浅谈档案管理的发展趋势
档案管理的发展趋势
office opertions办公室业务·192办公室业务2013·1/【摘要】近年来，信息技术得到了广泛的应用和发展，使得其在档案管理方面发挥着巨大的作用。
随着档案信息化的不断发展，如何做好新时期的档案管理工作已成为档案工作者亟待完成的重要工作。
文章通过对档案管理的发展趋势入手，并在此基础上，提出做好档案管理工作的有效措施。
希望以此为档案工作者提供有益的指导和借鉴。
【关键词】档案管理；问题；措施；借鉴档案管理一直是国内外档案学领域学者关注的焦点问题。
面对档案管理工作中存在的一系列管理问题，如何提高对档案管理的水平和能力，提升档案的归档管理效率，对其进行有效的改革已经成为必然趋势。
如何制定权威的档案管理标准及规范，规划档案管理的发展方向，是当前档案信息化建设的重要研究内容。
一、档案管理发展的趋势（一）档案信息电子化随着信息化的高度普及，很多政府部门、企事业单位都有自己的办公自动化系统，因此，档案在生成方式、存储方式上都有了重大的变化。
例如起草和签发文件、催办和文件归档等都利用信息化的管理，文件包含的文字等都是数字化形式的，这样既方便管理方便存储，这样，档案主要以电子媒介的形态存在。
因此，我们可以利用计算机对档案进行有效的管理，包括收集、筛选、存储等，直至可以被人们所使用，这就使档案信息呈现电子化的发展趋势。
（二）档案利用多层次化档案利用服务可以有效的促进档案工作的发展和进步。
随着档案管理水平的不断提升，档案管理的内容也多种多样，档案利用呈现多层次化趋势。
主要是档案的数量越来越多，种类越来越多，这些都可以被人们利用；除此之外，利用档案的人数和对象不断扩大。
公务员、科研人员要用，政府的宏观决策要用，普通的百姓也离不开档案。
随着改革开放程度和范围的进一步加大，国外、境外利用档案的数量也不断增多，人们对各类档案利用的需求也在不断地增加。
档案的利用价值也开始有了新的更大的变化，不再是单纯的参考、凭证等方面，而且延伸了教育和宣传等诸多的功能。
我国高校档案管理历史与发展浅谈
［ 关键词］ 档案 高校管理档案 信息化管理 管理工作
人 才培养
档 案 工 作 要有 必 不 可 少 的 物 质 基 础 ， 须 安 排 一 定 的专 项 经 费 ． 必 一 是用 于档案库房设备的不断完善 ， 保障档案保管的基础条件 ； 二是用于 从事档案的科研工作 ， 将档案信息化提高档案管理水平 。 有些学校过分 强调科研建设 ， 研经费比重大 ， 科 不重视档案工作 ， 对档案事业的经费 投入不足 ， 有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列 中， 即使列 入 了规 划 ， 占 比例 也很 少 。 所 ５ 对档案工作的宣传不够 ， 、 群众参与意识薄弱 由于档案工作宣传力度不深 ， 广度不够 ， 在社会上影响不大 ， 名 知 度不高 ， 很多人对档案不 了解 ， 档案工作 的内容 、 性质 、 人物 、 档案利用 产生的社会效益和经济效益 ， 没有被广 述
高校档案包括高校从招生 、 教学 、 科研 、 管理等直接形成的对学生 、 学校和社会有保存价值的各种不 同形式的历 史记 录。包括档案资源管 理 和档 案 中所 包 含 的 信 息管 理 两 部分 内容 。 就 工作 性 质 而 言 ， 高校 档 案 管理 工 作 是一 种 专 门 的 管理 活 动 。 为 作 专 门负责管理学院各部 门档案的一种独立的业 务工作 ，是国家科学文 化 事 业 的组 成 部 分 。 就工作特点而言档案管理活动与其他文献管理活动一样 ，包含信 息的输入 、 储存 、 、 加工 输出这样一个信息传输过程 ， 是一种信息控制系 统。但它又表现出 自己的特 点 ： 一 ， 第 档案资源累计 过程 的缓慢 性 ； 第 二， 档案管理 过程 的阶段 性； 第三， 档案 管理 活动对 档案形成 者的依附 性 ； 四， 第 档案管理工作对社会的相对封闭性。 尽管不 同类型的档案管理有不 同的方法， 但基本要求是一致的。 如 我 国高校档案管理工作 的基本要求主要包括 ：完整性要求 ；安全性要 求； 科学性要求 ； 规范性要求 ； 经济性要求； 现代化要求。
浅谈高校档案管理对高校评估的重要作用及发展趋势
浅谈高校档案管理对高校评估的重要作用及发展趋势江玲玲（蚌埠学院安徽蚌埠233030）摘 要：高校教学评估是我国高等教育事业进行改革的重要手段之一。
在此过程中，学校的教学、科研、行政等文件档案便成为配合评估工作的落实基础、评分依据和实现佐证，档案管理的详实性、完整性和准确性无不影响到评估的结果和学校的名誉。
因此档案管理工作对高校评估起着举足轻重的作用，反之也在其指导下有了更具体的发展方向。
关键词：档案管理；教学评估；作用；发展方向中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1000-9795（2010）06-0081-01收稿日期：作者简介：江玲玲（6），女，安徽蚌埠人，从事档案管理方向的研究。
高校档案是学校在教学管理和实践以及其他各项活动中保存下来有价值的文字、图表、实物和声像等各种载体的文件资料，是一所高校建设发展历史的见证与描述，是学校实力凭证的真正核心。
