接待计划及日程表的制作

接待计划书

1.前期准备工作

前期交涉工作：同商务部负责人进行交涉，需要确定的问题主要有：

●中方的迎接规格，中方派谁接机，是否商务部出人，接机交通是否商务部解决

●来访人数，来访人员的基本情况，假定来访人数为20人

●花费资金由商务部还是由我学院承担，如是商务部承担，接待的预算是多少，报销单据

的要求是什么

我方准备工作：

●确定接待负责人，老师2名，并安排学生4名协助，每个学生负责5个来访者

●联系学校媒体，在非洲来访者到达第一天和行程结束后分别做报道，发至中国人民大学

的网站上，并同时联系商务部，让他们寻找自己需要的媒体前来做采访和报道

●预定好及机票和酒店房间，在湖南的房间由接待院校帮助寻找和预定

●和学院将要做讲座的老师协调好时间，并和老师们确定演讲题目，有关于教育的题目需

要联系北京师范大学的老师来讲

●在湖南选择3所学校进行参观访问，和校方做好沟通，请对方学校帮助预定酒店，协调

好我方需要探访的校方领导老师的时间，并安排好会议地点和设备

●在北京选择2所学校进行参观访问，和校方做好沟通，请对方学校帮助预定酒店，协调

好我方需要探访的校方领导老师的时间，并安排好会议地点和设备

2.日程安排

2011年5月19日至2011年5月26日

前往湖南，需要派2名负责此事务的老师和4名协助此事务的学生共同前往，机票在出发前一个周需定好，在出发前需和接待院校确认信息，由对方帮助联系住宿地点

在湖南选择长沙和湘潭的中小学校做参观考察，在长沙参观长沙市第一中学，包括高中部和初中部，长沙华夏实验小学，在湘潭参观湘潭市第一中学

5月24日前往张家界，5月25日及26日在张家界游玩，5月27日，从张家界飞回北京（

家界荷花机场——北京首都国际机场），8:30起飞，12点35抵达北京

2011年5月27日至2011年6月1日

带领来访者游玩长城和故宫；

在北京参观2所学校，都位于人大附近，分别是人民大学附属中学，包括初中部和高中部，中关村第三小学

5月29日参观访问人民大学附属中学，访问程序和在湖南程序相同；5月30日参观访问中关村第三小学，访问程序也相同

5月31日游玩故宫和天坛

6月1日，带领来访者去秀水街及红桥市场购买中国特色礼物，下午院里举行简短送别仪式，双方互赠礼物

6月2日，送客人离开北京，我方负责人，2个老师及4个同学送至机场，离开时需要媒体报道

●和商务部的人做好交接工作，特别是要做好财务问题的报告工作●整理制作接待来访报告，并提交有关部门