商务信函BUSINESS LETTER

Yours sincerely, Tom Smith Sales manager.
平头式（Block
style) 即除信头、日期、客套结束语和签名部分 外，其他部分每行开头都与左边对齐。排 列整洁，便于打字，但段落可能不够清晰。
Date
Inside Address
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Date
Inside Address
___________ ___________ ___________
Salutation, _____________________________ ______________. ______________________________ _______________________________.
半平头式(Semi-block
Style) 是平头式和缩行式的混合。封内地址、称呼 与左对齐， 正文段落开头缩入2-5个字母。
Date
Inside Address
___________ ___________
Salutation, _____________________________ ______________. ______________________________ _______________________________.
Sincerely yours, Jack Armstrong President of FTC Company
练习1

Your boss called you about his points on office move with Flash Move International (address: Carter House, Lade way, Cambridge CB19 1EE. Contact: Mrs. Morton) Your notes as below: Cost -no problem Date -check if change to Oct is ok Cost of packing -- include fragile equipment? Insurance -- what does this cover? Visit -- date they suggested not convenient re-arrange.

称呼 Salutation
对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内
地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始 写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处 的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英 语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信 人的关系而定。
知道对方姓名的，一般用Mr., Mrs.或Miss Dear Mr. Jim White 知道对方头衔或职位的，可用对方头衔称呼对方 Professor Jim White President Bush 不知道对方姓名身份的，一般用 Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mesdames, Dear Sir/Madam,
信头 letter head
一般由公司直接打印在信纸上方,包括公司名
称、地址、联系方式，便于收信人一看即知 道信件来自哪里，也便于回信。
如果没有打印的信头，则要写发信人地址，
一般在右上角。
地址的名称按由小到大的顺序排列。
具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二
行写区名、市（县）名、省（州、邦）名， 往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家 名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话 号码。如果写信人的地址是机关单位的名称， 则将其作为第一行。
Yours sincerely, Tom Smith Sales manager.
完全平头式（Complete B内容全部与左边对齐，从上到 下成一直线。段落间采用双行排列。整洁，打字 快。这种从繁到简的格式在“时间就是金钱”的 西方受到越来越多的人的欢迎。
Salutation, _______________________________________ ______________. _______________________________________ _______________________________.
Best regards. Yours sincerely, Tom Smith Sales manager.
September 23, 2004 The manager National Bank Ltd. 112 Main Street Johnson, MA 47325 Dear Sir/madam,
I am writing to confirm our telegram of this morning to ask you to stop payment of check no.67893 for the sum of $543, drawn payable to the St. Anna Electrical Co., Ltd. Please confirm receipt of this authority to stop the payment.
结束语 complimentary close
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦
称，只占一行，低于正文一二行，根据信件 格式可从从信纸的中间或偏右的地方开始写， 也可以靠左写。第一个词的开头字母要大写， 末尾用逗号。 结束语视写信人与收信人的关系而定。
一般商业往来
Yours sincerely, Yours faithfully, Sincerely yours, Truly yours, Yours respectfully, 写给熟人或朋友的信可用 Yours, Yours ever, Yours affectionately, With love,

信头
写信日期 收信人 地址
称呼
正文
客套结束语 签名
常见商务书信的几种形式
缩行式（indented
style) 即将封内地址和其他需分行的地方的后行比 前行往右缩进二至三个英文字母。正文各段 落的起始缩入四到五个字母，即一个Tab的长 度。日期写在信纸的右上方，结尾客套语和 签名置于中间右下方。

主题 subject
商务信件有时正文前还会有主题行，便于收
信人快捷了解信件的主题，下划线或大写。

Delivery of your order# 2235
正文 body
正文一般开门见山，内容简单明了，条理清
楚。 每段只说一件事。 熟记常用开头结尾句。 Thank you for your letter dated Dec.22,2011. I am writing to tell you that … We look forward to your reply. Pls let us know if you want more information.
Date Inside Address
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Salutation, ____________________________________ ______________.
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Yours sincerely, Tom Smith Sales manager.
各种格式没有最好和最坏，每一种格式都有
爱好者，写信人可根据自己的爱好选择使用。 只要整体布局匀称、合理，都能达到美观大 方的效果。
Your Address Date Inside Address
___________ ___________
Date Inside Address
___________ ___________ __________
Salutation, ____________________________________ ______________.
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Stamp
To: John Smith 40 5th Avenue, Manhatton New York, 23575 U.S.A
商务书信的结构
商务书信的构成可分为两个部分：必需部分
和增加部分。必需部分指一般情况下不可缺 少的部分。如信头、日期、封内收信人地址、 称呼、正文、客套结束语、签名。增加部分 指根据对象、内容的实际需要而增加的部分， 如附笔、附件、副本注明、信件编号等。

No.1 Liufang Street Wuchang Wuhan 430071 People’s Republic of China 999 Park Avenue Rockford IL 61125 USA

写信日期 date line
①年份应完全写出，不能简写。 ②月份要用英文名称，不要用数字代替。 ③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 ④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5， ……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好 用基数词，简单明了。 日期可有下列几种写法： ① Oct. 20, 2004 ② Sept. 16th, 2004 ③ 10 May 2004 ④ 3rd June 2004
Yours sincerely, Tom Smith Sales manager.