在本科教学评估中，高校档案成为提供信息和凭据的重要来源，也是协助评估专家得出公正客观审核结果的资料基础，是评估分数公平性、全面性、准确性的支撑和前提。
因此高校的档案管理水平也在某种程度上决定了学校被评定的指标等级，直接影响最终评估结果。
一、档案管理对高校评估的重要作用高校评估的完成，需要从档案管理中获取有力的资料来源、评价依据、真实凭证和完善其自身标准体系的分析基础。
(一)高校评估以档案管理为落实基础评估工作流程中，由国家教育部下达评审通知后，高校就其评估指导原则和内容完成自评报告，再由国家和地区教育主管部门组成评估组，对高校报告进行审查，听取学校汇报、考察基础设施、开展问卷调查、组织师生会谈、查阅文件材料、核实基本数据等，最后将调查结果对比评估指标进行打分。
可以看到，评估程序中的实质性环节无不以完整可靠的档案材料为工作基础，与高校档案管理的配合能力密切相关。
因此高校档案管理部门必须保证提供客观详实的信息，使学校与评估组放心充分依赖。
(二)高校评估以档案管理为评分依据从上文中提到的评估流程来看，评估的落实方案、人员机构、指标体系可能不固定，但自评报告、评估材料、原始档案的组织和审阅则都是必不可少的关键任务。
浅谈档案管理工作的重要性及策略
浅谈档案管理工作的重要性及策略【摘要】档案管理工作是组织中非常重要的一项工作。
建立健全的档案管理制度可以确保档案的有效管理和利用；规范档案管理流程有助于提高工作效率和减少错误发生；合理利用档案资源可以为组织的发展提供重要支持；加强档案安全保护措施可以防止档案泄密或丢失；采用现代化档案管理技术可以提升管理效率和降低成本。
通过这些措施，可以确保档案的安全、完整和可靠性，为组织的持续发展提供有力支持。
加强档案管理工作不仅是组织责任的体现，更是对社会文明和法制建设的贡献。
未来，随着信息化技术的发展和社会管理的不断完善，档案管理工作将迎来更大的发展机遇，成为组织管理的重要保障。
【关键词】关键词：档案管理工作、重要性、健全制度、规范流程、利用资源、安全保护、现代化技术、必要性、现实意义、未来发展方向。
1. 引言1.1 档案管理工作的定义档案管理工作是指对机构或个人产生的各类档案材料进行有组织的管理和利用的工作。
档案管理工作包括档案的采集、整理、分类、登记、传递、保存、利用等方面的活动。
通过档案管理工作，可以确保档案资源的完整性、真实性和可靠性，为机构或个人提供有效的信息支持，促进工作效率的提高和知识的传承。
档案管理工作的核心是保护档案资料的安全性和可持续利用性，同时也需要注重档案管理制度的建立和规范，确保档案管理工作的持续性和稳定性。
档案管理工作是保障机构或个人正常运转和发展的基础，是信息化社会下不可或缺的重要环节。
对于任何一个机构或个人来说，都需要重视档案管理工作的重要性，不断完善和加强档案管理工作，以应对不断变化的环境和需求。
1.2 档案管理工作的重要性档案管理是组织和机构的重要基础。
通过对文件、资料和信息的有效管理，可以帮助组织建立起完善的业务档案系统，保障组织运转和决策的正常进行。
档案管理是保障组织合法权益的重要手段。
通过对文件和资料的合规管理，可以有效防范和应对各种法律风险，保障组织在各项活动中的合法权益。
论我国档案管理工作的发展趋势
论我国档案管理工作的发展趋势摘要：随着人们生活节奏的加快，社会现代化进程的推进，我国各项社会事业的发展出现了新的趋势，档案管理事业未来的发展趋势也将会发生巨大改变，档案管理工作将会实现更全面更多样化的发展。
因此，紧跟时代的变化步伐，使档案资源能全面实现共享，使档案管理工作能更好的为人们提供服务，成为当下人们备受关注的话题。
关键词：档案管理、现状、发展趋势档案承载着各方面的信息，记载着职工的整个职业生涯及整个单位的发展历程，档案管理工作做的好坏直接关系到整个单位的发展，档案事业的发展在单位各项事业的发展中起到重要的基础作用。
本文从目前我国档案管理工作的现状进行分析，深挖档案管理工作存在的问题，并从档案管理的发展趋势入手，探索发展档案管理工作的新方法，逐步实现我国档案管理工作高质量、高效率发展。
一、档案管理工作现状目前，我国的档案管理事业与其他社会事业的发展相比还存在着一些差距，在档案管理的过程中也出现了诸多问题，随着人们需求的多样化变化趋势，当前的档案工作已经不能满足人们的要求。
1.1档案管理模式单一。
在多样化社会的大背景下，档案管理也面临多样化的挑战。
当前的档案管理模式还较单一，主要以传统的机械管理为主，从档案资源的收集到分类、查阅等环节都较为单一，功能也不全面，使人们在查阅相关档案资料时费时费力。
档案管理模式的单一性难以满足人们多样化的需求，档案管理工作也无法实现更高效的发展。
1.2档案管理水平不高。
在档案管理事业高速发展的同时，却缺乏高素质的专业性人才来胜任档案管理工作，在人才的任用方面较随意，有些甚至兼职档案管理工作，导致档案管理混乱现象。
而且部分单位选用的管理人员缺乏相应的专业知识培训，在信息不断更新的背景下，管理人员的知识储备难以满足档案资源的更新速度，因而在档案管理过程中，档案信息遗漏、错误现象频发。
1.3档案管理缺乏硬件设施。
长期以来，由于上级领导人员乃至工作人员对档案管理工作的忽视，在资金投入上也少之又少，档案室环境较为简陋，甚至有的单位没有专门的档案室，档案资料随意存放，档案管理的硬件设施也不齐全，缺少专门的存储档案资料的橱柜等，导致有些档案资料丢失、缺页。
