加强 电子档案 管理 的重要 意义 进行 分析 。