浅谈大数据时代档案电子文件管理工作
浅谈大数据时代档案电子文件管理工作1. 引言1.1 背景介绍在当今数字化信息快速发展的时代，大数据技术的应用已经深入到各个领域，包括档案电子文件管理。
随着信息量的急剧增加，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会复杂的信息管理需求，大数据时代下的档案电子文件管理工作显得尤为重要。
对于机构和组织来说，如何有效管理档案电子文件已成为一个亟待解决的问题。
在历史上，档案管理主要依靠纸质档案进行，这种传统方式存在着许多不便之处，比如存储空间有限、查找困难、易丢失等问题。
而随着电子化信息技术的发展，档案管理也逐渐向电子化方向转变。
数字化档案管理不仅能够提高信息检索效率，减少管理成本，还能更好地保护档案的安全性和完整性。
本文将深入探讨大数据时代下的档案电子文件管理工作，分析数字化档案管理的重要性、管理技术、关键问题、挑战和前景，以期能够为相关机构和组织提供有效的管理方案和建议。
1.2 研究意义档案电子文件管理工作在大数据时代具有重要的研究意义。
随着信息技术的快速发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求，电子化管理成为必然趋势。
大数据时代下，档案电子文件管理可以更好地利用数据分析和挖掘技术，帮助机构和个人更好地管理和利用数据资源。
随着信息化程度的不断提升，档案电子文件管理工作也面临着越来越复杂和多样化的挑战，因此有必要深入研究这一领域，为未来的档案管理工作提供更加科学和有效的指导。
研究档案电子文件管理工作的意义不仅在于推动管理方式的更新和转型，更在于实现信息资源的充分利用和价值最大化。
1.3 研究现状随着信息化和数字化的发展，档案管理领域也在不断地发生变革。
目前，随着大数据时代的到来，档案电子文件管理工作面临着新的挑战和机遇。
许多国家和地区纷纷推动档案数字化的进程，以提高管理效率和服务质量。
在国内，一些大型机构和企业已经开始探索档案电子文件管理的新模式，如利用大数据技术进行档案信息的分类、存储和检索，以提高文件管理的效率和安全性。
信息技术发展给档案工作带来的机遇和挑战
信息技术发展给档案工作带来的机遇和挑战摘要：随着信息化技术的发展，档案管理也面临着机遇与挑战。
信息化为档案管理带来了便利和效率提升的机遇，但同时也带来了数据安全、隐私保护等方面的挑战。
本文将就此展开讨论。
关键词：信息化技术、档案管理、机遇、挑战、数据安全、隐私保护1.引言随着信息化技术的飞速发展，档案管理领域也面临着前所未有的机遇与挑战。
信息化为档案管理带来了许多便利和创新，同时也引发了诸多问题和挑战。
本论文旨在探讨信息化对档案管理的影响，分析其中的机遇与挑战，为进一步完善档案管理提供理论支撑和实践指导。
II. 信息化对档案管理的机遇1. 档案数字化的便利性档案数字化是信息化时代档案管理的重要趋势之一。
通过数字化处理，档案可以实现电子化存储和管理，大大提高了档案的可访问性和利用效率。
数字化档案可以实现快速检索、高效浏览，极大地方便了档案管理者和用户的工作。
同时，数字化档案还能够节约空间、降低成本，有效应对传统纸质档案管理中存在的诸多问题。
2. 数据检索与共享的效率提升随着档案数字化的推进，数据检索与共享的效率得到了显著提升。
通过建立数字化档案库和信息检索系统，用户可以快速准确地查找所需的档案信息，避免了传统档案管理中繁琐的手工检索流程。
同时，数字化档案的共享性也得到了加强，不同部门、机构之间可以更便捷地共享档案信息，促进信息交流和合作。
3. 档案保护与长期保存的可靠性数字化档案管理提高了档案保护与长期保存的可靠性。
传统纸质档案容易受到环境、人为因素的损坏，长期保存存在诸多隐患。
而数字化档案通过数据备份、安全存储等技术手段，能够有效保护档案的完整性和安全性，确保档案信息长期保存并不受损坏。
同时，数字化档案还可以实现远程备份、定期更新等功能，提高了档案信息的安全性和稳定性。
总结：档案数字化在提升档案管理效率、优化服务质量、加强信息安全等方面发挥着重要作用。
在数字化转型的道路上，我们需要持续关注技术发展、加强规范管理，不断提升档案数字化的水平和质量，为档案管理带来更多便利和创新，更好地满足用户需求，推动档案事业迈向数字化、智能化的未来。
浅谈人事档案管理现状及对策
浅谈人事档案管理现状及对策人事档案是企事业单位中最基础的信息管理，是个人基本信息、员工工作履历、劳动合同、考勤记录、薪资记录、奖惩记录等信息的载体。
人事档案的管理对于企业的正常运营、人事管理工作和劳动纠纷解决都至关重要。
但是，在当前的社会经济发展环境下，人事档案管理存在着很多问题和困难，本文将从现状和对策两方面进行浅谈。
一、人事档案管理现状（一）管理体系不健全人事档案的管理体系不健全是目前最普遍的管理问题，许多企业在人事档案的建立和管理方面缺乏完善的规章制度和专业化的人员，管理难度大，管理水平和效率低下。
（二）档案归档混乱人事档案的归档混乱也是目前很普遍的问题，主要表现在档案管理人员经验不足、管理流程不规范，或者是因为文件收集不到位、归档方式不科学而导致的。
（三）档案保密性不足人事档案的保密性是企业对员工的承诺之一，但是现实中，不少企业在档案保密工作方面存在很多漏洞，比如档案管理人员缺少保密意识或个人利益和公司的保密制度不符等。
（四）档案存储条件差人事档案的存储条件是决定档案保存质量的关键因素之一，但是很多企业并没有为档案的保存提供良好的环境，导致档案容易受到损坏、毁坏和丢失。
二、人事档案管理对策（一）建立完善的管理体系一个完善的管理体系对人事档案的管理非常重要，企业应该建立符合自己特点的档案管理体系，详细规定档案的整理、归档、审批流程和人员资质标准等，以保证管理制度的科学性和规范化。
（二）加强档案管理人员的培训档案管理人员的素质是影响管理质量的关键因素，企业在选聘和培训档案管理人员时，必须注重人才的选拔以及培养和提升人才的能力和职业素养，以提高人才的履职能力。
（三）规范档案的归档方式和存储条件规范档案的归档方式和存储条件是确保人事档案保持完整性和可靠性的前提条件，企业应该对档案的归档方法、储存条件、检查频率等进行管理，让每份档案都有一个固定的储存位置，确保档案的安全和可靠性。
（四）加强档案的保密工作档案的保密工作是企业面临的一项重要工作，对企业的发展和稳定性有重要影响。
档案信息化建设与工程档案管理的发展趋势探析
２２ ．管理人员 的素质较低 ， 导致管理力量薄弱 。 在档案管理 中虽 然制定 了适用于本单位 的、 较为健全 的管理制度 和各级各类人员工 作 职责 ， 但涉及档案管理的制度 、 职责较少 ， 没有相关 的管理制度和 检查 、 考核方 案。 并且许多档案管理・ １ １
档 案信 息化建设 与工程档案管理 的发展趋势探析
齐海燕 ‘ （ 木斯 市城建档案馆 ， 佳 黑龙江 佳木斯 １４ ０ ） ５ ０ ２ 摘 要： 档案管理工作是 一项政策性、 密性、 机 专业性较强的工作 ， 各级管理部 门要 充分认 识到该项管理 工作 的重要性 。档案是信息 的重要 我体 ， 是主要信 息源。管好用好档案 ， 对资源开发起 着重要作用。 关键词 ： 档案管理； ； 问题 对策 对 档案 的重要性 、 管档要求 、 档案材料的收集 、 整理 、 归档 、 装订等业 １档案管理概 述 但 由于 自身管理制 度的不健全 、 从业人员素质 的局 限 ， 上资 务不太 了解 ， 加 档案收集意识淡 薄。 以， 所 对于档案管理方 面达不到系 金技术投入 的欠缺 ， 档案管理 的发展还相对滞后 ， 因此 ， 有必要狠抓 统化 的管理 ， 档案是历史的见证 ， 都反映一定的历史 事实 ， 不允许任 自身 的制度 建设 ， 努力 提高从业人员 的业务素质 ， 并在政 策允 许的 意篡改或修正 ， 以维护档案的真实性 ， 所 保持档案的原貌 ， 对于今后 范围内加大投入 ， 以此推动档 案管理 ， 案管理工作是一项政策性 、 的信息工作有着很大的作用 。 档 机密性 、 专业性较强 的工作 ， 各级 管理 部门要充分认识到该项 管理 ２３档案管理 中配套设施不 够齐全 。力求档案本身不受损坏 ， － 尽 工作的重要性。加强对档案的管理 ， 时研究解决档案管理工作 中 量延长档案 的寿命和保护档案免遭有意破坏 ，档案机密不被 盗窃 。 及 遇到的问题 ， 在人力 、 、 物力 财力等方面给予大力支持 ； 同时 ， 档案是 是档案管理必备的条件 ， 由于 ， 个别单位没有专用档 案室 ， 有的单位 信息的重要 载体 ， 是主要信息 源。 管好用好档案 ， 对资源开发起着重 档案多 、 档案室狭 窄 、 潮湿 、 等设备不 配套 ， 引起档 案材料霉 变 、 虫 要作用 。 档案工作 。 档案馆（ 直接对档案实体和档案信息进行管 蛀 ， 是 室） 影响档案的美观整洁及完整 。 的管档单位必备的切刀 、 有 统一的 都无法购置齐备 。 理并提供利用服务 的各项业务工作的总称 ， 也是 国家档案事业最基 档案夹 ， 本 的组成部分。 档案 的收集 、 整理 、 管、 保 鉴定 、 统计和提供利用 的活 ３ 案信息化建设与工程档案管理的发展趋势 档 动， 随着档案管理现代 化的发展 ， 还将对 档案管理工作 的结构 产生 档案信息资源 的开发利用也呈现 出多途径 、 多样化 的特点 。同 新 的影响。档案 管理 的最终 目的是 提供 档案 信息 为社会实践服务 ， 时档案信息资源开发理念 的缺失与档案信息需求主体 的改变 导致 档案管理系统的结构 即根据这一 目的而设置 。 其中每项工作都必不 社 会档案信息需求的丰富化 、 全面化和差异化。 在这个信息时代 ， 只 可少 ， 并有一定程序。 它们组成一个有机整体 ， 为实现档案管理系统 有 当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用 时， 档案 整体功能而发挥各 自的作用 ， 同时也相互关 联 、 相互制约。 例如价值 和档案工作 的意义和价值才能充分地全面地展现 出来。 提高档案信 服务器 、 交换器 、 路由器 、 扫描仪等硬 鉴定工作有 时与收集 、 整理工作结合进行 ， 甚至在文件立卷 归档时 息化水平技术。 配备计算机 、 就进行初步鉴定 。 档案管理是一项管理性 的工作 ， 服务性的工作 ， 件设备 。系统软件的开发应用或完善 ， 政 可通过计算机系统软件的操 治性 的工作 。档案管理工作不生产物质财富 ， 档案主要也不 由档案 作进行培训及推广 ，逐步建立 同一平台为分中心做好前期 准备工 档案信息数据输入是 目录 中心 管理机构和档案工作人员产生和利用 ， 它是专 门负责管理各部 门形 作 。档案中心 目录及全文的数字化 。 成 的历史文件的一种专业 ， 以是管理性 的工作 。但是档案管理系 的基础性工作 ， 所 对各职能部 门每年移交 的大量成果 档案 资料 ， 边整 统不是孤立的 ， 而是各项社会管理 系统 中不可缺少 的组成部分 。通 理边输入 ， 息源头抓起 ， 从信 建立统一的数据格 式标 准 ， 实施纸质档 双套制 ” 工作模 式 ， 免重 复劳动 ， 避 不但能节约 人力 过提供档案信息为社会实践服务 ， 是档案管理工作 区别于其他工作 案和数字档案 “ 而且也会大大加快了档案信息数字化的进程 。 因此 ， 我们要 的特点之一 。 档案部门虽然也研究档案 、 进行编著 等活动 ， 但其 目的 和财力 ， 还是为 了更好地适应社会 的利用需要 ， 仍具有服务性 。在社会历史 按 照有关规定千方百计将呆滞 在库 房中的档案历史信息变成 现实 的各个 阶段 ， 档案 管理工作都必然为一定 的经 济 、 政治 、 文化服务 ， 有用信息 。 次 ， 其 作好统筹规划 。 将大量 的档案信息化 ， 是一个庞大 首先要做好馆藏情况的调查 ， 包括档案 的类型 、 载体形 否则就不会存在 ， 以发展。 阶级社会中 ， 也难 在 档案管理工作体现一 的系统工程 。 定 的阶级关 系和阶级利益 ， 为一定 的统治 阶级所掌 握 ， 一定 阶级 态与状态 、 为 馆藏数量 、 档案信息利用等基本情况 。 根据馆藏情况制订 的经 济 、 政治 和文化服务 ， 这个服务方 向是档案管理工作 政治性 的 档案数 字化 的科学规划 ， 包括扫描仪等硬件 的购置计划和数字化处 今 集 中表现 。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济 利益 ， 理规划 。档案信息化的进一步发展 ， 后可 以利用扫描仪来进行档 所 以中外任何 国家对档 案管理都有一定的保密要求 ， 一部分档案不对 案信息化数字化的管理。档案数字化要经过一个较长的过程 ， 硬件 也不需要 一步到位 ， 应从实际和长远 打算 ， 外开放 ， 而多数档案则要在规定期 满后 才开放 。这种机要性也是档 的购置不可能一步到位 ， 保证扫描仪等硬件设施 的配套 ， 使其具有较强 的支撑能力和扩展能 案管理工作 的一种性质 。 力。 档案数字化实施处理规划应贯彻“ 出重点 ， 突 分步进行 ” 的原则 ， ２传统的档案管理存在 的问题 档案管理系统是整个 国家文献信息系统的组成部分 之一 ， 在构 对馆藏重点和利用率高 的档案先行数字化 ， 日满足大多数利用者 早 扫描系统扫描参数 的选择和确定对扫描数字影像质量有着 成整个 社会的科学能力 中占有重 要地 位 ，成为社会信息 系统的基 的需求 。 石 。档案管理不仅对局部单位 的工作和生产有意义 ， 对整个社会也 较大影 响 ， 其中扫描分辨率直接关 系到扫描文件 的清晰度和还原效 有意义 ， 不仅具有 当前的 、 现实的意义 ， 也具有长远的 、 历史 的意 义。 果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰 ， 其相应的扫描时间 分辨率参数选得低 ， 扫描文件 的质量就 要降 在进行档案管理工作 中 ， 有时档案会 因为管理不善造成档案 的丢失 和存储空间就要增加 ； 等 问题 的出现 ， 么， 那 现在档案管理 中出现的问题有 以下几点 ： 低 。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑 ， 包括扫描文件 ２１ ．档案管理缺乏系统的管理 ，并且在管理 中管理人员不够重 的可阅读性 、 存储空 间、 出打印质量等。 输 视。 档案管理缺乏 系统性 的管理 ， 会造成数量上的不齐全 ， 因为档案 参 考 文 献 管理要 从数量上保证档案齐全 ， 不致残缺短少 ； 一是从质量 上要保 【 多， １ 降 市场经济下的信用档案及其管理和利用【１ Ｄ． 合肥： 安徽大学， ０ ９ 持档案 的有机联系 ， 不能人为割裂分散或零乱堆砌 。进行档案管理 ２ ０ ． 工作 ， 要遵循集 中统一管理国家档案 ， 维护档案的完整与安全 ， 便于 【 乐利珍 ． ２ 】 浅谈 事 业单位 档案 管理 的现状及 对 策『． 风 ， ０ Ｊ科技 １ ２ ８ ０ ２ ． 利用 的原则 。 集中统一将 国家全部档案要 由国家设立的各级各类档 （ ４） 『１ ３马晓芳． 国企业信 用档案建设研 究『１ 我 Ｄ． ： 合肥 安徽 大学， １ ． ２ ０ ０ 案保管机构分别集中保存， 并制定统一的法规进行管理 。
浅谈档案管理的现状与做好档案开发利用的途径
地作些深层次了解， 并——记录在案， 以利 日后跟 此 ， 为了及时获取利用信息， 可以建立用户联系制 度， 即把用户 的姓名 、 单位地址 、 联系电话 和邮编 １ ２编研工作滞后 ， 远远跟不上档案信息资源 等——登｛在册， 己 以便与用户联系。档案馆亦可把 的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情 自己的联系人和联系电话告诉用户 ，以利用户及 况， 所以 ， 档案管理 ＾员必须 了解信 息、 社会动向 时反馈信息。同时， 也可定期召开用户座谈会， 以 和需求 ， 结合馆藏实际， 目的、 有 有计划地编研一 利加强与用户联系， 改进我们的工作和服务方法 ， 些参考性、 指导性的资料， 提供｝会利用。 土 然而， 各 更好 地为 社会 和用户服 务 。 地各级档案馆编研工作滞后 ，跟不上社会发展 和 ２ ． ２实地调查和电话采访。 根据用户查阅１登 ３ 寸 经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利 记在案的线索 ， 可以及时到实地调查或电话采访 ， 用。 掌握利用效果的第—手资料 。 许多用户在各 自 不 １ ３局限于档案利用数据统计， 不求档案的实 同的岗位上， 都担负着一定的工作和任务 ， 有时没 效益。 每到年终编制午报时， 都存在只统计 几 个 有时间来编报利用实例 ，档案 人员应主动上门服 求档案管理部门（ 人员 ） 照《 参 档案法》 的相关标 利用数据 ， 如利用人数、 利用档案卷㈣ 数、 页数及 务 ，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济 而不具体分析通过档案信息 效益情况搞清楚， 便于编写。 准， 收集与整理各类档案， 并进行立卷与归档 。第 复印数据数的现象 ， 二阶段是计算机辅助档案目录管理方式 ，主要是 资 源 的开 发与 利用 ，所 获得 的社 会效益 和 经济 效 ２ 认真做好查（ ． ３ ｆ 阅登记工作。 ｆ 查（ 勘阅登记 虽然亦能反映档案的 是各馆在档案查（ 阅时必须做的—项工作。在登 借） 以单台独立的计算机形式为主，对档案 目录进行 益。通过统计档案利用数据， 管理，并以各类小型关系数据库作为档案 目 录数 利用情况， 但这是表面现象， 说明不了档案给社会 记时 ， 一要认真负责 ， 按项 目一一填写清楚 ， 必须 据的管理平台。 第三阶段是依托互联网络， 通过大 和经济建设带来的价值和作用。 也就是说 ， 几 填写的项 目不要漏填 ； 统计 二要把查（ 阅档案的利用 借） 中型关系数据库作为管理平台，实现对档案 目录 个数据只能揭示表现现象 ，而不能揭示档案利用 目的， 填写清楚 ， 不可填写得太简单 “ 如 工作参 与部分档案实体 的扫描件进行管理 。新—代的档 的实质， 即实际效益。 这是目前档案部门普遍存在 考” ， 等 而应填明作哪一项工作参考 ， 填明具体 内 案管理将是依托非结构化的海量全文数据库 ， 实 的— 个问 题 。 容和将起到的作用和效益 ， 这样便于提供实际效 现对文字 、 图片、 音频、 视频等多媒体档案进行一 １ ４有了利用实例 ，不求汇集编发重返社会。 益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。 体化的数字档案综合管理。 有些档案部门虽也注重档案利用信息反馈工作 ， ２ 分发档案信息反馈表。即在用户查（ 阅 ． ４ 借） 目前 ， 绝大部分档案管理仍处于第二或第三 收集有价值的档案利用实例， 但只是作为档案 目 档案后发给一张档案利用信息反馈表 ， 主要内容 阶段管理水平，档案管理部门基本上实现了计算 标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例 包括利用单位、 利用人 、 时问、 案卷名称 和获取的 机辅助管理 ，但是仍停留在 目录级管理或 目录加 束之高阁 ， 不汇编发表 ， 重返社会 。 影响档案信息 社会效益 、经济效益。特别是效益要写得具体一 档案扫描件管理。 这样， 无法实现直接从网络上查 资源的开发与利用。 如果将利用实例编发， 不但会 点 ， 应有时间、 地点、 人物和具体事例。 询、 调阅档案， 查询效率低； 同时 ， 也造成了档案信 促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档 ２ 及时编发档案利用社会效益、 ’ ５ 经济效益实 息的深加工和专题编研困难 ， 档案利用水平较低 。 案 、了解档案 ，使档案的使用价值得到进一步发 例。 反馈的信息仍要通过编辑再重返社会， 这样既 档案不是通过一定的手段管理起来就可以了， 关 挥 ， 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。 可进－步宣传档案的作用和价值，又可使社会各 键是要让用户如何快速、 准确、 全面地找到需要的 ２档案信息资源的开发与利用 界进一步了解档案、 熟悉档案， 来利用档案。特别 目标档案， 这才是我们档案管理与应用的目的。 收集和管理档案的根本 目的， 除了不使其散 要将实例送给有关部门（ 单位） 的领导 ， 使他们认识 同时， 不重视档案利用信息反馈的现象也 比 失和安： －４ｔ主要是为了开发与利用。 ￣ Ｖ ＇， ｒ－ － 档案管 档案作用， 支持做好档案工作 。 如果把反馈的信息 较严重。具体表现为： 理只是一种必要的手段 ， 目的还是为了高效利 收藏起来， 其 便失去了反馈工作的实际意义。 １ 在档案部门查“ ） ． １ 昔阅利用时， 只要求填写 用。 对档案进行开发和利用 ， 可以通过多种手段和 ３ 论 结 其利用 目的， 不求深层次了解 ， 失去档案利用信息 方式 ，对利用数据进行统计是其中比较重要的一 综 匕 所述， 档案资源在信息化建设中的重要 反馈的机会。 在通常情况下 ， 利用单位和利用人来 种 。 地位已经成为不争的事实 。档案利用数据统计是 档案馆套（ 阅档案时， 借） 均需填写一份登记表 。登 综观各地各级档案馆都能够把每年档案资 必要的， 它不仅是档案工作的—个方面 ， 更重要 的 记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码 料查阅利用情况反映出来 ，即某某年查阅有多少 是 通 过这个 统计 可 以更深 人 的分 析 出通 过利 用档 外， 就是还要说明利用 目的。 而利用者在填写利用 人次、 多少卷ｄ ） 但该年数百人次、 珊档案， 数百卷Ｃ 叻 案所带来的经济效益和社会效益 ， 因此， 档案工作 目的时都较简单 ， 工作参考”“ 如“ 、提供 ××依据” 档案 ， 有什么社会效益和 经济效益呢？ 却一无所知 者要进一步加强档案信息资源的开发利用工作 ， 等等。由于不作深层次了解， 利用结束亦就了结 ． 或知之不多。 为此 ， 笔者认为档案馆查阅利用情况 为社会各界和经济建 没服务。 丽失去了档案利用信息反馈的机会。 需要了解和统计 ，但更重要的要从了解和掌握档 参 考文献 档案信息资源的开发与利用 ，可分两个 阶 案利用实际效益上下功夫 ，即了解其查阅利用 目 【张 斌 等。 资 源管 理 ： １ 】 知识 档案 工 作 改革 的 新 思路 段 。第 一 阶段 ， 又可称 初级 阶段 ， 即利用 者 到档 案 的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成 田． 中国档￣ ｏ ４１． ｏ， ｏ 馆查 ） 案 或档案 馆 主动为 利用 者提 供 档 案 ， 果， 阅档 除了要求利用者主动反馈信息外 ， 档案馆亦可 ＩＪ 惠玲 。 案 管理 学『 ． ： ２ 冯 档 Ｍ】 北京 中国人 民 大 学出版 这时只反映档案利用情况； 第二阶段 ， 又可称为高 进行 跟踪 调 查 。 ￥ ，９ ９ Ｚ１ ￣１ ９ ， 。 １ 级阶段 ， 即档案通过利用者在工作 、 学习、 生产等 开发利用档案信息资源 ，进行利用数据统 【杨公 之 档 案信 息化 建设 导论 １ 京： 国档 案 ３ ］ ． 北 中 社会实践中的利用 ，不同程度会产生一定的社会 计 ， 获得档案实际效益的基本做法： 出版 社２ ｏ － １ ｏ ｌ ． ９． 效益和经济效益 ，也就是体现了利用档案的作用 ２１ ．建立用户联系制度。 档案在查（ 阅时 ， 借） 一 ｆ刘冰 逼 过 档案 利 用统计 ， 强档案 开发 与利 用． ４ １ 加 和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信 般不会产生效益， 而要通过实践 ， 才能反映出档案 息 ， 先必 须 有所 了解 和掌握 ， 利用 时有 目的 的实际价值， 事 Ｅ在 产生一定自 会效益和经济效益。 铸士 因 胡锦涛同志指出：档案是人类活动的真实 “ 记录 ， 是人们认识和把握客观规律的重要依据 ， 借 助档案 ， 我们能够更好地了解过去 ， 把握现在 ， 预 见未来 。 温家宝也在中央档案馆的讲话中指出： ” 做好档案工作 ， 要处理好两个关系： 一是基础工作 和研究工作 的关系； 一是保管 、 保护 、 保密和利用 的关系 。 由此可见 ， 档案建设是我国现代化建设的 重要组成部分 ，我们必须很好地开发利用档案信 息 资源 ， 则就 难 以生存和 发展 。 否 １ 我国档案管理的现状 从档案管理经历来看， 大致可以分为三个发 展阶段， 第一阶段主要是手工档案管理方式 ， 它要
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浅谈档案管理的发展趋势
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应档案管理的需要。因
此，以计算机网络技术为基础的档案管理信息化，在其发展过程中也将面临前所
未有的机遇和挑战。档案是记录信息的载体，并且具备历史记录、启迪未来等功
能，这是其他任何领域都不具备的。档案管理的信息化有利于管理部门工作的开
展，有利于提高管理效率，信息化的档案管理已成为档案管理的新的发展趋势。
本文主要介绍了档案管理信息化的概述、档案管理信息化发展对策以及档案管理
信息化的发展趋势，以期为进行档案管理工作的相关人员提供参考。
标签：档案管理 信息化发展 对策 趋势
为了满足现当代信息量庞大、保存难度高、情况相对复杂的要求，档案管理
的信息化应运而生。信息化档案管理带来了机遇，能够促进档案管理的发展、提
高管理的效率，但同时也面临具安全隐患、管理人员缺乏良好意识等挑战，如何
把握机遇并正确积极应对挑战成为其发展的重要命题。
一、档案管理的信息化概念
档案管理的信息化是指在管理作为信息重要载体的档案时，全面的应用现代
化的信息技术，如网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置
并最终实现资源共享的过程。也是一种基于传统档案管理的改革，改革将传统档
案资源转化为数字电子档案既利于档案的保存、共享，也利于管理部门提高工作
效率更好的为人民服务，是符合现代化发展需求的表现。通俗来说，档案管理信
息化发展是我国目前档案事业前进中的主要项目之一，是推动守旧档案管理迈向
新型高科技技术档案管理的保障，是时代进步给档案事业提供的新方向和新未
来。提高档案管理的信息化发展不仅可以大大的提升档案管理层次，而且还可以
对档案实操注入新的血液，增加其管理工作，提供了更多机会。与此同时，还能
够提高档案工作的综合服务能力。档案管理信息化的价值和意义是格外突出的，
我们务必要推动档案管理信息化的发展和完善，使其档案管理信息化迈向新未
来。
二、档案信息化发展的影响因素
1.档案信息化发展的水平因素
在档案管理信息化发展的过程中，因为受到守旧和单一的档案管理和技术的
作用，就会致使在档案管理的处理不够合理，尽管档案管理的相关部门具有较好
的高科技技术和计划，但是，其操作人员在实际操作的过程中难以把技术和档案
管理的实际工作高效的进行结合，仅仅把这些机器设备应用于平时的操作中。因
此，档案管理人员是否能使用计算机技术来增加自身的操作性能，对档案管理内
容实施数据化分析和管理，高效的提升档案管理层次和利用效率，而这个是约束
我国档案信息化发展中非常关键的因素。紧跟着我国新型高科技术和计算机技术
的迅速发展，大众对于档案信息管理的需要不停的提升，而在这样的情形下，对
于守旧的思想实施高效的转变，发展和完善档案管理的新型技术，这也是我国目
前来说档案信息化开发中至关重要的问题。
2.档案信息化发展的认知因素
在档案信息化发展中，档案管理中相关部门高层对档案信息管理的关注度不
够，在相关的档案管理程序中，没有完整的档案信息管理体制，对其档案信息发
展的管理认识远远不足。而在档案管理的进程中，因为其档案操作人员受到了守
旧的管理思想的作用，对档案信息实施了搜集，并无法实施较为具体的处理与使
用，无法发挥其自身档案的作用，造成了档案无法实施其存在意义。
3.档案信息化发展的观念因素
在守旧的档案管理程序里，处理档案管理的人员仅仅把档案数据进行搜集和
保存，并没有进行其他工作了。而这样的档案工作是远远不够的，紧跟着大众对
于自身档案信息资料完整性和安全性重视度的不断提高，对储存的档案信息的应
用已逐渐大于了数据自身的意义。因此，处理档案管理的相关操作人员需要推陈
出新守旧的管理思想，格外关注档案信息化发展，充分利用档案的作用。但依据
现状来说，许多档案管理人员并没有对档案信息化的发展有过多的关注，使档案
管理信息化的发展举步维艰。
三、发展档案管理的信息化的具体举措
1.重视档案管理信息化的安全问题
加强档案管理的安全防止档案信息的泄露，一方面要不断发展科技，使得档
案管理的信息化改革的相关设备得到进一步的升级。另一方面，要求档案管理人
员乃至普通民众都应该认识到档案管理的安全性、重要性，要求全民素质的提高，
要求全民的关注与重视。
2. 提高档案管理人员的综合素质
良好的档案管理的信息化发展要求工作人员不断的提高自身的综合素质，既
包括专业素质、心理与身体素质，又包括思想道德素质。一方面，档案管理人员
要熟练掌握电子档案的规范化的管理方式，要熟悉相应的网络技术以及图文、表
格技术等计算机技术。另一方面，档案管理人员要有认真、负责的工作态度，要
有强烈的责任感和服务态度。最后，档案部门要积极开展学习与研究活动，在具
体的工作中关注资料的收集、整理与保存，各组织与单位档案员应就工作方法与
经验进行交流，取长补短，推进档案管理的信息化发展。
3. 配备专业设备，统一档案管理的信息化的管理标准
统一的配备专业的数字化设备，建立专业的档案管理系统，利用统一的设备
与系统实现全体档案信息资源的共享，实现字符识别以及自动转化、编目、检索，
实现自动的全文存储与
上载，使文档一体化管理实现。另外，根据科技发展进程要不断的使之同步
更新换代以适应新的发展与挑战。在全国范围内建立起档案管理的信息化的统一
管理标准，才能使其得到好的发展。首先，借助相关的法律法规及相关机关的行
政力量，制定标准化档案管理规范，破除各级单位与部门参差不齐的管理局面。
其次，录入计算机的各种档案资源与信息要具备一定的逻辑性，录入方式与程序
也应遵循相关规范。
四、小结
档案信息化的发展让原来档案管理操作过程中的一些工作内容产生了显著
性的改变，使原来档案管理工作中仅仅只是对纸质的档案管理方式产生了变化，
逐渐开始利用数字化的管理方法进行实施。而这样管理方法的改变适应了数字环
境的进步。对档案文件实施处理和分类后，
需要录入到计算机中，而这样就使得日后人们对档案信息的调动更具有合理
和便利。因此，我国档案管理工作是未来发展中必须适应信息化发展的朝向。
档案管理的信息化发展是离不开社会进步的。而档案管理信息化对社会是具
有推动作用的，所以，需要提高档案信息管理的建设，完善档案管理机制，建立
档案管理体制，不断提升档案管理效率。而本文主要在介绍了档案管理信息化的
概念和影响因素，同时也提出了相应的档案管理信息化的发展对策，具体是从转
变思想观念，树立信息化管理意识、制定信息化发展目标，并严格执行、信息化
建设过程中的系统软件和硬件设备一体化管理以及档案信息化标准制定中开展，
为档案管理迈向信息化提供了切实保障。